Avainsana-arkisto: paperit

Paperit painostaa vuodesta toiseen

Julkaistu , kirjoittanut
4

Koin onnistumisen elämyksen pari päivää sitten. Koiramme on menossa lonkkatutkimuksiin, ja eläinlääkäri ilmoitti tarvitsevansa myös rekisteröintitodistuksen. Pari vuotta sitten, kun pentu tuli meille, sen mukana tuli myös iso nippu papereita. Tiesin, että rekisteröintitodistus oli muiden mukana, mutta kysymys kuuluikin, missähän nämä paperit nyt olivat. Tämän remontin kääntöpuoli on ollut se, että todella monet tavarat ovat vaihtaneet kokonaan paikkaa, eikä minulla ollut kuin epämääräinen aavistus, että nippua kannattaisi lähteä etsimään ehkä kirjahyllystä. Voitteko kuvitella riemuani, kun hyllystä löytyi koiran nimellä varustettu mappi, jonne olin tallettanut kaikki kasvattajalta saamani paperit! Mitään muistikuvaa tällaisen mapin olemassaolosta ei ollut, mutten voinut kuin onnitella itseäni, että jollain kirkkaalla hetkellä olin sellaisen kasannut.

Tämä iloinen yllätys organisoitujen papereiden myötä sai minut jälleen kerran miettimään papereita. Blogin hakutoiminto kertoi, että olen pohdiskellut papereiden järjestämistä yhtä kauan kuin olen Arkijärkeä kirjoittanut, siis noin 10 vuotta. Olen arkiston perusteella tuskaillut aiheen kanssa vuodesta toiseen, keksinyt ja kokeillut aina vain uusia systeemejä, jotka ovat nähtävästi lopahtaneet muutaman viikon kuluttua. Kaikkea on leimannut jatkuva epäonnistumisen tunne, kun homma ei pysy hallinnassa, vaikka kuinka yrittäisi. Pieniä voittoja on välillä tullut. Esimerkiksi 2017 tunnistin neljä estettä sille, miksi paperit ovat vuodesta toiseen ongelma. Ne olivat

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Minusta tuntuu, että tuon poistamisen pelon yli olen vähitellen päässyt. En enää lamaannu täydellisesti jonkin viralliselta tuntuvan paperin edessä, vaan osaan aika hyvin arvioida, pitääkö se säilyttää vai ei. Siitä johtuen karsiminenkin onnistuu paremmin, ja aina ajoittain olen heittänyt enemmän kerralla pois. Sen sijaan kahdessa muussa on edelleen tekemistä. Arkistointijärjestelmän puute lienee edelleen se suurin ongelma.

Ensinnäkin olen edelleen päättämätön sen suhteen, millaisiin kategorioihin paperit kannattaisi luokitella. Tämänkin ongelman olen tunnistanut kolme vuotta sitten, kun kirjoitin siitä, miten perfektionismi estää papereiden järjestämisen. Sain runsaasti hyviä kommentteja, joissa monissa kehotettiin alentamaan standardeja. Pääasia että paperit ovat jossain tallessa, vaikka yhdessä kansiossa kaikki, kunhan suunnilleen tietää missä. Rationaalisesti ajatellen näin asia onkin, mutta tämä ei vaan toimi minulla. Koulutodistukset, laboratoriotulokset ja vakuutuspaperit yhdessä nipussa ei tuo minulle mielenrauhaa. Valitettavasti perfektionismi tämän asian suhteen ei ole liiemmin hellittänyt.

Toinen yhtä tärkeä haaste on tuo rutiinin puute. Tähänkin on olemassa ratkaisu, jonka olen tunnistanut jo vuosia sitten. Kaikki käsittelyä vaativat paperit kerätään yhteen laatikkoon, ja sisältö käydään läpi kerran viikossa. Sitten arkistoidaan, reagoidaan ja hoidetaan niihin liittyvät asiat kerran viikossa säännöllisesti. Tämä vapauttaa aikaa muilta päiviltä, kun tietää että asia tulee hoidettua, ja toisaalta säännöllinen rutiini huolehtii siitä, ettei mitään jää rästiin. Siis TEORIASSA näin. Käytännössä olen onnistunut pitämään tällaista rutiinia yllä ehkä kuukauden. Sitten on palattu ad hoc -menetelmään, joka on huomattavasti kuormittavampi.

Koiralle omistamani kansio sai muistamaan, miten uskomattoman helppoa asioiden hoitaminen on, silloin kun systeemi toimii. Niinpä olen jälleen alkanut miettiä papereiden järjestämistä. Remontin aikana on kertynyt setvittävää, sillä evakossa asuessa ei ollut mitään systeemiä, vaan paperit olivat aivan villinä missä sattuu. Tästä johtuen hukkasin ensimmäisestä punkkirokotteesta saadut lappuset, jossa kerrottiin milloin ja mitä rokotetta meille oli annettu. Tehostetta hakiessa kortit olisi tietysti pitänyt olla mukana. Kanta-palvelusta ei ollut apua, sillä rokotteiden kirjautumisessa menee useampi kuukausi. Siinä sitten arvailtiin, mitä lajia meihin piti pistää. Tässä on muuten hyvä esimerkki siitä, että digitalisaatio ei aina toimi niin automaattisesti kuin voisi ajatella. Joskus fyysisiä papereita tarvitaan.

Tästä päästään takaisin tähän organisointiasiaan. Kunhan saan kotona suunnilleen tavarat paikoilleen, olen päättänyt tarttua tähän kansiointiurakkaan. Eihän tämä ikinä tule millään tavalla tehtyä, jos en jostain päästä aloita. Joten aloitan helpoista: lasten todistuksista, vakuutukseen menevistä kuiteista jne. Mietin hienosäätöä sitten myöhemmin. Taatusti tulen palaamaan aiheeseen vielä monet kerrat.

Perfektionismi paperiarkistoinnin esteenä

Julkaistu , kirjoittanut
28

Joissakin asioissa olen huomannut olevani perfektionisti. Se on vähän hassua, sillä tämä luonteenpiirre ei esiinny systemaattisesti. Riittävän hyvä on riittävän hyvä monessa kodin järjestykseen liittyvässä asiassa (Näkisittepä vintin. Siitä on perfektionismi kaukana.) mutta sitten sen yllättäen purskahtaa esiin haittaamaan järkevää toimintaa. Taannoin tajusin, että matkalle lähtemiseen liittyvä stressi oli vahvasti sidoksissa perfektionismiin. Nyt olen huomannut, että täydellisyyden tavoittelu häiritsee myös papereiden arkistoimista.

Kun kirjoitin, miksi papereiden organisoimisessa teoria ja käytäntö eivät oikein kohtaa, tajusin että isoin ongelma on sellaisten papereiden mapittaminen tai säilyttäminen, jotka haluaa pitää tallessa hyvin pitkään tai jopa ikuisesti. Yhteistä näille lienee se, että ne liittyvät omaisuuteen jollain tavalla. Noilla papereilla on joko juridista tai taloudellista merkitystä, tai molempia. On esimerkiksi lahjakirjoja, joista käy ilmi suvun yhteisen kesämökin omistussuhteet. Tai vaikkapa taulun ostokuitti, josta käy ilmi teoksen hankintapaikka ja aitous. Näitä ei arjessa tarvitse, mutta auta armias kun joku tällainen paperi pitäisi löytyä vaikkapa vakuutusta tai perunkirjoitusta varten. Usein niitä saa silloin hakea kissojen ja koirien kera, ja niiden löytymättömyys aiheuttaa lievimmillään suurta stressiä, mutta pahimmillaan taloudellista tappiota.

Riippukansio on yksi tapa arkistoida papereita.

Ongelmana ei siis ole se, että en tietäisi mitä pitää tai mitä haluan säilyttää. Ongelmana on noiden papereiden lajittelu. Tuhannen taalan kysymys on tämä: Millä logiikalla paperit arkistoidaan? Minulla on vuosikansioita, joihin arkistoin esim. kotitalousvähennysten kuitit ym. paperit, jotka saa heittää tietyn ajan jälkeen pois. Noista kansioista löytyvät myös vanhat työtodistukset ym. paperit, joita tarvitaan hyvin harvoin, mutta jotka vielä haluan säilyttää. Mutta ongelmaksi muodostuvat nämä ”ikuisuuspaperit”.

Itselleni loogisinta olisi tehdä mappeja teeman mukaan: pankki, verot, lapset, koti, auto, kesämökki, jne. Käytännössä ongelmaksi muodostuu se, että moni paperi kuuluu kahteen eri kategoriaan. Esimerkiksi tuo kesämökin lahjakirja – pitäisikö se arkistoida kesämökin muiden papereiden kanssa, vai pankkipapereiden kanssa? Varsinaisesti se ei ole pankkipaperi, mutta sillä on taloudellista ja juridista merkitystä. Toisaalta sen looginen paikka voisi olla myös kesämökkikansiossa, mutta tuntuisi hölmöltä, että tällainen dokumentti olisi siellä kaikenmaailman sekalaisten remonttikuittien seassa.

Perfektionismi hyydyttää koko prosessin, sillä jään jumiin siihen, miten paperit pitäisi järjestää. Koska en saa päätetyksi mikä olisi paras systeemi, en tee yhtään mitään. Kun loppusijoituspaikkaa ei ole päätetty, moni paperi jää ikuisiksi ajoiksi pyörimään siihen laatikkoon, joka on oikeastaan tarkoitettu vain välivarastoksi käsittelyä vaativille papereille. Tämä taas haittaa muuten hyvin toimivaa laatikkosysteemiä, ja lisäksi jatkuvasti ärsyttää, että miksi en saa tätä asiaa ratkaistua.

Ihminen, joka ei kärsi liiallisesta täydellisyydentavoittelusta, voisi helposti ottaa paperit, mapittaa ne jotenkin ja kuitata homma valmiiksi. Mutta perfektionistille tämä ratkaisu ei ole tyydyttävä. Mistä sitä silloin voi myöhemmin tietää ja muistaa, mihin kansioon joku paperi on mennyt? Arkistoinnin koko ideahan on siinä, että kaikki dokumentit ovat saavutettavissa ilman etsimistä. Mielessäni havittelen niin vedenpitävää ja loogista systeemiä, että kun tarvitsen tiettyä paperia, voisin vain muitta mutkitta noukkia oikean kansion hyllystä, ja ottaa dokumentin esiin. Perfektionisti ei tavoittele mapitettuja papereita vaan eleganssia.

Hieman tämä rassaa myös siksi, että tiedän kykeneväni tällaisen systeemin luomiseen, jos asiaan todella paneudun. En vain toistaiseksi ole jaksanut niin syvällisesti tähän uppoutua. Samalla takaraivossa on kummitellut pelko siitä, että entä jos en keksikään täydellistä lajittelusysteemiä, sitten koko vaiva menee hukkaan. Eli tietynlainen epäonnistumisen pelko on ollut toiminnan esteenä, mikä lienee perfektionismille tyypillistä. Toisaalta pelkästään tämän tekstin kirjoittaminen on selkeyttänyt ajatuksia, koska esimerkiksi sen lahjakirjan paikka alkaa hahmottua päässäni. Olen alkanut kypsytellä ajatusta, että vielä tämän kesäloman aikana luon nuo kansiot, ja mapitan kaiken. Jatkossa papereiden käsittely olisi vielä helpompaa, kun arkistointi olisi yksinkertaista. Ajatus helppoudesta ja järjestyksestä tulevaisuudessa motivoi kyllä kovasti.

Onko siellä muita paperiperfektionisteja? Miten olette ratkaisseet nämä ikuisuuspapereiden säilytyspaikat?

Papereiden järjestäminen – teoria vastaan käytäntö?

Julkaistu , kirjoittanut
18

Kodin paperit. Onko olemassa hankalampaa järjestettävää? En usko. Muihin tavaroihin verrattuna paperit vaativat aivan eri tasolla päätöksentekoa, tietoa ja ennakoimista. Siinä missä jonkun vaatteen voi korvata milloin tahansa, asiakirjaa ei välttämättä voikaan. Hukassa oleva kauha ei aiheuta muuta kuin harmitusta, mutta hukassa oleva paperi voi tarkoittaa ison rahan menetystä. Setvin taas vaihteeksi papereitani läpi, ja tulin siihen tulokseen että teoria ja käytäntö eivät oikein kohtaa.

Minulla on yksi iso pystyssä pysyvä pahvilaatikko, jonne laitan kaikki kodin paperit ensimmäisenä. Laatikko toimii ”keskusvarastona”, josta löytyvät aina kaikki toimenpiteitä vaativat paperit. Periaatteessa systeemi on hyvä, sillä sen ansiosta papereita ei seilaa pitkin  pöytiä tai hyllyjä.

  • Teoria: Kyseisen laatikon sisältö käydään läpi säännöllisesti kerran viikossa. Tuolloin hoidetaan pois kaikki sellaiset paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, ja loput jätetään odottamaan seuraavaa viikkoa. Samalla heitetään roskiin kaikki turhat, ja arkistoidaan ne mitä pitää.
  • Käytäntö: Laatikosta löytyy kaikki paperit, mutta myös hirveä määrä tarpeetonta sälää, kuten postikortteja ja valokuvia. Ne ovat tässä laatikossa, koska ne ovat teknisesti ottaen paperia, mutta oikeasti ne ovat siellä siksi, että en jaksa keksiä niille mitään oikeaa järkevää säilytyspaikkaa. Laatikossa ne tukkivat tilaa sitten niiltä oikeasti säilytettäviltä papereilta. Laatikossa on myös lukuisia muovitaskuja, joissa olevat paperit pitäisi arkistoida jonnekin, mutta en tiedä minne. Koska en muista käydä laatikkoa läpi viikoittain vaan pikemminkin kvartaaleittain, se täyttyy ääriään myöten ja lopulta löytääkseen jotain on tyhjennettävä koko loota.

Käytännössä tämä sinänsä loistava systeemi ei siis toimi kauhean hyvin, koska en muista käydä papereita säännöllisesti läpi. Välillinen ongelma syntyy myös siitä, että loppuarkistointi ontuu.

  • Teoria: Kaikille tärkeille papereille on omat mappinsa, jonne ne säästetään. Mapit on lajiteltu aiheen mukaan, esim. pankkiasiat, henkilökohtaiset paperit, lapset, asunto.
  • Käytäntö: Mappeja on, mutta en muista siirtää papereita pahvilaatikosta mappeihin kovin usein. Koska en pysty päättämään, mitkä olisivat ne lopulliset kansiot, joihin papereita säästettäisiin, osa ei koskaan pääse pois em. pahvilaatikosta. Tämä stressaa, koska haluaisin etenkin tärkeimmät ja ikuisesti säilytettävät paperit siististi johonkin talteen, mistä helposti löytäisin ne. Esimerkki: onko kesämökkiin liittyvä lahjakirja talletettava kesämökkipapereihin, vai kenties pankki- ja veropapereihin? Asia liittyy konkreettisesti kiinteistöön, mutta toisaalta se liittyy myös siihen, mitä verottaja laskee omaisuudekseni. Olen myös pitkään haaveillut yhdestä kansiosta, jossa olisi kaikki kotiimme tavaroihin liittyvät paperit, mutta arvatkaa olenko jaksanut koota sellaista…

Minulla on myös vanhoja peruja pankissa tallelokero, jossa olen näitä kaikista tärkeimpiä papereita säästänyt. Se on kuitenkin kallis, ja haluaisin siitä eroon.

  • Teoria: hankin kotiin tulipalon kestävän laatikon, ja sijoitan sinne ne kaikista tärkeimmät paperit, tyyliin testamentti, hoitotahto ym.
  • Käytäntö: En saa aikaiseksi laatikon hankkimista, joten en ole sitten luopunut tallelokerostakaan. Rahaa kuluu ja ottaa päähän, kun en saa tätä hoidetuksi.

Yksi hankalista asioista on kuitenkin säästettävien ja tarpeettomien papereiden erottelu toisistaan.

  • Teoria: Tarpeelliset löytyvät arkistosta, tarpeettomat heitetään paperikeräykseen tai tietoturvaroskikseen säännöllisesti.
  • Käytäntö: On jokseenkin epäselvää, mitkä paperit pitäisi säilyttää ja mitkä ei. Periaatteessa asian saisi usein selville, mutta selvitystyöhön rupeaminen tuntuu työläältä. Esimerkiksi onko auton korjauksista olemassa jokin sähköinen arkisto jossain korjaajalla, vai pitäisikö niihin liittyvät paperit arkistoida? Tai kuinka paljon omia terveysasioihin liittyviä papereita kannattaa säästää, vai löytyvätkö ne Kanta-palvelusta? Ja mitä ihmettä niille jokavuotisille veropapereille pitäisi oikein tehdä?

Ilana Aalto kirjoitti hyvän tekstin paperien järjestämisestä. Siinä hän on sitä mieltä, että ongelmat eivät liity laiskuuteen tai itsekurin puutteeseen vaan toiminnan esteisiin. Ilana kirjoittaa:

”Toiminnan esteet voivat siis liittyä saavutettavuuteen (hankalat mapit, tarvikkeet hukassa, helpon systeemin puute), voimavaroihin (elämäntilanne, jaksaminen), tunteisiin (pelko tärkeän asiakirjan katoamisesta, liian ison urakan lamaannuttava efekti) ja tiedon puutteeseen (säilyttämisaikoja koskevat faktat eivät ole hallussa).”

 

Tuota listaa katsoessa sanoisin, että suurin ongelmani on tiedon puutteesta johtuva epävarmuus. Mutta kuten aiemmin sanoin, monessa kohdassa tiedon hankkiminen tai asioiden selvittäminen vaatisi työtä ja se tuntuu tylsältä, ja siksi se jää tekemättä. Vaikka Ilana onkin sitä mieltä, ettei kyse ole laiskuudesta, olen omalla kohdallani sitä mieltä, että kyllä tämä aika läheltä liippaa. Ongelmat ratkeaisivat monessa kohdassa sillä, että ryhdistäydyn ja teen päätöksen tai selvitän jonkun asian. Kumma juttu, että niitä siitä huolimatta kuitenkin lykkää johonkin toiseen ajankohtaan!

Tässä onkin yksi asia, jonka järjestämiseen kesä olisi otollista aikaa. Tiedän, että jos saisin kesän aikana paperini sellaiseen järjestykseen kuin haluaisin, voisin elokuussa tuntea syvää tyydytystä siitä, että asiaa ei enää tarvitse pähkäillä. Tällä hetkellä paperit ovat kohtuullisessa järjestyksessä, mutta haluaisin näistä epävarmuuksista ja puolitiehen jääneistä päätöksistä eroon. Rehellisyyden nimissä haluaisin myös lisää tilaa työhuoneeseen, ja epäilen että karsimisvaraa olisi papereiden suhteen edelleen.

Löytyykö kohtalotovereita?

84. Kodin tuskastuttavin tavararyhmä

Julkaistu , kirjoittanut
8

Tämä podcast on äänitetty välittömästi sen jälkeen, kun sain puolitoista tuntia kestäneen papereidenlajitteluurakan loppuun. Yritin tehdä ensin blogikirjoituksen, mutta sanottavaa oli niin runsaasti, että huomasin nopeasti podcastin paremmaksi vaihtoehdoksi. Juttua riittikin tällä kertaa lähes puoleksi tunniksi. Eikä ihme, sillä paperit ovat mielestäni kenties tuskastuttavin tavararyhmä, mikä kodista löytyy. Setvin pieneksi jääneitä lastenvaatteitakin mieluummin, kuin mapitan ja arkistoin papereita ja yritän samalla selvittää, mitkä niistä pitäisi säästää ja miten. Marie Kondo voi heittää omat paperinsa roskiin, mutta minä en siihen rupea. Tässä podcastissa siis tunnelmia tuoreeltaan pinojen keskeltä!

Arkijärki: blogi ja podcast

Podcast: Play in new window | Download

Subscribe: RSS

Missä on paperin paikka?

Julkaistu , kirjoittanut
13

Viikolopun arkistoja selvittäessä tulin miettineeksi taas kerran näitä paperiasioita. Etenkin sitä, miten jokin paperi voi olla hyvinkin tärkeä säästää, mutta miten se saattaa yhdessä yössä muuttua aivan tarpeettomaksi. Löysin esimerkiksi yhdestä mapista papereita, jotka liittyivät ensimmäiseen asuntoon, jonka ostin puolison kanssa yhdessä vuosia sitten. Mappiin oli siististi arkistoitu ostotarjous, kauppakirjan kopio, välittäjän esite, lainapaperit ja yhtiökokouspapereita. Silloin, kun omistimme tuon asunnon, noiden edellämainittujen papereiden säästäminen tuntui loogiselta. Ehkä sitä välittäjän esitettä ei olisi erityisesti tarvinnut säästää, mutta toisaalta siitä ei ollut haittaakaan, ja se asettui sujuvasti muiden papereiden jatkoksi.

En enää muista tarkalleen, minä vuonna asunnon ostimme, mutta siitä on yli 10 vuotta aikaa. Sen jälkeen samainen asunto on myyty, ja siitäkin on jo vuosikausia. Lainakin on vuosien varrella neuvoteltu uusiksi, joten mikään mapin sisällöstä ei enää ollut tärkeää eikä tarpeellista. Aika hassua, mutta päätin kuitenkin säästää kauppakirjan ja asunnonvälittäjän esitteen, sillä siinä oli asunnon pohjapiirros. Ajattelin, että lapsesta on ehkä hauska joskus aikuisena katsoa, millainen oli hänen ihan ensimmäinen kotinsa. Kaiken muun laitoin tietosuojaroskiin ja paperikeräykseen.

Myymisen jälkeen nuo paperit ovat siis olleet aivan turhia, mutta mikä on se hetki, jolloin ne olisi kuulunut heittää pois? Olisiko se ollut kenties samalla hetkellä, kun kaupat oli allekirjoitettu? Vai pitäisikö papereita säilyttää vielä sen jälkeen jokin tietty aika? Sama koskee tietysti kaikkia muitakin isoja kauppoja, kuten vaikka autoa tai kesämökkiä. Minulle ei ole tullut mieleen hyökätä paperien kimppuun heti tällaisten tapahtumien jälkeen, ja olen myös muuttanut tarpeettomia papereita asunnosta toiseen, koska mappi on helpompi siirtää avaamatta, kuin käydä sisältö läpi. Koska papereiden läpikäyminen ei ylipäätään ole varmaan kenenkään lempihommaa, ovat nuo mapit saaneet olla rauhassa seuraavatkin vuodet. Vasta nyt, kun oli aktiivinen tarve tyhjentää tilaa, ne tuli avattua. Mutta olen tässä miettinyt, onko tämä jonkinlainen luonnonlaki, että papereita karsitaan vasta siinä vaiheessa kun on pakko. Vai oppisinko sisällyttämään tämän vaiheen johonkin aiempaan ajankohtaan, jottei näitä kerroksia syntyisi?

Karsin ”sekalaiset” paperit myös, ja ne mahtuvat nyt tähän oikeanpuoleiseen koteloon. Vasemmalla printteripaperit.

Verottajan mukaan kuitteja ynnä muita on säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Eli käytännössä seitsemän vuoden välein voi heittää paperit pois. Toisaalta tietysti on aina myös niitä papereita, jotka on syytä säilyttää ikuisesti. Luulen, että minulla se ongelma on juuri siinä, että on vaikea tunnistaa mitkä kuuluvat edelliseen ja mitkä jälkimmäiseen ryhmään. Kunpa keksisin tähän jonkun selkeän muistisäännön, jota voisin aina noudattaa!

Minulla on käytössä henkilökohtainen vuosikansio, jonne mapitan veropaperit, verotukseen liittyvät kuitit ynnä muut. Sen sisältö on siis tarpeen säilyttää tuo verottajan määräämä aika, ja sitten sisällön voisi heittää pois. Ajatuksissa on koostaa myös yksi kansio, jossa olisi samoissa kansissa kaikki kotiin ja kesämökkiin liittyvät asiapaperit, joita tarvitaan ainakin niin kauan, kuin jomman kumman omistan. Sinne voisi liittää myös remontteihin ja isoihin hankintoihin liittyvät paperit. Autoon liittyvät paperit ovat omassa lokerossaan. Pärjäisiköhän näillä?

Miten usein karsitte papereita? Onko teillä hyviä muistisääntöjä, joiden avulla ne pysyvät paremmin ojennuksessa?

Supertehokas sunnuntai

Julkaistu , kirjoittanut
14

Muistatteko vielä vuoden alussa tekemääni listaa vuodelle 2018? Kohdat 5 ja 6 olivat työhuoneen muodonmuutos ja paperiarkistojen setviminen. Olen lykännyt ryhtymistä koko alkuvuoden, siis kolme kuukautta. Eilen koitti vihdoin se päivä, kun päätin että nyt tämä hoidetaan – ja sitten hoidettiin.

En enää muista kuinka monta kertaa olen valittanut työhuoneesta, mutta katsoin, että viimeksi olen raivannut sitä tammikuussa (täällä muuten varsin autenttisia ennen-kuvia. Älkää kiinnittäkö huomiota viimeiseen, sillä aloittaessani eilen tilanne oli jälleen palannut tuolle kaaosasteelle). Se on varsinainen minihuone (yletän lähestulkoon seinästä seinää kun levitän käteni) ja silti huoneella on lukuisia käyttötarkoituksia. Siellä työskennellään, silitetään, kierrätetään ja säilytetään kaikkea sellaista, mille ei ole paikkaa muualla. Tästä seuraa tietenkin hirveä kaaos. Eniten minua on vaivannut tietyt historialliset paperikasat, joiden läpikäyminen oli välttämätöntä, mutta ajatuskin työlästytti. Mutta eilen sain motivaatiota siitä, että tiistaina on ikkunanpesupäivä. Jotta pesijä pääsee työhuoneen ikkunaan käsiksi, oli ihan pakko ruveta raivaamaan. Huone oli siinä kunnossa, että en enää kehdannut päästää sinne ketään, en edes siivoojaa joka taatusti on ehtinyt nähdä urallaan kaikenlaista.

Tämä on tammikuulta, mutta olisi yhtä hyvin voinut olla eilen kuvattu.

Ensimmäiseksi kuskasin vinttiin kaikki sellaiset tavarat, jotka ovat vain odottaneet sitä, että joku viitsisi hommaan ruveta. Sitten otin ison roskakassin viereen, ja aloin raivata. Järjestin ensin kaikki pakkausmateriaalit kuten lahjakassit ja nauhat siististi. Heitin jonkin verran pois, mutta suurimman osan säästin. Kassit yhteen, pullopussit yhteen, paperit yhteen ja yhteen koriin keräsin nauhat, koristeet ja muut tarvikkeet. Aikaa meni tunti, mutta lopputulos oli hyvä. Sitten kävin läpi lasten piirustukset, valitsin säästettävät ja arkistoin ne riippukansioihin ja heitin loput pois. Tammikuussa työhuoneeseen siirretty vanha hylly ei toiminut kirjahyllynä, mutta sekalaisen tavaran säilytykseen se on mainio. Järjestin nuo em. pakkausmateriaalit yhdelle hyllylle, vaatekierrätystä yhdelle, lasten kuvataidearkiston yhdelle, ja muuta kierrätystä odottavaa tavaraa yhdelle hyllylle. Löytyi myös paikka talouspaperirullille ja paperinenäliinoille. Jälkimmäisiä löytyi muuten runsaasti. Yksi kokonainen kori tuli niitä täyteen. Epäilen, että meillä on tarvetta nenäliinoille seuraavan kerran vuonna 2020.

En edes laskenut, mutta on näitä lähemmäs 50 pakettia. Mitä veikkaatte, milloin tarvitsee ostaa uusia?

Käydessäni tavaroita läpi, heitin aika paljon surutta roskiin. Avaimenperä, jota ei ole käytetty koskaan, koska se on liian painava? Roskiin. Piilolasireseptejä viime vuosisadalta? Roskiin. Lapsen askartelema kevätkukkanen, joka on niin suuri ettei se mahdu mihinkään mappiin? Tunnistamattomia muovinappuloita? Vanhentuneita kanta-asiakaskortteja? Kaikki roskiin. En säästänyt mitään, mitä en ollut kaivannut muutamaan vuoteen. Suurin osa roskista oli sellaisia, joiden olemassaolon olin unohtanut. Jos ei muista, että jotain on olemassa, ei sitä myöskään tarvitse.

Tein myös yhden merkittävän löydön. Kun helmikuussa olin New Yorkissa, kävin hienossa konsertissa Carnegie Hallissa. Istuin aika kaukana esiintymislavasta, ja mietiskelin, että missä ovat teatterikiikarini. Tiesin, että minulla on sellaiset, mutta samalla mietin etten ole nähnyt niitä vuosikausiin. Eilen työhuonetta raivatessa tuli vastaan muovilaatikko, joka oli täynnä epämääräistä roinaa, siis juuri noita vanhentuneita kortteja ja mystisiä avaimia. Sekä ne teatterikiikarit. Maailman epäloogisin paikka, en ikinä olisi lähtenyt etsimään niitä sieltä. Ilmeisesti kiikarit olivat päätyneet sinne muuttohässäkässä, sillä en muista nähneeni niitä kertaakaan muuton jälkeen. Mutta ah onnea, nyt ne ovat jälleen käytettävissä! Ihminen tulee erinomaisesti toimeen ilman näitäkin, mutta tulen näistä aina hyvälle tuulelle. Teatterikiikarit ovat ehkä hassuin esine, jonka omistan. Olen iloinen, että tiedän taas, missä ne ovat.

Iloinen jälleennäkeminen!

Raivaamalla hyllyä sain sille tilaa niin, että lattialta sai nostettua tavaroita pois. Kun lattiatilaa tuli lisää, sain uuden idean: mitä jos tilaa raivaisi niin paljon, että työhuoneeseen voisi mahduttaa myös pyykkitelineen? Olohuoneen vakiovarusteena se ei ole viihtyisyyttä lisäävä, eikä taatusti vaali kauneutta. Mutta työhuoneessa se voisi olla levällään päivät pitkät, eikä haittaisi ketään. Jos vain saisi tarpeeksi tilaa…? Tuumailin hetken, ja päätin että jos yksi pieni piironki poistetaan ja toinen siirretään eri paikkaan, tilaa pitäisi vapautua juuri pyykkitelineen verran.

Piironki vain oli täynnä papereita. Juuri niitä historiallisia paperikertymiä, joiden setvimistä olin lykännyt kirjaimellisesti vuosia. Ei muuta kuin mappi kerrallaan käteen ja selaamaan. Yksi kansio ei vaatinut toimenpiteitä, ja se mahtui kirjahyllyyn. Kaikki loput paperit piti käydä yksi kerrallaan läpi. Kävi ilmi, että olin säästellyt vuosikausia kilotolkulla roskaa. Se on muuten mielenkiintoista, mikä on se hetki, jolloin tarpeellinen muuttuu tarpeettomaksi? Puoliso totesi vanhoja dokumentteja selatessaan, että nämäkin olivat joskus tärkeitä papereita. Vakuutuksia, tullipapereita, kauppakirjoja, tiliotteita, palkkakuitteja ja niin edelleen. Sillä hetkellä, kun ne ovat postissa tulleet, niiden arkistoiminen on ollut oikein ja järkevää. Mutta kun tarpeeksi monta vuotta on kulunut, tieto on vanhentunut, eikä paperilla enää ole merkitystä. Heitimme menemään verotusta varten säästettyjä kuitteja ja papereita, jotka olivat jo vanhentuneet. Säästettävää jäin todella pieni nippu. Sen sijaan helpotus oli valtava, kun nuo paperit eivät enää paina mieltä eivätkä vie tilaa!

 

Ei vieläkään täydellinen, mutta verratuna ensimmäiseen kuvaan todella paljon parempi!

Lopputulos on mahtava. Sain piirongin tyhjäksi ja pois huoneesta, siirtelin jäljellä olevia huonekaluja hetken ja nyt pyykkiteline on muuttanut pysyvästi työhuoneeseen. Vaikka huone on todella pieni, raivaaminen mahdollisti vielä yhden käyttötarkoituksen lisäämisen. Olen aika vaikuttunut lopputuloksesta. Tavaroiden poistamisen vaikutuksia ei kannata aliarvioida. Nyt raivattiin kaksi kerrosta, ensin tavaroita ja sitten huonekalu, jonka sisällä tavarat majailivat. Olen tästä muutoksesta niin innoissani, että päätin jatkaa vielä tänään. Nyt näyttää siltä, että pystyn mahduttamaan tuohon hyllyyn vielä lelujen kierrätyspisteen, mikä on numero 10 sillä alussa mainitulla listalla.

Innostaako kevät ketään muuta raivasprojekteihin?

Maanantain boksi

Julkaistu , kirjoittanut
14

Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.

Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.

Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.

Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.

Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:

  • Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
  • Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
  • Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
  • Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
  • Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
  • Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
  • Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
  • Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.

Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos  tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.

Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.

Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.

Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?

Sekalaisia projektipäivityksiä

Julkaistu , kirjoittanut
13

Olen nyt viiden päivän ajan kuvannut niin sanotut ”päivän asut”, jotta hahmottaisin kuinka monia vaatteita pidän viikon aikana. Viidessä päivässä saldo on tämä:

  • 2 farkut
  • 1 neuletakki
  • 2 eri kengät
  • 1 tunika
  • 1 neule
  • 1 hame
  • 2 t-paitaa
  • 2 käsilaukkua
  • 1 huppari
  • 1 ulkotakki
  • 1 vyö

Näiden lisäksi olen tietysti käyttänyt myös alusvaatteita, sukkia ja yöpaitaa. Koruja en ole tällä viikolla pitänyt. Jos lasketaan nuo varsinaiset vaatteet, jotka käsittääkseni kuuluisivat kapseliin, yhteenlaskettu lukumäärä on 15 kpl. Olen myös pitänyt samoja vaatteita useampina päivinä, eli tässä ei edes ole joka päivälle uutta asua. Tämä kyllä vähän viittaa siihen suuntaan, että esimerkiksi 33 vaatetta olisi minulle liian vähän. Jos en ensi viikolla halua toistaa tämän viikon asuja sellaisenaan, on odotettavissa että seurauksena on ainakin kymmenkunta vaatetta lisää. Tämä on kiintoisa harjoitus kyllä! Jatkan kuvaamista ja raportoimista, sillä minua kiinnostaa nyt todenteolla selvittää, kuinka paljon vaatteitani käytän.

Pari viikkoa sitten kirjoitin kosmetiikasta ja niistä iänikuisista jämäputeleista, joita aina jostain putkahtelee. Tämän verran niitä oli pari viikkoa sitten:

Noista on käytetty loppuun tuo kuivasampoo. Hiuslakka loppuu pian, meikinpoistoainetta olen käyttänyt suihkusaippuana ja siitä riittää enää yhdelle kerralle, jes! Kiehl’sin kosteusvoide on vähentynyt, mutta tuntuu ettei se lopu ikinä. Sama koskee kasvovettä, jota yritän suihkutella aamuin illoin mutta tuotetta riittää aina vaan. Nyt täytyy ottaa tehospurtti että pääsen noista eroon ja saan hankkia kunnollisia tilalle. En anna itselleni lupaa hankkia uutta ennen kuin näistä jämistä on päästy eroon. Päätin että yritän saada elokuun aikana mahdollisimman monta näistä tuotteista loppuun! Palaan asiaan viiden päivän kuluttua. Sen sijaan niitä vanhoja lisäravinteita olen käyttänyt ahkerasti pois. Maitohappobakteereita riittää vielä jouluun asti, mutta ainakin pitäisi suoliston flooran olla koko syksyn hyvässä kunnossa, jos ei muuta 🙂

Haluaisin vielä kertoa yhdestä rutiinista, jonka olen elokuun alusta ottanut käyttöön. Nimittäin paperiasioiden hoitaminen. Olen kokeillut erilaisia inboxeja ja sunnuntaikoreja vuosien varrella, mutta ilman suurta menestystä. Nyt olen kuukauden ajan onnistunut noudattamaan rutiinia, joka pitää paperit kohtuullisessa ojennuksessa. Minulla on yksi pahvilaatikko, jonne laitan suoraan kaikki paperit, jotka postista tai muualta tulevat. Aina maanantai aamuisin käyn sen läpi, maksan laskut, ja arkistoin jotain. Kirjoitan tästä aivan varmasti vielä lisää myöhemmin syksyllä, mutta ainakin toistaiseksi tämä tuntuu nyt toimivan. Olisikohan viisasten kivi vihdoin löytynyt?

Kokemuksia bullet journalin pitämisestä

Julkaistu , kirjoittanut
15

Aloitin bullet journalin pitämisen heinäkuun lopulla ja ajattelin vähän kirjoitella kokemuksia tästä yhdistetystä kalenterista ja muistikirjasta. Jos tämä muistikirjametodi ei ole ennalta tuttu, tästä postauksesta voi lukea tarkemmin, mistä on kyse. Esittelen tuossa ensimmäisessä tekstissä mm. millaisen kirjan hankin tätä tarkoitusta varten.

Noin kolmen viikon perusteella arvioisin, että tämä on minulle täydellisesti sopiva systeemi. BJ yhdistää toimivalla tavalla tehtävälistat, kalenterin ja muistikirjan. Perusaukeama näyttää kirjassani tältä:

Piirrän vasemmalle sivulle viikkonäkymän, merkitsen viikon numeron, päivän ja päivämäärän. Oikea sivu on tässä vielä tyhjä, mutta sinne kirjoitan aina kaiken mahdollisen, mikä pitää tällä viikolla muistaa ja hoitaa. Teen myös muita listoja tuolle tyhjälle sivulle, sekä muistiinpanoja myös. Käytän mustaa 005-levyistä Micron-kynää, viivotinta sekä kirjan mukana tullutta viivapaperia apuna. Tällaisen aukeaman tekemiseen menee noin 2 minuuttia, joten en sanoisi kalenterin tekemistä erityisen työlääksi.

BJ:n ideana on, että erilaiset asiat merkitään omilla symboleillaan. Mietin tätä ”avainta” pitkään, ja lopulta päädyin tällaiseen:

Tehtävä on mikä tahansa tehtävä, joka pitää hoitaa. Tapahtuma on sellainen juttu, jossa on välttämätöntä olla tietyssä paikassa tiettyyn aikaan, esim. hammaslääkäri tai kavereiden vierailu. Muistiinpanot ovat yleisiä asioita, jotka eivät välttämättä vaadi toimenpiteitä juuri nyt. > ja < -merkit taas kertovat minulle, että olen siirtänyt jonkin tehtävän tai tapahtuman toiselle päivälle. Kun jokin asia tulee listalta hoidettua, vedetään pallon päälle ruksi.

Systeemini on sellainen, että aina maanantaisin tsekkaan, onko edelliseltä viikolta jäänyt jotain tekemättä. Jos on, merkitsen ne kalenteriin uudelle päivälle, tai siirrän edellisen viikon tehtävälistalta tämän viikon tehtävälistalle. Tämä on sellainen juttu, mikä aiemmissa kalentereissa ja muistikirjoissa on jäänyt aina tekemättä. Nyt kun tehtävät ”rullaavat” automaattisesti eteenpäin, mitään ei unohdu. Olen yhdistänyt tämän tsekkauksen samaan yhteyteen, kun käyn kaikki paperini, maksan laskut ja hoidan muut asiat.

Tiedän, että monille ihmisille BJ on paitsi kalenteri, myös kanava luovuudelle Minulla näin ei ole, journaali on äärimmäisen pelkistetty. En piirrä, en koristele, en kalligrafioi enkä ylipäätään lisää kirjaan muuta kuin asiapitoisia merkintöjä. Minulle BJ on äärimmäisen funktionaalinen työkalu, ja rakastan sitä juuri sellaisena. Olen kuitenkin tehnyt sellaisen poikkeuksen, että olen hankkinut kirjaa varten tuon ohutta mustaa viivaa piirtävän kynän, joka ei suttaannu eikä tule liikaa paperista läpi. Tänään hankin vielä lyijytäytekynän, koska haluan kokeilla toimisiko lyijäri yhtä hyvin tai paremmin kuin tussi. Nämä tietyt kynät ovat siis vain tämän kirjan täyttämistä varten, enkä anna niitä muille käyttöön. Tein sen virheen, että jätin ensimmäisen tussin hetkeksi vahtimatta, jolloin nuoriso-osasto olikin jo ehtinyt lytätä sen pään. Kävin tänään ostamassa uuden. Kunnon kynällä kirjoittaminen tekee koko hommasta nimittäin paljon helpompaa ja hauskempaa. Yleensä kirjoitan millä tahansa mainoskynällä joka käsiin sattuu, mutta nyt päätin alusta asti panostaa. Päätös on ollut oikea, ja se on lisännyt muistiinpanojen luettavuutta ja kirjan houkuttelevuutta suuresti.

Näin lyhyen kokeilun perusteella tämä näyttää toimivan todella hyvin, ja uskoisin sen jäävän käyttöön pidemmäksi aikaa. Käyttöaikaa on kuitenkin vasta vajaan kuukauden ajalta, joten päivitän tilannetta myöhemmin syksyllä uudelleen. Näiden kokemusten perusteella suosittelisin menetelmää ihmisille, jotka tykkäävät kirjoittaa käsin ja jotka ylipäätään jäsentävät ajatuksiaan kirjoittamalla. Toinen vinkkini on, että kunnon kirjaan ja kynään kannattaa panostaa. Homma toimii millä tahansa vihkolla ja kynällä, mutta itse olen saanut paljon motivaatiota ja mielihyvää siitä, että sekä muistikirja että kynä ovat erityisesti tätä tarkoitusta varten.

Tällaisia kokemuksia minulla. Entä teillä? Innostuiko joku kokeilemaan?

Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Julkaistu , kirjoittanut
12

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?