Kodin paperit. Onko olemassa hankalampaa järjestettävää? En usko. Muihin tavaroihin verrattuna paperit vaativat aivan eri tasolla päätöksentekoa, tietoa ja ennakoimista. Siinä missä jonkun vaatteen voi korvata milloin tahansa, asiakirjaa ei välttämättä voikaan. Hukassa oleva kauha ei aiheuta muuta kuin harmitusta, mutta hukassa oleva paperi voi tarkoittaa ison rahan menetystä. Setvin taas vaihteeksi papereitani läpi, ja tulin siihen tulokseen että teoria ja käytäntö eivät oikein kohtaa.
Minulla on yksi iso pystyssä pysyvä pahvilaatikko, jonne laitan kaikki kodin paperit ensimmäisenä. Laatikko toimii ”keskusvarastona”, josta löytyvät aina kaikki toimenpiteitä vaativat paperit. Periaatteessa systeemi on hyvä, sillä sen ansiosta papereita ei seilaa pitkin pöytiä tai hyllyjä.
- Teoria: Kyseisen laatikon sisältö käydään läpi säännöllisesti kerran viikossa. Tuolloin hoidetaan pois kaikki sellaiset paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, ja loput jätetään odottamaan seuraavaa viikkoa. Samalla heitetään roskiin kaikki turhat, ja arkistoidaan ne mitä pitää.
- Käytäntö: Laatikosta löytyy kaikki paperit, mutta myös hirveä määrä tarpeetonta sälää, kuten postikortteja ja valokuvia. Ne ovat tässä laatikossa, koska ne ovat teknisesti ottaen paperia, mutta oikeasti ne ovat siellä siksi, että en jaksa keksiä niille mitään oikeaa järkevää säilytyspaikkaa. Laatikossa ne tukkivat tilaa sitten niiltä oikeasti säilytettäviltä papereilta. Laatikossa on myös lukuisia muovitaskuja, joissa olevat paperit pitäisi arkistoida jonnekin, mutta en tiedä minne. Koska en muista käydä laatikkoa läpi viikoittain vaan pikemminkin kvartaaleittain, se täyttyy ääriään myöten ja lopulta löytääkseen jotain on tyhjennettävä koko loota.
Käytännössä tämä sinänsä loistava systeemi ei siis toimi kauhean hyvin, koska en muista käydä papereita säännöllisesti läpi. Välillinen ongelma syntyy myös siitä, että loppuarkistointi ontuu.
- Teoria: Kaikille tärkeille papereille on omat mappinsa, jonne ne säästetään. Mapit on lajiteltu aiheen mukaan, esim. pankkiasiat, henkilökohtaiset paperit, lapset, asunto.
- Käytäntö: Mappeja on, mutta en muista siirtää papereita pahvilaatikosta mappeihin kovin usein. Koska en pysty päättämään, mitkä olisivat ne lopulliset kansiot, joihin papereita säästettäisiin, osa ei koskaan pääse pois em. pahvilaatikosta. Tämä stressaa, koska haluaisin etenkin tärkeimmät ja ikuisesti säilytettävät paperit siististi johonkin talteen, mistä helposti löytäisin ne. Esimerkki: onko kesämökkiin liittyvä lahjakirja talletettava kesämökkipapereihin, vai kenties pankki- ja veropapereihin? Asia liittyy konkreettisesti kiinteistöön, mutta toisaalta se liittyy myös siihen, mitä verottaja laskee omaisuudekseni. Olen myös pitkään haaveillut yhdestä kansiosta, jossa olisi kaikki kotiimme tavaroihin liittyvät paperit, mutta arvatkaa olenko jaksanut koota sellaista…
Minulla on myös vanhoja peruja pankissa tallelokero, jossa olen näitä kaikista tärkeimpiä papereita säästänyt. Se on kuitenkin kallis, ja haluaisin siitä eroon.
- Teoria: hankin kotiin tulipalon kestävän laatikon, ja sijoitan sinne ne kaikista tärkeimmät paperit, tyyliin testamentti, hoitotahto ym.
- Käytäntö: En saa aikaiseksi laatikon hankkimista, joten en ole sitten luopunut tallelokerostakaan. Rahaa kuluu ja ottaa päähän, kun en saa tätä hoidetuksi.
Yksi hankalista asioista on kuitenkin säästettävien ja tarpeettomien papereiden erottelu toisistaan.
- Teoria: Tarpeelliset löytyvät arkistosta, tarpeettomat heitetään paperikeräykseen tai tietoturvaroskikseen säännöllisesti.
- Käytäntö: On jokseenkin epäselvää, mitkä paperit pitäisi säilyttää ja mitkä ei. Periaatteessa asian saisi usein selville, mutta selvitystyöhön rupeaminen tuntuu työläältä. Esimerkiksi onko auton korjauksista olemassa jokin sähköinen arkisto jossain korjaajalla, vai pitäisikö niihin liittyvät paperit arkistoida? Tai kuinka paljon omia terveysasioihin liittyviä papereita kannattaa säästää, vai löytyvätkö ne Kanta-palvelusta? Ja mitä ihmettä niille jokavuotisille veropapereille pitäisi oikein tehdä?
Ilana Aalto kirjoitti hyvän tekstin paperien järjestämisestä. Siinä hän on sitä mieltä, että ongelmat eivät liity laiskuuteen tai itsekurin puutteeseen vaan toiminnan esteisiin. Ilana kirjoittaa:
”Toiminnan esteet voivat siis liittyä saavutettavuuteen (hankalat mapit, tarvikkeet hukassa, helpon systeemin puute), voimavaroihin (elämäntilanne, jaksaminen), tunteisiin (pelko tärkeän asiakirjan katoamisesta, liian ison urakan lamaannuttava efekti) ja tiedon puutteeseen (säilyttämisaikoja koskevat faktat eivät ole hallussa).”
Tuota listaa katsoessa sanoisin, että suurin ongelmani on tiedon puutteesta johtuva epävarmuus. Mutta kuten aiemmin sanoin, monessa kohdassa tiedon hankkiminen tai asioiden selvittäminen vaatisi työtä ja se tuntuu tylsältä, ja siksi se jää tekemättä. Vaikka Ilana onkin sitä mieltä, ettei kyse ole laiskuudesta, olen omalla kohdallani sitä mieltä, että kyllä tämä aika läheltä liippaa. Ongelmat ratkeaisivat monessa kohdassa sillä, että ryhdistäydyn ja teen päätöksen tai selvitän jonkun asian. Kumma juttu, että niitä siitä huolimatta kuitenkin lykkää johonkin toiseen ajankohtaan!
Tässä onkin yksi asia, jonka järjestämiseen kesä olisi otollista aikaa. Tiedän, että jos saisin kesän aikana paperini sellaiseen järjestykseen kuin haluaisin, voisin elokuussa tuntea syvää tyydytystä siitä, että asiaa ei enää tarvitse pähkäillä. Tällä hetkellä paperit ovat kohtuullisessa järjestyksessä, mutta haluaisin näistä epävarmuuksista ja puolitiehen jääneistä päätöksistä eroon. Rehellisyyden nimissä haluaisin myös lisää tilaa työhuoneeseen, ja epäilen että karsimisvaraa olisi papereiden suhteen edelleen.
Löytyykö kohtalotovereita?
Sama tilanne täälläkin. Opekamat ja lasten jutut olleet 20v järjestämättä. Ollut monta kesälomaa pilaamassa ajattelua. Urakka on iso; sen vuoksi aloitus tai tekeminen lykkääntynyt.
Tämä on totta. Mitä isommalta urakka tuntuu, sitä korkeampi kynnys aloittaa. Tällä kertaa näiden setvimiseen ei mennyt kuin noin tunti, koska sitten löysinkin mappeja joihin arkistoivat kuuluivat, en vain muistanut että olin jo tehnyt sellaiset… Tämäkin on yksi. Että muistaisi oman systeeminsä, kun sen on kertaalleen luonut.
Itselläni on yhdessä kaapissa kansiot eri papereille: kesämökkiin, asuntoon liittyvät kauppakirjat ym., remontteihin liittyvät, verot, terveyteen liittyvät jne. Mutta tuleeko säilytettävää niin paljon viikoittain? En säästä esim tavallisia laskuja maksamisen jälkeen kun tapahtuma näkyy kuitenkin verkkopankissa. Pankin tallelokerossa on kuitenkin asunnon osakekirja ja testamentti, sähköisenä.
Kortteja säästän jonkin aikaa ja vain erikoistapauksissa säästän muistolaatikkoon.
Ei tule viikoittain, minäkään en enää juurikaan säästä laskuja, ja yritän siirtyä e-laskuihin mahdollisuuksien mukaan. Mutta nyt oli esim. omia laboratoriotuloksia, lapsen todistuksia, ja mökin remonttiin liittyviä papereita arkistoitavana. Kaikenlaista sekalaista. Löysin myös ulkomaiden valuuttoja, joita oli jäänyt joltain matkalta, ja mietin että ne varmaan kannattaisi käydä muuttamassa euroiksi. Ennen kuin tästä taas lomalle lähdetään ulkomaille euroalueen ulkopuolelle, siihen voi mennä pitkä aika. Turha säästellä noita rahoja odottelemassa.
Jos ei kyse ole valtavista summista, niin meillä on annettu lapsille leikkimökkileikkeihin rahaksi nuo ulkomaan reissuilta jääneet rahat. Tämä painoi meinaan itseäni pitkään, kun en todellakaan jaksa lähteä pankkiin asti vaihtamaan niitä, mutta en myöskään voi vaan heittää roskiin. Joten lasten ilo, kun saivat laskea ja käyttää kauppa ja ravintolaleikeissä niitä, oli ehdottomasti paras ratkaisu! Suosittelen. Vaikka naapurille, jos omat on jo turhan isoja.
Minä onlen myös pieniä valuuttasummia lahjoittanut letokentillä keräyslaatikoihin. Jokaiselta kentältä näyttää löytyvän jonkin hyväntekeväisyystahon laatikko, johon keräävät kaikkia valuuttoja. Eli seuraavaan reissuun kun lähden, laitan ylimääräiset hilut helppoon taskuun ja heitän laatikkoon kun sellainen tulee lentokentällä vastaan. Kaiken helpoimmalla pääsee, eikä menetä montaa euroa.
Tutulta tuntuu. Oman laatikkoni perkaan pari kertaa vuodessa. Onneksi moni paperi on nykyään sähköinen, eikä paperia niin kerry.
Tällä lomalla sain laitettua nuorimpien kummilasten ristiäiskuvat valokuvakansioon. Vanhin on jo koululainen, joten kovin ryhdikäs en ole ollut tämän suhteen.
Aplodit valokuvien kansioimiselle. Siinäpä toinen savotta!
Paperit on haastavia. Ennen vielä enemmän, kun paperipostia tuli paljon enemmän. Meillä on yksi pieni 5cm korkea laatikko (a4 kokoa) lipastossa, jonne ns. tärkeät postin tuomat (ja satunnaiset muut) säilötään (tällä hetkellä mm. lapsen todistus syksyä odottamassa). Kun laatikko täyttyy, sen sisältö käydään läpi (noin 2v. välein, siis yllättävän vähän noita tulee, kun palkkakuitit, veropaperit, laskut jne on sähköisessä muodossa), pääosa paljastuu turhiksi ja säilytettävät menee mappeihin (joissa jonkinlainen lajittelusysteemi vuosien takaa, oikeasti jos jotain paperia myöhemmin etsii pitää kaikki selata läpi). Se, että kaikki (uusimmat) paperit on yhdessä paikassa helpottaa niiden löytämistä, sen kun selaa pinon läpi.
Kotijemmojen lisäksi on tallelokero. Vuoden vaihtuessa havahduin siihen, että mun vanhemmat työtodistukset on ”jossain” ja se olikin jännittävä homma löytää paperit (vaan sellaisen 15v. työuran verran, hups). Ei olleet tallelokerossa, eikä loogisessa paikassa, missä niiden ois pitänyt olla. Lopulta kun olin kääntänyt jo aika monta paikkaa ympäri, aloin miettiä milloin viimeksi oon tarvinnut niitä ja muistin työhaastattelun vuodelta 2014, jolloin olin laittanut työtodistukset kulmalukkokansioon, joka oli sitten survottuna muiden (tyhjien) kulmalukkokansioiden sekaan.
Paperikategorian haastavimmat on postikortit. Lapsen isovanhemmat lähettelevät aika paljon kortteja ja hetken ihailun jälkeen survon ne keittiön laatikkoon. Sieltä sitten jossain vaiheessa ”turhimmat” suoraan paperinkeräykseen ja jotkut erityiset lapsen tavaroihin jemmaan….mutta nämä on haastavia kyllä.
Juuri tämä. Minäkin säästän lasten saamia kortteja, mutta rajansa kaikella. Tavallaan ne ovat tosi hauskoja muistoja, ja omat vanhat kortit edelleen, koska niitä ei enää lähetellä, mutta niiden säilytys aiheuttaa harmaita hiuksia. Minulla on selvästi ongelmana jonkinlainen perfektionismi, koska haluaisin kansiosysteemistä niin vedenpitävän, että löytäisin automaattisesti kaiken mitä etsin. Harmi vain, että sellaisen suunnittelu on jokseenkin vaikeaa, enkä halua mitään huonompaakaan systeemiä…
Mulla esteeksi järjestykselle meinasi nousta papereiden rei’ittäminen, joten mulla on eri värisiä kulmalukkokansioita, joissa säilytettävät paperit on.
Lasten virallisille papereille on jokaiselle lapselle yksi tuollainen kansio, se on riittänyt koulupapereille ja terveyspapereille, vaikkei yksi lapsista perusterve ollutkaan pienenä.
Laitan paperit kansioihin suoraan eli meillä ei mitään välipistettä ole. Laskuille on pyykkipoika keittiön seinällä, siitä maksetaan ja lasku roskiin (kotitalousvähennykseen oikeuttavat menee veropaperikansioon siitä). Taloon liittyvät paperit on yhdessä, henkilökohtainen verotus ja kuitit yhdessä, terveyspaperit yhdessä jne. Tallelokeroa ei ole, mutta nyt aloin miettiä, että ehkä testamentista ym. voisin ottaa kuvat ja tallettaa pilveen, siltä varalta että tulipalo iskisi.
Kun on joskus innostusta, katson kansioita läpi ja hävitän jos on jotain mikä ei enää ole tarpeen säästää.
Tämä on laiskan systeemi, olen tosi laiska mutta pidän siitä, että kaikki on järjestyksessä, joten olen yksinkertaistanut kaikki mahdolliset rutiinit parhaani mukaan.
Laskuja säästän tosi vähän, paitsi sellaisia, joista saa kotitalousvähennyksen. Mapitettavaa on aika vähän, se on totta, ja riittää että niitä vaikka kerran vuodessa laittaa paikoilleen. Fuskaan niin, että esim. lapsen todistukset ovat tulleet isossa kirjekuoressa, ja olen rei’ittänyt vain sen kuoren, ja kaikki paperit ovat sitten siellä sisällä. Samoin suosin valmiiksi rei’itettyjä muovitaskuja, jonne tungen papereita.
Voi, tämä on mun lempihommaa…niin kuin kaikki muukin järjestely. Siivouksesta en sen sijaan tykkää yhtään:) . Olen muuttanut kaksi kertaa kahden vuoden sisään ja aina pienempään asuntoon. Se on pistänyt pakostakin miettimään nämä paperitkin uudestaan. Mulla on aina ollut mappisysteemi, mutta tein siihen jättimäisen karsinnan ennen edellistä muuttoa. Totesin, etten ehkä tarvitse 20v vanhoja palkkakuitteja sun muita enää.
Periaatteessa jakoni on sellainen, että on
-mappi vanhoille todistuksille tms. (ne olen halunnut säästää ekaluokasta lähtien, lapsille olen koonnut omat tärkeät jokaiselle omaan mappiin, jonka sitten annoin mukaan, kun muuttivat kotoa)
-pankkimappi, jossa on erilaisia sopimuksia yms.
-veromappi, jossa on lähinnä verotuspäätökset ja muut sellaiset verottajalta tulleet paperit -vakuutusmappi, joka ei juurikaan enää täydenny, kun kaikki on sähköisenä
-laskumappi, jossa on hajanaisia laskuja, jotka olen kokenut tärkeäksi säästää, lähes kaikki on kuitenkin e-laskuina eli tämäkin täydentyy hyvin satunnaisesti
-asuntomapit, joissa kaikki asuntoihin liittyvät paperit kauppakirjoista remppakuitteihin eli jos ja kun esim. verotukseen pitää jotakin asuntoihin liittyvää laittaa, ne löytyvät näistä
Näistä ainakin nuo vakuutus- ja laskumappi ovat katoavaa kansanperinnettä, kun kaikki alkaa olla sähköisissä palveluissa, niistä varmaan seuraavana luovun. Muistakin yritän vanhimmasta päästä aina tyhjennellä turhiksi käyneitä papereita pois.
Sellaisessa kodin kansio -tyyppisessä minulla on takuukuitteja, joitakin käyttöohjeita ja esim. terveyteen liittyviä papereita. Vaikkapa silmälasien vahvuuslaput löytyisivät täältä. Lisäksi minulla on yksi lokero käsittelyä odottaville papereille. Sieltä voi löytyä vaikka maksamista odottava paperilasku ja lehdestä repäisty resepti, jonka säilömistä reseptilaatikkoon pohdin vielä.
Valokuvien järjestämisessä olen ollut toivottoman huono. Loppuvuodesta rykäisin yhtenä perjantai-iltana ja kävin kaikki vanhat valokuvani läpi. Tein monta pinoa; itselle, lapsille ja eksälle, ystäville ja sitten ison roskapinon. Päätin, että Mallorcan reissusta vm-86 ei tarvitse olla albumillista muistokuvia, riittää pari. Tällä taktiikalla vähensin valokuvien määrää 4 isosta säilytyslaatikosta yhteen ja tein monta ihmistä iloiseksi, kun saivat nipun vanhoja kuvia. Onneksi nuo digikuvat säilöytyvät pienemmässä tilassa. Niitä en kyllä taida ehtiä koskaan kunnolla läpikäymään, mutta mitäs siitä 🙂 .
Ajattelen, että paperien selätyksessä nykyään on tärkeintä estää niiden sisääntulo eli kaikki mahdollinen sähköiseksi. Samasta syystä näiden mun mappieni määrä jatkossa varmasti vähenee.
Kun luen listaasi, huomaan että iso ongelma on se, että tiedä mihin kansioon lajittelisin mitäkin. Esimerkiksi asunnon remonttiin liittyvät kuitit – ovatko ne verokansiossa vai asuntokansiossa? Koska minun logiikallani ne voisivat olla kummassa tahansa. Verokansiossa siksi, että kuittia tarvitaan verotukseen, mutta toisaalta olisi hyvä, että kaikki asuntoon tehdyt remontit olisi dokumentoituina yhdessä paikassa. Tässä kiteytyy arkistoinnin suurin ongelma! Tätä täytyy vähän pureskella lisää, että miten nämä kannattaisi arkistoida, jotta kaikki löytyisi helposti.
Itse säilön verotukseen ilmotettavat ensin siellä missä kaikki muutkin ilmotettavat ja vasta ilmotuksen teon jälkeen siirrän ”omille paikoilleen”.
Samaisessa kansiossa on lista maksettavista laskuista joka kuukaudelle (muuten en muista kaikkia, ku tulee sähkösenä pankkiin ja sähköpostiin ja osa paperisena. Toki siihen on listattu myös suoravelotuslaskuthi ja bussiliput jne.).
Sitten on erikseen kansio työtodistuksille, joka helppo napata mukaan tarpeen vaatiessa, ja yksi kansio kaikille muille papereille, jonka perkaan aika ajoin, niin pysyy paperimäärä kohtuullisena. 🙂
Valokuvia on pieni laatikollinen, pitäs viittiä käydä läpi ja siirtää albumeihin. Albumit ja kiinnikkeet olis jo. 😀
Ongelmallisinta arkistoinnissa taitaa tosiaan olla se, mihin kansioon minkäkin paperin laittaisi, että sen sitten tarvittaessa helposti löytäisi. Hyvä esimerkki on vaikkapa juuri tuo, kuuluuko remonttilasku verotus- vai asuntomappiin. Olen ruvennut toimimaan niin, että laitan kaikki asuntoa koskevat paperit samaan mappiin, myös ne remppalaskut, joista saa kotitalousvähennystä. Veromappiin sitten merkitsen ko. vuoden papereihin, että kotitalousvähennystositteet löytyvät asuntomapista. On paljon muitakin tositteita, joita voisi kuvitella etsivänsä monenkin eri aiheen mapista. Itsellä on joissain mapeissa päällimmäisenä paperi, johon olen kirjoittanut, missä toisessa mapissa jokin paperi on. Helpottaa silloin, kun paperia tarvitsee, eikä se olekaan siellä, mihin kuvittelee sen laittaneensa. Oma arkistointihetken logiikka kun näkyy tuppaavan unohtumaan. Valokuvien säilyttämisen ratkaiseminen taas on niin valtava haaste, että sen aloittaminen tuntuu lamaannuttavan suurelta urakalta. Siihen ei oikein saa ryhtyneeksi.
Arkistoinnin logiikka todella unohtuu välillä minultakin, siinä määrin jopa että unohdan kokonaan arkistoineeni jotain. Löysin äskettäin kansioita, jotka olin tehnyt ties milloin (en muista) mutta luulin ettei sellaisia ole olemassakaan. Iloinen yllätys kun löytyi. Haluaisin kuitenkin sellaisen systeemin, ettei tätä tapahtuisi, vaan olisi itsestään selvää mihin kaikki menee.
Paperia suurempi ongelma on minusta nykyisin digitaalisen materiaalin arkistointi. Paperia tulee niin vähän, että yksi lokero riittää ja sen läpikäynti kerran pari vuodessa. Sähköpostiin ja muihin kanaviin sen sijaan tulee vaikka kuinka paljon materiaalia, joka ehkä pitäisi arkistoida ja tallentaa johonkin. Tähän digiarkistointiin en itse vielä ole keksinyt hyvää systeemiä ja materiaalia on nyt vähän siellä sun täällä.
Kun joskus jaksaisin miettiä tämän systeemin kunnolla niin ehkä sitten sitä tulis ylläpidettyä. Kynnys aloittamiseen on siinä, että kun tekee koneella 8h päivässä töitä ei millään vapaa-aikana jaksais ottaa konetta 3sille ja alkaa käydä asiaa läpi.