Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?

Veroilmoitus ja kuinka siitä selvitään

Havahduin siihen, että veroilmoitus piti jättää 3.4. saman päivän iltana. Tästä saan syyttää niin sanottua ”Sunnuntaikoria” (jolle kyllä keksin pian jonkun fiksumman nimen). Aloin nimittäin pari viikkoa sitten käydä työhuoneen papereita läpi, ja päätin tuolloin ottaa tämän systeemin taas käyttöön. Koska veroilmoitus on paperi, joka vaatii toimenpiteitä, olin tietenkin laittanut sen tuohon laatikkoon. En kuitenkaan ole noudattanut sääntöjä oikein, koska en ole sen jälkeen käynyt laatikkoa läpi, ja ilmoitus ja sen palautuspäivä oli unohtunut.

Kun sitten tajusin, että veroilmoituksen jättämiseen oli aikaa enää muutama tunti, alkoi tietenkin kuittien ja muiden paperien etsiminen tästä selviydyin kuitenkin tänä vuonna muutamassa minuutissa, kiitos samaisen sunnuntaikorin. Olin nimittäin laittanut sinne kaikki sellaiset paperit, joita arvelin tarvittavan verotuksessa, ja nyt tiesin täsmälleen mistä lähteä etsimään. Laatikossa, jota tähän tarkoitukseen käytän, on tietysti runsaasti muitakin papereita, mutta on helppoa plärätä koko nippu läpi, ja noukkia erilleen tarvittavat. Tänä vuonna veroilmoituksen tekeminen onnistui siis helposti, kiitos organisoitujen papereiden.

Tämä kokemus vahvisti sen ajatuksen, että tuollainen yhden laatikon systeemi on toimiva ja hyvä. Olen vähitellen arkistoinut sieltä kansioihin aiempien vuosien papereita, ja aion säilyttää kyseiset mapit vintillä. Siellä on tilaa, etenkin kun poistan yli 10 vuotta vanhan graduni materiaalin. Sitten työhuoneessa ei tarvitse säilyttää muuta kuin näitä aktiivisia papereita, sekä pari mappia sellaisia, joiden pitää olla helposti saatavilla, esim. taloyhtiön ja autoon liittyviä asioita. Meillä on aikamoisia historiallisia kerrostumia vuosien ja vuosien takaa, mutta niiden läpikäymiseen tarvitaan myös puolison apua. Papereita on kertynyt niin paljon, että niiden setvimiseen menee useampi tunti, arvioisin. Mutta mikä vapaus koittaa kun ne on kaikki käyty läpi! Sen voimalla jaksaa.

Aion nyt ensi tilassa fiksata tuon sunnuntaikorin, eli Aktiivisten Papereiden Laatikon eli APL:n sellaiseen kuntoon, että se alkaa toimia kunnolla. Ensisijaisesti tämä vaatii sitä, että alan kerran viikossa käydä sen systemaattisesti läpi. Alkuperäisissä ohjeissa sanotaan, että jokaista paperia pitää koskea silloin kun niitä käy läpi, muuten homma ei toimi. Olen tätä vähän vastustanut, mutta taitaa se kuitenkin olla tarpeellista.

Tämä postaus on hieman sekava, pahoitteluni! Pointti oli kuitenkin se, että onneksi aloin organisoida papereitani ennen veroilmoituksen tekemistä (tämä oli tahatonta, mutta onnekas sattuma, jota suosittelen jatkossa kaikille) ja onneksi otin tuon laatikkosysteemin käyttöön. Paneudun siihen nyt aktiivisesti, ja raportoin teille miten se toimii.

Kun raivaa, tulee sotkua

Olen ottanut työhuoneen eli asuntomme sekatavaravaraston työn alle. Tavoitteena on muuntaa se jälleen viihtyisäksi huoneeksi. Koska työhuoneella on niin monta eri käyttötarkotusta, siellä on myös paljon erilaisia tavaroita. Koska huone on selvästi syrjemmässä muista huoneista (sen ohi ei esimerkiksi koskaan kuljeta, koska ovi on käytävän päässä), sinne tulee heiteltyä ”väliaikaissäilytykseen” kaikenmoista tavaraa. Niitä raivaten saakin useamman päivän kulumaan helposti.

Itse asiassa minun oli tarkoitus ruveta (jälleen kerran) raivaamaan papereitani, mutta koko huone oli niin masentavassa kunnossa, että päädyin lähtemään liikkeelle ovensuusta ja etenen siitä kohti takaseinää ja papereita. Aloitin silti paperitavarasta, nimittäin lasten piirustuksista ja postikorteista. Säästin ja arkistoin osan niistä, mutta osan laitoin suoraan paperikeräykseen. Sinne meni myös kaikki viime vuonna saamamme joulukortit (ja nyt minulla on huono omatunto sen vuoksi, jos tätä lukee joku joka meille lähetti hienon kortin. Niitä ihailtiin ja pidettiin esillä monta viikkoa, mutta nyt oli pakko laittaa ne pois. Anteeksi!)

Sen jälkeen kävin läpi kaikki säästämäni pahvilaatikot (kyllä, minulla on erikokoisia siistejä laatikoita ja muita purkkeja hyllyllä, koska välillä niitä aina tarvitaan), karsin huonoimmat pois ja järjestin säästettävät siististi takaisin. Sen jälkeen kun kirppistä odottavista vaatteista oli karsittu talvikauden kamppeet vinttiin, huone näyttikin ihan erilaiselta kuin ennen. Lattian pystyi imuroimaan kunnolla ja se seinusta, jonka parissa olin työskennellyt, näytti tosi hyvältä. Tätä kesti yhden illan.

Seuraavana päivänä nimittäin kävin papereiden kimppuun, ja seesteys oli mennyttä. Kun kunnolla rupeaa raivaamaan, tulee väistämättä sotkua. Koska papereita on taas kertynyt vaikka kuinka, ne oli kätevintä setviä lattialla. Laskin, että lajittelun jälkeen oli 12 pinoa plus roskat. Lisäksi löytyi vino pino valokuvia (jotka lajittelin karkeasti kolmeen laatikkoon), sekä muutamia tavaroita, joiden lopullista säilytyspaikkaa en ole vielä päättänyt. En tietenkään saanut hommaa kerralla valmiiksi. Hain vintiltä tyhjiä kansioita ja valokuva-albumeita, ja vaikka samalla reissulla vein sinne joulupapereita, kirppisvaatteita ja tyhjiä säilytyslaatikoita, edellisen päivän siisti nurkka oli mennyttä. Nyt työhuone näyttää melkein samalta kuin aloittaessa, vaikka tietysti on lohdullinen ajatus, että niiden tavaroiden alla ei tällä kertaa ole paksua pölykerrosta. Silti on vähän masentavaa, kun tuntuu että ottaa askeleen eteen ja kaksi taakse.

Ilmeisesti käy niin, että kun ensin raivaa yhden kohdan tyhjäksi, se täyttyy hetkessä uudestaan roinasta, jota rupeaa käymään läpi siitä vierestä. Tyhjään tilaan on niin kätevä laskea käsistään kaikkea ylimääräistä. Loogisesti ajatellen sotkun pitäisi lopulta helpottaa, kun koko huone on raivattu. Mutta ennen kuin ollaan siinä pisteessä… En ikinä saa tämän kokoisia juttuja kerralla valmiiksi. Olen nyt siivonnut työhuoneessa kaksi päivää, eikä loppua vielä näy. Kun käytössä on tunti silloin, toinen tällöin, työ etenee hitaasti ja pätkittäin. Lisäksi ne raivatut tavarat pitää nopeasti toimittaa oikeaan paikkaan, tai muuten alkuperäinen sotku vain siirtyy huoneesta toiseen. Lyhyesti sanottuna kaaos ei katoa, ellei tavaraa poistu ovesta ulos.

Terveisiä siis sotkun ja raivaamisen välimaastosta! Kunhan saan taa paperit ojennukseen, kirjoitan projektista lisää.

No ne paperit, taas

Koko koti kuntoon -haaste on siirtynyt papereihin. Harkitsen tässä sellaista, että jos joku haluaa tähän mukaan, voisin venyttää tämän jakson kahdelle viikolle. En nimittäin itse taida saada papereita ojennukseen ihan tämän viikonlopun aikana. Mitä sanotte?

Lyhyt kertaus: olen taistellut papereiden kanssa niin kauan kuin muistan. En ole luontainen mapittaja. Olen kokeillut monia eri systeemejä, jotka kaikki ovat toimineen vähän aikaa. Sitten joko unohdan tai en vain viitsi. Jossain vaiheessa minulla oli papereiden läpikäymiseen oma aika kalenterissa. Se toimi jonkin aikaa, mutta sitten elämäntilanne muuttui, ja aika ei enää sopinut. Samalla papereiden läpikäyminenkin jäi, ja pinot alkoivat taas kasvaa.

Nyt aion ottaa käyttöön amerikkalaiselta ammattiraivaajalta Lisa Woodruffilta oppimani systeemin, eli niin sanotun sunnuntaikorin. Sen ideana on, että kaikki paperit ovat yhdessä paikassa, ja ne käydään läpi yksi kerrallaan kerran viikossa. Tuolloin joko toimitaan (esim. maksetaan lasku), arkistoidaan paperi oikeaan paikkaan (näitä on vähän), heitetään paperi tarpeettomana roskiin tai laitetaan se koriin takaisin odottamaan seuraavaa viikkoa. Kerron tästä tarkemmin myöhemmin, mutta aluksi pitää saada kori toimimaan.

Lisan ohjeiden mukaisesti keräsin eilen kaikki paperit yhdeen laatikkoon. (Aion muuten käyttää tähän tarkoitukseen pahvilaatikkoa, joka oli uuden pyöräilykypärän suojana. Meinaan jopa tuunata sitä hieman ja laittaa kuvamateriaalia tänne blogiin. Kunhan kerkiän.)  Lisa käskee keräämään yhteen kasaan KAIKKI mahdolliset paperit, ja toteaa että yleensä niitä kertyy tässä vaiheessa määrä, joka täyttää esim. pyykkikorin kokonaan. En noudattanut ohjetta kirjaimellisesti, sillä jätin pois seuraavat kategoriat: lehdet (koska ne ovat erillään muista papereista jo valmiiksi), vakuutukseen ja verotukseen menevät kuitit (koska ne ovat omassa lokerossaan jo nyt järjestyksessä) sekä sellaiset ei akuutit paperit, jotka ovat piilossa jossain laatikossa. Siellä on siis historiallisia kerrostumia menneiltä vuosilta, taustamateriaalia kirjaani varten ynnä muuta, mikä ei vaadi aktiivista toimintaa juuri nyt. Jos olisin tyhjentänyt todellakin aivan kaikki paperit yhteen paikkaan, pyykkikori olisi tuskin riittänyt.

Näistä irrallaan vaeltaneista papereistakin syntyi ihan kiitettävän kokoinen pino. Lisan ohjeiden mukaan ensimmäinen askel on erotella selkeät roskat ja revittävät muiden joukosta. Samalla poistin pinosta muutaman sellaisen paperin, joka oli selvästi puolisolle kuuluva. Paperikasa oheni tässä operaatiossa ehkä neljäsosan verran. Sitten jaoin jäljelle jääneet kahteen ryhmään: maksamista odottaviin laskuihin sekä muihin. Maksoin laskut saman tein ja muut paperit palautin laatikkoon. Tässä vaiheessa katsoin, että olin tehnyt riittävästi työtä yhdelle päivälle.

Seuraava vaihe on käydä jäljelle jäänyt pino uudestaan läpi ja erottaa sieltä arkistoitavat paperit, sekä sellaiset, jotka vaativat muita toimenpiteitä jossain vaiheessa. Arkistoitavat arkistoidaan, ja loput palaavat laatikkoon. Tämän jälkeen paperilaatikko on käytännössä toimintavalmis. Tästä eteenpäin se käydään kerran viikossa paperi kerrallaan läpi, ja jokainen paperi joko laitetaan takaisin odottamaan tai sitten toimitaan tarpeen mukaan ja sen jälkeen joko heitetään pois tai arkistoidaan.

Seuraava asken on siis tuo arkistoinnin järjestäminen, mutta en ryhdy siihen tänään. Raportoin kyllä kun projekti etenee. Täällä siis ensimmäinen askel otettu! Miten teillä muilla menee?

Kumpi kahdesta pahasta?

Hyvät uutiset alkuun: eteinen on melkein valmis. Teen siitä huomiselle oman raportin kuvien kera, mutta se pahin paikka on nyt järjestyksessä. Olen myös päivittänyt tuon ruokalistasivun niin, että otin kaikki vanhat pois ja aloitin uuden listauksen koskien tätä syksyä. Koska kahden viikon suunnittelu tuntuu niin rasittavalta, kokeilen nyt sellaista että suunnittelen vain yhden viikon kerrallaan, koska kahden viikon suunnittelu tuntuu niin ylivoimaiselta. Ehkä viikko kerrallaan menee paremmin. Tämän viikon lista on nyt ylimpänä.

Sitten päivän epistolaan. Tähän saakka nämä Koko koti kuntoon -haasteet ovat olleet kohtuullisen helppoja. Siis itselleni. Olen tarkoituksella valinnut sellaisia kohteita, joiden siivoaminen ei ole vienyt tolkuttoman kauan. Meillä on kuitenkin pari aika kamalaa kohdetta, joita kammoan jo etukäteen: komero ja työhuone. Komero on siis tavallinen komero, joka pitää sisällään suunnilleen kaikkea mahdollista siivoustarvikkeista lahjapapereihin ja varalamppuihin. Hyvä, tarpeellinen säilytystila, joka kuitenkin on pakko raivata kerran vuodessa. Siinä ajassa se nimittäin näköjään menee perusteellisesti kaaokseen.

Työhuone on vielä pahempi. Siellä on nimittäin tämän huushollin paperit. Olen tämän bloginkin historian aikana kehitellyt ties millaisia systeemejä, joilla saisin homman toimimaan. Toistaiseksi mikään ei ole onnistunut kovin hyvin. Parin vuoden välein ryhdistäydyn ja päätän että NYT tämä tilanne otetaan haltuun loppuelämäksi. Mutta jokin tässä mättää, kun tuo ”loppuelämä” on kestänyt yleensä muutaman kuukauden. Olen päättänyt, että kokeilen nyt sitä ”sunnuntaikoria”, josko se olisi se viisasten kivi tähän ongelmaan.

Tässä siis aprikoin, kumpi noista vastenmielisistä raivattavista olisi tällä viikolla vuorossa. Komero olisi ehkä helpompi, mutta paperit paljon kriittisemmät saada kuntoon. Työhuone on aikamoinen projekti muutenkin, siellä on tällä hetkellä (no siis oikeasti aina) jatkuva lähtevien tavaroiden keskus. Siis kirppikselle, kierrätykseen ja ties minne lähtevien tavaroiden röykkiö. Sekä paljon kaikkea muutakin tavaraa, jolle ei ole paikkaa muualla. Saattaisi olla olla konmarille kysyntää. Kuin myös terveelle järjelle. Työhuoneessa olisi nimittäin tarkoitus pystyä myös työskentelemään mukavasti, vaikka se palveleekin samalla kodinhoitohuoneena. Tuo tavarakasat pitäisi saada sillä lailla organisoitua, että sekaan mahtuisi ilman ongelmia.

Vaikuttaa siltä, että ainakin näitä omia juttuja lukiessa alkaa vaikuttaa siltä, että noita papereita ei voi enää lykätä. Puuh. Kerään voimia vielä huomiseen asti. Komerokin on tulossa. Mutta jos haluatte henkisesti valmistautua papereiden läpikäymiseen, varoitan jo nyt että se on sitten seuraavaksi vuorossa.

Voisiko ratkaisuna olla sunnuntaikori?

Luen säännöllisesti erään amerikkalaisen ammattijärjestäjän blogia. Hän on kehittänyt mielenkiintoisen systeemin kaikille kodin papereille. Aluksi pidin sitä eriskummallisena, mutta vähitellen olen alkanut miettiä, pitäisikö ihmettelyn sijaan kokeilla itse.

Lisa kutsuu menetelmäänsä ”Sunday Basket” -nimellä, suomeksi ihan vaan sunnuntaikori. Sunnuntaikori sisältää kodin kaikki paperit: laskut, muistilaput, lasten kouluun/hoitoon liittyvät paperit, alekupongit, kyselyt, tiedotteet — siis suunnilleen kaikki mikä postilaakosta tai muualta kotiin tulee. Yhteistä näille kaikille papereille on se, että ne vaativat jonkinlaisia toimenpiteitä jossain vaiheessa; lasku pitää maksaa tai alekuponki vanhenee.

Seuraava olennainen asia on, että koko kori käydään kerran viikossa läpi, siis esimerkiksi sunnuntaisin. Jokainen paperi otetaan käteen, ja sitten päätetään pitääkö sille tehdä jotain nyt, vai voiko sen jättää seuraavaan viikkoon. Lisa on tarkkana siitä, että jokaista paperia tosiaan pitää koskettaa, mitään ei voi hypätä yli. Jos paperin voi jättää seuraavaan viikkoon, se pannaan takaisin koriin. Jos ei, toimitaan tarpeellisella tavalla. Esimerkiksi maksetaan lasku saman tien, allekirjoitetaan lupalappu, laitetaan kuponki lompakkoon tulevaa kauppareissua varten. Lisa muistuttaa, että korissa on aina papereita, jotka jossain vaiheessa muuttuvat roskaksi. Kun huomaa jonkin paperin vanhentuneen tai muuttuneen tarpeettomaksi, se heitetään roskiin.

Sitten kun systeemi toimii rutiinilla, lisätään joukkoon vielä muutama nimikoitu muovitasku, jotta esimerkiksi kaikki laskut voi laittaa yhteen ja kaikki lääkereseptit toiseen. Tämän jälkeen sunnuntaikori on valmis, ja se toimii omalla painollaan, olettaen että kaikki paperit käydään läpi kerran viikossa.

Sunnuntaikorilla on selkeitä etuja. Ensinnäkin kaikki paperit ovat aina samassa paikassa. Jos jotain pitää etsiä, tietää mistä etsii. Kori ratkaisee sen ongelman, että papereita voisi olla monessa paikassa. En ole vielä perehtynyt niin syvällisesti, että osaisin sanoa miten tietyt paperit lopulta arkistoidaan, mutta ilmeisesti niin tehdään jossain vaiheessa. Mappeihin ei kuitenkaan laiteta muuta kuin sellaiset paperit, joita oikeasti saattaisi myöhemmin tarvita, esim. verotusta tai vakuutuksia varten.

Kori itse asiassa muistuttaa samaa ideaa jonka itse keksi pari vuotta sitten, ennen kuin olin Lisan blogiin törmännyt. Silloin päätin laittaa kaikki paperit aina yhteen lokeroon ja kerran viikossa käydä läpi ja tyhjentää se kokonaan. Omassa systeemissäni on paljon yhtäläisyyksiä mutta lienee selvää, että en ole pystynyt pitämään kiinni siitä. Ajatukseni siitä, että kerran viikossa tuo lokerikko tyhjennettäisiin aivan kokonaan, ei toiminut. Sunnuntaikori tarjoaisi tähän ongelmaan ratkaisun. Päätösten tahallinen lykkääminen tuntuu sotivan arkijärkeä vastaan, mutta ilmeisesti se toimii.

Kahdesta asiasta tekee mieli esittää kritiikkiä: toinen on se, että jos minä rupean ylläpitämään koria, puolisolla ei ole hajuakaan miten tämmöinen toimii. Toinen epäilys on se, kuinka paljon korin ylläpitoon menee aikaa. Mutta molemmat kritiikit ovat objektiivisesti tarkasteltuna perusteettomia. Ensinnäkin – vaikka minä rupeaisin päävastuulliseksi, se ei muuttaisi mitään käytännössä, koska vastaan muutenkin isosta osasta päivittäistä paperivirtaa. Juuri äskettäin tuli taloudellista tappiota, kun kumpikin meistä kuvitteli toisen hoitaneen yhden laskun. Sunnuntaikori olisi estänyt tällaisen sekoilun, sillä lasku olisi ollut tietyssä paikassa odottamassa.

Entä kuinka paljon tähän menisi aikaa? Lisa on rehellinen, systeemin polkaiseminen liikkeelle voi viedä tunnin tai pari, riippuen siitä paljonko paperia seilaa ympäri huushollia. Meillä ei ole sitä ongelmaa koska tilanne on kohtuullisella tasolla hallinnassa, joten olettaisin että tähän menee ehkä vartti. Ei siis paha. Lisa kertoo, että hänellä itsellään menee viikosta riippuen joka sunnuntai muutamasta minuutista pariin tuntiin, kun hän käy korin koko sisällön läpi. Pari tuntia! Se tuntuu hirveän pitkältä ajalta. Toisaalta Lisan elämässä on paljon sellaisia juttuja joita minulla ei ole, joten aikoja ei voi suoraan verrata. Eikä tämäkään argumentti ole mitenkään looginen. Jos papereihin menee pari tuntia, se sama aika menisi joka tapauksessa, ainoastaan sinne tänne ripoteltuna. Ja mukaan pitäisi tietysti lisätä papereiden etsimiseen kuluva aika. Sunnuntaikori ei lisää papereiden vaatimaa aikaa, se vain niputtaa ne minuutit sieltä tai täältä yhdelle päivälle.

Tätä kirjoittaessani olen itse asiassa onnistunut myymään itselleni tämän ajatuksen. Luulen että sunnuntaikori on ainakin kokeilemisen arvoinen. Juuri nyt on hiukan hektinen vaihe käynnissä elämässä, mutta kesän aikana voisin yrittää. Miltä tämä systeemi teistä kuulostaa?

Minä tykkään maanantaista

Maanantai on mahtava päivä. Siinä on samaa taikaa kuin vuoden alussa, mutta maanantai tulee joka viikko, joten siitä pääsee nauttimaan useammin. Juuri tänään tarvitsen erityisesti elämääni maanantaita, ja siksi aion ottaa tästä päivästä kaiken irti. Olen nimittäin siinä erikoisessa tilanteessa, että rutiinit ovat ihan hukassa. Sehän on minulle aivan poikkeuksellista. Selityskin on valmiina.

Viime vuoden joulukuu oli tiivis. Kuun alussa oli yksi iso juttu, joka vaati monenlaista panostusta. Sen takia jouluvalmistelut pääsivät käyntiin tavallista myöhemmin. Kun päästiin joululomaan asti, teki tosiaan mieli vaihtaa hetkeksi vapaalle, ja kun siihen vielä lisätään sukulointia ja sairaita lapsia, oltiinkin jo todella kaukana normiarjesta. Loma (tai siis ”loma”) oli pitkä, ja siitä hyvin lyhyen ajan päästä oli vuorossa oma matkani. Sitten palattuani sairastuin itse, joten tässä on menty jo yli kuukausi erilaisissa poikkeusoloissa. Aivoni ovat selvästi elastiset, koska olen niin täydellisesti sopeutunut tähän rutiinittomaan elämään.

Siinä on vain se huono puoli, että arkielämä tökkii. Normaalisti arkipäivät etenevät kuin hyvin hoidettu liukuhihna. Joku voi pitää tylsänä, minulle se on vapauttavaa. Mutta nyt kun takeltelen rutiineissa, joudun jatkuvasti soveltamaan, kiirehtimään ja kehittelemään kaikenlaisia epämääräisiä viritelmiä. Pitää miettiä, olenko muistanut hoitaa asioita, onko puhdasta vaatetta, ollaanko siellä missä pitääkin oikeaan aikaan, enkä halua miettiä sellaisia. Haluan että tuollaiset jutut hoituvat kuin itsestään. Olen myös huolehtinut itsestäni huonosti – syönyt epämääräisesti, unohtanut liikunnan jne., ja se kaikki näkyy ulospäin ja tuntuu omassa olossa.

On siis ryhtiliikkeen aika, eikä sellaiselle ole juuri parempaa päivää kuin maanantai. Olen jo aloittanut: pyykkikone pyörii. Tiskikone on tyhjennetty ja se on puolitäynnä likaisia, kuten tähän aikaan päivästä kuuluukin. Eilisen illallisen jäljiltä pohjaan palanut pata likoaa tiskialtaassa. Olen tsekannut jääkaapin ja laittanut lounaaksi sellaisia ruokia, jotka olivat seuraavana pilaantumassa, sekä suunnitellut miten käytän loput iltaruokaan. Olen muistanut ottaa omat vitamiinini. Tämä viimeinen liittyy sellaiseen asiaan, että jos en erikseen kiinnitä huomiota, minulta jää d-vitamiinit ottamatta, hiukset pesemättä ja kantapäät rasvaamatta. En tosiaan ole kovin hyvä huolehtimaan omasta hyvinvoinnistani, se on yleensä listan viimeisenä. Tähänkin yritän saada vähän muutosta aikaiseksi.

Seuraavaksi listalla on

  • kaikkien paperien setviminen
  • laskujen maksaminen
  • vakuutusasioiden hoitaminen

Kuinka inhoankaan noita kaikkia. Mutta ne on nyt hoidettava, muuten räpistely jatkuu. Taannoin lanseeraamani inbox-systeemi, jonka piti hallita kaikki paperini, ei muuten enää toimi. Täytyy miettiä miten saisin paperit taas haltuun. Siis kaikkihan on järjestettävissä, jos vain keksii oikean systeemin!

Onko teidän lukijoiden joukossa maanantai-ihmisiä?

Mitä kuuluu rutiineille?

Olen täällä pitkin vuotta kertonut kehittelemistäni rutiineista. Osa niistä on solahtanut automaattiseksi osaksi arkea. Osan kanssa taas on tehtävä töitä edelleen. Tiskikonerutiini toimii noin 85% ajasta. Yleensä muistan laittaa koneen päälle illalla. Joskus, jos tiskejä on todella vähän, jätän koneen käynnistämättä, ja laitan päälle vasta seuraavana päivänä. Samoin pyykkirutiini toimii lähes sataprosenttisesti. Pyykkikone pyörähtää päälle heti aamusta, ja puhtaat viikataan kaappiin.

Paperirutiini onnahtelee enemmän. Teoriassa systeemi on loistava: kaikki viralliset, toimintaa vaativat paperit laitetaan aina samaan lokeroon. Kerran viikossa kaikki käydään läpi, arkistoidaan tai heitetään pois. Tyhjä lokero odottaa jälleen seuraavan viikon postia. Mikään lasku ei jää maksamatta eikä yksikään paperi häviä. Käytännössä tämä toimi muutaman viikon juuri näin. Sen jälkeen aloin lipsua. En käynyt läpi lokeroa joka viikko, ja toisaalta en laittanut sinne kertyneitä papereita oikeaan paikkaan, vaan jätin ne sinne väliaikaissäilytykseen, mistä siis ennen pitkää muodostui pitkäaikaissäilytys.

Siinä mielessä paperirutiini toimi ja toimii edelleen, että paperit eivät ole hukassa, sillä nyt laitan kaikki siihen yhteen ja samaan paikkaan. Olin lykännyt papereiden läpikäymistä monta viikkoa, mutta tällä viikolla sain sen jälleen tehtyä. Arkistoin myös kaikki helpot paperit, mutta lokero ei tullut tyhjäksi. Pitäisi nimittäin perustaa yksi uusi kansio, ja karhuta vakuutusyhtiöltä kuluja takaisin. Ei mitään ylitsepääsemätöntä, mutta sellaista ärsyttävää, tylsää, rupeamista vaativaa työtä. Jonka siis mieluummin lykkää johonkin muuhun hetkeen. Mutta tiedän että eihän tämä näin tule toimimaan. Nuo jutut ovat edessä halusi tai ei, tämä on vain pään laittamista pensaaseen.

Lopuksi ruokarutiineista. Olen päivittänyt viime viikon, kuluvan viikon ja ensi viikon ruokalistat. Viime viikko oli erikoinen. Suunnittelu oli jäänyt tekemättä ja sitten vielä tulimme kipeäksi. Kävi niin, että söimme pakastimesta koko viikon valmiita ruokia. Kokemus oli vapauttava. Nyt täytyy tosin täydentää ruokavarastoja, mutta oli todella helpottavaa, ettei kertaakaan tullut sellaista tilannetta, ettei olisi ollut mitään syötävää. Etukäteen suunnitellut listat kyllä helpottavat elämään aivan älyttömästi. Se suunnittelu vain on työlästä, miten onkin niin vaikea keksiä mitä syötäisiin? Kummallinen asia. Olen myös oppinut, että välillä suunnitelmaan voi jättää ”jämäpäiviä”, eli tarkoituksella syödään alkuviikosta jääneitä ruokia.

Vähän huomaamatta on myös muodostunut uusi ruokakaupparutiini. Koska Citymarketilla on edelleen se halpa keskiviikkotarjous kuljetusmaksujen osalta, olen päättänyt hyödyntää sitä niin kauan kuin riittää. Tilaan kerran viikossa suurimman osan ruoasta suoraan kotiin, ja samassa kyydissä tulevat vessapaperit, pesuaineet ynnä muut isot hankalat paketit. Olen oppinut tilaamaan tarpeeksi kerralla. Kuvittelin ettei jääkaappiin mahdu, mutta kun Cittari kerran vahingossa tuplasi tilaukseni, huomasin että 12 maitoa ja 24 viiliä mahtuu ihan hyvin, ja kaikki muu vielä lisäksi. Tämä rutiini on säästänyt minulta paljon ylimääräisiä kauppareissuja ja pähkäilyä.

Käyttöohjeiden säilytyksestä

Minullla on ollut viime vuodet tapana säilyttää kaikkia mahdollisia käyttöohjeita ja takuupapereita yhdessä lehtikotelossa. Olen tyrkännyt sinne aina kaikki uudet sitä mukaa kun niitä on tullut, ilman sen suurempaa järjestelyä. Tänään otin muiden paperitöiden lisäksi käsittelyyn tämän kotelon sisällön. Kävin kaikki vihkoset läpi, ja poistin kaikkien sellaisten laitteiden ohjeet, joita ei enää ole olemassa. Koska en tee mitään karsintaa siinä vaiheessa kun laite tulee meille, heitin pois myös muutaman vieraskielisen ohjeen sekä pari varoituslappusta. Tiedän lukemattakin, että pikkulapsia ei saa jättää yksin ammeeseen kylpemään… Edellisen kerran olen putsannut sisällön kolmisen vuotta sitten, ja tämä muutaman vuoden välein tehtävä karsinta riittää tahdiksi hyvin.

Marie Kondo sanoo, että mitään käyttöohjeita on turha säilyttää. Hänen mukaansa kaikkia laitteita osaa käyttää muutenkin, ja jos ei jotain osaa niin ainakin netistä löytyy ohjeet. Joten miksi säilyttää ohjeita turhanpäiten. Tässä kohtaa olen Marien kanssa täysin eri mieltä. Minä kuulun siihen joukkoon, joka lukee ohjeet ensin, ja alkaa käyttää laitetta vasta sitten. On mielestäni ajan hukkaa taistella jonkun toiminnon kanssa, kun asian voisi selvittää helposti ohjekirjaa vilkaisemalla.

Tästä syystä säästän kaikki käyttöohjeet. Totuuden nimissä on todettava, että harvoin niitä on tullut tarkasteltua. Mutta toisaalta, kuinka paljon yksi lehtikotelo vie tilaa? Tuon verran voi ihan hyvin uhrata, vaikka ei tietoa koskaan tarvitsisikaan. On kuitenkin hyvä säännöllisesti karsia tarpeettomat pois, niin yksi kotelo pysyy riittävänä säilytystilana.

Hoidin tuon muuten tänään maanantaina samalla kun tein ns. paperihommat. Se kerran viikossa tyhjennettävä laatikko on osoittautunut todella toimivaksi ja hyväksi systeemiksi. Välillä ei oikein huvittanut, ja jokunen kerta jäi pois välistä. Mutta pelkästään se, että kaikki kertyvät paperit oli varmuudella koottu yhteen paikkaan, tekee paluun rutiiniin paljon helpommaksi kuin ennen. On mahtavaa, kun tietää ettei yksikään lasku ole hävinnyt minnekään vaan kaikki löytyvät yhdestä laarista. Sama muuten koskee noita käyttöohjeitakin. On oikein mukavaa, kun tietää että jos sellainen on olemassa, se löytyy yhdestä tietystä paikasta.

Millaisia ratkaisuja teillä on käyttöohjeiden säilytykseen?

Mitenhän tässä aina käy näin?

Eilen huomasin, että keittiöön on alkanut hiipiä sotkua. Tässä on esimerkki:

IMG_0236

 

Tämä on ennen-kuva. Kyse on vetolaatikosta, jossa säilytän muovipusseja ynnä muuta keittiössä tarvittavaa. Koko sisältö näkyy kuvasta. Kaiken löytää, mutta kuten näette järjestys ei ole kovin hyvä. Tuossa itse asiassa näkee, mikä se alkuperäinen järjestys on ollut, mutta jotenkin tavarat ovat alkaneet vähitellen vaeltaa pois paikaltaan. Ihmettelen, että miten se järjestys aina jossain vaiheessa muuttuu sotkuksi? Käykö teille muille samalla tavalla?

Päätin kuitenkin korjata tilanteen. Järjestin laatikon äsken ja nyt se näyttää tältä:

IMG_0237

Samat tavarat, miinus muutama likainen muovipussi. Näyttää tosi kivalta minun mielestäni. Aikaa tämän järjestämiseen meni alle viisi minuuttia. Pieni vaiva, iso ilo. Tietenkin tämä on väliaikaista, kunnes tilanne alkaa taas muistuttaa ylempää kuvaa. Mutta parin minuutin järjestelyllä paransin tilannetta taas moneksi kuukaudeksi.

Sitten päivitys paperirintamalta: tämä uusi systeemi on loistava! Olen niin tyytyväinen, että olen ottanut sen käyttöön. Ensinnäkin minun ei tarvitse ajatella papereita koko viikon aikana. En edes viitsinyt avata paria laskua, koska tiesin hoitavani ne tänään. Heitin vain kuoret lokerikkoon. Laitoin sinne itse asiassa sellaisiakin papereita, joille en juuri sillä hetkellä keksinyt parempaa paikkaa, vaikka ne eivät täysin ehkä kuuluneetkaan ”virallisten papereiden” joukkoon. Mutta ei hätää! Tänä aamuna otin koko pinkan, ja käsittelin paperit yksi kerrallaan. Maksoin laskun, arkistoin yhden kuitin ja tilauslomakkeen ja keksin muille papereille järkevän paikan. Ja kaikki tämä jopa ennen kuin puhelin hälytti!

Tämä papereiden käsittelysysteemi on parissa viikossa selkeästi vähentänyt stressiä elämästäni. En ahdistu mistään, kun tiedän että viikossa on selkeä aika, jolloin asialle on tehtävä jotain. Voin heittää paperit mielestäni muuksi aikaa, ja sitten maanantaina istun alas ja hoidan kaiken kerralla. Aikaa kuluu varmaan vähemmänkin näin, kun olen keskittynyt siihen mitä teen. Väitän, että tämä osoittautuu yhtä hyväksi rutiiniksi kuin tiskikoneen käynnistys iltaisin. Kyllä voi olla joskus järjestys pienestä kiinni.

Ja hei, tämä viikko on se vaatehuoltoviikko! Raportoin siitä lisää myöhemmin tällä viikolla!