Kaiken organisoinnin ja suunnittelun perusyksikkö on lista. Rakastan listoja! Niiden tehtävä on vähän sama kuin rutiineiden, eli vapauttaa aivoista tilaa jollekin muulle. Ilman listoja en pysyisi mitenkään tehtävieni tasalla. En muistaisi kenelle pitää soittaa, mitä pitää ostaa kaupasta tai mistä olin ajatellut kirjoittaa blogiin. Ideoita tulee ja menee, asiat pulpahtelevat mieleen omalla sumealla logiikallaan, ja jollei niitä kirjoita muistiin, on ihan tuurista kiinni milloin asian muistaa seuraavan kerran. Kun asiat ovat ylhäällä, voi ottaa käsittelyyn yhden kerrallaan ja samalla tietää, että ne muut pysyvät hyvässä tallessa ja odottavat siellä vuoroaan.
Kuten eilen sanoin, tällä hetkellä projekteja ja velvollisuuksia on siinä määrin, että piti tehdä todellinen megalista. Merkkasin sinne kaikki mahdolliset asiat, mitkä pitäisi hoitaa tässä muutaman viikon sisällä. Pääkohtia tuli yli 20, ja niiden lisäksi vielä lukuisia alakohtia. Esimerkiksi pääkohta on kirppari, ja alakohtina kaikki ne tavarat, jotka sinne aion viedä. Ylipäätään kaikenlainen suunnittelu alkaa minulla aina listan kirjoittamisella. Istun rauhassa alas, ja alan miettiä. Sitten kirjoitan rungon, jota täydennän sitä mukaa kun asioita tulee mieleen. Jos yritän tai joudun organisoimaan jotain ilman tätä listaamisvaihetta, olen jokseenkin hukassa, ja jatkuvassa stressissä siitä, olenko muistanut kaiken.
Yleisesti ottaen kannattaa kuitenkin käyttää monia listoja yhtä aikaa, etteivät asiat mene sekaisin. Jos ajatellaan esimerkiksi juhlien järjestämistä, käytän ainakin kolmea eri listaa. Vieraslistan avulla mietin, ketä haluan kutsua ja pysyn ajan tasalla siitä, ketkä ovat tulossa, ja keitä kutsutaan jos joku ei pääse. Kauppalista kertoo mitä aiotaan tarjota ja mitä muuta pitää ostaa kaupasta. Tehtävälista puolestaan pitää muistissa muut valmistelut, kuten esimerkiksi siivoukset, kutsujen lähettämiset, koristelut, muut hankinnat ja selvitettävät asiat. Sitten jos tarkaksi menee, on vielä aikataulu(lista), johon olen etukäteen miettinyt ja kirjoittanut missä järjestyksessä ja mihin aikaan pitää mitkäkin asiat tehdä. Toinen järkevä tapa erotella asioita toisistaan on niiden kiireellisyys. Esimerkiksi samalle listalle ei mielestäni kannata lisätä asioita, joista osa on tehtävä saman viikon aikana, mutta osa vasta ensi talvena.
Listan hyvä puoli on myös se, että ikävätkin asiat pysyvät aktiivisena mielessä. Itselläni on taipumus vältellä ikäviä juttuja viimeiseen asti, mutta jos ko. tehtävä lukee päivittäin konsultoitavan listan ylimpänä, sen välttely muodostuu paljon hankalammaksi. Aktiivisen unohtelun sijaan tulee helpommin tartuttua toimeen, ja sitten saa pyyhkiä yli koko homman. Ja siitä vasta hyvä olo tuleekin! On muuten jännä, että mieluiten tekisin listat paperille käsin. Käsin kirjoittaminen saa aivot toimimaan paremmin jostain syystä, mutta käytännön sanelemana käytän silti useimmiten puhelinta muistiinpanovälineenä. Sen paras puoli on siinä, että se kulkee aina mukana ja listat on helppo ottaa esille.
Onko lukijoissa listaihmisiä? Sähköinen vai paperi? Entä hyväksi havaittuja vinkkejä?