Arkistoinnin äärellä (taas)

Reilut vuosi sitten selvitin järkyttävän paperihässäkän, joka oli kertynyt muutaman vuoden aikana. Karsin joukosta roskat, lajittelin loput ja kehitin lopuksi uuden systeemin. Selasin noita vanhoja tekstejä, ja totesin siellä olevan paljon hyviä havaintoja. Miksi sitten asia on taas esillä? No tietenkin siksi, että homma ei raivaamisen jälkeen mennyt ihan putkeen.

Vannoin itselleni, etten enää ikinä halua päästää tilannetta yhtä pahaksi, kuin se oli viime kerralla. Valitettavasti en kuitenkaan onnistunut täysin pitämään lupaustani. Vuoden aikana paperikaaos oli taas vallannut alaa, kunnes sietokyky ylittyi tällä viikolla. Tilanne oli kuitenkin vähän parempi kuin viimeksi. Ensinnäkin selvitettävää oli lyhyemmältä ajalta. Toiseksi papereiden lajittelu on paljon helpompaa, koska viime vuonna keksimäni systeemi on ihan pätevä edelleen. Minulla on siis kansio omille papereille, lapsen papereille ja taloyhtiön asioille. Alunperin suunnittelin myös autokansiota, mutta sen osalta tilannetta täytyy tarkastella jossain vaiheessa uudelleen. Joka tapauksessa kolme edellä mainittuakin täyttää tarkoituksen oikein hyvin.

Eilen lajittelin, järjestin ja mapitin lapsen ja taloyhtiön paperit. Omat ovat vielä osittain irrallaan, mutta ainakin ne on nyt eroteltu muista papereista. Sitten on vielä läjä sellaista epämääräistä paperisälää, joka täytyy jälleen kerran käydä läpi. Huomasin, että paperihommat ovat edelleen sekä aikaa että energiaa vievää puuhaa. Päätöstenteko on se rasittavin juttu – säästetäänkö vai ei? On aika tyhmää oikeastaan lykätä päätöksentekoa sillä verukkeella, ettei nyt oikein jaksaisi. Kun ei se asia nimittäin mihinkään häviä, vaan päätöksen vain lykkääntyy ja kasaantuu. Lopulta niitä pitää sitten tehdä monta peräkanaa, koska ei ole viitsinyt tehdä yhtä kerrallaan aiemmin. Ehkä nyt vihdoin opin.

Viimeksi havaitsin, että yksi iso syy hässäkälle oli se, että jatkokäsittelyä odottavilta papereilta puuttui oma paikka. Niinpä niitä vaelteli pitkin työhuonetta vähän joka hyllyllä. Näin vuoden verran tätä asiaa lykättyäni asiaan saatiin vihdoin muutos:

WP_000929

Tässä sen nyt on. Tuollainen paperilaatikko, jonka kyljessä lukee mitä siellä on. Se, miten näinkin yksinkertaisen ratkaisun toteuttamiseen voi kulua vuosi, on omankin käsityskykyni ulottumattomissa… Luulen (eli toivon hartaasti) että tämä ratkaisee vihdoin pyörivien paperien ongelman. Ensinnäkin kaikki on nyt yhdessä paikassa, ja toiseksi näen milloin kotelo alkaa täyttyä, jolloin tiedän että on viimeistään aika toimia. Oikeasti tämähän on vain välietappi papereille, jotka odottavat sitä päätöksentekoa. Mutta koska tunnen itseni ja tiedän ettei heti paikalla käsittely tule onnistumaan, niin tässä ne nyt ainakin pysyvät tallessa.

Onko kenelläkään muulla samanlaisia haasteita arkistoinnin saralla?

Sininen, punainen, vihreä

Kyseessä ei ole maamme hallituspohja, vaikka otsikosta voisikin niin päätellä. Ei, kyseessä on henkilökohtainen arkistointisysteemini, joka koostuu kolmesta mapista: sinisestä, punaisesta ja vihreästä. Sinisessä on omat paperit, punaisessa lapsen paperit ja vihreässä asuntoon liittyvät paperit. Auton paperit ovat toistaiseksi riipparissa. Järjestelmä ei ole vielä täydellinen, sillä mukana on papereita, jotka todennäköisesti voisi heittää pois, mutta haluan saada niihin kuitenkin varmuuden ennen kuin viskaan mitään menemään. Muutama ylimääräinen pahvikansio täytyy samoin vielä käydä läpi, ja siirtää niistä löytyvät paperit oikeisiin osoitteisiin.  Puutteistaan huolimatta tilanne on noin 100% parempi kuin reilu viikko sitten. Vaikka aionkin jatkaa projektin kimpussa niin kauan, että saan karsittua kaikki ylimääräiset paperit ja kansiot pois, tilanne on nyt kuitenkin sellainen, että voisin periaatteessa jättää homman tähän pisteeseen. Nyt tiedän, mistä kaikki paperit löytyvät, sekä minne uudet laitan.

Oli mielenkiintoista havaita, miten vaikeaa papereiden karsiminen ja järjestäminen oli, vaikka nimenomaan halusin tehdä sen. Mieleen nousi toistuvasti kaksi ajatusta: 1) en tiedä mitä tälle pitäisi tehdä, ja 2) en jaksaisi päättää sitä nyt. Toisin sanoen juuri ne ajatukset, jotka olivat johtaneet alkuperäiseen tilanteeseen (eli kaaokseen). Tällä kertaa en vain antanut periksi. Oikeastaan ratkaisu ei ollut kovin vaikea: ensin piti päättää säästetäänkö paperi vai ei, ja jos säästetään niin mihin niistä neljästä mapista se kuuluu. Näin kirjoitettuna koko juttu kuulostaa äärimmäisen helpolta, mutta käytännössä se ei sitä ollut. Miksiköhän?

Ehkä homma olisi ollut helpompi, jos joku olisi ollut apuna. Luulen, että ammattiraivaajien (professional organisers) etu on juuri siinä, että heidän avullaan keskittyminen ei herpaannu, ja toisaalta raivaaminen ei mene liian vakavaksi. On jotenkin helpompaa tehdä päätöksiä silloin, kun joku ulkopuolinen kysyy tarvitsetko tuota todella. Äsken papereita mapittaessani törmäsin sim-korttiin, jonka alkuperästä en ole ihan varma. Ilmeisesti se on joskus ollut työkännykässäni, mutta siitä on vuosia aikaa. Sim oli kirjekuoressa. Tiedän, että minulla on vain yksi puhelinliittymä, ja tiedän myös sen, ettei työpaikalla ole kaivattu yhtä sim-korttia. Kortti on siis tarpeeton ja sen voisi hävittää. Kuitenkin kun pidin kirjekuorta kädessäni, en ollut varma mitä sille pitäisi tehdä. Niinpä päätin säästää sen varmuuden vuoksi. Nyt tätä kirjoittaessa ymmärrän, että säilyttäminen on tarpeetonta. Voin käydä heittämässä sen roskiin.

Arkistointiasiaa alkaa tulla jo korvista ulos, joten seuraavaksi kirjoitan jostain ihan muusta. Toiveita voi esittää kommenttiosastolla!

Hiljaa hyvä tulee

Arkistointisysteemini tulee olemaan rungoltaan seuraavanlainen:

  1. Autokansio
  2. Asuntokansio
  3. Lapsen kansio
  4. Henkilökohtainen vuosikansio

Autokansioon säilötään nimensä mukaisesti kaikki mahdolliset autoon liittyvät dokumentit. Tämä on helppo ylläpitää, sillä sinne ei helposti sekaannu mitään muuta. Tällä hetkellä autoa varten on yksi lokero riippukansiossa, yksi pahvikansio ja pari muovitaskua. Nämä yhdistetään yhteen mappiin ja paperit järjestetään aiheen mukaan.

Asuntokansioon laitetaan kaikki taloyhtiöön liittyvät paperit, kuitit ja tiedot remonteista, sähkölaskut sekä mahdollisesti kotivakuutukseen liittyvät paperit.

Lapsen kansioon tulevat hänen henkilökohtaiset paperinsa, lääkärikäyntien dokumentit ja reseptit, neuvolasta ym. saadut ohjeet jotka olen katsonut tarpeelliseksi säilyttää, sekä kaikki KELAn lähettämät paperit lapsilisistä yms. Jälkimmäiset tulevat toki minulle, mutta itselleni on loogisinta säilyttää niitä muiden lapseen liittyvien paperien joukossa. Lapsen kansioon EI tallenneta minkäänlaisia muistoesineitä kuten piirustuksia, vaan siellä pidetään ainoastaan virallisia papereita.

Henkilökohtaiseen vuosikansioon arkistoin kaikki muut omat paperini. Toisin sanoen paperit, jotka tulevat omalla nimelläni, eivätkä kuulu kahteen edellä mainittuun ryhmään. Koska haluan pitää homman niin yksinkertaisena kuin mahdollista, en luultavasti hanki edes välilehtiä. En todellakaan yritä järjestää papereita hakusanojen mukaan aakkosjärjestykseen. Riittää, että saman aiheen paperit ovat yhdessä. Papereita tarvitsee etsiä niin harvoin, että ei haittaa vaikka sitä varten joutuisikin plaraamaan ensin puoli kansiota läpi. Pääasia on, että tiedän paperin varmuudella löytyvän muiden joukosta.

Jotta oma vuosimappi ei täyty turhaan, aion muuttaa tiliotteeni ja kaikki mahdolliset laskut e-laskuiksi. Vuosimappi suljetaan kalenterivuoden vaihtuessa, ja joka vuoden alussa aloitetaan uusi. Muut kansion toimivat niin kauan kuin niihin mahtuu paperia.

Toteutusta vailla…

Paperiprojekti ei ole tänään edistynyt muuten kuin ajatuksen tasolla. Olen lueskellut Rita Emmetin Kaikki paikallaan – rojun taltuttajan käsikirjaa sekä Anne Te Velde-Luoman Kaaoksen kesyttäjää saadakseni niistä hyviä vinkkejä arkistointiin. Olen myös miettinyt, mitkä asiat ovat omassa arkistointijärjestelmässä avainasemassa. Kirjoista on ollut apua, sillä vinkkien lisäksi olen myös tajunnut, millaista arkistointijärjestelmää EN halua.

Ensinnäkin systeemin pitää olla mahdollisimman yksinkertainen ylläpitää. Papereihin pitää päästä mahdollisimman helposti käsiksi. Ne pitää myös saada paikalleen ilman erityisiä kommervenkkejä. Yksikin ylimääräinen liike, ja homma jää tekemättä. Minun pitää kehittää fyysisestä arkistoinnista niin helppoa, että sen tekeminen ei vie aikaa eikä vaadi juurikaan ajatustyötä. Toisaalta myös arkistointitavan pitää olla tarpeeksi yksinkertainen. Kaaoksen kesyttäjässä ehdotetaan omia kansioita kaikenlaisille aiheille ja projekteille, mutta näen jo nyt että se ei ole systeemi, joka sopisi minulle.

Toiseksi tajusin, että tarvitsen jonkun systeemin postin käsittelyyn. Pitäisi olla joku paikka, jonne laitetaan sellaiset paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, kuten laskut. Joku hylly, teline tms. missä ne pysyvät erillään muista ja josta ne voi siirtää lopulliseen arkistoon sitten kun tarvittava toimenpide on tehty, esim. lasku maksettu.

Kolmanneksi fyysisiä säilytyspaikkoja täytyy olla mahdollisimman vähän. Tällä hetkellä meillä on erinäisiä muovitaskuja erinäisissä lokerikoissa. Haluan kehittää systeemin, joka minimoi lokerikoiden ja muovitaskujen määrän.

Neljänneksi olen tajunnut, että säilytän todella paljon paperia varmuuden vuoksi – toisin sanoen koska en tiedä, pitäisikö se säilyttää vai ei. Varmuuden vuoksi olen siis säilönyt kaikenlaista, siltä varalta että kyseistä paperia ehkä joskus vielä tarvittaisiin. Tämä ongelma ei ratkea, ennen kuin olen selvittänyt mitä oikeasti pitää säästää, ja mitä voi heittää hyvällä omalla tunnolla pois. Arvelen että tämän ongelman kanssa painii joku muukin, joten koostan tänne oman postauksen aiheesta myöhemmin kun asiat on selvitetty.

Siisteiksi nipuiksi

Jee jee jee! Taas yksi vaihe takana. Olen tänään käynyt yksitellen läpi jokaikisen paperin tuosta 1,6kg painavasta pinosta. Useaan otteeseen vastaan tuli papereita, jotka aiheuttivat spontaanin ”en todellakaan haluaisi ajatella tätä nyt” -reaktion. Pakotin itseni siitä huolimatta päättämään jokaisen paperin kohdalla säästetäänkö toistaiseksi vai laitetaanko pois. Se kannatti, sillä noin kolmasosa papereista osoittautui tarpeettomiksi.

Ensimmäiseksi lajittelin  paperit kymmeneen pienempään pinoon. Niistä löytyi mm. veroihin, kiinteistöihin, terveyteen, pankkiasioihin, puhelinliittymään yms. liittyviä papereita. Yhdessä pinossa oli yksittäisiä sekalaisia papereita, jotka eivät oikein kuuluneet mihinkään ryhmään.

Toisessa vaiheessa kävin em. pienemmät pinot yksi kerrallaan läpi. Karsin edelleen tarpeettomia pois ja lajittelin paperit kronologiseen järjestykseen. Tein samalla vielä tarkempaa lajittelua, ja lopulta isompia ryhmiä jäi jäljelle kahdeksan.  Niiden lisäksi jäi useita yksittäisiä papereita, jotka haluan säästää mutta jotka eivät kuuluneet mihinkään noista isommista ryhmistä.

Tällä hetkellä työhuoneen lattia on täynnä siistejä paperinippuja eri aihealueilta. Sitten on yksi kasa roskaa, joka oikeastaan kuuluisi silppuriin. Koska sellaista ei ole, täytyy miettiä miten saan kasan hävitettyä ilman tietosuojariskiä. Jäljelle jääneet pinot on käytävä vielä kertaalleen läpi siinä vaiheessa, kun lopullisesti arkistoin ne. Joukossa on todennäköisesti runsaasti dokumentteja, joiden säilyttäminen ei enää ole tarpeellista. Selvitän muutaman asian ja poistan sitten nekin sieltä joukosta.

Ja huomenna jatkuu taas! Mutta sanonpa vaan, että helpompaa olisi ollut tehdä ne yksittäiset päätökset (säilytänkö/laitanko roskin/jos säilytän niin missä) yksi kerrallaan silloin kun ne tulivat vastaan, kuin nyt kaikki kerralla.

Läjä

1 kiloa ja 622 grammaa sekalaista paperia. (Tämä on fakta, koska punnitsin pinon keittiövaa’alla.) Siinäpä tämän päivän urakka. Tavoitteena on tehdä ensimmäinen karkea lajittelu, jonka jälkeen paperit ovat suunnilleen omissa ryhmissään. Sitä seuraava hienosäätö jää huomiselle, koska tiedän etten tänään ehdi sitä tehdä.

Tiedän jo tässä vaiheessa, että tämä on työläs vaihe. Pinossa on nimittäin paljon sellaisia papereita, joille ei olemassa omaa paikkaa, tai joista en ole ihan varma pitäisikö ne säilyttää. Toisin sanoen edessä on monta yksittäistä päätöstä (joiden tekemistä olen siis lykännyt viimeiset pari vuotta…)

Iltapäivällä jälleen raporttia projektin etenemisestä.

Projektipäivitys

Tänään tehtyä:

  • Autopino käyty kunnolla läpi. Tarpeettomat heitetty paperinkeräykseen, loput järjestetty aiheen mukaan yhteen kansioon.
  • Eroteltu omat ja lapseen liittyävät paperit toisistaan.
  • Lajiteltu jälkimmäinen ryhmä aiheittain muovitaskuihin.

Tähän kaikkeen meni jälleen noin tunti. Tunsin saaneeni paljon aikaan, ja palkitsin itseni urakan päätteksi skonssilla. Oikeastaan oli pieni kiusaus jatkaa omien paperien lajittelua eteenpäinkin, mutta tulin järkiini ja päätin jatkaa huomenna tai mahdollisesti vasta maanantaina. Omien papereiden pino on nimittäin korkea ja sekava, joten siihen uppoutuminen vaatii oman aikansa.

Tätä projektia tehdessä on noussut mieleen monia asioita arkistointiin ja papereiden hallintaan liittyen, joista varmasti kirjoitan oman postauksen sitten kun saan tämän valmiiksi. Tässä kuitenkin muutamia havaintoja lyhyesti:

  • Päätöksenteko on avainasemassa
  • Ryhmittely ja lajittelu ei välttämättä ole yksinkertaista
  • Mitä kannattaa säilyttää varmuuden vuoksi? Minkä säilyttäminen on turhaa?
  • Miksi arkistointi on niin työlästä (vastaus löytyy kohdasta 1)

Arkijärki ja paperiprojekti siirtyvät viikonlopuksi pienelle tauolle, mutta homma jatkuu maanantaina!

 

Paperiprojekti jatkuu

Eilisen operaation seurauksena minulla on nyt muutama ”raakapino” , toisin sanoen kasa, jossa on pelkästään minulle kuuluvia papereita sekä lapseen liittyviä papereita, sekä yksi kasa autoon liittyviä papereita. Tänään vuorossa on näiden tarkempi erittely:

  1. Roskien karsinta: Katsotaan jokainen paperi yksitellen läpi, päätetään onko se tarpeellista säilyttää vai ei. Laitetaan roskat suoraan roskiin.
  2. Säilytettävät paperit lajitellaan siten, että samanlaiset tulevat yhteen. Esim. autopinosta lajitellaan erikseen huoltopaperit ja -kuitit, katsastus, vakuutukset, verot jne.
  3. Niputetaan saman lajin paperit kronologiseen järjestykseen.
  4. Yhdistetään kaikki väliaikaisesti takaisin yhdeksi pinoksi.

Koska kaikki pinot mukaanlukien papereita on satoja, ajattelin pysytellä kohtuudessa tämänkin urakan suhteen. Tänään tavoitteena on yksi pino, huomenna seuraava ja niin edelleen. Kuten olen jo aiemmin sanonut, en halua riskeerata tämän onnistumista yhtään. Siksi teen niin pienen palan kerrallaan, että ehdin tehdä sen noin tunnissa. Sen verran jaksan keksittyä. Huonoin vaihtoehto olisi haukata kerralla liian iso pala, ja sitten jättää koko juttu puoliväliin kun aika loppuu tai innostus lopahtaa.

Projekti etenee vaiheittain. Sitten kun olen saanut kaikki raakapinot käytyä läpi ja lajiteltua ne asianmukaisesti, jäljellä on vielä säilytysratkaisun keksiminen. Voisin iltapäivällä tulla taas kertomaan, miten homma eteni.

 

Huh! Ensimmäinen vaihe takana

Reilun tunnin tiivistahtisen lajittelun tulos on tässä:

Ensimmäinen kierros, neljä pinoa.

Ensimmäisen lajittelukierroksen lopputuloksena on neljä varsinaista pinoa:

  1. omat paperit + lapseen liittyvät paperit
  2. miehen paperit
  3. auto
  4. sekalaista, lähinnä postikortteja ja muovitaskuja

Kuvassa näkyvä viiden ”pino” ei itse asiassa ole pino, vaan siinä pari paksua kirjekuorta, jotka kuuluisivat omien papereideni joukkoon, mutta eivät pysy pinon päällä. Roskapaperia kertyi suoralta kädeltä aikamoinen kasa, mutta heitin ne kierrätyskassiin sitä mukaa kuin niitä ilmaantui. Aikaa meni reilu tunti. Näiden lisäksi jätin koskematta muutaman kansion, joiden sisältö oli selkeästi merkitty ja oma kokonaisuutensa, kuten esim. taannoiseen muuttoon liittyvä kansio.

Tältä erää nuo pinot siirretään työhuoneeseen odottamaan. Seuraava askel on käydä omat ja autoon liittyvät paperit läpi tarkemmin, mutta siihen rupean vasta huomenna. Jossain vaiheessa täytyy myös tehdä postikortteihin liittyviä päätöksiä – annanko periksi tunteelliselle sielulleni, ja säästän toissavuotiset joulukortit jonnekin, vai pystyisinkö heittämään ne pois? Dilemma.

Arkistoinnin alku: tästä se lähtee

Projektin tavoite: kaikki paperit loogisessa järjestyksessä, kaikki löytyy etsimättä, ei kasoja, ei pinoja.

Edellisestä postauksesta kävi ilmi, että tällä hetkellä arkistointi on todella alkeellisella tasolla. Yön yli asiaa mietiskeltyäni olen päättänyt käydä ongelman kimppuun seuraavalla tavalla:

  1. Kaikkien papereiden etsiminen. Koska papereita on monessa eri pinossa, lokerossa ja laatikossa, ensimmäiseksi on pakko kaivaa ne kaikki yhtä aikaa esille, jotta saan kokonaisukuvan tilanteesta. Kaikki paperit kootaan keittiönpöydälle.
  2. Ensimmäinen ”raakalajittelu”. Tässä vaiheessa teen 5 pinoa: miehen paperit, autoon liittyvät, lapseen liittyvät, omat paperini, roskat. Roskilla tarkoitan esim. mainoksia yms.

Arvelen, että tähän saakka aikaa menee vähintään tunti, mahdollisesti enemmänkin. Kokemuksesta tiedän, että tässä vaiheessa alkaa väsyttää ja tympäistä, joten tauko on paikallaan. Ensimmäinen tavoite onkin saada kokonaisuus jollain tasolla hallintaan, jotta näen esimerkiksi sen, miten paljon paperia kaikenkaikkiaan on. Tässä onkin ihan riittävästi hommaa tälle päivälle.

Seuraavaksi täytyy selvittää, millaisia mappeja ja lokerikkoja meillä tällä hetkellä on, ja miten niitä voisi hyödyntää. Jos energiaa ja fiilistä riittää, teen tämänkin tänään. Jos taas ei, jätän suosiolla huomiseksi. Aion tehdä tämän urakan nyt viimeistä kertaa elämässäni, joten en halua tympääntyä siihen ennen kuin olen päässyt edes kunnolla vauhtiin.

Kolmas vaihe on papereiden täsmällisempi lajittelu omiin ryhmiinsä, esim. verot, tiliotteet, jne. sekä niiden arkistoiminen jollain toimivalla systeemillä. Tämä jää suosiolla huomiselle, tai ehkä viikonloppuun. Olen jo miettinyt, miten kaiken lopultakin arkistoin, mutta teen siitä oman postauksen sitten kun projekti on edennyt tarpeeksi pitkälle. Hyvä puoli tässä on, että lykättyäni projektin aloittamista viimeiset pari vuotta, olen siitä nyt aivan liekeissä! Eilinen autopapereiden etsintä toimi sopivana motivaattorina. En halua enää koskaan etsiä mitään tärkeää paperia pienessä paniikissa erilaisten pinojen uumenista, ilman selkeää käsitystä siitä, missä ko. paperit ovat.