Viikolopun arkistoja selvittäessä tulin miettineeksi taas kerran näitä paperiasioita. Etenkin sitä, miten jokin paperi voi olla hyvinkin tärkeä säästää, mutta miten se saattaa yhdessä yössä muuttua aivan tarpeettomaksi. Löysin esimerkiksi yhdestä mapista papereita, jotka liittyivät ensimmäiseen asuntoon, jonka ostin puolison kanssa yhdessä vuosia sitten. Mappiin oli siististi arkistoitu ostotarjous, kauppakirjan kopio, välittäjän esite, lainapaperit ja yhtiökokouspapereita. Silloin, kun omistimme tuon asunnon, noiden edellämainittujen papereiden säästäminen tuntui loogiselta. Ehkä sitä välittäjän esitettä ei olisi erityisesti tarvinnut säästää, mutta toisaalta siitä ei ollut haittaakaan, ja se asettui sujuvasti muiden papereiden jatkoksi.
En enää muista tarkalleen, minä vuonna asunnon ostimme, mutta siitä on yli 10 vuotta aikaa. Sen jälkeen samainen asunto on myyty, ja siitäkin on jo vuosikausia. Lainakin on vuosien varrella neuvoteltu uusiksi, joten mikään mapin sisällöstä ei enää ollut tärkeää eikä tarpeellista. Aika hassua, mutta päätin kuitenkin säästää kauppakirjan ja asunnonvälittäjän esitteen, sillä siinä oli asunnon pohjapiirros. Ajattelin, että lapsesta on ehkä hauska joskus aikuisena katsoa, millainen oli hänen ihan ensimmäinen kotinsa. Kaiken muun laitoin tietosuojaroskiin ja paperikeräykseen.
Myymisen jälkeen nuo paperit ovat siis olleet aivan turhia, mutta mikä on se hetki, jolloin ne olisi kuulunut heittää pois? Olisiko se ollut kenties samalla hetkellä, kun kaupat oli allekirjoitettu? Vai pitäisikö papereita säilyttää vielä sen jälkeen jokin tietty aika? Sama koskee tietysti kaikkia muitakin isoja kauppoja, kuten vaikka autoa tai kesämökkiä. Minulle ei ole tullut mieleen hyökätä paperien kimppuun heti tällaisten tapahtumien jälkeen, ja olen myös muuttanut tarpeettomia papereita asunnosta toiseen, koska mappi on helpompi siirtää avaamatta, kuin käydä sisältö läpi. Koska papereiden läpikäyminen ei ylipäätään ole varmaan kenenkään lempihommaa, ovat nuo mapit saaneet olla rauhassa seuraavatkin vuodet. Vasta nyt, kun oli aktiivinen tarve tyhjentää tilaa, ne tuli avattua. Mutta olen tässä miettinyt, onko tämä jonkinlainen luonnonlaki, että papereita karsitaan vasta siinä vaiheessa kun on pakko. Vai oppisinko sisällyttämään tämän vaiheen johonkin aiempaan ajankohtaan, jottei näitä kerroksia syntyisi?
Karsin ”sekalaiset” paperit myös, ja ne mahtuvat nyt tähän oikeanpuoleiseen koteloon. Vasemmalla printteripaperit.
Verottajan mukaan kuitteja ynnä muita on säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Eli käytännössä seitsemän vuoden välein voi heittää paperit pois. Toisaalta tietysti on aina myös niitä papereita, jotka on syytä säilyttää ikuisesti. Luulen, että minulla se ongelma on juuri siinä, että on vaikea tunnistaa mitkä kuuluvat edelliseen ja mitkä jälkimmäiseen ryhmään. Kunpa keksisin tähän jonkun selkeän muistisäännön, jota voisin aina noudattaa!
Minulla on käytössä henkilökohtainen vuosikansio, jonne mapitan veropaperit, verotukseen liittyvät kuitit ynnä muut. Sen sisältö on siis tarpeen säilyttää tuo verottajan määräämä aika, ja sitten sisällön voisi heittää pois. Ajatuksissa on koostaa myös yksi kansio, jossa olisi samoissa kansissa kaikki kotiin ja kesämökkiin liittyvät asiapaperit, joita tarvitaan ainakin niin kauan, kuin jomman kumman omistan. Sinne voisi liittää myös remontteihin ja isoihin hankintoihin liittyvät paperit. Autoon liittyvät paperit ovat omassa lokerossaan. Pärjäisiköhän näillä?
Miten usein karsitte papereita? Onko teillä hyviä muistisääntöjä, joiden avulla ne pysyvät paremmin ojennuksessa?
