Maanantain boksi

Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.

Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.

Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.

Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.

Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:

  • Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
  • Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
  • Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
  • Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
  • Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
  • Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
  • Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
  • Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.

Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos  tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.

Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.

Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.

Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?

Sekalaisia projektipäivityksiä

Olen nyt viiden päivän ajan kuvannut niin sanotut ”päivän asut”, jotta hahmottaisin kuinka monia vaatteita pidän viikon aikana. Viidessä päivässä saldo on tämä:

  • 2 farkut
  • 1 neuletakki
  • 2 eri kengät
  • 1 tunika
  • 1 neule
  • 1 hame
  • 2 t-paitaa
  • 2 käsilaukkua
  • 1 huppari
  • 1 ulkotakki
  • 1 vyö

Näiden lisäksi olen tietysti käyttänyt myös alusvaatteita, sukkia ja yöpaitaa. Koruja en ole tällä viikolla pitänyt. Jos lasketaan nuo varsinaiset vaatteet, jotka käsittääkseni kuuluisivat kapseliin, yhteenlaskettu lukumäärä on 15 kpl. Olen myös pitänyt samoja vaatteita useampina päivinä, eli tässä ei edes ole joka päivälle uutta asua. Tämä kyllä vähän viittaa siihen suuntaan, että esimerkiksi 33 vaatetta olisi minulle liian vähän. Jos en ensi viikolla halua toistaa tämän viikon asuja sellaisenaan, on odotettavissa että seurauksena on ainakin kymmenkunta vaatetta lisää. Tämä on kiintoisa harjoitus kyllä! Jatkan kuvaamista ja raportoimista, sillä minua kiinnostaa nyt todenteolla selvittää, kuinka paljon vaatteitani käytän.

Pari viikkoa sitten kirjoitin kosmetiikasta ja niistä iänikuisista jämäputeleista, joita aina jostain putkahtelee. Tämän verran niitä oli pari viikkoa sitten:

Noista on käytetty loppuun tuo kuivasampoo. Hiuslakka loppuu pian, meikinpoistoainetta olen käyttänyt suihkusaippuana ja siitä riittää enää yhdelle kerralle, jes! Kiehl’sin kosteusvoide on vähentynyt, mutta tuntuu ettei se lopu ikinä. Sama koskee kasvovettä, jota yritän suihkutella aamuin illoin mutta tuotetta riittää aina vaan. Nyt täytyy ottaa tehospurtti että pääsen noista eroon ja saan hankkia kunnollisia tilalle. En anna itselleni lupaa hankkia uutta ennen kuin näistä jämistä on päästy eroon. Päätin että yritän saada elokuun aikana mahdollisimman monta näistä tuotteista loppuun! Palaan asiaan viiden päivän kuluttua. Sen sijaan niitä vanhoja lisäravinteita olen käyttänyt ahkerasti pois. Maitohappobakteereita riittää vielä jouluun asti, mutta ainakin pitäisi suoliston flooran olla koko syksyn hyvässä kunnossa, jos ei muuta 🙂

Haluaisin vielä kertoa yhdestä rutiinista, jonka olen elokuun alusta ottanut käyttöön. Nimittäin paperiasioiden hoitaminen. Olen kokeillut erilaisia inboxeja ja sunnuntaikoreja vuosien varrella, mutta ilman suurta menestystä. Nyt olen kuukauden ajan onnistunut noudattamaan rutiinia, joka pitää paperit kohtuullisessa ojennuksessa. Minulla on yksi pahvilaatikko, jonne laitan suoraan kaikki paperit, jotka postista tai muualta tulevat. Aina maanantai aamuisin käyn sen läpi, maksan laskut, ja arkistoin jotain. Kirjoitan tästä aivan varmasti vielä lisää myöhemmin syksyllä, mutta ainakin toistaiseksi tämä tuntuu nyt toimivan. Olisikohan viisasten kivi vihdoin löytynyt?

Kokemuksia bullet journalin pitämisestä

Aloitin bullet journalin pitämisen heinäkuun lopulla ja ajattelin vähän kirjoitella kokemuksia tästä yhdistetystä kalenterista ja muistikirjasta. Jos tämä muistikirjametodi ei ole ennalta tuttu, tästä postauksesta voi lukea tarkemmin, mistä on kyse. Esittelen tuossa ensimmäisessä tekstissä mm. millaisen kirjan hankin tätä tarkoitusta varten.

Noin kolmen viikon perusteella arvioisin, että tämä on minulle täydellisesti sopiva systeemi. BJ yhdistää toimivalla tavalla tehtävälistat, kalenterin ja muistikirjan. Perusaukeama näyttää kirjassani tältä:

Piirrän vasemmalle sivulle viikkonäkymän, merkitsen viikon numeron, päivän ja päivämäärän. Oikea sivu on tässä vielä tyhjä, mutta sinne kirjoitan aina kaiken mahdollisen, mikä pitää tällä viikolla muistaa ja hoitaa. Teen myös muita listoja tuolle tyhjälle sivulle, sekä muistiinpanoja myös. Käytän mustaa 005-levyistä Micron-kynää, viivotinta sekä kirjan mukana tullutta viivapaperia apuna. Tällaisen aukeaman tekemiseen menee noin 2 minuuttia, joten en sanoisi kalenterin tekemistä erityisen työlääksi.

BJ:n ideana on, että erilaiset asiat merkitään omilla symboleillaan. Mietin tätä ”avainta” pitkään, ja lopulta päädyin tällaiseen:

Tehtävä on mikä tahansa tehtävä, joka pitää hoitaa. Tapahtuma on sellainen juttu, jossa on välttämätöntä olla tietyssä paikassa tiettyyn aikaan, esim. hammaslääkäri tai kavereiden vierailu. Muistiinpanot ovat yleisiä asioita, jotka eivät välttämättä vaadi toimenpiteitä juuri nyt. > ja < -merkit taas kertovat minulle, että olen siirtänyt jonkin tehtävän tai tapahtuman toiselle päivälle. Kun jokin asia tulee listalta hoidettua, vedetään pallon päälle ruksi.

Systeemini on sellainen, että aina maanantaisin tsekkaan, onko edelliseltä viikolta jäänyt jotain tekemättä. Jos on, merkitsen ne kalenteriin uudelle päivälle, tai siirrän edellisen viikon tehtävälistalta tämän viikon tehtävälistalle. Tämä on sellainen juttu, mikä aiemmissa kalentereissa ja muistikirjoissa on jäänyt aina tekemättä. Nyt kun tehtävät ”rullaavat” automaattisesti eteenpäin, mitään ei unohdu. Olen yhdistänyt tämän tsekkauksen samaan yhteyteen, kun käyn kaikki paperini, maksan laskut ja hoidan muut asiat.

Tiedän, että monille ihmisille BJ on paitsi kalenteri, myös kanava luovuudelle Minulla näin ei ole, journaali on äärimmäisen pelkistetty. En piirrä, en koristele, en kalligrafioi enkä ylipäätään lisää kirjaan muuta kuin asiapitoisia merkintöjä. Minulle BJ on äärimmäisen funktionaalinen työkalu, ja rakastan sitä juuri sellaisena. Olen kuitenkin tehnyt sellaisen poikkeuksen, että olen hankkinut kirjaa varten tuon ohutta mustaa viivaa piirtävän kynän, joka ei suttaannu eikä tule liikaa paperista läpi. Tänään hankin vielä lyijytäytekynän, koska haluan kokeilla toimisiko lyijäri yhtä hyvin tai paremmin kuin tussi. Nämä tietyt kynät ovat siis vain tämän kirjan täyttämistä varten, enkä anna niitä muille käyttöön. Tein sen virheen, että jätin ensimmäisen tussin hetkeksi vahtimatta, jolloin nuoriso-osasto olikin jo ehtinyt lytätä sen pään. Kävin tänään ostamassa uuden. Kunnon kynällä kirjoittaminen tekee koko hommasta nimittäin paljon helpompaa ja hauskempaa. Yleensä kirjoitan millä tahansa mainoskynällä joka käsiin sattuu, mutta nyt päätin alusta asti panostaa. Päätös on ollut oikea, ja se on lisännyt muistiinpanojen luettavuutta ja kirjan houkuttelevuutta suuresti.

Näin lyhyen kokeilun perusteella tämä näyttää toimivan todella hyvin, ja uskoisin sen jäävän käyttöön pidemmäksi aikaa. Käyttöaikaa on kuitenkin vasta vajaan kuukauden ajalta, joten päivitän tilannetta myöhemmin syksyllä uudelleen. Näiden kokemusten perusteella suosittelisin menetelmää ihmisille, jotka tykkäävät kirjoittaa käsin ja jotka ylipäätään jäsentävät ajatuksiaan kirjoittamalla. Toinen vinkkini on, että kunnon kirjaan ja kynään kannattaa panostaa. Homma toimii millä tahansa vihkolla ja kynällä, mutta itse olen saanut paljon motivaatiota ja mielihyvää siitä, että sekä muistikirja että kynä ovat erityisesti tätä tarkoitusta varten.

Tällaisia kokemuksia minulla. Entä teillä? Innostuiko joku kokeilemaan?

Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?

Veroilmoitus ja kuinka siitä selvitään

Havahduin siihen, että veroilmoitus piti jättää 3.4. saman päivän iltana. Tästä saan syyttää niin sanottua ”Sunnuntaikoria” (jolle kyllä keksin pian jonkun fiksumman nimen). Aloin nimittäin pari viikkoa sitten käydä työhuoneen papereita läpi, ja päätin tuolloin ottaa tämän systeemin taas käyttöön. Koska veroilmoitus on paperi, joka vaatii toimenpiteitä, olin tietenkin laittanut sen tuohon laatikkoon. En kuitenkaan ole noudattanut sääntöjä oikein, koska en ole sen jälkeen käynyt laatikkoa läpi, ja ilmoitus ja sen palautuspäivä oli unohtunut.

Kun sitten tajusin, että veroilmoituksen jättämiseen oli aikaa enää muutama tunti, alkoi tietenkin kuittien ja muiden paperien etsiminen tästä selviydyin kuitenkin tänä vuonna muutamassa minuutissa, kiitos samaisen sunnuntaikorin. Olin nimittäin laittanut sinne kaikki sellaiset paperit, joita arvelin tarvittavan verotuksessa, ja nyt tiesin täsmälleen mistä lähteä etsimään. Laatikossa, jota tähän tarkoitukseen käytän, on tietysti runsaasti muitakin papereita, mutta on helppoa plärätä koko nippu läpi, ja noukkia erilleen tarvittavat. Tänä vuonna veroilmoituksen tekeminen onnistui siis helposti, kiitos organisoitujen papereiden.

Tämä kokemus vahvisti sen ajatuksen, että tuollainen yhden laatikon systeemi on toimiva ja hyvä. Olen vähitellen arkistoinut sieltä kansioihin aiempien vuosien papereita, ja aion säilyttää kyseiset mapit vintillä. Siellä on tilaa, etenkin kun poistan yli 10 vuotta vanhan graduni materiaalin. Sitten työhuoneessa ei tarvitse säilyttää muuta kuin näitä aktiivisia papereita, sekä pari mappia sellaisia, joiden pitää olla helposti saatavilla, esim. taloyhtiön ja autoon liittyviä asioita. Meillä on aikamoisia historiallisia kerrostumia vuosien ja vuosien takaa, mutta niiden läpikäymiseen tarvitaan myös puolison apua. Papereita on kertynyt niin paljon, että niiden setvimiseen menee useampi tunti, arvioisin. Mutta mikä vapaus koittaa kun ne on kaikki käyty läpi! Sen voimalla jaksaa.

Aion nyt ensi tilassa fiksata tuon sunnuntaikorin, eli Aktiivisten Papereiden Laatikon eli APL:n sellaiseen kuntoon, että se alkaa toimia kunnolla. Ensisijaisesti tämä vaatii sitä, että alan kerran viikossa käydä sen systemaattisesti läpi. Alkuperäisissä ohjeissa sanotaan, että jokaista paperia pitää koskea silloin kun niitä käy läpi, muuten homma ei toimi. Olen tätä vähän vastustanut, mutta taitaa se kuitenkin olla tarpeellista.

Tämä postaus on hieman sekava, pahoitteluni! Pointti oli kuitenkin se, että onneksi aloin organisoida papereitani ennen veroilmoituksen tekemistä (tämä oli tahatonta, mutta onnekas sattuma, jota suosittelen jatkossa kaikille) ja onneksi otin tuon laatikkosysteemin käyttöön. Paneudun siihen nyt aktiivisesti, ja raportoin teille miten se toimii.

Kun raivaa, tulee sotkua

Olen ottanut työhuoneen eli asuntomme sekatavaravaraston työn alle. Tavoitteena on muuntaa se jälleen viihtyisäksi huoneeksi. Koska työhuoneella on niin monta eri käyttötarkotusta, siellä on myös paljon erilaisia tavaroita. Koska huone on selvästi syrjemmässä muista huoneista (sen ohi ei esimerkiksi koskaan kuljeta, koska ovi on käytävän päässä), sinne tulee heiteltyä ”väliaikaissäilytykseen” kaikenmoista tavaraa. Niitä raivaten saakin useamman päivän kulumaan helposti.

Itse asiassa minun oli tarkoitus ruveta (jälleen kerran) raivaamaan papereitani, mutta koko huone oli niin masentavassa kunnossa, että päädyin lähtemään liikkeelle ovensuusta ja etenen siitä kohti takaseinää ja papereita. Aloitin silti paperitavarasta, nimittäin lasten piirustuksista ja postikorteista. Säästin ja arkistoin osan niistä, mutta osan laitoin suoraan paperikeräykseen. Sinne meni myös kaikki viime vuonna saamamme joulukortit (ja nyt minulla on huono omatunto sen vuoksi, jos tätä lukee joku joka meille lähetti hienon kortin. Niitä ihailtiin ja pidettiin esillä monta viikkoa, mutta nyt oli pakko laittaa ne pois. Anteeksi!)

Sen jälkeen kävin läpi kaikki säästämäni pahvilaatikot (kyllä, minulla on erikokoisia siistejä laatikoita ja muita purkkeja hyllyllä, koska välillä niitä aina tarvitaan), karsin huonoimmat pois ja järjestin säästettävät siististi takaisin. Sen jälkeen kun kirppistä odottavista vaatteista oli karsittu talvikauden kamppeet vinttiin, huone näyttikin ihan erilaiselta kuin ennen. Lattian pystyi imuroimaan kunnolla ja se seinusta, jonka parissa olin työskennellyt, näytti tosi hyvältä. Tätä kesti yhden illan.

Seuraavana päivänä nimittäin kävin papereiden kimppuun, ja seesteys oli mennyttä. Kun kunnolla rupeaa raivaamaan, tulee väistämättä sotkua. Koska papereita on taas kertynyt vaikka kuinka, ne oli kätevintä setviä lattialla. Laskin, että lajittelun jälkeen oli 12 pinoa plus roskat. Lisäksi löytyi vino pino valokuvia (jotka lajittelin karkeasti kolmeen laatikkoon), sekä muutamia tavaroita, joiden lopullista säilytyspaikkaa en ole vielä päättänyt. En tietenkään saanut hommaa kerralla valmiiksi. Hain vintiltä tyhjiä kansioita ja valokuva-albumeita, ja vaikka samalla reissulla vein sinne joulupapereita, kirppisvaatteita ja tyhjiä säilytyslaatikoita, edellisen päivän siisti nurkka oli mennyttä. Nyt työhuone näyttää melkein samalta kuin aloittaessa, vaikka tietysti on lohdullinen ajatus, että niiden tavaroiden alla ei tällä kertaa ole paksua pölykerrosta. Silti on vähän masentavaa, kun tuntuu että ottaa askeleen eteen ja kaksi taakse.

Ilmeisesti käy niin, että kun ensin raivaa yhden kohdan tyhjäksi, se täyttyy hetkessä uudestaan roinasta, jota rupeaa käymään läpi siitä vierestä. Tyhjään tilaan on niin kätevä laskea käsistään kaikkea ylimääräistä. Loogisesti ajatellen sotkun pitäisi lopulta helpottaa, kun koko huone on raivattu. Mutta ennen kuin ollaan siinä pisteessä… En ikinä saa tämän kokoisia juttuja kerralla valmiiksi. Olen nyt siivonnut työhuoneessa kaksi päivää, eikä loppua vielä näy. Kun käytössä on tunti silloin, toinen tällöin, työ etenee hitaasti ja pätkittäin. Lisäksi ne raivatut tavarat pitää nopeasti toimittaa oikeaan paikkaan, tai muuten alkuperäinen sotku vain siirtyy huoneesta toiseen. Lyhyesti sanottuna kaaos ei katoa, ellei tavaraa poistu ovesta ulos.

Terveisiä siis sotkun ja raivaamisen välimaastosta! Kunhan saan taa paperit ojennukseen, kirjoitan projektista lisää.

No ne paperit, taas

Koko koti kuntoon -haaste on siirtynyt papereihin. Harkitsen tässä sellaista, että jos joku haluaa tähän mukaan, voisin venyttää tämän jakson kahdelle viikolle. En nimittäin itse taida saada papereita ojennukseen ihan tämän viikonlopun aikana. Mitä sanotte?

Lyhyt kertaus: olen taistellut papereiden kanssa niin kauan kuin muistan. En ole luontainen mapittaja. Olen kokeillut monia eri systeemejä, jotka kaikki ovat toimineen vähän aikaa. Sitten joko unohdan tai en vain viitsi. Jossain vaiheessa minulla oli papereiden läpikäymiseen oma aika kalenterissa. Se toimi jonkin aikaa, mutta sitten elämäntilanne muuttui, ja aika ei enää sopinut. Samalla papereiden läpikäyminenkin jäi, ja pinot alkoivat taas kasvaa.

Nyt aion ottaa käyttöön amerikkalaiselta ammattiraivaajalta Lisa Woodruffilta oppimani systeemin, eli niin sanotun sunnuntaikorin. Sen ideana on, että kaikki paperit ovat yhdessä paikassa, ja ne käydään läpi yksi kerrallaan kerran viikossa. Tuolloin joko toimitaan (esim. maksetaan lasku), arkistoidaan paperi oikeaan paikkaan (näitä on vähän), heitetään paperi tarpeettomana roskiin tai laitetaan se koriin takaisin odottamaan seuraavaa viikkoa. Kerron tästä tarkemmin myöhemmin, mutta aluksi pitää saada kori toimimaan.

Lisan ohjeiden mukaisesti keräsin eilen kaikki paperit yhdeen laatikkoon. (Aion muuten käyttää tähän tarkoitukseen pahvilaatikkoa, joka oli uuden pyöräilykypärän suojana. Meinaan jopa tuunata sitä hieman ja laittaa kuvamateriaalia tänne blogiin. Kunhan kerkiän.)  Lisa käskee keräämään yhteen kasaan KAIKKI mahdolliset paperit, ja toteaa että yleensä niitä kertyy tässä vaiheessa määrä, joka täyttää esim. pyykkikorin kokonaan. En noudattanut ohjetta kirjaimellisesti, sillä jätin pois seuraavat kategoriat: lehdet (koska ne ovat erillään muista papereista jo valmiiksi), vakuutukseen ja verotukseen menevät kuitit (koska ne ovat omassa lokerossaan jo nyt järjestyksessä) sekä sellaiset ei akuutit paperit, jotka ovat piilossa jossain laatikossa. Siellä on siis historiallisia kerrostumia menneiltä vuosilta, taustamateriaalia kirjaani varten ynnä muuta, mikä ei vaadi aktiivista toimintaa juuri nyt. Jos olisin tyhjentänyt todellakin aivan kaikki paperit yhteen paikkaan, pyykkikori olisi tuskin riittänyt.

Näistä irrallaan vaeltaneista papereistakin syntyi ihan kiitettävän kokoinen pino. Lisan ohjeiden mukaan ensimmäinen askel on erotella selkeät roskat ja revittävät muiden joukosta. Samalla poistin pinosta muutaman sellaisen paperin, joka oli selvästi puolisolle kuuluva. Paperikasa oheni tässä operaatiossa ehkä neljäsosan verran. Sitten jaoin jäljelle jääneet kahteen ryhmään: maksamista odottaviin laskuihin sekä muihin. Maksoin laskut saman tein ja muut paperit palautin laatikkoon. Tässä vaiheessa katsoin, että olin tehnyt riittävästi työtä yhdelle päivälle.

Seuraava vaihe on käydä jäljelle jäänyt pino uudestaan läpi ja erottaa sieltä arkistoitavat paperit, sekä sellaiset, jotka vaativat muita toimenpiteitä jossain vaiheessa. Arkistoitavat arkistoidaan, ja loput palaavat laatikkoon. Tämän jälkeen paperilaatikko on käytännössä toimintavalmis. Tästä eteenpäin se käydään kerran viikossa paperi kerrallaan läpi, ja jokainen paperi joko laitetaan takaisin odottamaan tai sitten toimitaan tarpeen mukaan ja sen jälkeen joko heitetään pois tai arkistoidaan.

Seuraava asken on siis tuo arkistoinnin järjestäminen, mutta en ryhdy siihen tänään. Raportoin kyllä kun projekti etenee. Täällä siis ensimmäinen askel otettu! Miten teillä muilla menee?

Kumpi kahdesta pahasta?

Hyvät uutiset alkuun: eteinen on melkein valmis. Teen siitä huomiselle oman raportin kuvien kera, mutta se pahin paikka on nyt järjestyksessä. Olen myös päivittänyt tuon ruokalistasivun niin, että otin kaikki vanhat pois ja aloitin uuden listauksen koskien tätä syksyä. Koska kahden viikon suunnittelu tuntuu niin rasittavalta, kokeilen nyt sellaista että suunnittelen vain yhden viikon kerrallaan, koska kahden viikon suunnittelu tuntuu niin ylivoimaiselta. Ehkä viikko kerrallaan menee paremmin. Tämän viikon lista on nyt ylimpänä.

Sitten päivän epistolaan. Tähän saakka nämä Koko koti kuntoon -haasteet ovat olleet kohtuullisen helppoja. Siis itselleni. Olen tarkoituksella valinnut sellaisia kohteita, joiden siivoaminen ei ole vienyt tolkuttoman kauan. Meillä on kuitenkin pari aika kamalaa kohdetta, joita kammoan jo etukäteen: komero ja työhuone. Komero on siis tavallinen komero, joka pitää sisällään suunnilleen kaikkea mahdollista siivoustarvikkeista lahjapapereihin ja varalamppuihin. Hyvä, tarpeellinen säilytystila, joka kuitenkin on pakko raivata kerran vuodessa. Siinä ajassa se nimittäin näköjään menee perusteellisesti kaaokseen.

Työhuone on vielä pahempi. Siellä on nimittäin tämän huushollin paperit. Olen tämän bloginkin historian aikana kehitellyt ties millaisia systeemejä, joilla saisin homman toimimaan. Toistaiseksi mikään ei ole onnistunut kovin hyvin. Parin vuoden välein ryhdistäydyn ja päätän että NYT tämä tilanne otetaan haltuun loppuelämäksi. Mutta jokin tässä mättää, kun tuo ”loppuelämä” on kestänyt yleensä muutaman kuukauden. Olen päättänyt, että kokeilen nyt sitä ”sunnuntaikoria”, josko se olisi se viisasten kivi tähän ongelmaan.

Tässä siis aprikoin, kumpi noista vastenmielisistä raivattavista olisi tällä viikolla vuorossa. Komero olisi ehkä helpompi, mutta paperit paljon kriittisemmät saada kuntoon. Työhuone on aikamoinen projekti muutenkin, siellä on tällä hetkellä (no siis oikeasti aina) jatkuva lähtevien tavaroiden keskus. Siis kirppikselle, kierrätykseen ja ties minne lähtevien tavaroiden röykkiö. Sekä paljon kaikkea muutakin tavaraa, jolle ei ole paikkaa muualla. Saattaisi olla olla konmarille kysyntää. Kuin myös terveelle järjelle. Työhuoneessa olisi nimittäin tarkoitus pystyä myös työskentelemään mukavasti, vaikka se palveleekin samalla kodinhoitohuoneena. Tuo tavarakasat pitäisi saada sillä lailla organisoitua, että sekaan mahtuisi ilman ongelmia.

Vaikuttaa siltä, että ainakin näitä omia juttuja lukiessa alkaa vaikuttaa siltä, että noita papereita ei voi enää lykätä. Puuh. Kerään voimia vielä huomiseen asti. Komerokin on tulossa. Mutta jos haluatte henkisesti valmistautua papereiden läpikäymiseen, varoitan jo nyt että se on sitten seuraavaksi vuorossa.

Voisiko ratkaisuna olla sunnuntaikori?

Luen säännöllisesti erään amerikkalaisen ammattijärjestäjän blogia. Hän on kehittänyt mielenkiintoisen systeemin kaikille kodin papereille. Aluksi pidin sitä eriskummallisena, mutta vähitellen olen alkanut miettiä, pitäisikö ihmettelyn sijaan kokeilla itse.

Lisa kutsuu menetelmäänsä ”Sunday Basket” -nimellä, suomeksi ihan vaan sunnuntaikori. Sunnuntaikori sisältää kodin kaikki paperit: laskut, muistilaput, lasten kouluun/hoitoon liittyvät paperit, alekupongit, kyselyt, tiedotteet — siis suunnilleen kaikki mikä postilaakosta tai muualta kotiin tulee. Yhteistä näille kaikille papereille on se, että ne vaativat jonkinlaisia toimenpiteitä jossain vaiheessa; lasku pitää maksaa tai alekuponki vanhenee.

Seuraava olennainen asia on, että koko kori käydään kerran viikossa läpi, siis esimerkiksi sunnuntaisin. Jokainen paperi otetaan käteen, ja sitten päätetään pitääkö sille tehdä jotain nyt, vai voiko sen jättää seuraavaan viikkoon. Lisa on tarkkana siitä, että jokaista paperia tosiaan pitää koskettaa, mitään ei voi hypätä yli. Jos paperin voi jättää seuraavaan viikkoon, se pannaan takaisin koriin. Jos ei, toimitaan tarpeellisella tavalla. Esimerkiksi maksetaan lasku saman tien, allekirjoitetaan lupalappu, laitetaan kuponki lompakkoon tulevaa kauppareissua varten. Lisa muistuttaa, että korissa on aina papereita, jotka jossain vaiheessa muuttuvat roskaksi. Kun huomaa jonkin paperin vanhentuneen tai muuttuneen tarpeettomaksi, se heitetään roskiin.

Sitten kun systeemi toimii rutiinilla, lisätään joukkoon vielä muutama nimikoitu muovitasku, jotta esimerkiksi kaikki laskut voi laittaa yhteen ja kaikki lääkereseptit toiseen. Tämän jälkeen sunnuntaikori on valmis, ja se toimii omalla painollaan, olettaen että kaikki paperit käydään läpi kerran viikossa.

Sunnuntaikorilla on selkeitä etuja. Ensinnäkin kaikki paperit ovat aina samassa paikassa. Jos jotain pitää etsiä, tietää mistä etsii. Kori ratkaisee sen ongelman, että papereita voisi olla monessa paikassa. En ole vielä perehtynyt niin syvällisesti, että osaisin sanoa miten tietyt paperit lopulta arkistoidaan, mutta ilmeisesti niin tehdään jossain vaiheessa. Mappeihin ei kuitenkaan laiteta muuta kuin sellaiset paperit, joita oikeasti saattaisi myöhemmin tarvita, esim. verotusta tai vakuutuksia varten.

Kori itse asiassa muistuttaa samaa ideaa jonka itse keksi pari vuotta sitten, ennen kuin olin Lisan blogiin törmännyt. Silloin päätin laittaa kaikki paperit aina yhteen lokeroon ja kerran viikossa käydä läpi ja tyhjentää se kokonaan. Omassa systeemissäni on paljon yhtäläisyyksiä mutta lienee selvää, että en ole pystynyt pitämään kiinni siitä. Ajatukseni siitä, että kerran viikossa tuo lokerikko tyhjennettäisiin aivan kokonaan, ei toiminut. Sunnuntaikori tarjoaisi tähän ongelmaan ratkaisun. Päätösten tahallinen lykkääminen tuntuu sotivan arkijärkeä vastaan, mutta ilmeisesti se toimii.

Kahdesta asiasta tekee mieli esittää kritiikkiä: toinen on se, että jos minä rupean ylläpitämään koria, puolisolla ei ole hajuakaan miten tämmöinen toimii. Toinen epäilys on se, kuinka paljon korin ylläpitoon menee aikaa. Mutta molemmat kritiikit ovat objektiivisesti tarkasteltuna perusteettomia. Ensinnäkin – vaikka minä rupeaisin päävastuulliseksi, se ei muuttaisi mitään käytännössä, koska vastaan muutenkin isosta osasta päivittäistä paperivirtaa. Juuri äskettäin tuli taloudellista tappiota, kun kumpikin meistä kuvitteli toisen hoitaneen yhden laskun. Sunnuntaikori olisi estänyt tällaisen sekoilun, sillä lasku olisi ollut tietyssä paikassa odottamassa.

Entä kuinka paljon tähän menisi aikaa? Lisa on rehellinen, systeemin polkaiseminen liikkeelle voi viedä tunnin tai pari, riippuen siitä paljonko paperia seilaa ympäri huushollia. Meillä ei ole sitä ongelmaa koska tilanne on kohtuullisella tasolla hallinnassa, joten olettaisin että tähän menee ehkä vartti. Ei siis paha. Lisa kertoo, että hänellä itsellään menee viikosta riippuen joka sunnuntai muutamasta minuutista pariin tuntiin, kun hän käy korin koko sisällön läpi. Pari tuntia! Se tuntuu hirveän pitkältä ajalta. Toisaalta Lisan elämässä on paljon sellaisia juttuja joita minulla ei ole, joten aikoja ei voi suoraan verrata. Eikä tämäkään argumentti ole mitenkään looginen. Jos papereihin menee pari tuntia, se sama aika menisi joka tapauksessa, ainoastaan sinne tänne ripoteltuna. Ja mukaan pitäisi tietysti lisätä papereiden etsimiseen kuluva aika. Sunnuntaikori ei lisää papereiden vaatimaa aikaa, se vain niputtaa ne minuutit sieltä tai täältä yhdelle päivälle.

Tätä kirjoittaessani olen itse asiassa onnistunut myymään itselleni tämän ajatuksen. Luulen että sunnuntaikori on ainakin kokeilemisen arvoinen. Juuri nyt on hiukan hektinen vaihe käynnissä elämässä, mutta kesän aikana voisin yrittää. Miltä tämä systeemi teistä kuulostaa?

Minä tykkään maanantaista

Maanantai on mahtava päivä. Siinä on samaa taikaa kuin vuoden alussa, mutta maanantai tulee joka viikko, joten siitä pääsee nauttimaan useammin. Juuri tänään tarvitsen erityisesti elämääni maanantaita, ja siksi aion ottaa tästä päivästä kaiken irti. Olen nimittäin siinä erikoisessa tilanteessa, että rutiinit ovat ihan hukassa. Sehän on minulle aivan poikkeuksellista. Selityskin on valmiina.

Viime vuoden joulukuu oli tiivis. Kuun alussa oli yksi iso juttu, joka vaati monenlaista panostusta. Sen takia jouluvalmistelut pääsivät käyntiin tavallista myöhemmin. Kun päästiin joululomaan asti, teki tosiaan mieli vaihtaa hetkeksi vapaalle, ja kun siihen vielä lisätään sukulointia ja sairaita lapsia, oltiinkin jo todella kaukana normiarjesta. Loma (tai siis ”loma”) oli pitkä, ja siitä hyvin lyhyen ajan päästä oli vuorossa oma matkani. Sitten palattuani sairastuin itse, joten tässä on menty jo yli kuukausi erilaisissa poikkeusoloissa. Aivoni ovat selvästi elastiset, koska olen niin täydellisesti sopeutunut tähän rutiinittomaan elämään.

Siinä on vain se huono puoli, että arkielämä tökkii. Normaalisti arkipäivät etenevät kuin hyvin hoidettu liukuhihna. Joku voi pitää tylsänä, minulle se on vapauttavaa. Mutta nyt kun takeltelen rutiineissa, joudun jatkuvasti soveltamaan, kiirehtimään ja kehittelemään kaikenlaisia epämääräisiä viritelmiä. Pitää miettiä, olenko muistanut hoitaa asioita, onko puhdasta vaatetta, ollaanko siellä missä pitääkin oikeaan aikaan, enkä halua miettiä sellaisia. Haluan että tuollaiset jutut hoituvat kuin itsestään. Olen myös huolehtinut itsestäni huonosti – syönyt epämääräisesti, unohtanut liikunnan jne., ja se kaikki näkyy ulospäin ja tuntuu omassa olossa.

On siis ryhtiliikkeen aika, eikä sellaiselle ole juuri parempaa päivää kuin maanantai. Olen jo aloittanut: pyykkikone pyörii. Tiskikone on tyhjennetty ja se on puolitäynnä likaisia, kuten tähän aikaan päivästä kuuluukin. Eilisen illallisen jäljiltä pohjaan palanut pata likoaa tiskialtaassa. Olen tsekannut jääkaapin ja laittanut lounaaksi sellaisia ruokia, jotka olivat seuraavana pilaantumassa, sekä suunnitellut miten käytän loput iltaruokaan. Olen muistanut ottaa omat vitamiinini. Tämä viimeinen liittyy sellaiseen asiaan, että jos en erikseen kiinnitä huomiota, minulta jää d-vitamiinit ottamatta, hiukset pesemättä ja kantapäät rasvaamatta. En tosiaan ole kovin hyvä huolehtimaan omasta hyvinvoinnistani, se on yleensä listan viimeisenä. Tähänkin yritän saada vähän muutosta aikaiseksi.

Seuraavaksi listalla on

  • kaikkien paperien setviminen
  • laskujen maksaminen
  • vakuutusasioiden hoitaminen

Kuinka inhoankaan noita kaikkia. Mutta ne on nyt hoidettava, muuten räpistely jatkuu. Taannoin lanseeraamani inbox-systeemi, jonka piti hallita kaikki paperini, ei muuten enää toimi. Täytyy miettiä miten saisin paperit taas haltuun. Siis kaikkihan on järjestettävissä, jos vain keksii oikean systeemin!

Onko teidän lukijoiden joukossa maanantai-ihmisiä?