Joissakin asioissa olen huomannut olevani perfektionisti. Se on vähän hassua, sillä tämä luonteenpiirre ei esiinny systemaattisesti. Riittävän hyvä on riittävän hyvä monessa kodin järjestykseen liittyvässä asiassa (Näkisittepä vintin. Siitä on perfektionismi kaukana.) mutta sitten sen yllättäen purskahtaa esiin haittaamaan järkevää toimintaa. Taannoin tajusin, että matkalle lähtemiseen liittyvä stressi oli vahvasti sidoksissa perfektionismiin. Nyt olen huomannut, että täydellisyyden tavoittelu häiritsee myös papereiden arkistoimista.
Kun kirjoitin, miksi papereiden organisoimisessa teoria ja käytäntö eivät oikein kohtaa, tajusin että isoin ongelma on sellaisten papereiden mapittaminen tai säilyttäminen, jotka haluaa pitää tallessa hyvin pitkään tai jopa ikuisesti. Yhteistä näille lienee se, että ne liittyvät omaisuuteen jollain tavalla. Noilla papereilla on joko juridista tai taloudellista merkitystä, tai molempia. On esimerkiksi lahjakirjoja, joista käy ilmi suvun yhteisen kesämökin omistussuhteet. Tai vaikkapa taulun ostokuitti, josta käy ilmi teoksen hankintapaikka ja aitous. Näitä ei arjessa tarvitse, mutta auta armias kun joku tällainen paperi pitäisi löytyä vaikkapa vakuutusta tai perunkirjoitusta varten. Usein niitä saa silloin hakea kissojen ja koirien kera, ja niiden löytymättömyys aiheuttaa lievimmillään suurta stressiä, mutta pahimmillaan taloudellista tappiota.
Riippukansio on yksi tapa arkistoida papereita.
Ongelmana ei siis ole se, että en tietäisi mitä pitää tai mitä haluan säilyttää. Ongelmana on noiden papereiden lajittelu. Tuhannen taalan kysymys on tämä: Millä logiikalla paperit arkistoidaan? Minulla on vuosikansioita, joihin arkistoin esim. kotitalousvähennysten kuitit ym. paperit, jotka saa heittää tietyn ajan jälkeen pois. Noista kansioista löytyvät myös vanhat työtodistukset ym. paperit, joita tarvitaan hyvin harvoin, mutta jotka vielä haluan säilyttää. Mutta ongelmaksi muodostuvat nämä ”ikuisuuspaperit”.
Itselleni loogisinta olisi tehdä mappeja teeman mukaan: pankki, verot, lapset, koti, auto, kesämökki, jne. Käytännössä ongelmaksi muodostuu se, että moni paperi kuuluu kahteen eri kategoriaan. Esimerkiksi tuo kesämökin lahjakirja – pitäisikö se arkistoida kesämökin muiden papereiden kanssa, vai pankkipapereiden kanssa? Varsinaisesti se ei ole pankkipaperi, mutta sillä on taloudellista ja juridista merkitystä. Toisaalta sen looginen paikka voisi olla myös kesämökkikansiossa, mutta tuntuisi hölmöltä, että tällainen dokumentti olisi siellä kaikenmaailman sekalaisten remonttikuittien seassa.
Perfektionismi hyydyttää koko prosessin, sillä jään jumiin siihen, miten paperit pitäisi järjestää. Koska en saa päätetyksi mikä olisi paras systeemi, en tee yhtään mitään. Kun loppusijoituspaikkaa ei ole päätetty, moni paperi jää ikuisiksi ajoiksi pyörimään siihen laatikkoon, joka on oikeastaan tarkoitettu vain välivarastoksi käsittelyä vaativille papereille. Tämä taas haittaa muuten hyvin toimivaa laatikkosysteemiä, ja lisäksi jatkuvasti ärsyttää, että miksi en saa tätä asiaa ratkaistua.
Ihminen, joka ei kärsi liiallisesta täydellisyydentavoittelusta, voisi helposti ottaa paperit, mapittaa ne jotenkin ja kuitata homma valmiiksi. Mutta perfektionistille tämä ratkaisu ei ole tyydyttävä. Mistä sitä silloin voi myöhemmin tietää ja muistaa, mihin kansioon joku paperi on mennyt? Arkistoinnin koko ideahan on siinä, että kaikki dokumentit ovat saavutettavissa ilman etsimistä. Mielessäni havittelen niin vedenpitävää ja loogista systeemiä, että kun tarvitsen tiettyä paperia, voisin vain muitta mutkitta noukkia oikean kansion hyllystä, ja ottaa dokumentin esiin. Perfektionisti ei tavoittele mapitettuja papereita vaan eleganssia.
Hieman tämä rassaa myös siksi, että tiedän kykeneväni tällaisen systeemin luomiseen, jos asiaan todella paneudun. En vain toistaiseksi ole jaksanut niin syvällisesti tähän uppoutua. Samalla takaraivossa on kummitellut pelko siitä, että entä jos en keksikään täydellistä lajittelusysteemiä, sitten koko vaiva menee hukkaan. Eli tietynlainen epäonnistumisen pelko on ollut toiminnan esteenä, mikä lienee perfektionismille tyypillistä. Toisaalta pelkästään tämän tekstin kirjoittaminen on selkeyttänyt ajatuksia, koska esimerkiksi sen lahjakirjan paikka alkaa hahmottua päässäni. Olen alkanut kypsytellä ajatusta, että vielä tämän kesäloman aikana luon nuo kansiot, ja mapitan kaiken. Jatkossa papereiden käsittely olisi vielä helpompaa, kun arkistointi olisi yksinkertaista. Ajatus helppoudesta ja järjestyksestä tulevaisuudessa motivoi kyllä kovasti.
Onko siellä muita paperiperfektionisteja? Miten olette ratkaisseet nämä ikuisuuspapereiden säilytyspaikat?
Minulla on paperit muovitaskuissa, jotka ovat yhdessä lipaston laatikossa (ja joitain pankissa). Sillä siisti, vaikkei kovin eleganttia. Kaikki turhat on tuhottu muutoissa. Perillinen tietää mistä paperit löytyvät.
Onko sinulla jotenkin poikkeuksellisen paljon dokumentteja?
Hmm… vaikea sanoa mikä on poikkeuksellisen paljon? Tai ehkä minä vain haluan säilyttää useampia papereita, kuin olisi ihan välttämätöntä? Osin voi olla kyse siitä, että en ihan täysin luota siihen, että kaikki on sähköisesti ikuisesti tallessa jossain. Jos papereille olisi pomminvarma paikka, niin esim. omat terveysdokumentit olisi nopeampi saada käsiinsä suoraan mapista, kuin etsiskellä niitä sähköisistä tietokannoista, koska tietoja voi olla monessa paikassa.
No ei todellakaan ole noin vaikeaa, minulla on 2 kodin kansiota, jossa on riittävästi taskuja aivan kaikeen. Jokaiselle asialle yksi tasku. Verotaja, pankki, asunto, liittymät. Toinen kansio sisältää omat paperit, lähinnä todistukset, joita on kertynyt. Paperit on myös skannattu. Siinä vaiheessa, kun vaihdan vuoden vaihtuessa kalenteria, on luontevaa käydä kansiot nopeasti läpi.
Sama perfektionismi näkyy tuossa ruokasuunnittelussa ja sen puutteessa: pitäisi olla pomminvarma systeemi, mutta kun sellaista ei ole elämässä ole.
Muovitaskut on myös sellainen, mikä voisi hyvin edistää tätä asiaa. Mutta skannaamiseen en jaksa ruveta, sitten pitäisi arkistoida niitä vielä sähköisestikin, ja se menee yli resurssieni! Mutta oikeassa olet tuossa ruokasuunnittelussa. Täydellisyys on siinäkin tavoitteena, nyt kun tulin asiaa ajatelleeksi. Mikähän juuri näissä on se juttu, mikä saa perfektionismin ylikierroksille. Esimerkiksi vaatesäilytys ei aiheuta juurikaan intohimoja, vaikka ei ole varmasti lähelläkään täydellistä. Tai vintit tai kellarit, niissä on sellainen hallittu kaaos.
Minulla on skannattuna sellaiset paperit, joita voin tarvita sähköisenä esim. hakemusten liitteenä, todistukset nyt lähinnä.
Olen huomannut, itsestäni lähinnä ( =minulla on ollut siivouksessa perfektionismin kausi joskus kotona asuessa, olin pahempi kuin Hercule Poirot asetellessani tavaroita työpöydälle viivottimen avulla) perfektionismin liittyvän elämänhallinnan tunteeseen. Muitakin syitä voi olla.
PApereiden arkistointi on ehdottomasti elämänhallintaa. Mulla on aika vahva tarve hallinnan tunteelle ylipäänsä, ja tällaisissa jutuissa se näyttäytyy.
Puhelimessa on skannausmahdollisuus
Ei se skannaus itsessään, vaan se, mihin ne skannatut sitten säilöisi. Koska sitten pitäisi tietysti olla myös täydellinen digiarkistosysteemi…
Näen mm saantokirjat (mökin lahjakirja) ja lupa-asiakirjat vähän eri kategoriassa kuin remontit. Eli kaksi kansiota, pysyviä saantokirjat, lainhuuto, rakennusluvat – ja toiseen remontit, nekin voi olla tärkeitä esim mökkiä myytäessä. Kotitalousvähennyksen voi tehdä sähköisesti verottajalle, jolloin sekin selkiytyy. Olisikohan ennen arkistointisysteemin rakentamista kuitenkin syytä tehdä karsintaa.
Niin minäkin, ja siksi en haluaisi niitä samaan kansioon. Toisaalta logiikkahan voisi olla mikä vain, kunhan se on itselle selkeä. Minusta tuntuu ettei karsintaan ole enää hirveästi tarvetta, koska teen sitä kuitenkin säännöllisesti. Ne on vain nämä muutama nippu papereita, joiden lopullinen sijoituspaikka hakee sitä täydellistä systeemiä.
Toimisivatko mappeihin (tai muihin nivaskoihin) kevyet sisällysluettelot eli vaikka postit-lapulle lista, mitä missäkin on, ja lappu kanteen, ensimmäiselle sivulle tms. Silloin näkisi nopeasti, onko mökin lahjakirja mökki- vai pankkikansiossa. Ja jos sijoituspaikka osoittautuu toimimattomaksi, sen voi vaihtaa ja korjata sisällysluetteloja – tai vaikka tehdä ihan uuden lapun. 😉
Kyllä, tämä voisi olla yksi ratkaisu!
Olin juuri ehdottamassa samaa, että riippukansioon tai mappiin ensimmäiseksi siällysluettolu niin ei tarvitse koko mappia selata läpi. 😊
Ymmärsin Jenni, että sinulla on aika vähän noita papereita loppujen lopuksi. Miten olisi vain erittäin laaja katergoria? Minulla on omissa mapeissani kategoriat tyypiin Pankki/Verot/Todistukset ym. Sitten kun käyn veropäätöstä läpi käyn useamman kategorian papereita läpi. Minulla on myös kaatokategoria, missä ei ole paljon papereita, sieltä löytyy yleensä ne random paperit, jotka ovat hakuesssa. Eli miten olisi, jos väliaikaissäilytyksesi olisi vain nimellä ”tärkeät paperit”. Sitten kun aika tulee verovähennyksen tai omaisuuden myynnin, löytyy paperit tuolta ”tärkeät paperit”-kategoriasta, vaikka niitä ei ole alakategorioihin laitettukaan. Ja et siis joutuisi muuttamaan nykyistä systeemiä tai ottamaan siitä stressiä, nimeät vain kategorian osuvasti, ja löydät sieltä papereista sitten myöhemmin tarvitsemasi.
Tämä voisi toimia, jos lisään jonkinlaisen sisällysluettelon heti päällimmäiseksi, missä lukee mitä papereita kansiossa on.
En tiedä onko itselläni vähän säilytettäviä papereita muihin verrattuna, mutta olen todennut toimivimmaksi systeemiksi kulmalukkokansion, johon laitan kaiken. Tarvitsen säilytettäviä papereita niin harvoin, että voin hyvin selata paperit läpi jos jotain niistä tarvitsen.
Mielenrauha on taattu, koska kaikki paperit ovat samassa paikassa ja yleensä tarvittava löytyy alle 5 minuutissa. Tuoreimmat paperit ovat aina päällimmäisenä, mikä helpottaa etsintää.
Kuvailemasi kaltaisen täydellisen arkistointijärjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon menisi itselläni paljon enemmän aikaa ja vaivaa kuin tähän satunnaiseen paperipinkan selaamiseen. 😊
Jep, itselläni aivan samantyyppinen systeemi ja ajatustapa!
Kaikki paperit yhdessä paikassa ja noin kerran vuodessa käyn niitä vähän läpi ja hävitän turhat.
Tosi harvoin mitään todistuksia esim tarvitsee, joten mieluummin etsin ne pinnasta tarvittaessa.
Kehittämiseen menee aikaa. Mutta jos systeemi on tarpeeksi hyvä, sen ylläpitoon ei mene aikaa! Sehän on hyvän systeemin tunnusmerkki. Voi olla, että lopulta tuo yksi kansio ratkaisee asian.
Vaikea on minunkin hahmottaa tuota paperisi määrää, mutta kovin vaikealta vaikuttaa. Itselläni ei ole ihan hirveän tärkeitä omistuksia mutta olen ratkaissut paperini näin:
Yksi rengasmappi jossa on muovitaskuja. Niihin olen yrittänyt kerätä suunnilleen aiheen mukaan paperit. Noin kerran vuodessa käyn sen läpi ja hävitän turhat paperit (esim. vanhat takuutodistukset).
Olen todennut että harvoja papereita tarvitsee usein, suurin osa on vain varmuuden varalle tai käytettäväksi harvoin (asunnon myynti). Eli mieluummin käyn kerran vuodessa läpi mapillisen paperia etsiessäni sitä tarvitsemaani kuin miettisin liian monimutkaista vaihtoehtoa joka ahdistaa koko ajan.
Skannaus on mielestäni uskomattoman tylsää ja jopa työlästä. Nykyajan puhelinten kameroilla saa usein parempia kuvia kuin mitä huono skannaus saattaa olla. Lisäksi saa kuvat pilveen, tai helposti lähetettyä esim. sähköpostin kautta itselleen tai muualle. Olen ainakin esim. Kelaan ja muihin virastoihin lähettänyt kuvia todistuksista (ne saa myös helposti muutettua pdf-muotoon tarvittaessa) ja ovat menneet läpi hyvin.
Papereita ei ole isoa määrää lopulta (luulisin), mutta oikeassa olet, vaikeaahan tämä on. Perfektionistille yllättävät asiat voivat olla vaikeita 😀 Hassua tässä on, että ideanahan on juuri päästä ahdistuksesta eroon. Minua ahdistaa siis ajatus, että en tiedä täsmälleen missä jokin paperi on. Jos olisi pomminvarma systeemi, niin sitten tietäisin, ja ahdistusta ei olisi.
Niin, no minä tiedän että paperi on mapissa. Minä en tarvitse tarkkaa tietoa että yo-todistus vuodelta 2004 on kolmannen muovitaskun viides paperi vaan etsin sen tarvittaessa 🙂
Jos tarvitsisin kuukausittain tai jopa viikottain papereita, varmasti miettisin myös tarkemmin arkistointia. Kaikki paperini ovat kuitenkin tärkeitä vuosittain tai ”joskus” niin siksi tämä epämääräisyys on pomminvarmaa 🙂
Hah, tunnistan entisen itseni tästä kuvauksestasi. Minäkin tein ja päivitin ”täydellistä” paperiensäilytysjärjestelmää, minulla oli mappikansiossa muovitaskuja ja sisällysluetteloita ja nättejä välilehtiä värikoodeineen jne. Paperit olivatkin aina hetken täydellisessä järjestyksessä, ja periaatteessa kaikkien uusien paperien laittaminen paikalleen olisi pitänyt olla helppoa. Kävi kuitenkin niin, että tuollaisen monimutkaisen järjestyksen ylläpitäminen on yllättävän vaikeaa pitemmän päälle, kun paperitilanteet muuttuvat ja luokittelua pitää päivittää. Järjestelmäni alkoikin tuottaa paljon enemmän stressiä kuin tyydytystä, ja päädyin radikaalisti yksinkertaistamaan sitä. Minulla on ihan muutama ikean puumappikotelo (nämä viehättävät esteettisesti silmääni) ja niissä kulmalukkokansiot sellaisille ikuisuuspapereille, joita tarvitsen ja/tai haluan pitää käden ulottuvilla (minulla nämä ovat mm. työ- ja tutkintotodistukset, remontteihin ja kiinteistöihin liittyvät paperit ja vakuutuspaperit). Kaikki muut menevät Tärkeät Paperit -pahvilaatikoihin arkeologisessa järjestyksessä, siis uusimmat päällimmäiseksi.
Näitä laatikoita on minulla ns. ”ikuisesti säilytettävien laatikko” (papereille, joita uskon tarvitsevani ainakin parikymmentä vuotta), ja ”pitkään mutta ei ikuisesti säilytettävät”, jotka silppuroin pois noin 8-10 vuoden kuluttua. Pahvilaatikko on muotoa arkistolaatikko (niitä saa edullisesti kymmenkunnan pakkauksessa) ja merkkaan sen kanteen käyttöönottovuoden ja sen vuosiluvun, jolloin laatikko tuli täyteen. Meidän perheellemme yksi laatikko vetää ainakin kahden vuoden paperit. Näissä arkistolaatikoissa on etuna se, että niihin menee täydellisesti A4-kokoiset paperit, ja niitä voi säilyttää kirjahyllyssä joko pystyssä tai vaakaan. Mappikansiot ja kodinkansiot eivät ole yhtä järjestelmällisen ja miellyttävän suorakulmaisia 😀 Laatikko on hiukan pienempi kuin mappikansio. Niitä tärkeitä papereita tarvitsee oikeasti erittäin harvoin, ja ehdottomasti pienempi vaiva on etsiä harvoin yhtä paperia vuosimapista, kuin jatkuvasti pähkäillä ja päivittää arkistointijärjestelmää. Vuoden vaihteessa otan vanhimman pitkään-mutta-ei-ikuisesti-laatikon käsittelyyn, ja käyn sen läpi tarkistaakseni tarviiko papereita vielä säilyttää. Mulla on tällä hetkellä siis 5 laatikkoa hyllyssä, vieden noin 40 cm hyllytilaa, mikä on huomattava parannus ensimmäisen järjestelmän tilantarpeeseen. Paperin määrä on vähenemässä selvästi, ja oletan että jatkossa vähempikin laatikoiden määrä riittää kun yhteen mahtuu useampi vuosi.
Isoin työ oli hyväksyä se, että täydellistä arkistointijärjestelmää ei olekaan: minun järjestelmäni oli mielestäni täydellinen, mutta sen ylläpito ei ollutkaan yksinkertaista (joten eihän se sitten _kokonaisuutena_ täydellinen ollutkaan). Nykyinenkään järjestelmä ei ole täydellinen, mutta panos-vaste-suhde on kohtuullinen eikä paperirumba vie aikaa juuri ollenkaan. Arkistolaatikot ovat helposti saavutettavissa kirjahyllyssä, aina avoimina, jolloin uudet paperit on helppo laittaa heti luettua arkistoon. Olen huomannut että tämä on ainakin minulle tärkeää, etteivät paperit jää ajelehtimaan jollekin keittiön sivupöydälle viikkokausiksi.
Tiedostan tämän riskin, että täydellinen systeemi menee liian tarkaksi. Joten se on tietenkin otettava suunnittelussa huomioon, mikä taas lisää suunnittelun vaikeutta edelleen… huomaatko paradoksin. Minulla on myös rajallisesti säilytystilaa, joten kovin montaa mappia ei hyllyyn mahdu. Tämäkin tuo omat haasteensa, ja juuri se kun näitä kaikkia osa-alueita yrittää ottaa ennalta huomioon, aiheuttaa sitten sen lamaannuksen, ettei tee mitään. Pitää varmaan muokata omaa ajattelua siihen suuntaan, että systeemiä voi kehittää eteenpäin vähitellen, jos huomaa jonkin asian toimimattomuuden tai päinvastoin.
Minulla on yksi mappi, jossa on kaikki tärkeät paperit: veroasiat, pankki, vakuutukset, talo, sopimukset (jonka voisin kyllä poistaa), minun omat, miehen omat (nämä sisältää esim. työsopimukset, terveystietoja, perunkirjoja…) ja lisäksi vielä kennelnimeeni liittyvät asiat ja oman koiran paperit. Äskettäin lisäsin kansioon vielä omat todistukseni(työ/opiskelu) ja skannasin ne myös tietokoneelleni omaan kansioonsa. (Lapsille on ollut jokaiselle oma mappi, jonka olen laittanut mukaan, kun ovat kotoa muuttaneet.)
Mä en säilytä muita kuin uusimmat jutut esim. verotukseen liittyen. Luotan siihen, että kaikki löytyy kyllä tarvittaessa jostakin, esim. pankista, vakuutusyhtiöstä tai verottajalta. Ehkä sen vuoksi kaikki säilytettävät todella mahtuu yhteen ainokaiseen mappiin.
Mun pitää varmasti kehittä tuota luottamusta siihen, että kaikki tärkeä löytyy sähköisesti jostakin. Se on varmaan yksi syy sille, miksi papereiden säilyttäminen on vähän stressaavaa. Ajattelen, että minulla pitää olla kaikki tallessa, että ei niitä sitten kuitenkaan mistään muualta löydy!
Jos joku kuuluu useampaan kategoriaan tai ei oikein mihinkään, niin sille oma lokero 🙂
Eikös tuo ajatus kevyistä sisällysluetteloista mappeihin toteudu post it -lappujen sijasta ihan perinteisellä tavalla niin, että hankkii mappeihinsa kansiovälilehdet. Niissähän on aina päällimmäisenä sivu, johon merkitään, mitä missäkin välissä on, ts.sisällysluettelo. Vaikkapa 20-väliseen systeemiin saa jo aika eritellyn säilytysjärjestelmän, mutta jos tarvitsee useampia mappeja, välilehtijako voisi olla pienempikin. Varmaan onkin parempi, että on pari mappia, yksi niille ”ikuisesti” säilytettäville ja muille toinen, jonka perkaa vuosittain ja heittää pois vanhentuneet. Pysyy näin määrät hallinnassa. Mappeihinhan saa myös erilaisia käteviä kansiorei’itettyjä muovitaskuja. Jos ei tykkää rei’itellä papereita, tunkee ne vain näihin taskuihin ja taskun sitten omaan väliinsä mapissa.😊
Mulla on hyvin suuri luotto siihen, että tarvittavat paperit löytyy sieltä verottajalta, pankista, omakannasta jne, joten itse säilytän hyvin vähän paperia. Ikuisuuspapereiksi lasken vanhan talon paperit, joita jemmaan vielä ehkä 10 vuotta, nykyisen talon rakennusajan paperit sekä omat työtodistukset. Nämä ei aiheuta stressiä, kun ne on siellä omissa mapeissaan, eikä niitä tarvitse aktiivisesti ajatella. Uskon, että kaikki muu tarvitsemani löytyy kunkin tahon sähköisistä järjestelmistä.