Kaikissa juhlissa on jonkinlainen ohjelma. Joskus kyse on hyvin simppelistä kaavasta – esimerkiksi silloin, kuin vieraat tulevat, syövät ja lähtevät. Juhlien ainoa ohjelma on silloin yhdessä ruokaileminen. Sitten on juhlia, joissa on paljon erilaista ohjelmaa, kuten vaikkapa häät. Ohjelmassa on tuolloin siirtymisiä paikasta toiseen, ruokailua sekä erilaisia esityksiä kuten puheita ja musiikkia. Olivatpa juhlat millaiset tahansa, mielestäni aina kannattaa miettiä, millainen ohjelma juhlissa on, tavallaan tehdä juhlille käsikirjoitus etukäteen.
Käsikirjoitus tai juhlien runko tarkoittaa sitä, että etukäteen mietitään missä järjestyksessä asiat tapahtuvat, kauanko niihin menee aikaa ja mihin aikaan mitäkin tapahtuu. Tämä on olennaista, koska ilman suunnittelua juhlista puuttuu selkäranka. Eri vaiheet venyvät ja vanuvat, pahimmillaan ihmiset joutuvat odottelemaan toimettomina ja pitkästyvät. Lapset alkavat kitistä ja aikuiset pölistä. Tunnelma latistuu. Tai sitten ruoka ei ole ajoissa ja tulee nälkä, taikka yhtäkkiä tulee hirveä kiire. Tiedämme kaikki varmasti sen tunteen, kun on vieraana juhlissa jotka junnaavat paikoillaan. Siksi onnistuneissa juhlissa on aina joku, jonka vastuulla aikataulussa pysyminen on.
Etukäteen kannattaa miettiä, miten kauan esimerkiksi ruokailuun menee. Mitä enemmän ihmisiä ja mitä useampi ruokalaji, sitä kauemmin siinä kestää. Tämä pitää paikkansa sekä pöytiin tarjoiltuna että seisovassa pöydässä. Jos ensin haetaan alkuruoat, sitten pääruoka ja vielä jälkiruoka, jokainen vieras joutuu vaeltamaan kolme kertaa oman paikkansa ja noutopöydän välillä. Jos taas kaikki suolaiset on katettu kerralla ja vain kahvit ja kakku erikseen, homma nopeutuu merkittävästi. Avoimien ovien juhlissa ruokailulla taas ei ole samanlaista merkitystä, koska kaikki syövät omaan tahtiinsa.
Ruokailu on yleensä eniten aikaa vievä osa mistä tahansa juhlista, joten se kannattaa ottaa huomioon. Häissä ja merkkipäivillä ruokailun aikana pidetään usein puheita, joten nämä on syytä laskea kestoon mukaan. Samoin astioiden kerääminen pöydistä vie oman aikansa. Pitopalveluiden kanssa kannattaa neuvotella ruokailun aikatauluista jo tilausta tehdessä. Jos ollaan ravintolassa, tarjoilijoita on hyvä informoida etukäteen, missä välissä on tarkoitus esimerkiksi puhua tai antaa lahjoja, jotta palvelu toimisi jouhevasti.
Puheet, musiikkiesitykset ynnä muut ohjelmanumerot ovat ihan oma juttunsa. Ne kannattaa sijoitella tasaiseen tahtiin juhlien aikana. Ideana on, että vältetään tylsät suvantokohdat ja tasaisin välein tapahtuu jotain. Toisaalta on hyvä muistaa, ettei ohjelmaa yritetä tunkea liikaa, sillä kiireen tuntu ei ole pitkästymistä parempi vaihtoehto. Mitä enemmän juhlissa on esityksiä ja ohjelmanumeroita, sitä tarkemmin kannattaa miettiä, kauanko ne vievät yksittäin aikaa. Mukaan pitää laskea myös mahdolliset ohjelmaan liittyvät järjestelyt. Mieskvartetti voi vain marssia paikalle ja aloittaa serenadin ilman sen kummempaa valmistautumista, mutta bändin pitää tuoda soittimet, etsiä paikat ja kenties asentaa vahvistimet sun muut laitteet ennen kuin musiikki voi alkaa.
Oma lukunsa on myös erilaiset siirtymiset paikasta toiseen. Jälleen pitää ottaa huomioon, että siirtyminen ei ole se, kuinka kauan kestää ajaa autolla tai kävellä paikasta A paikkaan B, vaan mukaan pitää laskea liikenne, pysäköinti ja muut seikat. Ihmiset tuppaavat ylipäätään liikkumaan juhlavaatteissa hitaammin kuin yleensä, etenkin jos mukana kanniskellaan lahjoja ja kukkia, vaihdetaan eteisessä kenkiä ja niin edelleen.
Suurin osa meistä suhtautuu aikatauluihin hyvin optimistisesti, mutta fiksu jättää mukaan pientä liikkumavaraa. Kokemukseni mukaan aikataulut pikemminkin venähtävät kuin ovat etuajassa. Muistan yhdet ainoat häät, joissa ruokailu sujuikin odotettua nopeammin, ja se johtui juuri siitä, että erillisiä alkupaloja ei ollut, ja ruoan hakeminen kävi paljon joutuisammin kuin oli etukäteen kuviteltu.
On hyvä idea naulata tiettyjä juttuja paikoilleen etukäteen, jotta juhlat pysyvät kasassa: esimerkiksi että ruokailu ja tanssi pääsevät alkamaan ajallaan. Aikataulusta vastaavan seremoniamestarin tehtävänä on toimia kellokallena, joka tarpeen mukaan hoputtaa henkilökuntaa ja paimentaa vieraita omille paikoilleen, jotta ohjelma pysyy suunnilleen aikataulussa. Mitä hauskemmat juhlat, sitä enemmän vieraat alkavat etenkin iltaa kohden haahuilla, joten välillä saattaa tarvita lempeää kurinpalautusta.
Erinäköiset vastaanotot poikkeavat tästä siinä, että vieraat tulevat eri aikoina ja viivähtävät eri pituisia aikoja. Tällöin edellä kuvattua ohjelmarunkoa ei voi tehdä, mutta ei ole tarpeenkaan. Tuolloin on olennaisempaa huolehtia siitä, että tarjoilu pelaa ja päivänsankari ehtii seurustelemaan kaikkien kanssa tasapuolisesti. Ei ole välttämättä huono idea kehittää ohjelmaksi ja vieraiden viihdykkeeksi vaikka jotain katseltavaa. Todistukset, valokuvat ja lahjapöytä muodostavatkin tällaista ohjelmaa varsin luontevasti.
Onnistuneiden juhlien tärkeä osa-alue on siis aikataulun suunnittelu, sekä siinä pysyminen. Ohjelman sisältö riippuu täysin juhlien järjestäjistä. Itse tykkään eniten musiikista ja puheista, mutta tämä on täysin juhlijoiden mieltymyksistä ja juhlien luonteesta kiinni. Tärkeintä on, että tilaisuus etenee luontevasti ja vieraat sekä juhlaväki viihtyvät.
