Maanantain boksi

Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.

Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.

Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.

Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.

Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:

  • Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
  • Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
  • Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
  • Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
  • Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
  • Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
  • Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
  • Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.

Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos  tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.

Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.

Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.

Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?

Sekalaisia projektipäivityksiä

Olen nyt viiden päivän ajan kuvannut niin sanotut ”päivän asut”, jotta hahmottaisin kuinka monia vaatteita pidän viikon aikana. Viidessä päivässä saldo on tämä:

  • 2 farkut
  • 1 neuletakki
  • 2 eri kengät
  • 1 tunika
  • 1 neule
  • 1 hame
  • 2 t-paitaa
  • 2 käsilaukkua
  • 1 huppari
  • 1 ulkotakki
  • 1 vyö

Näiden lisäksi olen tietysti käyttänyt myös alusvaatteita, sukkia ja yöpaitaa. Koruja en ole tällä viikolla pitänyt. Jos lasketaan nuo varsinaiset vaatteet, jotka käsittääkseni kuuluisivat kapseliin, yhteenlaskettu lukumäärä on 15 kpl. Olen myös pitänyt samoja vaatteita useampina päivinä, eli tässä ei edes ole joka päivälle uutta asua. Tämä kyllä vähän viittaa siihen suuntaan, että esimerkiksi 33 vaatetta olisi minulle liian vähän. Jos en ensi viikolla halua toistaa tämän viikon asuja sellaisenaan, on odotettavissa että seurauksena on ainakin kymmenkunta vaatetta lisää. Tämä on kiintoisa harjoitus kyllä! Jatkan kuvaamista ja raportoimista, sillä minua kiinnostaa nyt todenteolla selvittää, kuinka paljon vaatteitani käytän.

Pari viikkoa sitten kirjoitin kosmetiikasta ja niistä iänikuisista jämäputeleista, joita aina jostain putkahtelee. Tämän verran niitä oli pari viikkoa sitten:

Noista on käytetty loppuun tuo kuivasampoo. Hiuslakka loppuu pian, meikinpoistoainetta olen käyttänyt suihkusaippuana ja siitä riittää enää yhdelle kerralle, jes! Kiehl’sin kosteusvoide on vähentynyt, mutta tuntuu ettei se lopu ikinä. Sama koskee kasvovettä, jota yritän suihkutella aamuin illoin mutta tuotetta riittää aina vaan. Nyt täytyy ottaa tehospurtti että pääsen noista eroon ja saan hankkia kunnollisia tilalle. En anna itselleni lupaa hankkia uutta ennen kuin näistä jämistä on päästy eroon. Päätin että yritän saada elokuun aikana mahdollisimman monta näistä tuotteista loppuun! Palaan asiaan viiden päivän kuluttua. Sen sijaan niitä vanhoja lisäravinteita olen käyttänyt ahkerasti pois. Maitohappobakteereita riittää vielä jouluun asti, mutta ainakin pitäisi suoliston flooran olla koko syksyn hyvässä kunnossa, jos ei muuta 🙂

Haluaisin vielä kertoa yhdestä rutiinista, jonka olen elokuun alusta ottanut käyttöön. Nimittäin paperiasioiden hoitaminen. Olen kokeillut erilaisia inboxeja ja sunnuntaikoreja vuosien varrella, mutta ilman suurta menestystä. Nyt olen kuukauden ajan onnistunut noudattamaan rutiinia, joka pitää paperit kohtuullisessa ojennuksessa. Minulla on yksi pahvilaatikko, jonne laitan suoraan kaikki paperit, jotka postista tai muualta tulevat. Aina maanantai aamuisin käyn sen läpi, maksan laskut, ja arkistoin jotain. Kirjoitan tästä aivan varmasti vielä lisää myöhemmin syksyllä, mutta ainakin toistaiseksi tämä tuntuu nyt toimivan. Olisikohan viisasten kivi vihdoin löytynyt?

Ihanaa! Vihdoinkin riippukansioita!

Maailma on muuttunut! Mistään ei meinaa löytää riippukansioita. Niitä ei yksinkertaisesti myydä. Riippukansio tarkoittaa kotioloissa sellaista tukevaa pahvista laatikkoa, joka on noin 20-30 cm leveä, ja johon mahtuu A4-arkki poikittain. Laatikon juju on siinä, että sen sisällä riippuu avoimia ”taskuja”, joihin papereita voi lajitella. Taskut voi sitten nimetä, niin että yhdellä vilkaisulla näkee, mitä papereita missäkin välissä on Koko komeus kruunataan kannella. Paperit pysyvät suorina ja siisteinä, eikä mitään tarvitse reijittää tai ujuttaa vaikeasti muovitaskuihin. Riippukansioon mahtuu hämmästyttävä määrä paperia, ja ulkpuolelta se pysyy aina siistin näköisenä, simppelinä laatikkona.

En tiedä, millaisten papereiden säilyttämiseen riipparit on alunperin tarkoitettu, mutta minä olen käyttänyt niitä lasten askarteluiden, synttärikorttien ja piirustusten säilyttämiseen. Mielestäni riippukansio sopii tähän tarkoitukseen mitä parhaiten. Taskut olen nimennyt vuosiluvun mukaan. Kun kortteja ja muita piirustuksia sitten tulee, ne on todella helppo sujauttaa oikeaan taskuun. Ei skannausta, ei reijittämistä, ei ylipäätään mitään säätämistä. Olen myös päättänyt, että tasku per vuosi on suunnilleen sopiva määrä lapsen tuottamalle taiteelle. Tämä tarkoittaa sitä, että kun tasku alkaa täyttyä, täytyy tehdä karsintaa. Hienoimmat säästetän, vähemmän hienot laitetaan paperikeräykseen.

Ongelmana on ollut, että ensimmäinen laatikko tuli täyteen, enkä tosiaan meinannut löytää uusia mistään. Onneksi sanoin Ilana Aallolta vinkin, että Granit-sisustusliike myy riippareita. Olin jo käynyt läpi monta kirjakauppaa turhaan. Mutta Ilanan vinkki piti paikkansa! Granitin laatikot eivät ole yhtä tyylikkäitä kuin ne, jotka aikoinaan ostin Akateemisesta, mutta nämäkin ajavat asiansa. Liikkeessä näytti olevan näitä sekä mustina että valkoisina, hinta 22,90€ (Linkki Granitin riippareihin) Nyt on taas lasten paperit ojennuksessa, ja paikka jonne niitä jatkossa laitetaan. Ah! Mikä seesteisyys. Alkoi jo hermot mennä ympäriinsä seilaaviin askarteluihin muiden papereiden lisäksi.

Pidän itse tätä piirustusten arkistointisysteemiäni suorastaan nerokkaana! Vaivattomuus on aina korkealla tärkeysjärjestyksessäni, ja riippukansio täyttää sen kriteerin sekä lisäksi näyttää siistiltä hyllyssä. Ainoa miinus on se, että kosteudelta nämä eivät tietenkään suojaa. Jos piirustuksia säilytetään kosteassa varastotilassa, tarvitaan pahvin sijasta muovia.

Olisi kiva kuulla, onko teillä muita hyviä ideoita riippareiden käyttöön? Tai aikooko joku peräti kokeilla samaa systeemiä kuin minäkin?

Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?

Veroilmoitus ja kuinka siitä selvitään

Havahduin siihen, että veroilmoitus piti jättää 3.4. saman päivän iltana. Tästä saan syyttää niin sanottua ”Sunnuntaikoria” (jolle kyllä keksin pian jonkun fiksumman nimen). Aloin nimittäin pari viikkoa sitten käydä työhuoneen papereita läpi, ja päätin tuolloin ottaa tämän systeemin taas käyttöön. Koska veroilmoitus on paperi, joka vaatii toimenpiteitä, olin tietenkin laittanut sen tuohon laatikkoon. En kuitenkaan ole noudattanut sääntöjä oikein, koska en ole sen jälkeen käynyt laatikkoa läpi, ja ilmoitus ja sen palautuspäivä oli unohtunut.

Kun sitten tajusin, että veroilmoituksen jättämiseen oli aikaa enää muutama tunti, alkoi tietenkin kuittien ja muiden paperien etsiminen tästä selviydyin kuitenkin tänä vuonna muutamassa minuutissa, kiitos samaisen sunnuntaikorin. Olin nimittäin laittanut sinne kaikki sellaiset paperit, joita arvelin tarvittavan verotuksessa, ja nyt tiesin täsmälleen mistä lähteä etsimään. Laatikossa, jota tähän tarkoitukseen käytän, on tietysti runsaasti muitakin papereita, mutta on helppoa plärätä koko nippu läpi, ja noukkia erilleen tarvittavat. Tänä vuonna veroilmoituksen tekeminen onnistui siis helposti, kiitos organisoitujen papereiden.

Tämä kokemus vahvisti sen ajatuksen, että tuollainen yhden laatikon systeemi on toimiva ja hyvä. Olen vähitellen arkistoinut sieltä kansioihin aiempien vuosien papereita, ja aion säilyttää kyseiset mapit vintillä. Siellä on tilaa, etenkin kun poistan yli 10 vuotta vanhan graduni materiaalin. Sitten työhuoneessa ei tarvitse säilyttää muuta kuin näitä aktiivisia papereita, sekä pari mappia sellaisia, joiden pitää olla helposti saatavilla, esim. taloyhtiön ja autoon liittyviä asioita. Meillä on aikamoisia historiallisia kerrostumia vuosien ja vuosien takaa, mutta niiden läpikäymiseen tarvitaan myös puolison apua. Papereita on kertynyt niin paljon, että niiden setvimiseen menee useampi tunti, arvioisin. Mutta mikä vapaus koittaa kun ne on kaikki käyty läpi! Sen voimalla jaksaa.

Aion nyt ensi tilassa fiksata tuon sunnuntaikorin, eli Aktiivisten Papereiden Laatikon eli APL:n sellaiseen kuntoon, että se alkaa toimia kunnolla. Ensisijaisesti tämä vaatii sitä, että alan kerran viikossa käydä sen systemaattisesti läpi. Alkuperäisissä ohjeissa sanotaan, että jokaista paperia pitää koskea silloin kun niitä käy läpi, muuten homma ei toimi. Olen tätä vähän vastustanut, mutta taitaa se kuitenkin olla tarpeellista.

Tämä postaus on hieman sekava, pahoitteluni! Pointti oli kuitenkin se, että onneksi aloin organisoida papereitani ennen veroilmoituksen tekemistä (tämä oli tahatonta, mutta onnekas sattuma, jota suosittelen jatkossa kaikille) ja onneksi otin tuon laatikkosysteemin käyttöön. Paneudun siihen nyt aktiivisesti, ja raportoin teille miten se toimii.

No ne paperit, taas

Koko koti kuntoon -haaste on siirtynyt papereihin. Harkitsen tässä sellaista, että jos joku haluaa tähän mukaan, voisin venyttää tämän jakson kahdelle viikolle. En nimittäin itse taida saada papereita ojennukseen ihan tämän viikonlopun aikana. Mitä sanotte?

Lyhyt kertaus: olen taistellut papereiden kanssa niin kauan kuin muistan. En ole luontainen mapittaja. Olen kokeillut monia eri systeemejä, jotka kaikki ovat toimineen vähän aikaa. Sitten joko unohdan tai en vain viitsi. Jossain vaiheessa minulla oli papereiden läpikäymiseen oma aika kalenterissa. Se toimi jonkin aikaa, mutta sitten elämäntilanne muuttui, ja aika ei enää sopinut. Samalla papereiden läpikäyminenkin jäi, ja pinot alkoivat taas kasvaa.

Nyt aion ottaa käyttöön amerikkalaiselta ammattiraivaajalta Lisa Woodruffilta oppimani systeemin, eli niin sanotun sunnuntaikorin. Sen ideana on, että kaikki paperit ovat yhdessä paikassa, ja ne käydään läpi yksi kerrallaan kerran viikossa. Tuolloin joko toimitaan (esim. maksetaan lasku), arkistoidaan paperi oikeaan paikkaan (näitä on vähän), heitetään paperi tarpeettomana roskiin tai laitetaan se koriin takaisin odottamaan seuraavaa viikkoa. Kerron tästä tarkemmin myöhemmin, mutta aluksi pitää saada kori toimimaan.

Lisan ohjeiden mukaisesti keräsin eilen kaikki paperit yhdeen laatikkoon. (Aion muuten käyttää tähän tarkoitukseen pahvilaatikkoa, joka oli uuden pyöräilykypärän suojana. Meinaan jopa tuunata sitä hieman ja laittaa kuvamateriaalia tänne blogiin. Kunhan kerkiän.)  Lisa käskee keräämään yhteen kasaan KAIKKI mahdolliset paperit, ja toteaa että yleensä niitä kertyy tässä vaiheessa määrä, joka täyttää esim. pyykkikorin kokonaan. En noudattanut ohjetta kirjaimellisesti, sillä jätin pois seuraavat kategoriat: lehdet (koska ne ovat erillään muista papereista jo valmiiksi), vakuutukseen ja verotukseen menevät kuitit (koska ne ovat omassa lokerossaan jo nyt järjestyksessä) sekä sellaiset ei akuutit paperit, jotka ovat piilossa jossain laatikossa. Siellä on siis historiallisia kerrostumia menneiltä vuosilta, taustamateriaalia kirjaani varten ynnä muuta, mikä ei vaadi aktiivista toimintaa juuri nyt. Jos olisin tyhjentänyt todellakin aivan kaikki paperit yhteen paikkaan, pyykkikori olisi tuskin riittänyt.

Näistä irrallaan vaeltaneista papereistakin syntyi ihan kiitettävän kokoinen pino. Lisan ohjeiden mukaan ensimmäinen askel on erotella selkeät roskat ja revittävät muiden joukosta. Samalla poistin pinosta muutaman sellaisen paperin, joka oli selvästi puolisolle kuuluva. Paperikasa oheni tässä operaatiossa ehkä neljäsosan verran. Sitten jaoin jäljelle jääneet kahteen ryhmään: maksamista odottaviin laskuihin sekä muihin. Maksoin laskut saman tein ja muut paperit palautin laatikkoon. Tässä vaiheessa katsoin, että olin tehnyt riittävästi työtä yhdelle päivälle.

Seuraava vaihe on käydä jäljelle jäänyt pino uudestaan läpi ja erottaa sieltä arkistoitavat paperit, sekä sellaiset, jotka vaativat muita toimenpiteitä jossain vaiheessa. Arkistoitavat arkistoidaan, ja loput palaavat laatikkoon. Tämän jälkeen paperilaatikko on käytännössä toimintavalmis. Tästä eteenpäin se käydään kerran viikossa paperi kerrallaan läpi, ja jokainen paperi joko laitetaan takaisin odottamaan tai sitten toimitaan tarpeen mukaan ja sen jälkeen joko heitetään pois tai arkistoidaan.

Seuraava asken on siis tuo arkistoinnin järjestäminen, mutta en ryhdy siihen tänään. Raportoin kyllä kun projekti etenee. Täällä siis ensimmäinen askel otettu! Miten teillä muilla menee?

Käyttöohjeiden säilytyksestä

Minullla on ollut viime vuodet tapana säilyttää kaikkia mahdollisia käyttöohjeita ja takuupapereita yhdessä lehtikotelossa. Olen tyrkännyt sinne aina kaikki uudet sitä mukaa kun niitä on tullut, ilman sen suurempaa järjestelyä. Tänään otin muiden paperitöiden lisäksi käsittelyyn tämän kotelon sisällön. Kävin kaikki vihkoset läpi, ja poistin kaikkien sellaisten laitteiden ohjeet, joita ei enää ole olemassa. Koska en tee mitään karsintaa siinä vaiheessa kun laite tulee meille, heitin pois myös muutaman vieraskielisen ohjeen sekä pari varoituslappusta. Tiedän lukemattakin, että pikkulapsia ei saa jättää yksin ammeeseen kylpemään… Edellisen kerran olen putsannut sisällön kolmisen vuotta sitten, ja tämä muutaman vuoden välein tehtävä karsinta riittää tahdiksi hyvin.

Marie Kondo sanoo, että mitään käyttöohjeita on turha säilyttää. Hänen mukaansa kaikkia laitteita osaa käyttää muutenkin, ja jos ei jotain osaa niin ainakin netistä löytyy ohjeet. Joten miksi säilyttää ohjeita turhanpäiten. Tässä kohtaa olen Marien kanssa täysin eri mieltä. Minä kuulun siihen joukkoon, joka lukee ohjeet ensin, ja alkaa käyttää laitetta vasta sitten. On mielestäni ajan hukkaa taistella jonkun toiminnon kanssa, kun asian voisi selvittää helposti ohjekirjaa vilkaisemalla.

Tästä syystä säästän kaikki käyttöohjeet. Totuuden nimissä on todettava, että harvoin niitä on tullut tarkasteltua. Mutta toisaalta, kuinka paljon yksi lehtikotelo vie tilaa? Tuon verran voi ihan hyvin uhrata, vaikka ei tietoa koskaan tarvitsisikaan. On kuitenkin hyvä säännöllisesti karsia tarpeettomat pois, niin yksi kotelo pysyy riittävänä säilytystilana.

Hoidin tuon muuten tänään maanantaina samalla kun tein ns. paperihommat. Se kerran viikossa tyhjennettävä laatikko on osoittautunut todella toimivaksi ja hyväksi systeemiksi. Välillä ei oikein huvittanut, ja jokunen kerta jäi pois välistä. Mutta pelkästään se, että kaikki kertyvät paperit oli varmuudella koottu yhteen paikkaan, tekee paluun rutiiniin paljon helpommaksi kuin ennen. On mahtavaa, kun tietää ettei yksikään lasku ole hävinnyt minnekään vaan kaikki löytyvät yhdestä laarista. Sama muuten koskee noita käyttöohjeitakin. On oikein mukavaa, kun tietää että jos sellainen on olemassa, se löytyy yhdestä tietystä paikasta.

Millaisia ratkaisuja teillä on käyttöohjeiden säilytykseen?

Viikon vinkit: arkistoinnin ihmeitä ja kestäviä ruusuja

Tässä linkissä yksi versio papereiden arkistoimisesta ja karsimisesta. En jotenkin saa tästä jutusta otetta, ovatko nämä nyt hyvät vai huonot ohjeet? Heti aluksi neuvotaan säilyttämään papereita ”joita saattaa joskus tarvita”. Tämä on mielestäni varma tie kohti holtitonta kaaosta. Mutta toisaalta ihan viisaasti ohjeistetaan, ettei arkistoija tekisi turhan pikkutarkkoja lajitteluja. (Meidän Perhe)

Vähän toisenlainen näkökulma arkistointiin löytyy täältä. Kolmen laatikon systeemi on yksinkertainen, mutta epäilen ettei se kyllä käytännössä toimi. (MTV)

Äitienpäivään liittyen keräsin eri tahoilta vinkkejä siihen, kuinka leikkoruusut saadaan kestämään pisimpään. Samat ohjeet pätevät toki muutaman viikon päästä, kun juhlitaan uusia ylioppilaita sekä muita vastavalmistuneita.

Huiskulan sivulla on selkeät ohjeet. Samaa asiaa voi lukea myös Kotilieden sivuilta. Siellä kerrotaan mielenkiintoinen yksityiskohta, että vastaleikattu imupinta kuivuu puolessa minuutissa, joten kukat pitää saada nopeasti veteen. Runebergin Kukka on sellainen hienommanpuoleinen kukkakauppa Helsingissä. Heidän nettisivuiltaan kopioin tällaisen ohjeen, mikäli ruusut alkavat nuokkua:

  • Kääri ruusu veteen saakka ulottuvaan sanomalehtipaperiin niin tiukasti, että kukka tukeutuu pystyyn. Vaihda uusi maljakkovesi ja leikkaa varren tyveen uusi imupinta. Anna ruusun toipua lehtitötterön sisällä muutamia tunteja. Voit kietoa samaan lehtitötteröön useampiakin ruusuja.
  • Mikäli nuokkuvia ruusuja on monta, ne voi hoitaa kuntoon kylvettämällä. Laske ammeeseen, lavuaariin tai riittävän suureen astiaan reilusti vettä, leikkaa uusi imupinta ja laita ne kellumaan runsaaseen veteen. Anna niiden olla vedessä useita tunteja. Kun ruusut ovat taas napakoita ja kukinnot pystyssä, voit sijoittaa ne takaisin maljakkoon. Toista hoito tarvittaessa. Itse lisäisin tähän viimeiseen, että tämähän kannattaa tehdä yön aikana, ja nostaa kukat aamulla takaisin maljakkoon.

Pelottavat paperit

Tänään klo 9.30 puhelin alkoi vilkuttaa hälytystä. Paperityöt odottivat. Lykkäsin aloittamista vain 15 minuuttia, mutta aloin sitten kiltisti käydä läpi uuden inboxini sisältöä. Sain viime viikolla raivattua tyhjäksi lokerikon, jolle olikin jo kasautunut papereita. Maksoin ja mapitin kaksi laskua, avasin yhden kuoren, joka osoittautui ilmoitukseksi vastikemaksusta sekä arkistoin yhden takuupaperin. Sen jälkeen lokero oli tyhjä. Paperityöt on tältä viikolta hoidettu! Ensimmäisen kerran perusteella menetelmä on toimiva. Tuntui ihan helpolta.

Vaikeampien päätösten edessä olen ollut viime viikolla ja viikonloppuna. Tavoitteena oli karsia vanhoja turhia papereita pois niin paljon kuin mahdollista. Kokonainen kassillinen niitä kertyikin, ja työtä voisi jatkaa (ja jatkankin) edelleen. Tajusin kuitenkin samalla, mikä hommaa hidastaa. Papereiden pois heittäminen on välillä pelottavaa.

Papereilla itselläänhän ei ole mitään arvoa, mutta niiden sisältämällä informaatiolla on. Tuon informaation hukkaaminen on se juttu, joka estää ja hidastaa karsimista. Olisipa todella mukavaa, kun vieressä istuisi joku hallintoasioiden asiantuntija, joka osaisi suoraan sanoa, tarvitaanko jotain tietoa vielä vai ei! Yksin tuntuu siltä, että vähän väliä on sormi suussa.

Olen esimerkiksi aiemmin säästellyt kaikenlaisia verotukseen liittyviä papereita vain siksi, että olen pelännyt joutuvani vaikeuksiin, jos joskus niistä pitäisikin tarkistaa jotain. Tämä siitä huolimatta, että en ole KOSKAAN joutunut veroasioissa tarkistamaan mitään jälkeenpäin. Siitä huolimatta on tuntunut turvallisemmalta ja helpommalta vain mapittaa kaikki, kuin ottaa riski että jotain sittenkin tarvitsisi. Nyt sain sentään itseni uskomaan, että niiden ohjevihkojen sisältö löytyy taatusti netistä, samoin kaikki lomakkeet voi printata uudestaan vaikka sata kertaa. Kuitit tietysti säilytän, mutta entä veroehdotukset? Olen tehnyt korjaukset sähköisesti. Tarvitsenko sitä kotiin lähetettyä paperia mihinkään?

Koska moni päätös oli vaikea, keskityin karsimaan kaikkea helpoimmasta päästä. Säästin taloyhtiön kuntotutkimusraportin, mutta heitin pois muutaman vuoden takaiset yhtiökokouspaperit. Tiedän, että ne löytyvät isännöitsijältä, jos jostain kumman syystä niitä tarvitsisi. Heitin myös pois vanhoja maksettuja laskuja – sanokaa, miksi niidenkin säilyttäminen tuntuu aina sillä hetkellä tärkeältä, vaikka tiliotteesta näkee joka tapauksessa, onko jotain maksettu vai ei? Lisäksi roskiin meni runsaasti sekalaista paperisilppua, jolla ei ollut enää merkitystä.

Mutta sitten on niitä vaikeita päätöksiä. Löysin esimerkiksi vanhan rekisteriotteen ja ostodokumentteja autosta, jonka itse olen myynyt jo aikaa sitten. Jostain syystä en uskaltanut heittää niitä pois. Mitä jos uusi ostaja tarvitsee jotain tietoa siitä, pitääkö minulla olla velvollisuus säilyttää vanhoja autoon liittyviä papereita? Myyminen sujui kaiken taiteen sääntöjen mukaan, ja oletan että jos joku dokumentti olisi puuttunut, sitä olisi minulta jo tiedusteltu. Järjellä ajatellen voisin siis heittää vastaavat paperit menemään, mutta en uskalla. Koska pelkään että joudun vaikeuksiin jos niin teen. Ei kovin rationaalista, mutta tuskinpa olen tämänkään ongelman kanssa yksin.

Papereiden pelko on hankalaa, koska se jähmettää koko raivausurakan. Kun ei uskalla heittää mitään pois, pinot eivät ohene eikä tulosta synny. En tiedä miten tätä ongelmaa voisi ratkoa ja mistä näitä asioita voisi selvittää. Koska siitä on viime kädessä kyse, en tiedä. Jos olisin varma siitä, mitä tietoa voi joskus tarvita ja mitä ei, tätä ongelmaa ei olisi. Kärsiikö kukaan muu vastaavasta ongelmasta?

Kuinka aion ratkaista paperiongelmani

Olen lukenut teiltä saamiani hyviä vinkkejä. Olen kuunnellut, mitä ammattijärjestäjillä on aiheesta sanottavana. Olen miettinyt asiaa. Lopputuloksena on systeemi, joka toivottavasti ratkaisee arkistoinnin ongelmat ikuisiksi ajoiksi. Suurin ongelmani on ollut ylläpito, joten olen yrittänyt keskittyä ratkaisemaan erityisesti siihen liittyviä ongelmia. Tässä tulos:

(1) Ihan ensimmäiseksi on jälleen tehtävä Suuri Raivausurakka, jossa poistetaan turhat paperit ja lajitellaan jäljelle jääneet. Tämän olen aika pitkälle jo viime viikolla tehnyt, mutta hoidan homman loppuun tällä viikolla. Keskityn erityisesti siihen, mitä kaikkea voi heittää roskiin. Poistan pinoista kaiken mahdollisen.

(2) Teen itselleni kommenteissakin ehdotetun inboxin. Tällainen paperilokerikko on jo olemassakin, se pitää vain tyhjentää tarpeettomasta ja ottaa hyötykäyttöön. Siinä on kaksi tasoa, minulle yksi ja puolisolle toinen. Puoliso saa tehdä omallaan mitä haluaa, minulla on tälle määritelty tehtävä. Lokero sijoitetaan näillä näkymin työhuoneen pöydälle. Tai ehkä keittiöön tai eteiseen, täytyy katsoa mikä olisi helpoin paikka.

(3) Koska suurin ongelma on ollut, etten tee mitään avattuani jonkun kuoren, lokerikko on ratkaisu tähän ongelmaan. Eli jatkossa, kun kädessäni on paperi, jolle pitäisi tehdä jotain, laitan sen lokerikkoon. Tällä tavalla kaikki tärkeät, käsittelyä vaativat paperit ovat yhdessä paikassa. Tähän lokeroon saa laittaa vain sellaisia papereita, jotka sisältävät jotain virallista tietoa tai liittyvät johonkin tärkeään hallinnolliseen asiaan. Esimerkiksi kaikki veroihin ja vakuutuksiin liittyvät paperit, edellä mainittuja varten säilytettävät kuitit, KELAn ja vastaavien tahojen lähettämä posti, lääkärikäynteihin liittyvät dokumentit, taloyhtiöön, autoon jne. liittyvät paperit. Lokeroon ei missään olosuhteissa laiteta esimerkiksi onnittelukortteja, piirustuksia, mainoksia, lehtileikkeitä, tyhjiä kirjekuoria ynnä muuta silppua. En osaa esittää asiaa tämän kiteytetymmin, mutta tiedän kyllä itse kuuluuko paperi lokeroon vai ei.

(4) Sitten tulee tärkeä kohta: olen jo tehny puhelimen kalenteriin merkinnän, joka hälyttää joka viikko maanantaisin, alkaen ensi maanantaista. Silloin näytöllä lukee Paperityöt. Päätin, että alan hoitaa kaikki paperityöt kerran viikossa samaan aikaan. Toisin sanoen luon itselleni rutiinin. Joka maanantai käyn lokerikon paperit läpi, teen tarvittavat toimenpiteet ja sijoitan paperit oikeaan paikkaan, kunnes jäljellä ei ole enää ainuttakaan. Käytännössä siis joko arkistoin tai heitän roskiin kaikki viikon aikana kertyneet paperit. Loppuviikon ajan voin taas täyttää lokeroa kaikessa rauhassa.

Tunnistin nimittäin ratkaisuksi moneen ongelmaan sen, että paperia ei saisi laskea kädestään ennen kuin on tehnyt mitä se vaatii. Mutta itseni ja arkeni tuntien tiedän, etten pysty joka kerran toimimaan näin. Aina tulee jotain akuutimpaa tielle, ja sitten homma jää hoitamatta. Mutta päättelin, että vaikka olisi miten kiire, pystyn viemään paperin lokeroon odotamaan parempaa hetkeä, vaikka olisi millainen hässäkkä päällä. Se ei ole sen vaativampaa, kuin että ruoat laitetaan kaupasta tullessa heti jääkaappiin, tai että märät ulkovaatteet viedään kylppäriin kuivumaan. Jos pystyn suorittamaan em. toimenpiteet 96% todennäköisyydellä aina, pystyn samalla todennäköisyydellä viemään tärkeät paperit tiettyyn paikkaan aina, kun sellainen käteen sattuu.

Merkittävä ero aiempaan on tuo muistutus puhelimessa. Sen on tarkoitus varmistaa, ettei hoidettavien paperiasioiden pino kasva yhtä viikkoa isommaksi. Kerran viikossa toistettava rutiini sementoituu hitaammin kuin kerran päivässä (vrt. tiskirutiini), mutta jos teen sen silkan itsekurin voimin vaikkapa kuukauden ajan, alkaa rutiini varmasti jo muodostua.

Lisäksi tämä jatkuvan arkistoinnin systeemi luultavasti ratkaisee yhden isomman mittakaavan ongelman. Aina kun olen suorittanut Suuren Raivauksen, olen samalla kehittänyt hyvän ja toimivan arkistointimenetelmän. Ongelmana vain on se, että kun tämä tehdään keskimäärin 12 kuukauden välein, ehdin siinä välissä unohtaa, mikä logiikka siinä menetelmässä taas olikaan. Lopputuloksena on moneen paikkaan säilöttyjä papereita. Jos arkistoin tarvittavat kerran viikossa, oletettavasti en ehdi unohtaa, mihin edellisellä viikolla vastaavia papereita talletin.

(5) Viimeisenä kohtana harkitsen jonkun pienen paperisilppurin hankkimista. Välillä vanhoja papereita jää nimittäin pyörimään, kun tuntuu että niiden sisältämän informaation vuoksi pelkkä paperikeräys tuntuu turhan heppoiselta. Tämä ei kuitenkaan ole kiireinen eikä kriittinen kohta yleisen onnistumisen kannalta.

Näin olen siis suunnitellut. Tällä viikolla tehdään tarvittavat valmistelut ja viikon päästä uusi rutiini pyörähtää virallisesti käyntiin. Mitäs sanotte? Onko tässä mahdollisuus onnistua? Olenko jättänyt jotain huomioimatta?