Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.
Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.
Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.
Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.
Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:
- Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
- Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
- Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
- Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
- Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
- Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
- Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
- Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.
Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.
Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.
Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.
Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?