Luen säännöllisesti erään amerikkalaisen ammattijärjestäjän blogia. Hän on kehittänyt mielenkiintoisen systeemin kaikille kodin papereille. Aluksi pidin sitä eriskummallisena, mutta vähitellen olen alkanut miettiä, pitäisikö ihmettelyn sijaan kokeilla itse.
Lisa kutsuu menetelmäänsä ”Sunday Basket” -nimellä, suomeksi ihan vaan sunnuntaikori. Sunnuntaikori sisältää kodin kaikki paperit: laskut, muistilaput, lasten kouluun/hoitoon liittyvät paperit, alekupongit, kyselyt, tiedotteet — siis suunnilleen kaikki mikä postilaakosta tai muualta kotiin tulee. Yhteistä näille kaikille papereille on se, että ne vaativat jonkinlaisia toimenpiteitä jossain vaiheessa; lasku pitää maksaa tai alekuponki vanhenee.
Seuraava olennainen asia on, että koko kori käydään kerran viikossa läpi, siis esimerkiksi sunnuntaisin. Jokainen paperi otetaan käteen, ja sitten päätetään pitääkö sille tehdä jotain nyt, vai voiko sen jättää seuraavaan viikkoon. Lisa on tarkkana siitä, että jokaista paperia tosiaan pitää koskettaa, mitään ei voi hypätä yli. Jos paperin voi jättää seuraavaan viikkoon, se pannaan takaisin koriin. Jos ei, toimitaan tarpeellisella tavalla. Esimerkiksi maksetaan lasku saman tien, allekirjoitetaan lupalappu, laitetaan kuponki lompakkoon tulevaa kauppareissua varten. Lisa muistuttaa, että korissa on aina papereita, jotka jossain vaiheessa muuttuvat roskaksi. Kun huomaa jonkin paperin vanhentuneen tai muuttuneen tarpeettomaksi, se heitetään roskiin.
Sitten kun systeemi toimii rutiinilla, lisätään joukkoon vielä muutama nimikoitu muovitasku, jotta esimerkiksi kaikki laskut voi laittaa yhteen ja kaikki lääkereseptit toiseen. Tämän jälkeen sunnuntaikori on valmis, ja se toimii omalla painollaan, olettaen että kaikki paperit käydään läpi kerran viikossa.
Sunnuntaikorilla on selkeitä etuja. Ensinnäkin kaikki paperit ovat aina samassa paikassa. Jos jotain pitää etsiä, tietää mistä etsii. Kori ratkaisee sen ongelman, että papereita voisi olla monessa paikassa. En ole vielä perehtynyt niin syvällisesti, että osaisin sanoa miten tietyt paperit lopulta arkistoidaan, mutta ilmeisesti niin tehdään jossain vaiheessa. Mappeihin ei kuitenkaan laiteta muuta kuin sellaiset paperit, joita oikeasti saattaisi myöhemmin tarvita, esim. verotusta tai vakuutuksia varten.
Kori itse asiassa muistuttaa samaa ideaa jonka itse keksi pari vuotta sitten, ennen kuin olin Lisan blogiin törmännyt. Silloin päätin laittaa kaikki paperit aina yhteen lokeroon ja kerran viikossa käydä läpi ja tyhjentää se kokonaan. Omassa systeemissäni on paljon yhtäläisyyksiä mutta lienee selvää, että en ole pystynyt pitämään kiinni siitä. Ajatukseni siitä, että kerran viikossa tuo lokerikko tyhjennettäisiin aivan kokonaan, ei toiminut. Sunnuntaikori tarjoaisi tähän ongelmaan ratkaisun. Päätösten tahallinen lykkääminen tuntuu sotivan arkijärkeä vastaan, mutta ilmeisesti se toimii.
Kahdesta asiasta tekee mieli esittää kritiikkiä: toinen on se, että jos minä rupean ylläpitämään koria, puolisolla ei ole hajuakaan miten tämmöinen toimii. Toinen epäilys on se, kuinka paljon korin ylläpitoon menee aikaa. Mutta molemmat kritiikit ovat objektiivisesti tarkasteltuna perusteettomia. Ensinnäkin – vaikka minä rupeaisin päävastuulliseksi, se ei muuttaisi mitään käytännössä, koska vastaan muutenkin isosta osasta päivittäistä paperivirtaa. Juuri äskettäin tuli taloudellista tappiota, kun kumpikin meistä kuvitteli toisen hoitaneen yhden laskun. Sunnuntaikori olisi estänyt tällaisen sekoilun, sillä lasku olisi ollut tietyssä paikassa odottamassa.
Entä kuinka paljon tähän menisi aikaa? Lisa on rehellinen, systeemin polkaiseminen liikkeelle voi viedä tunnin tai pari, riippuen siitä paljonko paperia seilaa ympäri huushollia. Meillä ei ole sitä ongelmaa koska tilanne on kohtuullisella tasolla hallinnassa, joten olettaisin että tähän menee ehkä vartti. Ei siis paha. Lisa kertoo, että hänellä itsellään menee viikosta riippuen joka sunnuntai muutamasta minuutista pariin tuntiin, kun hän käy korin koko sisällön läpi. Pari tuntia! Se tuntuu hirveän pitkältä ajalta. Toisaalta Lisan elämässä on paljon sellaisia juttuja joita minulla ei ole, joten aikoja ei voi suoraan verrata. Eikä tämäkään argumentti ole mitenkään looginen. Jos papereihin menee pari tuntia, se sama aika menisi joka tapauksessa, ainoastaan sinne tänne ripoteltuna. Ja mukaan pitäisi tietysti lisätä papereiden etsimiseen kuluva aika. Sunnuntaikori ei lisää papereiden vaatimaa aikaa, se vain niputtaa ne minuutit sieltä tai täältä yhdelle päivälle.
Tätä kirjoittaessani olen itse asiassa onnistunut myymään itselleni tämän ajatuksen. Luulen että sunnuntaikori on ainakin kokeilemisen arvoinen. Juuri nyt on hiukan hektinen vaihe käynnissä elämässä, mutta kesän aikana voisin yrittää. Miltä tämä systeemi teistä kuulostaa?
”Ongelma” on, että päälle hyökyvä tauhka ei tule enää vain papereina vaan sitä tulee myös sähköisesti, ja useisiin eri paikkoihin. Lasku ei ole enää paperi vaan jotain, mikä lymyilee verkkopankissa odottamassa hyväksymistä. Sähköpostilaatikoissa odottaa hoidettavia asioita. Kirjaston tietokannassa pitää muistaa käydä uusimassa lainat. Yöpöydällä odottaa jo kolme peräkkäistä numeroa samaa aikakauslehteä. Puhelimen sovelluksiin ilmestyy mobiilikuponkeja, jotka ovat voimassa esimerkiksi viikon.
Olet oikeassa. Siksi itse asiassa mietin, pitäisikö olla yksi meilikansio myös, jonka kävisi samaan tapaan kerran viikossa läpi. Amerikkalaiset ovat hirveän konservatiivisia, ja epäilen että siellä mennään paperilappusilla sen takia. Meillä tulee paljon tuota samaa kamaa meiliin, joten siinä mielessä sähköinen sunnuntaikori olisi myös paikallaan.
Meille tulee nykyään niin vähän paperipostia käsiteltäväksi että koriin tulisi ehkä kaksi paperia viikossa. Laskut tulee sähköisenä verkkopankkiin, ehkä satunnaisesti jokin harvinaisempi lasku tulee postitse (harvemmin kuin kerran kuussa). Lasten harrastuksiin ja hoitopaikkoihin liittyen informoidaan myös sähköpostitse. Lääkereseptit ovat sähköisessä muodossa.
Ale-kuponkeja en käytä eikä meille tule mainoksia muutenkaan.
Useasti kun luen kodin ”paperikaaoksesta” mietin, mitä papereita nämä mahtavat olla, mutta ehkä monessa maassa ei vielä sähköinen asiointi ole niin tavallista kuin meillä. Sanomalehti meille tulee vielä painettuna. Toisaalta olisi mukava siirtyä e-versioon sillä sitten ei enää tulisi melkein mitään postia meille. Toisaalta olen sen verran vanhanaikainen, etten ole vielä malttanut luopua paperiversiosta…
Meille tulee kuitteja verotusta ja vakuutuksia varten säästettäväksi, omia muistiinpanoja, laskuja ja lisäksi taloyhtiöön liittyviä tiedotteita ynnä muuta. Ei kymmenittäin viikossa, mutta olisi kiva jos nuo kaikki olisivat kätsästi yhdessä paikassa ja itsellä täydellinen hallinnan tunne!
Lähinnä ihmetyttää miten tämä voi olla näin suuri ongelma 🙂
Tuleeko niitä uusia papereita yli 30 per viikko? Lisalla on paljon työhön liittyviä papereita, mutta niitä ei pitäisikään sekoittaa omiin papereihin.
Muutaman kohdan muuttaisin tuossa:
1. Käytetään yhden korin sijasta muutamaa lokeroa. Näin paperit tulee automaattisesti järjestettyä aihealueittain ilman *yhtään* lisätyötä. Eli erikseen laskut, koulupaperit, säästettävät paperit (esim takuukuitit), jne.
2. ”Jos paperin voi jättää seuraavaan viikkoon, se pannaan takaisin koriin.” Ai ai, paha virhe. Jos paperin voi käsitellä nyt, tee se. Ja kun se on käsitelty, se pannaan joko erilliseen säästettävien papereiden lokerikkoon, tai (mielummin) suoraan roskiin.
3. Tiedotteita ei laitetan tuonne koriin, vaan ne ripustetaan jonnekin näkyville. Sehän on tiedotteen tarkoitus! Jos se tuntuu turhalta, niin tiedote kuuluu suoraan roskiin. Sama koskee myös alekuponkeja.
Ei tule, mutta minulle paperit ovat aina olleet se suurin kompastuskivi organisoimisessa. Kaiken muun hanskaan helposti, mutta tätä juttua en. Vaikka olisi vain kaksi paperia viikossa, niin en meinaa saada systeemiä toimimaan. Nimittäin ajatus menee näin: kaksi paperia, ei paljon mitään – ei tarvitse tehdä mitään! Tuohan ei ole kovin järkevää mutta kuka nyt on kaikessa järkevä.
Lokero on jees jos jaksaa lajitella. Minä en, joten siksi tuo yhden korin/laatikon tekniikka vetoaa.
Tuo päätöksenteon lykkäämisen hienous on siinä, että vähitellen selviää tarvitseeko jollekin jutulle tehdä jotain vai ei. Jos joku paperi pyörii siellä kuukausitolkulla, jossain vaiheessa huomaa että sitä ei enää tarvitse. En tiedä sinusta, mutta on monia ihmisiä joille välitön päätöksenteko on vaikeaa, jopa minulle. Etenkin jos on kiire tai jotain muuta härdelliä. On niitä tilanteita että paperille VOISI tehdä jotain nyt, mutta jos ei ole pakko, ei jaksa. Eli jos ei jaksa, ei ole pakko, jos ei tosiaan ole ihan pakko 🙂
Noissa tiedotteissa on se, että jos ne vaativat toimenpiteitä heti, ne kannattaa laittaa esille. Mutta jos kyse on vaikka päiväkodin kevätretken ennakkoilmoituksesta, joka tapahtuu vasta parin viikon päästä, niin yhtä hyvin se voi olla poissa mielestä siihen saakka, kunnes asia on ajankohtainen. Korin idea on juuri tämä, että kerran viikossa tulee käytyä kaikki asiat läpi, jolloin mitään ei vahingossa unohdu.
Päätöksenteon lykkääminen voi tosiaan olla hyödyllistä. Muistan lukeneeni aiheesta jotain, ja nyt nopealla googlaamisella löytyi mm. kirja nimeltään ”Wait: The useful art of procrastination”. ”Frank Partnoy argues that decisions of all kinds, whether ’snap’ or long-term, benefit from being made at the last possible moment.” Mielenkiintoista.
Minäkin olen miettinyt, että pitäisikö tätä systeemiä kokeilla. Tai jotakin sen omaa versiota. Mutta en ole saanut aikaiseksi. Meillekään paperivirta ei ole kovin suuri – mistä huolimatta aina joku lappunen unohtuu, kuten huomattiin taas tällä viikolla. Eli ehkä vähäisestäkin paperin määrästä huolimatta tätä sietäisi kokeilla?
Mutta miksi teillä puolisolla ei olisi hajua, miten systeemi toimii? Eipä sillä, tärkeintähän se on, että päävastuullinen tietää, mutta jäin vain ihmettelemään. Eihän tuo systeemi itsessään millään tavalla rajaa sitä hoitavien ihmisten määrää.
Siksi, että tällaiset organisointiprojektit ovat täysin minun heiniäni. Puoliso suhtautuu niihin myötämielisesti, ja esimerkiksi on ansiokkaasti ottanut osaa muovin lajitteluun, mutta viimekädessä nämä on minun vastuulla kaikki. Toisaalta tämähän ei ole ongelma, koska tykkään olla vastuussa yhdestä jos toisestakin. Lähinnä mietin sitä, että olisiko meillä sitten kaksi rinnakkaista systeemiä käytössä.
Minulla on yksi muovitasku on the go-jutuille: siellä on myös muistilista sähköisistä muistettavista asioista. Kokoaa paperi ja muistettavat asiat. Vähintään kerran viikossa tulee käytyä sisältöä läpi. Toimii ihan kivasti.
Jos papereita ei ole hirveästi niin muovitaskukin riittää.
Mulla on maanantailaatikko. Eli siis laatikko, johon kerään laskut ja muut laput, ja katson ne aina maanantaisin. Tarkoitus on tyhjentää laatikko kokonaan, mutta usein lykkään seuraavalle viikolle lappuja, jos niitä ei ole pakko hoitaa heti. Jotkut alelaput mulla on tosin rahapussissa, koska muuten en muistaisi ottaa niitä kauppaan tarvittaessa. Mutta vähän sama idea.
Olet selvästi keksinyt saman idean. Mikä puhuisi sen puolesta että kyllä tämä toimii.
Meillä toimitaan niin että kun lappu suunnasta tai toisesta saapuu kotiin, kaikki sen tärkeät tiedot laitetaan kännykän kalenteriin muistutuksen kera. Papereille on sen lisäksi omat lokerot jossa tykkään säilyttää niitä siihen asti että tapahtuma on ohi. Lokeroita on kolme: tärkeät/ajankohtaiset, arkistoitavat ja henkilötunnus/arkaluontoiset hävitettävät paperit jotka sitten kesäisin poltetaan mökillä saunassa.
Mutta toinen idea voisi olla ottaa papereista kännykällä kuva. Näin ei tarvitsisi edes olla kotona tarkistaakseen mitä lapussa luki jos sitä tietoa yhtäkkiä tarvitsee. Ja esim. laskun eräpäivänkin voi laittaa muistuttamaan kalenteriin. Samoin voi tehdä sähköpostiin tulevien tärkeiden juttujen kanssa.
Lokeroissa olevat paperit käydään ehkä kerran vuodessa läpi. Pitäisi käydä useammin mutta toisaalta en näe mitään järkeä vaatia tässä asiassa täydellisyyttä koska a) se ei vaikuta asioiden hoitumiseen ja b) siitä saa mukavan tunteen kun sitten joskus saakin koko ison kasan käytyä läpi 🙂
Mulla on käytössä sama systeemi kuin Minnalla – heti päivämäärät kalenteriin, ja mikäli tarvitsee jotain valmistella, hommat palasteltuna muistutuksen kanssa myös. Tosi vähän kyllä on viime vuosina tullut mitään paperipostia, kun Suomessa asuessa kaikki laskut tuli nettipostiin.
Koulun tiedotteet säilytän varmuuden vuoksi, kunnes tapahtumat ovat ohi. Tosin kaikki olennainen tieto tulee kuitenkin käsitellyksi heti ja/tai muuttaa asumaan kalenteriin, joten se on tavallaan turhaa. Tärkeät paperit säilytän erikseen ja käyn ne läpi muutaman kuukauden välein arvioiden, vieläkö niitä tarvitsee.
MUTTA! Sunnuntaikori vaikuttaa oikeinkin käyttökelpoiselta idealta! Varmaan ottaisin kokeiluun, jos postia tulisi enemmän tai jos en ehtisi käsittelemään sitä heti! Tuo systeemi muistuttaa minusta perustoiminnallisuudeltaan bullet journalia: tehtävät/muistiinpanot kirjoitetaan joka päivä puhtaalle sivulle ylös sitä mukaa kun niitä tulee, ja määräajoin haravoidaan läpi tekemättömät/käsittelemättömät asiat, jotka sitten joko otetaan hoidettavaksi tai heivataan tarpeettomina. Tästä systeemistä olen kovasti tykännyt henkilökohtaisena kalenterina, koska asioiden läpikäyminen ja uudelleenkirjoittaminen pakottaa miettimään, mikä on oikeasti olennaista, ja kaikki tieto on helposti saatavilla yhdessä kirjassa. (Linkki menetelmään kiinnostuneille. http://bulletjournal.com/get-started/)