Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.
Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.
Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.
Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.
Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:
- Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
- Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
- Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
- Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
- Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
- Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
- Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
- Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.
Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.
Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.
Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.
Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?
Minä se olin joka tätä asiaa taisin viimeksi sinulta kysellä. Koska asumme omakotitalossa, meillä on postilaatikko ulkona. Kun haen postin (mikä ei ole joka päivä), avaan kaikki postit tullessani laatikolta pihaan. Jotain päätyy jo pihalla paperikeräykseen, esim. nimellä tulevat mainokset (ilmaisjakelua meille ei tule). Postit jotka hyväksytään taloon sisään asti menevät näin: laskut käsilaukkuun sillä maksan ne aina töissä. Muistettavat asiat, kuten jokin ajanvaraus, keittiön ilmoitustaululle. Miehen postit hänen työpöydälleen. Sellaista, joka ei vaadi toimenpidettä ollenkaan mutta täytyy arkistoida menee työhuoneessa olevaan kansioon.
Sitä mietin, että kun kerran maksoit laskuja, miksi et maksanut samalla niitä seruaavan viikon eräpäivän laskuja, jolloin ne olisi saanut heti poiskäsiteltyä? Muuten minusta sinulla vaikuttaa olevan hyvä systeemi, kun kaikki paperit ovat yhdessä paikassa.
Kahdesta syystä: koska on periaatteessa edullisempaa maksaa vasta eräpäivänä tai lähellä sitä, kuin esim. 6vkoa etukäteen. Toinen syy on se, että tämän systeemiin filosofiaan kuuluu tehdä vain pakollinen. Tykkään siitä ajatuksesta kovasti. Koska en pidä papereiden pyörittelystä enkä laskujen maksamisesta, teen vain tarpeellisen. Jos systeemi toimii kuten pitää, mitään ei silti jää koskaan tekemättä, koska seuraavalla viikolla tehdää taas se, mikä on sillä viikolla pakko, ja niin edelleen. Tämä muuten myös edistää sitä, että pino tulee käytyä joka viikko läpi, koska alitajuisesti tiedän, että siellä on hoidettavia asioita. Niistä ei silti tarvitse stressata, koska ne ovat siellä tallessa odottamassa. Jos hoidan paljon etukäteen, jätän paperit helposti katsomatta kokonaan, koska ”mähän olen tehnyt jo kaiken”. Mutta muisti pettää, ja sitten jotain jääkin hoitamatta.
Olikohan tämä vähän epälooginen selitys, vai saitko ajatuksesta kiinni?
Minua häiritsisi tässä systeemissä se, että asiaan ei voisi puuttua heti, vaan pitäisi odottaa seuraavaan maanantaihin 😀
Näin me kaikki ollaan erilaisia 🙂 Minusta on hauskaa kun ei _tarvitse_ tehdä mitään. Siis voi jättää jotain tekemättä. Miten mahtavaa 🙂 Mutta ymmärrän kyllä että asian voi nähdä myös päinvastoin. Mikäänhän ei estä hoitamasta kaikkea heti, mutta kun tämä on kotitöistä se ankein, tämä lykkääminen sopii mulle.
Sama juttu mulla, keskeneräiset asiat vaivaavat siihen saakka, kunnes ne on saanut valmiiksi! Monessa asiassa tämä on hyvä ominaisuus: siivous, muutto, matkan suunnittelu jne. tulee tehtyä kerralla valmiiksi. Mutta on siitä harminsakin, esim tänään pidensin työpäivääni 10 min, koska halusin saada homman valmiiksi. Aikaa olisi kyllä ollut huomisaamunakin, mutta minkäs seepra raidoilleen voi. Viime viikolla neljä työpäivää venähti samasta syystä, välillä enemmän välillä vähemmän… Mutta eipähän paperit kasaudu!
Itselleni ei tule juurikaan paperia sillä kaikki vakkarilaskut olen ottanut e-laskuina. Lisäksi minulla on laskutili joka rullaa niin hyvin että voin käytännössä joka laskun tultua maksaa sen heti. Näin usein teenkin ja se tuottaa minulle iloa. Itse en ymmärrä miten olisi edullisempaa maksaa lasku vasta eräpäivänä? Olen muidenkin kuullut sanovan näin. Osaisitko sinä selvittää tämän logiikan minulle?
Se liittyy siihen, kenen tilillä rahat ovat. Jos ne ovat minun tilillläni, ne kasvavat korkoa siihen asti kunnes maksan laskun. Jos maksaa kovin etuajassa, antaa korkoedun sille, joka rahat saa. Nykyisillä koroilla tämä on tietenkin täysin marginaalista, mutta kyse on enemmän periaatteesta.
On kyllä niin marginaalista että mun puolesta voivat laskuttajat nauttia jos ylimääräistä tuloa mun pennosista saavat 🙂 itse kun en korkoa saa kasvatettua niin mulle se raha on sama maksoin milloin vain. Ja kun maksan heti ainakin vältyn vahingossa kertyviltä viivästyskoroilta tai muistutuskuluilta 🙂
Kiitos muuten ennätysnopeasta vastauksesta!
Mutta voihan laskun syöttää verkkopankkiin veloitettavaksi vasta eräpäivänä?
Joo, tämä olisi kyllä ihan hyvä toimintatapa myös.
Mulla tulee kaikki laskut e-laskuina tai Netpostiin. Mulla on laskutili, jonne laskun tullessa siirrän rahaa laskun summan verran ja hyväksyn laskun heti. Laskutililtä laskut menee eräpäivänä maksuun ja korkoetu pysyy mulla 🙂 Hahmotan myös paremmin, paljonko rahaa on käytettävissä tällä systeemillä.
Minullakin monet laskut ovat jo e-laskuina, mutta on yksi kuukausittaisin maksettava, jota en ole onnistunut yrityksistä huolimatta siirtämään e-laskuksi. Sitten tulee lasten kerho- ym. maksuja satunnaisesti, sekä näitä lehtitilauksia. Sähköt, vakuutukset ym. juoksevat menevät automaattisesti tililtä.
Mulle tulee laskuja ehkä kerran kuukaudessa paperisena…Jos sitäkään. Kaikki muut kuitataan pankissa maksettavaksi eräpäivänä. Ja tämän kuittauksen teen yleensä kerran viikossa.
Samalla katson että laskutilillä on tarpeeksi rahaa laskuihin. Minä ja mies siirretään aina palkkapäivänä sopiva summa tälle tilille joten siellä on yleensä sopivasti rahaa. Jos ei niin sitten siirretään lisää.
Molempien omat laskut maksetaan omilta palkkatileiltä ja samalla systeemillä. Kerran viikossa kuittaus verkkopankissa.
Laskut ei meillä ole enää ongelma vaan kaikenlaiset muut hoidettavat asiat josta ei paperia ole edes olemassa…ne kerään itselleni Keepin listalle ja hoitelen säännöllisesti pois.
Kuulostaa sillä että teillä hyvä ja tehokkaaksi hioutunut rutiini. Totuuden nimissä ei mullekaan niitä laskuja läheskään joka viikolle kerry. Mutta ylipäätään kaikkien papereiden käyminen läpi on hyödyllistä, koska sillä lailla pysyy sopivasti mielessä hoidettavat asiat, ja tulee arkistoitua tarvittavat.