Aihearkisto: arkistointi

No ne paperit, taas

Julkaistu , kirjoittanut
26

Koko koti kuntoon -haaste on siirtynyt papereihin. Harkitsen tässä sellaista, että jos joku haluaa tähän mukaan, voisin venyttää tämän jakson kahdelle viikolle. En nimittäin itse taida saada papereita ojennukseen ihan tämän viikonlopun aikana. Mitä sanotte?

Lyhyt kertaus: olen taistellut papereiden kanssa niin kauan kuin muistan. En ole luontainen mapittaja. Olen kokeillut monia eri systeemejä, jotka kaikki ovat toimineen vähän aikaa. Sitten joko unohdan tai en vain viitsi. Jossain vaiheessa minulla oli papereiden läpikäymiseen oma aika kalenterissa. Se toimi jonkin aikaa, mutta sitten elämäntilanne muuttui, ja aika ei enää sopinut. Samalla papereiden läpikäyminenkin jäi, ja pinot alkoivat taas kasvaa.

Nyt aion ottaa käyttöön amerikkalaiselta ammattiraivaajalta Lisa Woodruffilta oppimani systeemin, eli niin sanotun sunnuntaikorin. Sen ideana on, että kaikki paperit ovat yhdessä paikassa, ja ne käydään läpi yksi kerrallaan kerran viikossa. Tuolloin joko toimitaan (esim. maksetaan lasku), arkistoidaan paperi oikeaan paikkaan (näitä on vähän), heitetään paperi tarpeettomana roskiin tai laitetaan se koriin takaisin odottamaan seuraavaa viikkoa. Kerron tästä tarkemmin myöhemmin, mutta aluksi pitää saada kori toimimaan.

Lisan ohjeiden mukaisesti keräsin eilen kaikki paperit yhdeen laatikkoon. (Aion muuten käyttää tähän tarkoitukseen pahvilaatikkoa, joka oli uuden pyöräilykypärän suojana. Meinaan jopa tuunata sitä hieman ja laittaa kuvamateriaalia tänne blogiin. Kunhan kerkiän.)  Lisa käskee keräämään yhteen kasaan KAIKKI mahdolliset paperit, ja toteaa että yleensä niitä kertyy tässä vaiheessa määrä, joka täyttää esim. pyykkikorin kokonaan. En noudattanut ohjetta kirjaimellisesti, sillä jätin pois seuraavat kategoriat: lehdet (koska ne ovat erillään muista papereista jo valmiiksi), vakuutukseen ja verotukseen menevät kuitit (koska ne ovat omassa lokerossaan jo nyt järjestyksessä) sekä sellaiset ei akuutit paperit, jotka ovat piilossa jossain laatikossa. Siellä on siis historiallisia kerrostumia menneiltä vuosilta, taustamateriaalia kirjaani varten ynnä muuta, mikä ei vaadi aktiivista toimintaa juuri nyt. Jos olisin tyhjentänyt todellakin aivan kaikki paperit yhteen paikkaan, pyykkikori olisi tuskin riittänyt.

Näistä irrallaan vaeltaneista papereistakin syntyi ihan kiitettävän kokoinen pino. Lisan ohjeiden mukaan ensimmäinen askel on erotella selkeät roskat ja revittävät muiden joukosta. Samalla poistin pinosta muutaman sellaisen paperin, joka oli selvästi puolisolle kuuluva. Paperikasa oheni tässä operaatiossa ehkä neljäsosan verran. Sitten jaoin jäljelle jääneet kahteen ryhmään: maksamista odottaviin laskuihin sekä muihin. Maksoin laskut saman tein ja muut paperit palautin laatikkoon. Tässä vaiheessa katsoin, että olin tehnyt riittävästi työtä yhdelle päivälle.

Seuraava vaihe on käydä jäljelle jäänyt pino uudestaan läpi ja erottaa sieltä arkistoitavat paperit, sekä sellaiset, jotka vaativat muita toimenpiteitä jossain vaiheessa. Arkistoitavat arkistoidaan, ja loput palaavat laatikkoon. Tämän jälkeen paperilaatikko on käytännössä toimintavalmis. Tästä eteenpäin se käydään kerran viikossa paperi kerrallaan läpi, ja jokainen paperi joko laitetaan takaisin odottamaan tai sitten toimitaan tarpeen mukaan ja sen jälkeen joko heitetään pois tai arkistoidaan.

Seuraava asken on siis tuo arkistoinnin järjestäminen, mutta en ryhdy siihen tänään. Raportoin kyllä kun projekti etenee. Täällä siis ensimmäinen askel otettu! Miten teillä muilla menee?

Käyttöohjeiden säilytyksestä

Julkaistu , kirjoittanut
21

Minullla on ollut viime vuodet tapana säilyttää kaikkia mahdollisia käyttöohjeita ja takuupapereita yhdessä lehtikotelossa. Olen tyrkännyt sinne aina kaikki uudet sitä mukaa kun niitä on tullut, ilman sen suurempaa järjestelyä. Tänään otin muiden paperitöiden lisäksi käsittelyyn tämän kotelon sisällön. Kävin kaikki vihkoset läpi, ja poistin kaikkien sellaisten laitteiden ohjeet, joita ei enää ole olemassa. Koska en tee mitään karsintaa siinä vaiheessa kun laite tulee meille, heitin pois myös muutaman vieraskielisen ohjeen sekä pari varoituslappusta. Tiedän lukemattakin, että pikkulapsia ei saa jättää yksin ammeeseen kylpemään… Edellisen kerran olen putsannut sisällön kolmisen vuotta sitten, ja tämä muutaman vuoden välein tehtävä karsinta riittää tahdiksi hyvin.

Marie Kondo sanoo, että mitään käyttöohjeita on turha säilyttää. Hänen mukaansa kaikkia laitteita osaa käyttää muutenkin, ja jos ei jotain osaa niin ainakin netistä löytyy ohjeet. Joten miksi säilyttää ohjeita turhanpäiten. Tässä kohtaa olen Marien kanssa täysin eri mieltä. Minä kuulun siihen joukkoon, joka lukee ohjeet ensin, ja alkaa käyttää laitetta vasta sitten. On mielestäni ajan hukkaa taistella jonkun toiminnon kanssa, kun asian voisi selvittää helposti ohjekirjaa vilkaisemalla.

Tästä syystä säästän kaikki käyttöohjeet. Totuuden nimissä on todettava, että harvoin niitä on tullut tarkasteltua. Mutta toisaalta, kuinka paljon yksi lehtikotelo vie tilaa? Tuon verran voi ihan hyvin uhrata, vaikka ei tietoa koskaan tarvitsisikaan. On kuitenkin hyvä säännöllisesti karsia tarpeettomat pois, niin yksi kotelo pysyy riittävänä säilytystilana.

Hoidin tuon muuten tänään maanantaina samalla kun tein ns. paperihommat. Se kerran viikossa tyhjennettävä laatikko on osoittautunut todella toimivaksi ja hyväksi systeemiksi. Välillä ei oikein huvittanut, ja jokunen kerta jäi pois välistä. Mutta pelkästään se, että kaikki kertyvät paperit oli varmuudella koottu yhteen paikkaan, tekee paluun rutiiniin paljon helpommaksi kuin ennen. On mahtavaa, kun tietää ettei yksikään lasku ole hävinnyt minnekään vaan kaikki löytyvät yhdestä laarista. Sama muuten koskee noita käyttöohjeitakin. On oikein mukavaa, kun tietää että jos sellainen on olemassa, se löytyy yhdestä tietystä paikasta.

Millaisia ratkaisuja teillä on käyttöohjeiden säilytykseen?

Viikon vinkit: arkistoinnin ihmeitä ja kestäviä ruusuja

Julkaistu , kirjoittanut
4

Tässä linkissä yksi versio papereiden arkistoimisesta ja karsimisesta. En jotenkin saa tästä jutusta otetta, ovatko nämä nyt hyvät vai huonot ohjeet? Heti aluksi neuvotaan säilyttämään papereita ”joita saattaa joskus tarvita”. Tämä on mielestäni varma tie kohti holtitonta kaaosta. Mutta toisaalta ihan viisaasti ohjeistetaan, ettei arkistoija tekisi turhan pikkutarkkoja lajitteluja. (Meidän Perhe)

Vähän toisenlainen näkökulma arkistointiin löytyy täältä. Kolmen laatikon systeemi on yksinkertainen, mutta epäilen ettei se kyllä käytännössä toimi. (MTV)

Äitienpäivään liittyen keräsin eri tahoilta vinkkejä siihen, kuinka leikkoruusut saadaan kestämään pisimpään. Samat ohjeet pätevät toki muutaman viikon päästä, kun juhlitaan uusia ylioppilaita sekä muita vastavalmistuneita.

Huiskulan sivulla on selkeät ohjeet. Samaa asiaa voi lukea myös Kotilieden sivuilta. Siellä kerrotaan mielenkiintoinen yksityiskohta, että vastaleikattu imupinta kuivuu puolessa minuutissa, joten kukat pitää saada nopeasti veteen. Runebergin Kukka on sellainen hienommanpuoleinen kukkakauppa Helsingissä. Heidän nettisivuiltaan kopioin tällaisen ohjeen, mikäli ruusut alkavat nuokkua:

  • Kääri ruusu veteen saakka ulottuvaan sanomalehtipaperiin niin tiukasti, että kukka tukeutuu pystyyn. Vaihda uusi maljakkovesi ja leikkaa varren tyveen uusi imupinta. Anna ruusun toipua lehtitötterön sisällä muutamia tunteja. Voit kietoa samaan lehtitötteröön useampiakin ruusuja.
  • Mikäli nuokkuvia ruusuja on monta, ne voi hoitaa kuntoon kylvettämällä. Laske ammeeseen, lavuaariin tai riittävän suureen astiaan reilusti vettä, leikkaa uusi imupinta ja laita ne kellumaan runsaaseen veteen. Anna niiden olla vedessä useita tunteja. Kun ruusut ovat taas napakoita ja kukinnot pystyssä, voit sijoittaa ne takaisin maljakkoon. Toista hoito tarvittaessa. Itse lisäisin tähän viimeiseen, että tämähän kannattaa tehdä yön aikana, ja nostaa kukat aamulla takaisin maljakkoon.

Pelottavat paperit

Julkaistu , kirjoittanut
14

Tänään klo 9.30 puhelin alkoi vilkuttaa hälytystä. Paperityöt odottivat. Lykkäsin aloittamista vain 15 minuuttia, mutta aloin sitten kiltisti käydä läpi uuden inboxini sisältöä. Sain viime viikolla raivattua tyhjäksi lokerikon, jolle olikin jo kasautunut papereita. Maksoin ja mapitin kaksi laskua, avasin yhden kuoren, joka osoittautui ilmoitukseksi vastikemaksusta sekä arkistoin yhden takuupaperin. Sen jälkeen lokero oli tyhjä. Paperityöt on tältä viikolta hoidettu! Ensimmäisen kerran perusteella menetelmä on toimiva. Tuntui ihan helpolta.

Vaikeampien päätösten edessä olen ollut viime viikolla ja viikonloppuna. Tavoitteena oli karsia vanhoja turhia papereita pois niin paljon kuin mahdollista. Kokonainen kassillinen niitä kertyikin, ja työtä voisi jatkaa (ja jatkankin) edelleen. Tajusin kuitenkin samalla, mikä hommaa hidastaa. Papereiden pois heittäminen on välillä pelottavaa.

Papereilla itselläänhän ei ole mitään arvoa, mutta niiden sisältämällä informaatiolla on. Tuon informaation hukkaaminen on se juttu, joka estää ja hidastaa karsimista. Olisipa todella mukavaa, kun vieressä istuisi joku hallintoasioiden asiantuntija, joka osaisi suoraan sanoa, tarvitaanko jotain tietoa vielä vai ei! Yksin tuntuu siltä, että vähän väliä on sormi suussa.

Olen esimerkiksi aiemmin säästellyt kaikenlaisia verotukseen liittyviä papereita vain siksi, että olen pelännyt joutuvani vaikeuksiin, jos joskus niistä pitäisikin tarkistaa jotain. Tämä siitä huolimatta, että en ole KOSKAAN joutunut veroasioissa tarkistamaan mitään jälkeenpäin. Siitä huolimatta on tuntunut turvallisemmalta ja helpommalta vain mapittaa kaikki, kuin ottaa riski että jotain sittenkin tarvitsisi. Nyt sain sentään itseni uskomaan, että niiden ohjevihkojen sisältö löytyy taatusti netistä, samoin kaikki lomakkeet voi printata uudestaan vaikka sata kertaa. Kuitit tietysti säilytän, mutta entä veroehdotukset? Olen tehnyt korjaukset sähköisesti. Tarvitsenko sitä kotiin lähetettyä paperia mihinkään?

Koska moni päätös oli vaikea, keskityin karsimaan kaikkea helpoimmasta päästä. Säästin taloyhtiön kuntotutkimusraportin, mutta heitin pois muutaman vuoden takaiset yhtiökokouspaperit. Tiedän, että ne löytyvät isännöitsijältä, jos jostain kumman syystä niitä tarvitsisi. Heitin myös pois vanhoja maksettuja laskuja – sanokaa, miksi niidenkin säilyttäminen tuntuu aina sillä hetkellä tärkeältä, vaikka tiliotteesta näkee joka tapauksessa, onko jotain maksettu vai ei? Lisäksi roskiin meni runsaasti sekalaista paperisilppua, jolla ei ollut enää merkitystä.

Mutta sitten on niitä vaikeita päätöksiä. Löysin esimerkiksi vanhan rekisteriotteen ja ostodokumentteja autosta, jonka itse olen myynyt jo aikaa sitten. Jostain syystä en uskaltanut heittää niitä pois. Mitä jos uusi ostaja tarvitsee jotain tietoa siitä, pitääkö minulla olla velvollisuus säilyttää vanhoja autoon liittyviä papereita? Myyminen sujui kaiken taiteen sääntöjen mukaan, ja oletan että jos joku dokumentti olisi puuttunut, sitä olisi minulta jo tiedusteltu. Järjellä ajatellen voisin siis heittää vastaavat paperit menemään, mutta en uskalla. Koska pelkään että joudun vaikeuksiin jos niin teen. Ei kovin rationaalista, mutta tuskinpa olen tämänkään ongelman kanssa yksin.

Papereiden pelko on hankalaa, koska se jähmettää koko raivausurakan. Kun ei uskalla heittää mitään pois, pinot eivät ohene eikä tulosta synny. En tiedä miten tätä ongelmaa voisi ratkoa ja mistä näitä asioita voisi selvittää. Koska siitä on viime kädessä kyse, en tiedä. Jos olisin varma siitä, mitä tietoa voi joskus tarvita ja mitä ei, tätä ongelmaa ei olisi. Kärsiikö kukaan muu vastaavasta ongelmasta?

Kuinka aion ratkaista paperiongelmani

Julkaistu , kirjoittanut
20

Olen lukenut teiltä saamiani hyviä vinkkejä. Olen kuunnellut, mitä ammattijärjestäjillä on aiheesta sanottavana. Olen miettinyt asiaa. Lopputuloksena on systeemi, joka toivottavasti ratkaisee arkistoinnin ongelmat ikuisiksi ajoiksi. Suurin ongelmani on ollut ylläpito, joten olen yrittänyt keskittyä ratkaisemaan erityisesti siihen liittyviä ongelmia. Tässä tulos:

(1) Ihan ensimmäiseksi on jälleen tehtävä Suuri Raivausurakka, jossa poistetaan turhat paperit ja lajitellaan jäljelle jääneet. Tämän olen aika pitkälle jo viime viikolla tehnyt, mutta hoidan homman loppuun tällä viikolla. Keskityn erityisesti siihen, mitä kaikkea voi heittää roskiin. Poistan pinoista kaiken mahdollisen.

(2) Teen itselleni kommenteissakin ehdotetun inboxin. Tällainen paperilokerikko on jo olemassakin, se pitää vain tyhjentää tarpeettomasta ja ottaa hyötykäyttöön. Siinä on kaksi tasoa, minulle yksi ja puolisolle toinen. Puoliso saa tehdä omallaan mitä haluaa, minulla on tälle määritelty tehtävä. Lokero sijoitetaan näillä näkymin työhuoneen pöydälle. Tai ehkä keittiöön tai eteiseen, täytyy katsoa mikä olisi helpoin paikka.

(3) Koska suurin ongelma on ollut, etten tee mitään avattuani jonkun kuoren, lokerikko on ratkaisu tähän ongelmaan. Eli jatkossa, kun kädessäni on paperi, jolle pitäisi tehdä jotain, laitan sen lokerikkoon. Tällä tavalla kaikki tärkeät, käsittelyä vaativat paperit ovat yhdessä paikassa. Tähän lokeroon saa laittaa vain sellaisia papereita, jotka sisältävät jotain virallista tietoa tai liittyvät johonkin tärkeään hallinnolliseen asiaan. Esimerkiksi kaikki veroihin ja vakuutuksiin liittyvät paperit, edellä mainittuja varten säilytettävät kuitit, KELAn ja vastaavien tahojen lähettämä posti, lääkärikäynteihin liittyvät dokumentit, taloyhtiöön, autoon jne. liittyvät paperit. Lokeroon ei missään olosuhteissa laiteta esimerkiksi onnittelukortteja, piirustuksia, mainoksia, lehtileikkeitä, tyhjiä kirjekuoria ynnä muuta silppua. En osaa esittää asiaa tämän kiteytetymmin, mutta tiedän kyllä itse kuuluuko paperi lokeroon vai ei.

(4) Sitten tulee tärkeä kohta: olen jo tehny puhelimen kalenteriin merkinnän, joka hälyttää joka viikko maanantaisin, alkaen ensi maanantaista. Silloin näytöllä lukee Paperityöt. Päätin, että alan hoitaa kaikki paperityöt kerran viikossa samaan aikaan. Toisin sanoen luon itselleni rutiinin. Joka maanantai käyn lokerikon paperit läpi, teen tarvittavat toimenpiteet ja sijoitan paperit oikeaan paikkaan, kunnes jäljellä ei ole enää ainuttakaan. Käytännössä siis joko arkistoin tai heitän roskiin kaikki viikon aikana kertyneet paperit. Loppuviikon ajan voin taas täyttää lokeroa kaikessa rauhassa.

Tunnistin nimittäin ratkaisuksi moneen ongelmaan sen, että paperia ei saisi laskea kädestään ennen kuin on tehnyt mitä se vaatii. Mutta itseni ja arkeni tuntien tiedän, etten pysty joka kerran toimimaan näin. Aina tulee jotain akuutimpaa tielle, ja sitten homma jää hoitamatta. Mutta päättelin, että vaikka olisi miten kiire, pystyn viemään paperin lokeroon odotamaan parempaa hetkeä, vaikka olisi millainen hässäkkä päällä. Se ei ole sen vaativampaa, kuin että ruoat laitetaan kaupasta tullessa heti jääkaappiin, tai että märät ulkovaatteet viedään kylppäriin kuivumaan. Jos pystyn suorittamaan em. toimenpiteet 96% todennäköisyydellä aina, pystyn samalla todennäköisyydellä viemään tärkeät paperit tiettyyn paikkaan aina, kun sellainen käteen sattuu.

Merkittävä ero aiempaan on tuo muistutus puhelimessa. Sen on tarkoitus varmistaa, ettei hoidettavien paperiasioiden pino kasva yhtä viikkoa isommaksi. Kerran viikossa toistettava rutiini sementoituu hitaammin kuin kerran päivässä (vrt. tiskirutiini), mutta jos teen sen silkan itsekurin voimin vaikkapa kuukauden ajan, alkaa rutiini varmasti jo muodostua.

Lisäksi tämä jatkuvan arkistoinnin systeemi luultavasti ratkaisee yhden isomman mittakaavan ongelman. Aina kun olen suorittanut Suuren Raivauksen, olen samalla kehittänyt hyvän ja toimivan arkistointimenetelmän. Ongelmana vain on se, että kun tämä tehdään keskimäärin 12 kuukauden välein, ehdin siinä välissä unohtaa, mikä logiikka siinä menetelmässä taas olikaan. Lopputuloksena on moneen paikkaan säilöttyjä papereita. Jos arkistoin tarvittavat kerran viikossa, oletettavasti en ehdi unohtaa, mihin edellisellä viikolla vastaavia papereita talletin.

(5) Viimeisenä kohtana harkitsen jonkun pienen paperisilppurin hankkimista. Välillä vanhoja papereita jää nimittäin pyörimään, kun tuntuu että niiden sisältämän informaation vuoksi pelkkä paperikeräys tuntuu turhan heppoiselta. Tämä ei kuitenkaan ole kiireinen eikä kriittinen kohta yleisen onnistumisen kannalta.

Näin olen siis suunnitellut. Tällä viikolla tehdään tarvittavat valmistelut ja viikon päästä uusi rutiini pyörähtää virallisesti käyntiin. Mitäs sanotte? Onko tässä mahdollisuus onnistua? Olenko jättänyt jotain huomioimatta?

Miten voi olla niin vaikeaa?

Julkaistu , kirjoittanut
28

Pystyn pitämään varsin hyvin järjestystä yllä melkein kaikkialla. Jos ote joskus lipsuukin, pystyn ainakin palauttamaan järjestyksen kohtuullisen pienellä vaivalla. Suurin osa kaapeista ja hyllyistä on aina niin siistejä, että kehtaisin ihan hyvin esitellä niitä vaikka ventovieraille. Sitten on poikkeus, joka vahvistaa säännön. Papereiden arkistointi. Se on ihan järkyttävässä jamassa. Taas.

Blogin alkuvaiheessa tein ison työn setvimällä kaikki paperit lävitse, jakamalla ne muutamaan kansioon ja heittämällä monta kiloa turhaa paperia pois. Silloin vannoin, etten halua samaan jamaan enää koskaan. Ei varmaan pitäisi sanoa ei koskaan, sillä tilanne on parissa vuodessa lipsahtanut jälleen aika kamalaksi. Voin listata tähän positiiviset asiat:

  • Kaikki paperit ovat tallessa yhdessä huoneessa. Ei siis tarvitse hakea niitä eri puolilta asuntoa. (Koska haluan listata tämän asian, voitte päätellä miten huonosta tilanteesta on kyse.)
  • Ihkaomat, vain minua koskevat paperit ovat yhdessä pystylokerossa jossa lukee Jenni, tai sitten kirjoituspöydällä. Eli mahdollisia paikkoja omia papereitani etsiessä on vain kaksi.

Ja siinä ne sitten ovatkin. Tunnen oloni tämän asian suhteen hyvin epäonnistuneeksi. Etenkin kun luin äsken läpi kaikki aiemmin aiheesta kirjoittamani tekstit. Kävi ilmi, että olen tasan vuosi sitten kirjoittanut tämän tekstin kanssa lähes identtisen postauksen (tosin toiveikkaammassa sävyssä), sitä ennen olen käsitellyt asiaa syksyllä 2013 ja siitä vuosi takaperin 2012. (Mikäli aihe kiinnostaa, klikatkaa tästä, niin saatte eteenne kaikki arkistointiin liittyvät tekstit.)

Seuraa hieman analyysiä kaaoksen syistä: minun on oikeastaan turha ihmetellä, miksi näin on. Suurin syy sekamelskaan on se, että en toimi välittömästi, kun otan jonkun paperin käteeni. Tämä on todella iso asia. Kun postista tipahtaa jotain tärkeää, en yleensä tee asialle mitään. En joko ehdi tai sitten ei juuri sillä hetkellä huvita. Niinpä kuori siirtyy vähitellen eteisestä keittönpöydälle, jossa se lopulta parin päivän päästä avataan. Jälleen olisi oiva hetki toimia – heittää paperi suoraan keräykseen, tehdä sen vaatimat toimenpiteet ja/tai arkistoida se oikeaan osoitteeseen. Vaan usein käy niin, että katson ja totean paperin sisällön, ja lasken sen sitten takaisin pöydälle. Kuoren saatan heittää keräykseen, mutta sekään ei ole fikua, koska jos papereita oli useampi, ne eksyvät toisistaan helposti ilman kuorta. Lopulta, kun pöytä on siivottava, siirrän paperit työhuoneen pöydälle, jossa ne pian sulautuvat osaksi jotakin pinoa.

Voisi perustellusti kysyä, onko tuossa mitään järkeä, ja miksi en vaan heti tekisi mitä vaaditaan. En kykene antamaan tyhjentävää vastausta, mutta suurimmat syyt lienevät se, että oikeasti on jotain tärkeämpää tekemistä käsillä, ja sitten ihan perinteinen vitkastelu. Hiukan lohduttaa kuitenkin, että tiedän etten ole ongelmani kanssa yksin. Ihmiset kaipaavat apua ammattijärjestäjiltä hyvin usein juuri papereiden hallintaan, eikä ilmiö suinkaan rajoitu Suomeen.

Oma tuskastumispisteeni on nyt kuitenkin jälleen kerran saavutettu, ja seuraava projekti onkin tämän ongelman ratkaiseminen. Siinä olennaisinta on muuttaa omia toimintatapojani. Pystyn kyllä luomaan fiksuja ja kätsyjä arkistointi- ja säilytyssysteemeitä papereille. Ydin on kuitenkin siinä, että myös ylläpidän niitä – eli toisin sanoen laitan paperit omille paikoilleen enkä lado niitä vain päällekäin pöydälle.

Nyt kuitenkin lopetan valituksen ja lupaan seuraavassa postauksessa keskittyä ratkaisuihin. Eihän tästä tule mitään, että kerran vuodessa märisen täällä arkistoinnin ankeudesta, ja sitten elelen taas pellossa 12 kuukautta, kunnes on aika jälleen kirjoittaa rutiininomainen valitusvirsi.

Mikäli arkistointi on sinunkin ahdistuksen aiheesi, kommenttiosastolla voi ilmoittautua. Lupaan jakaa vertaistukea. Jos taas olet onnistunut tekemään parannuksen, ja muuttunut toivottomasta tapauksesta arkistoinnin ammattilaiseksi, olen enemmän kuin kiinnostunut kuulemaan miten se oikein kävi. Sanokaa nyt, etten ole ainoa, joka tämän asian kanssa taistelee!

Akilleen kantapää, arkistointi

Julkaistu , kirjoittanut
13

Jos jokin järjestykseen liittyvä asia on minulle vaikeaa, niin sen täytyy olla arkistointi. Kyse ei ole siitä, etten tietäisi miten homma kannattaa järjestää. Periaatteessa haluan myös ehdottomasti pitää paperini järjestyksessä. Ongelmana on ihan vain perinteinen laiskuus.

Järkättyäni noin pari vuotta sitten toimivan kansiosysteemin ja käytyäni vuosikausien paperit läpi, tilanne ei ole enää päässyt yhtä pahaksi kuin aiemmin. Asiaa on helpottanut  kirjoituspöydälle sijoitettu laatikko, jonne kerään kaikki omat paperini odottamaan tarkempaa käsittelyä. Tämän systeemin suurin etu on se, että kaikki omat paperini ovat yhdessä paikassa. Suurin ongelma puolestaan on se, että vanhemmat paperit siirtyvät tuosta laatikosta asianmukaisiin mappeihin vähän turhan hitaasti. Tästä huolimatta taannoisella uudelleenjärjestelyllä on ollut äärimmäisen positiivinen seuraus, sillä nykyisin tiedän kutakuinkin, missä mikäkin paperi sijaitsee, eikä mitään ole koskaan täydellisesti hukassa.

Otin kuitenkin taas itseäni niskasta kiinni, ja kävin kaikki paperit läpi. Perustin samalla uuden vuosikansion. Vuosikansio on mappi, joka sisältää kaikki henkilökohtaiset paperini tällä kertaa vuodesta 2013 eteenpäin. Laitan sinne kaikki ”viralliset” paperit, eli käytännössä veroihin, pankkiin, terveyteen, Kelaan ynnä muihin viranomaistahoihin liittyvät paperini. Olen pelkistänyt systeemin niin, että edes välilehtiä ei ole. Paperit ovat aihepiireittäin, ja uusin pannaan aina päällimmäiseksi. Kun mappi täyttyy, aloitetaan uusi, ja merkitään selkämykseen vuosiluku. Tämän systeemin olen todennut helpoimmaksi. Lisäksi on oma mappi taloyhtiöön ja asumiseen liittyville papereille, ja lapselle oma. Näillä tuntuu pärjäävän oikein hyvin.

Seuraavaksi ohjelmassa on taas tsemppausta ylläpidon suhteen. Papereita läpikäydessä laitoin tällä kertaa muistutukset kalenteriin tiettyjen tärkeiden päivämäärien ja eräpäivien osalta. Ainakaan ei pitäisi päästä unohtumaan mitään. Mutta on tämä silti. Miten voi olla, että vuosikausien harjoittelun jälkeen homma ei vieläkään suju rutiinilla? Ehkä pitäisi merkitä kalenteriin myös kerran kuussa tapahtuva arkistointipäivä, jolloin kävisin läpi kaikki kuukauden aikana tulleet paperit ja mapittaisin tarpeelliset ja tuhoaisin tarpeettomat. 12 päivää vuodessa, vajaa tunti per päivä ei tunnu ylitsepääsemättömältä uhraukselta, jos sen johdosta kaikki paperiasiat olisivat aina ojennuksessa.

Tiedän, etten voi olla ainoa arkistoinnin kanssa taisteleva. Millaisia systeemejä olette kehitelleet pysyäksenne ruodussa?

Arkistoinnin äärellä (taas)

Julkaistu , kirjoittanut
15

Reilut vuosi sitten selvitin järkyttävän paperihässäkän, joka oli kertynyt muutaman vuoden aikana. Karsin joukosta roskat, lajittelin loput ja kehitin lopuksi uuden systeemin. Selasin noita vanhoja tekstejä, ja totesin siellä olevan paljon hyviä havaintoja. Miksi sitten asia on taas esillä? No tietenkin siksi, että homma ei raivaamisen jälkeen mennyt ihan putkeen.

Vannoin itselleni, etten enää ikinä halua päästää tilannetta yhtä pahaksi, kuin se oli viime kerralla. Valitettavasti en kuitenkaan onnistunut täysin pitämään lupaustani. Vuoden aikana paperikaaos oli taas vallannut alaa, kunnes sietokyky ylittyi tällä viikolla. Tilanne oli kuitenkin vähän parempi kuin viimeksi. Ensinnäkin selvitettävää oli lyhyemmältä ajalta. Toiseksi papereiden lajittelu on paljon helpompaa, koska viime vuonna keksimäni systeemi on ihan pätevä edelleen. Minulla on siis kansio omille papereille, lapsen papereille ja taloyhtiön asioille. Alunperin suunnittelin myös autokansiota, mutta sen osalta tilannetta täytyy tarkastella jossain vaiheessa uudelleen. Joka tapauksessa kolme edellä mainittuakin täyttää tarkoituksen oikein hyvin.

Eilen lajittelin, järjestin ja mapitin lapsen ja taloyhtiön paperit. Omat ovat vielä osittain irrallaan, mutta ainakin ne on nyt eroteltu muista papereista. Sitten on vielä läjä sellaista epämääräistä paperisälää, joka täytyy jälleen kerran käydä läpi. Huomasin, että paperihommat ovat edelleen sekä aikaa että energiaa vievää puuhaa. Päätöstenteko on se rasittavin juttu – säästetäänkö vai ei? On aika tyhmää oikeastaan lykätä päätöksentekoa sillä verukkeella, ettei nyt oikein jaksaisi. Kun ei se asia nimittäin mihinkään häviä, vaan päätöksen vain lykkääntyy ja kasaantuu. Lopulta niitä pitää sitten tehdä monta peräkanaa, koska ei ole viitsinyt tehdä yhtä kerrallaan aiemmin. Ehkä nyt vihdoin opin.

Viimeksi havaitsin, että yksi iso syy hässäkälle oli se, että jatkokäsittelyä odottavilta papereilta puuttui oma paikka. Niinpä niitä vaelteli pitkin työhuonetta vähän joka hyllyllä. Näin vuoden verran tätä asiaa lykättyäni asiaan saatiin vihdoin muutos:

WP_000929

Tässä sen nyt on. Tuollainen paperilaatikko, jonka kyljessä lukee mitä siellä on. Se, miten näinkin yksinkertaisen ratkaisun toteuttamiseen voi kulua vuosi, on omankin käsityskykyni ulottumattomissa… Luulen (eli toivon hartaasti) että tämä ratkaisee vihdoin pyörivien paperien ongelman. Ensinnäkin kaikki on nyt yhdessä paikassa, ja toiseksi näen milloin kotelo alkaa täyttyä, jolloin tiedän että on viimeistään aika toimia. Oikeasti tämähän on vain välietappi papereille, jotka odottavat sitä päätöksentekoa. Mutta koska tunnen itseni ja tiedän ettei heti paikalla käsittely tule onnistumaan, niin tässä ne nyt ainakin pysyvät tallessa.

Onko kenelläkään muulla samanlaisia haasteita arkistoinnin saralla?

Sininen, punainen, vihreä

Julkaistu , kirjoittanut
Vastaa

Kyseessä ei ole maamme hallituspohja, vaikka otsikosta voisikin niin päätellä. Ei, kyseessä on henkilökohtainen arkistointisysteemini, joka koostuu kolmesta mapista: sinisestä, punaisesta ja vihreästä. Sinisessä on omat paperit, punaisessa lapsen paperit ja vihreässä asuntoon liittyvät paperit. Auton paperit ovat toistaiseksi riipparissa. Järjestelmä ei ole vielä täydellinen, sillä mukana on papereita, jotka todennäköisesti voisi heittää pois, mutta haluan saada niihin kuitenkin varmuuden ennen kuin viskaan mitään menemään. Muutama ylimääräinen pahvikansio täytyy samoin vielä käydä läpi, ja siirtää niistä löytyvät paperit oikeisiin osoitteisiin.  Puutteistaan huolimatta tilanne on noin 100% parempi kuin reilu viikko sitten. Vaikka aionkin jatkaa projektin kimpussa niin kauan, että saan karsittua kaikki ylimääräiset paperit ja kansiot pois, tilanne on nyt kuitenkin sellainen, että voisin periaatteessa jättää homman tähän pisteeseen. Nyt tiedän, mistä kaikki paperit löytyvät, sekä minne uudet laitan.

Oli mielenkiintoista havaita, miten vaikeaa papereiden karsiminen ja järjestäminen oli, vaikka nimenomaan halusin tehdä sen. Mieleen nousi toistuvasti kaksi ajatusta: 1) en tiedä mitä tälle pitäisi tehdä, ja 2) en jaksaisi päättää sitä nyt. Toisin sanoen juuri ne ajatukset, jotka olivat johtaneet alkuperäiseen tilanteeseen (eli kaaokseen). Tällä kertaa en vain antanut periksi. Oikeastaan ratkaisu ei ollut kovin vaikea: ensin piti päättää säästetäänkö paperi vai ei, ja jos säästetään niin mihin niistä neljästä mapista se kuuluu. Näin kirjoitettuna koko juttu kuulostaa äärimmäisen helpolta, mutta käytännössä se ei sitä ollut. Miksiköhän?

Ehkä homma olisi ollut helpompi, jos joku olisi ollut apuna. Luulen, että ammattiraivaajien (professional organisers) etu on juuri siinä, että heidän avullaan keskittyminen ei herpaannu, ja toisaalta raivaaminen ei mene liian vakavaksi. On jotenkin helpompaa tehdä päätöksiä silloin, kun joku ulkopuolinen kysyy tarvitsetko tuota todella. Äsken papereita mapittaessani törmäsin sim-korttiin, jonka alkuperästä en ole ihan varma. Ilmeisesti se on joskus ollut työkännykässäni, mutta siitä on vuosia aikaa. Sim oli kirjekuoressa. Tiedän, että minulla on vain yksi puhelinliittymä, ja tiedän myös sen, ettei työpaikalla ole kaivattu yhtä sim-korttia. Kortti on siis tarpeeton ja sen voisi hävittää. Kuitenkin kun pidin kirjekuorta kädessäni, en ollut varma mitä sille pitäisi tehdä. Niinpä päätin säästää sen varmuuden vuoksi. Nyt tätä kirjoittaessa ymmärrän, että säilyttäminen on tarpeetonta. Voin käydä heittämässä sen roskiin.

Arkistointiasiaa alkaa tulla jo korvista ulos, joten seuraavaksi kirjoitan jostain ihan muusta. Toiveita voi esittää kommenttiosastolla!

Hiljaa hyvä tulee

Julkaistu , kirjoittanut
2

Arkistointisysteemini tulee olemaan rungoltaan seuraavanlainen:

  1. Autokansio
  2. Asuntokansio
  3. Lapsen kansio
  4. Henkilökohtainen vuosikansio

Autokansioon säilötään nimensä mukaisesti kaikki mahdolliset autoon liittyvät dokumentit. Tämä on helppo ylläpitää, sillä sinne ei helposti sekaannu mitään muuta. Tällä hetkellä autoa varten on yksi lokero riippukansiossa, yksi pahvikansio ja pari muovitaskua. Nämä yhdistetään yhteen mappiin ja paperit järjestetään aiheen mukaan.

Asuntokansioon laitetaan kaikki taloyhtiöön liittyvät paperit, kuitit ja tiedot remonteista, sähkölaskut sekä mahdollisesti kotivakuutukseen liittyvät paperit.

Lapsen kansioon tulevat hänen henkilökohtaiset paperinsa, lääkärikäyntien dokumentit ja reseptit, neuvolasta ym. saadut ohjeet jotka olen katsonut tarpeelliseksi säilyttää, sekä kaikki KELAn lähettämät paperit lapsilisistä yms. Jälkimmäiset tulevat toki minulle, mutta itselleni on loogisinta säilyttää niitä muiden lapseen liittyvien paperien joukossa. Lapsen kansioon EI tallenneta minkäänlaisia muistoesineitä kuten piirustuksia, vaan siellä pidetään ainoastaan virallisia papereita.

Henkilökohtaiseen vuosikansioon arkistoin kaikki muut omat paperini. Toisin sanoen paperit, jotka tulevat omalla nimelläni, eivätkä kuulu kahteen edellä mainittuun ryhmään. Koska haluan pitää homman niin yksinkertaisena kuin mahdollista, en luultavasti hanki edes välilehtiä. En todellakaan yritä järjestää papereita hakusanojen mukaan aakkosjärjestykseen. Riittää, että saman aiheen paperit ovat yhdessä. Papereita tarvitsee etsiä niin harvoin, että ei haittaa vaikka sitä varten joutuisikin plaraamaan ensin puoli kansiota läpi. Pääasia on, että tiedän paperin varmuudella löytyvän muiden joukosta.

Jotta oma vuosimappi ei täyty turhaan, aion muuttaa tiliotteeni ja kaikki mahdolliset laskut e-laskuiksi. Vuosimappi suljetaan kalenterivuoden vaihtuessa, ja joka vuoden alussa aloitetaan uusi. Muut kansion toimivat niin kauan kuin niihin mahtuu paperia.