Suurin osa kotini sotkuista muodostuu tällä hetkellä paperista. Paperia on paljon, sitä tulee koko ajan lisää ja suurimmalle osalle ei tunnu olevan oikeaa paikkaa. Seurauksena muodostuu pinoja, epämääräisiä kasoja ja lievää epätoivoa. Päästäkseni näistä kaikista eroon, lähestyn asiaa kolmesta näkökulmasta: 1) mitä niissä pinoissa on, 2) miten papereiden kertymistä voisi estää, ja 3) mihin ne loput pitäisi panna. Äkkiseltään voisin kuvitella, että perusteelliset vastaukset näihin kysymyksiin ratkaisevat ongelman jokseenkin kokonaan. Tänään keskityn ensimmäiseen ongelmaan:
I Mitä niissä pinoissa on ja mistä ne paperit oikein tulevat
Vilkaisin ympärilleni ja löysin ainakin näitä kaikkia: sanomalehtiä, aikakauslehtiä, mainoksia, katalogeja, laskuja, tiliotteita, veropapereita, palkkakuitteja, KELAn tiedotteita, kuitteja, postikortteja, tyhjiä kirjekuoria, käyttöohjeita, muistilappuja.
Parhaiten hallinnassa ovat lehdet. Johtuen varsin tiukasta systeemistä jonka olen itselleni kehittänyt, ylimääräisiä lehtiä ei juurikaan seilaa pitkin pöytiä. Meille tulee sekä sanomalehtiä että aikakauslehtiä, ja lisäksi ostan noin kerran kuussa yksittäisiä lehtiä, mutta vanhat lehdet heitetään epäseremoniallisesti pois uusien tieltä. Lisäksi säilytettäville lehdille on omat paikkansa.
Osoitteellista mainospostia tulee yllättävän paljon. Tilasin kerran yhden hyllykön Anttilasta. Sen jälkeen kyseinen yritys on muistanut minua säännöllisesti vaatekuvastoilla. Sama juttu monen muun nettikaupan kanssa. En tiedä, miten näitä voisi estää tulemasta, asiaan täytyy perehtyä. Jos joku teistä tietää, pliis kerro se kommenteissa! Osa mainoksista menee roskiin, mutta osa jää pyörimään lehtien sekaan. Tässä asiassa voisin ryhdistäytyä.
Ison kokonaisuuden muodostavat ns. viralliset paperit: laskut, tiliotteet, verot jne. Tällä hetkellä suurin ongelma on se, ettei niille ole kunnollista arkistointisysteemiä olemassa. Sen vuoksi tämäntyyppiset paperit jäävät pyörimään ympäriinsä. Tajuan siis juuri tällä hetkellä, että ongelma ratkeaa heti, kun päätän miten haluan nämä arkistoida.
Jäljelle jäävät siis kuitit, postikortit ja muut epämääräiset lappuset. Näen, että niiden suhteen kyse on myös päätöksenteosta, kuten edellisessä kohdassa. On hiukan mysteeri itsellenikin, miksi en heitä ruokakaupan kuitteja suoraan roskiin, vaan sirottelen niitä pitkin pöytiä. Postikortteja tipahtee aina silloin tällöin, ja niitä on mukava saada. Kysymys kuuluu, kuinka kauan yhtä postikorttia pitäisi säilyttää – viikon? Kuukauden? Vuoden? Ikuisesti? Tätä täytyy pohtia. Muistilaput ovat tietysti tärkeitä, mutta niillekin voisi keksiä jonkun loogisen paikan. Sitten on suoranaista roskaa, kuten tyhjiä kirjekuoria, jotka pitää vain laittaa paperikeräykseen.
Summa summarum: Paperiroina hajoaa moniin eri kategorioihin, joista toiset ovat paremmin hallussa kuin toiset. Se, mikä aiheuttaa sotkua on toimivan systeemin puute. Jos eri papereille on olemassa oma, looginen paikka jonne ne laitetaan, ne lakkaavat olemasta roskia. Samalla lakkaa myös stressi ja sotku. Ha! Enää pitää siis tehdä päätöksiä. Teoriassa helppoa, käytännössä hitusen haasteellisempaa. Palaan asiaan!
Itse olen ollut Elloksen pommituksen kohteena jo parin vuoden ajan, kun kerran sieltä jotain tilasin…
Nykyisin monet ”viralliset paperit” eli esimerkiksi laskut ja tiliotteet voi tilata sähköisinä. Oma pankkini esimerkiksi ei toimita enää paperisia tiliotteita kuin erikseen pyytämällä. Ja netpostiin tulee mm. palkkakuitit, plussatiedotteet, jotkin laskut jne… Sähköisessä muodossa arkistointi on helppoa, kotiin ei kerry paperia ja onhan se siinä sivussa vielä ympäristöystävällistäkin:)
Hei, hyvä pointteja! Kokoan tästä aiheesta oman postauksensa myöhemmin. Totta on, että sähköinen arkistointi helpottaa elämää monella tasolla. Sitä voisin varmasti hyödyntää omassa elämässä enemmänkin.
Olen huomannut, että joidenkin kodeissa paperitavaraa on minimaalisen vähän ja tällöin on käytännössä ihan sama miten ne säilytetään. Toisissa talouksissa, kuten omassani, paperit muodostavat suorastaan sen pahimman tavarakaaoksen lähteen. Varmaan paperin määrä on verrannollinen kirjallisten ”harrasteiden” määrään eli monenlainen toiminta synnyttää rutkasti paperia. Jos kaikki olisi roskaa, homma olisi varsin helppo selvittää, mutta lukuisiin kategorioihin kuuluvat erilaiset paperit ja lippulappuset vaatisivat todellakin systeemin. Systeemi on suunnitteilla ja tekeillä ja tulen postaamaan siitä vielä omaan blogiini sitten kun ehdin ja pääsen pinojen kimppuun ihan tosissani.
SInulla on muuten mukava blogi. Näitä raivaukseen ja tavaranhallintaan keskittyviä blogeja ei mielestäni ole yhtään liikaa!
Kiitos kehuista! Mukavaa että olet viihtynyt.
Arkistoinnissa on aika monta näkökulmaa, joiden pitää olla kunnossa että systeemi toimii. Missä säilytetään, mitä säilytetään, kuinka kauan, missä muodossa… Toisaalta en ainakaan itse jaksa kovin monimutkaista arkistoa ylläpitää, joten kaiken pitäisi olla vielä mahdollisimman helppoa… Mutta olen kehitellyt mielessäni tähän yhtä ratkaisua, josta postaan myöhemmin tänään.
Sähköiseen laskutukseen pitää itsekin siirtyä. Olen ollut ihan pulassa, kun enää ei ole saanut laskuja suoraveloitukseen. Se oli tapa, joka sopi kaltaiselleni hupelolle mainiosti, sain keskittyä vain rahan tienaamiseen. eLasku ja suoralasku ilmeisesti korvaa sen ainakin lähes. Myös sähköinen kirjanpito on suosittelemisen arvoinen (Digitase). Silloin kaikki tapahtumat ja tiliotteet kulkeutuvat suoraan kirjanpitoon ja pidät vaan itse kuitit tallessa, mutta niitä ei tarvitse toimittaa mihinkään.
Säännöllisesti lankean tähän ansaan: Tulee yllärivieraita ja siistin pöydän tekemällä kaikesta siistin pinon ja nostamalla sen näkyvistä pois. Sitten unohdan sen sinne. Ei hyvä. Olen pakosti joutunut opettelemaan, että laskut nostetaan suoraan niille varattuun nättiin mustaan peltiseen lokerikkoon: erikseen miehen laskut, minun privaatit ja firman laskut. Se on helpottanut.
Lehtiä hilloan turhankin kauan. Juuri ennen joulua vein valehtelematta kaksi kuutiota vanhoja sisustuslehtiä kierrätykseen. Niissä kun oli ollut niitä hyviä ideoita, joihin palaan kun on aikaa… Enpä palannut, arvasitte varmaan. Puutarhalehden aion säästää jatkossakin kun niissä olevat asiat ei vanhene, mutta sisustuslehdet saavat lähteä melko pian tulemisensa jälkeen. Annan lehtiä myös kavereilleni tai lahjoitan kirppareille, näin niistä on iloa muillekin.