Pystyn pitämään varsin hyvin järjestystä yllä melkein kaikkialla. Jos ote joskus lipsuukin, pystyn ainakin palauttamaan järjestyksen kohtuullisen pienellä vaivalla. Suurin osa kaapeista ja hyllyistä on aina niin siistejä, että kehtaisin ihan hyvin esitellä niitä vaikka ventovieraille. Sitten on poikkeus, joka vahvistaa säännön. Papereiden arkistointi. Se on ihan järkyttävässä jamassa. Taas.
Blogin alkuvaiheessa tein ison työn setvimällä kaikki paperit lävitse, jakamalla ne muutamaan kansioon ja heittämällä monta kiloa turhaa paperia pois. Silloin vannoin, etten halua samaan jamaan enää koskaan. Ei varmaan pitäisi sanoa ei koskaan, sillä tilanne on parissa vuodessa lipsahtanut jälleen aika kamalaksi. Voin listata tähän positiiviset asiat:
- Kaikki paperit ovat tallessa yhdessä huoneessa. Ei siis tarvitse hakea niitä eri puolilta asuntoa. (Koska haluan listata tämän asian, voitte päätellä miten huonosta tilanteesta on kyse.)
- Ihkaomat, vain minua koskevat paperit ovat yhdessä pystylokerossa jossa lukee Jenni, tai sitten kirjoituspöydällä. Eli mahdollisia paikkoja omia papereitani etsiessä on vain kaksi.
Ja siinä ne sitten ovatkin. Tunnen oloni tämän asian suhteen hyvin epäonnistuneeksi. Etenkin kun luin äsken läpi kaikki aiemmin aiheesta kirjoittamani tekstit. Kävi ilmi, että olen tasan vuosi sitten kirjoittanut tämän tekstin kanssa lähes identtisen postauksen (tosin toiveikkaammassa sävyssä), sitä ennen olen käsitellyt asiaa syksyllä 2013 ja siitä vuosi takaperin 2012. (Mikäli aihe kiinnostaa, klikatkaa tästä, niin saatte eteenne kaikki arkistointiin liittyvät tekstit.)
Seuraa hieman analyysiä kaaoksen syistä: minun on oikeastaan turha ihmetellä, miksi näin on. Suurin syy sekamelskaan on se, että en toimi välittömästi, kun otan jonkun paperin käteeni. Tämä on todella iso asia. Kun postista tipahtaa jotain tärkeää, en yleensä tee asialle mitään. En joko ehdi tai sitten ei juuri sillä hetkellä huvita. Niinpä kuori siirtyy vähitellen eteisestä keittönpöydälle, jossa se lopulta parin päivän päästä avataan. Jälleen olisi oiva hetki toimia – heittää paperi suoraan keräykseen, tehdä sen vaatimat toimenpiteet ja/tai arkistoida se oikeaan osoitteeseen. Vaan usein käy niin, että katson ja totean paperin sisällön, ja lasken sen sitten takaisin pöydälle. Kuoren saatan heittää keräykseen, mutta sekään ei ole fikua, koska jos papereita oli useampi, ne eksyvät toisistaan helposti ilman kuorta. Lopulta, kun pöytä on siivottava, siirrän paperit työhuoneen pöydälle, jossa ne pian sulautuvat osaksi jotakin pinoa.
Voisi perustellusti kysyä, onko tuossa mitään järkeä, ja miksi en vaan heti tekisi mitä vaaditaan. En kykene antamaan tyhjentävää vastausta, mutta suurimmat syyt lienevät se, että oikeasti on jotain tärkeämpää tekemistä käsillä, ja sitten ihan perinteinen vitkastelu. Hiukan lohduttaa kuitenkin, että tiedän etten ole ongelmani kanssa yksin. Ihmiset kaipaavat apua ammattijärjestäjiltä hyvin usein juuri papereiden hallintaan, eikä ilmiö suinkaan rajoitu Suomeen.
Oma tuskastumispisteeni on nyt kuitenkin jälleen kerran saavutettu, ja seuraava projekti onkin tämän ongelman ratkaiseminen. Siinä olennaisinta on muuttaa omia toimintatapojani. Pystyn kyllä luomaan fiksuja ja kätsyjä arkistointi- ja säilytyssysteemeitä papereille. Ydin on kuitenkin siinä, että myös ylläpidän niitä – eli toisin sanoen laitan paperit omille paikoilleen enkä lado niitä vain päällekäin pöydälle.
Nyt kuitenkin lopetan valituksen ja lupaan seuraavassa postauksessa keskittyä ratkaisuihin. Eihän tästä tule mitään, että kerran vuodessa märisen täällä arkistoinnin ankeudesta, ja sitten elelen taas pellossa 12 kuukautta, kunnes on aika jälleen kirjoittaa rutiininomainen valitusvirsi.
Mikäli arkistointi on sinunkin ahdistuksen aiheesi, kommenttiosastolla voi ilmoittautua. Lupaan jakaa vertaistukea. Jos taas olet onnistunut tekemään parannuksen, ja muuttunut toivottomasta tapauksesta arkistoinnin ammattilaiseksi, olen enemmän kuin kiinnostunut kuulemaan miten se oikein kävi. Sanokaa nyt, etten ole ainoa, joka tämän asian kanssa taistelee!
Et ole ainoa. Ilmottaudun.
Minulla on paperit, tärkeät, pääsääntöisesti lipaston laatikossa. Kun uutta postia pukkaa, vilkaisen ja työnnän paperin klaffipöydän kannen alta laatikkoon. Sitten kun jotain pitää löytää, laatikko pursuaa.
Kerran vuodessa, verotuspapereita tai muita ilmoituksia tehdessäni lietson itseäni raivoon viikon verran ja sitten otan laatikon, tyhjennän, laitan roskiin osan, hikoilen lisää, kun en löydä, mitä etsin, lopulta löydän, (tai ehkä tilaan uudet paperit tms tyhmää), järjestän kaikki joten kuten ja jätän laatikon rauhaan vuodeksi tai kunnes on pakko sieltä jotain löytää.
Enkä oikeastaan jaksa edes tehdä asialle mitään. Odotan vaan tympeää tammikuuta jolloin laatikko on pakosti avattava…
Kuulostaa erittäin tutulta! Veikkaan, että sama systeemi on meidän lisäksi hyvin monella muullakin. Järjestämisen laukaisee aina jokin pakko; pitää löytää juuri niitä veropapereita, tai pitää selvittää jotain vakuutus- tai autoasiaa. Kiitos kommentista, on kiva kuulla että meitä on muitakin.
Mulla on auttanut kaksi asiaa. Ensin tajusin, että kyse kohdallani on päätöksenteosta, tai siitä että ei osaa tehdä päätöksiä. Tämä oivallus osui johonkin haavaan, ja sai minut haluamaan oppimaan tekemään nopeita päätöksiä. Arkisista asoista se lähtee ja heijastuu sitten muuallekin.
Toinen arjen helpotus oli Inbox, eli meillä laatikon kansi, johon kerätään nuo paperit ja lasten piirustukset. Koska Inbox on vain kansi, niin se on vaan käytävä läpi sihteellisen useasti.
Jossain kohdin toivon siirtyväni sähköiseen kotiarkistointiin, mutta toistaiseksi on se mappi. Mietin aina kuitenkin, että saako tiedot helposti jostakin, jos hävitän paperin. Aika usein nykyään saa.
Jonkinlainen inbox voisi olla minullakin se ratkaisu. Ja tosiaan tarpeeksi pieni ettei sinne mahdu enempää. Lasten piirustukset eivät onneksi sotkeennu virallisiin papereihin, mutta muuten kaikki ovat aika iloisessa sekamelskassa. Mutta kiitos vinkistä, mietin miten tämän voisi toteuttaa.
Minulla on kansioissa kaikki veropaperit, kaikki palkkapaperit (palkkakuitit ja vuosilisä ym. päätökset), työvoimatoimistosta tulleet jutut, opintotuki- ja eläkkeenkertymisilmoitukset, vakuutuspaperit, hyvin monia maksettuja laskuja (ei sentään enää kaikkia!), ihan kaikki tiliotteet, reseptit ja muut terveyspaperit. Monista turhemmmista, esim. puhelinlaskusta ja kauppojen bonuslaskelmista tilaan nykyään vain e-version, muuten niitäkin kertyisi. Palkkakuitin sitä vastoin tulostan itse, samoin tiliotteet, sillä niistä tuli sähköisiä pyytämättäni.
Näiden erikokoisten kansioiden lukumäärä on huimat 10! Tallessa on siis liki kaikki viimeiseltä 20 vuodelta. Eikä kyse ole välttämättä tärkeistä papereista, vaikka niitäkin toki on. Mutta kaikki ovat aikajärjestyksessä omalla paikallaan ja tiedän, missä ne ovat.
Ikinä ei tule ”tärkeä paperi hukassa” -kaaosta. Oma paikka kaikelle -filosofia ja välilehdelliset kansiot on paras neuvoni maltillisemmillekin arkistolle.
Arkistoni karsinta olisi helppoa, kun kaikki samanlaiset ovat yhdessä nipussa. En ole vielä tuota laajasti tehnyt enkä koe niin akuuttia tarvettakaan. Uusien papereiden mapittaminen tapahtuu noin neljästi vuodessa ja mapittamista odottavat paperit ovat yhdessä pinossa, johon ei kerry muuta.
Kauanko menee aikaa kun mapitat papereita? Entä eikö siinä välissä ehdi jotain jo hävitä? Luulen, että minulla osa ongelmaa on se, että tärkeät ja vähemmän tärkeät paperit seikkailevat samoissa pinoissa ja menevät sekaisin.
Papereiden pitäminen järjestyksessä on kaikkein tylsintä! Minulla on yksi kansio, jossa on kaikki säilytettävät paperit, muovitaskuihin lajiteltuina. Juuri siivosin kansion, laitoin vanhentuneet verojutut sekä takuukuitit roskiin. Teen takuukuiteille niin, että laitan muovitaskuun vuosiluvun (esim.2016), ja siihen muovitaskuun kaikki takuukuitit, jotka silloin vanhenevat. Vuoden lopussa kaikki roskiin. Aiemmin takuukuitteja kertyi, enkä jaksanut ikin katsoa, mitkä olivat vanhentuneita. Toinen tapa, millä yritän pitää paperikaaosta kurissa on se, että minulla on kovin pieni laatikko, jossa on ne paperit, joille pitäisi jotain tehdä. Ei tämä kyllä aina onnistu, välillä paperit pääsevät valtautumaan.
Auttaisiko tässä samanlainen rutiini kuin tiskien kanssa?! Kerran viikossa käsittelee ja mapittaa viikon aikana kertyneet paperit. Jos siitä saisi säännöllisen tavan vaikka lauantaiaamupäivälle tms. niin homma ei pääsisi karkaamaan käsistä.
Meillä paperit on pinossa keittiön kaapissa, joten arkistoinnissa olisi vähän opeteltavaa täälläkin…
Vastasin näköjään L:lle, vaikka Jennin blogitekstiin oli tarkoitus kommentoida. 🙂
Kyllä! Sanoit ääneen se, mitä olen tässä mietiskellyt ja näköjään pohtinyt jo vuosi sitten. Tiskirutiini toimii, joten pitäisi olla mahdollisuuksien rajoissa saada myös tämä juttu toimimaan.
Tässäkin on avainsana: tylsyys!! Paperit toden totta ovat tylsiä. Siksi sitä varmaan mieluummin keksii kaikkea muuta tekemistä, kuin mapittaa papereita. Mutta tuo takuukuittisysteemi tuntuu erittäin toimivalta. Voisin harkita jotain vastaavaa, mutta pelkään etten lopulta jaksaisi ylläpitää sitä.
Paperiongelma on täälläkin! Mulla oli aiemmin paperit oikein hyvässä järjestyksessä, mutta nyt parin viime vuoden aikana homma on levinnyt käsistä ja ainakin kaikki nuorimmaisen syntymän (2v sitten) jälkeen kertyneet paperit ovat yhdessä läjässä. Ja siinä on siis kaikki mahdollinen lasten säästettävistä piirustuksista veropapereihin sun muihin. Sieltäpä on ilo etsiä, kun tarvii vaikka verotukseen ilmoittaa kotitalousvähennystä…
Tarvitsisin omaa aikaa (ilman lapsia) monta tuntia, että saisin tuon kasan selvitettyä. Nyt se on jäänyt lähinnä siksi, että oma aika on niin vähissä, että sen mieluummin käyttää johonkin kivaan. Lapset pitäisi saada pois siksi, että mun tapa järjestellä paperit on levittää ne ensin kasoihin: pois heitettävät, veropaperit, palkkalaput, kotiin liittyvät jne jne. Sitten lopuksi otan kasan kerrallaan, laitan aikajärjestykseen, rei’itän ja laitan omaan kansioonsa. Ei ole kiva, jos joku muksuista tulee kasojen päälle pomppimaan. Ehkä seuraavalla kerralla, kun saan olla yksin kotona…
Jes jes, lisää paperikaaoksen kanssa eläjiä! Voisin jakaa sellaisen vinkin, että itse teen aina ensimmäisen kierroksen niin että on vain kaksi pinoa, roskat ja säilytettävät. Eli ensin karsin roskapaperit pois, ja alan vasta sitten lajitella jäljelle jääneitä. Ymmärrän täysin tuon oman ajan puutteen, mutta tällä tavalla tuota hommaa voi tehdä vähän pienemmissä osissa.
Mulla muuten homma tyssää aina tähän. Kun ne roskat on jo eroteltu pois tuntuu kasa jo siedettävän pieneltä ja sen voikin sitten lajitella joskus toiste…
Mulla on yksi iso mappi, jossa on kaikki kodin asiat välilehtien kanssa eroteltuna: veroasiat / vakuutukset / pankkiasiat / talon paperit / sopimukset (sähkö yms) / minun omat jutut / miehen omat jutut / koirien paperit / kennelin paperit / sekalaiset (= yksi kummikirja). Säännöllisesti sen siivoan, eli kun esimerkiksi tulee uudet verolaput tai vakuutuskirjat, heitän heti vanhat pois. En säästä pankin tiliotteita enkä maksettuja laskuja, luotan siihen että jos niitä tarvii ne löytyy kyllä pankin sivuilta. Palkkakuitit on myös sähköisinä NetPostissa. Tuo yksi mappi riittää siis vallan mainiosti kaikkien kodin papereiden säilytykseen.
Paitsi joo, takuukuitit on pikku laatikossa. Niitä on ehkä kymmenen… käyn nekin säännöllisesti läpi ja heitän turhat veks. Nykyäänhän takuukuititkin löytyy jo usein netistä, ainakin ite huomasin S-tiliäni katsellessani, että siellähän onkin kaikkien S-kortilla vingutettujen ostosten takuukuitit sähköisinä versioina.
Jokaiselle lapselle oma ohuempi mappi, jossa on heidän omat koulutodistukset, pankkijutut, terveyteen liittyvät paperit, verokortit, työtodistukset, kutsuntapaperit… ja sitten myös joitain valokuvia, esim. isot luokkakuvat. Mapeissa on myös joitain piirustuksia, eskarijuttuja, kunniakirjoja koulusta yms. Hiukan on naftit noi ohuet mapit kieltämättä, olen miettinyt pitäisikö ne vaihtaa paksumpiin.
Noiden mappien lisäksi mulla on yhdessä ohuessa mapissa omat opinto- ja työtodistukset. Ja sitten on muutamassa mapissa opiskeluasioita: ne aion käydä läpi kun opinnot on kohta ohi. Todennäköisesti en paljoa sinne säästele.
Heitän hyvin hanakasti kaiken pois kuleksimasta. Se on mun vinkki: käy läpi, hävitä turhat, älä enää haali niitä jatkossakaan jemmoihin. Helppo tietenkin sanoa… mutta mulla toimii. Toisaalta rakastan yli kaiken tollasta läpi käymistä ja mapittamista ja järjestämistä… Tässä just illalla otin yhdestä laatikosta pöydälle kasan kaiken maailman lippusia ja lappusia, missä on ruokaohjeita, ja tein niidenkin kanssa tiukan karsinnan. Mitä niitä säästelee, kun niitä ei koskaan käytä hyödykseen kuitenkaan… sama koskee mielestäni myös vaikkapa tiliotteita tai verolappuja – en vain näe mitään järkeä vanhojen säästelyssä.
Tsemppiä urakkaasi!!
Kiitos monista hyvistä vinkeistä. Aika paljon jo hyödynnänkin noita e-juttuja. Mietin juuri, että kun nykyisin veroilmoituksetkin voi tehdä netissä sähköisesti, niitä varsinaisia papereita on aika turhaa säästellä. Niillehän ei ole mitään käyttöä sen jälkeen, kun korjaukset on tehnyt sähköisesti. VAi olenko väärässä? sekalaisia papereita vähemmän kertyy, en nimittäin harrasta lehtien leikkelyä (ja ne kyllä löytää netistäkin), mutta jokin järkevä systeemi on kehitettävä esim. vakuutusta varten säästettävien kuittien ja laskujen säilyttämiseen.
Ihan kuin olisin kuullut, että vaikka tekee sähköisen veroilmoituksen, niin siihen liittyvät mahdolliset liitteet ja esim. kotitalousvähennysten kuitit on säilytettävä siltä varalta, että tulee tarkastus. Oliko se kuusi vai kymmenen vuotta. Joku minua talousnerompi voi ehkä vastata, miten tämä on? Sinänsähän on ihan pöllöä ja epäloogista, jos paperit pitää säästää kun muuten tekee sähköisen.
Kuka tietää, miten on? Ja onko eri asia yksityis- ja yritysverotuksen kanssa?
Verovähennystä varten pitää säilyttää alkuperäiset laskut ja kuitit (maksukuitti tai tiliotteelta näkyvä maksusuoritus) sen 6-7 vuotta, mutten näe mitään syytä, etteikö niitä voisi vaikka skannata (muista varmuuskopio siltä varalta, että tietokone hajoaa!) ja tällä tavoin säilyttää paperittomasti. 🙂
Ei tuo kuittien säilytys ole ongelma, niitä tulee kuitenkin vuoden aikana sen verran vähän että mahtuvat yhteen muovitaskuun tms. Siinä ne voi mapittaa ja säilyttää, ei haittaa.
Olen aika onneton kodin järjestyksen ylläpitäjä, mutta paperit löytyvät nykyisin melko hyvin. Avaan postin heti ja laitan kuoren paperiroskiin. Jos paperi on tärkeä, lasku tai joku hoidettava asia tai vaikka kotitalousvähennyslappu, se menee heti keittiön laatikkoon.
Muutaman kerran kuussa maksan laskuja (meille tulee firman takia vielä aika paljon paperilaskuja) ja vuoden lopussa käyn koko tärkeiden papereiden laatikon läpi, siirrän säilytettävät laput arkistolaatikkoon ja heitän turhat pois. Arkistolaatikossa on omissa pahvikansiossa kaikki säilytettävät paperit, todistukset, vakuutuspaperit, vanhat tiliotteet (niitä ei enää tule, enkä oikein tiedä kauanko säilyttäisin näitä vanhoja), auton paperit, terveyspaperit, maksetut laskut, jne, mitä näitä nyt on. Kansion pitää olla sellainen mihin voi helposti sujauttaa paperin, rei’ittäminen vie liikaa aikaa:).
Eli siis suosittelen laittamaan tärkeät paperit samantien johonkin tiettyyn helppoon paikkaan. Pahinta on kun ne kasautuvat epämääräisten papereiden kanssa.
Minä kaipaisin neuvoja, miten pitää kaapit siisteinä. Niillä on tapana kaaostua meidän huushollissa.
Luulen että olennaista on juuri tuo säännöllisyys. Että tasaiseen tahtiin käy papereita läpi, eikä päästä niitä leviämään. Tuota paikkaa pitää myös miettiä. VÄlillä tuntuu että eteisestä on liian pitkä matka työhuoneeseen…
Kaappeihin paras vinkkini on tavaroiden vähentäminen. Mitä vähemmän tavaraa hyllyllä, sitä helpompi on pitää järjestystä.
Kaksi mahdollisuutta. 1) Aloita arkistointisysteemi, joka perustuu ihan siihen, että laitetaan pinoon siinä järjesteyksessä kuin paperit tulevat talouteen. Kaikki lajittelematta, ja sopivin aikavälein välilehti ja pvm. Tämä systeemi on sukua muutamien tuntemieni ihmisten työpöytien järjestykselle. Kaikki vain päällekkäin, edellisen päälle uutta, kulmasta kulmaan. Kumma kyllä he löytävät paperinsa ja huomaavat, jos jotain on viety. Muille se näyttäytyy suurin piirtein arkeologisilta kaivauksilta. 2) Skannaa kaikki heti, nimeä paperin otsikon mukaan, ja hae tarvitessasi oikea asiakirja koneelta asiakirjan nimellä. Ei niille tarvitse kuin yksi kansio ”Jennin paperit” Jos alkuperäisiä haluat säilyttää,hommaa iso laatikko. (Sinähän pidät laatikoista ?) Mitä isompi sen parempi, ja viskaa paperit kuorineen sinne skannauksen jälkeen. Anna perikunnan hoitaa loppusiivous v.2100.
Ei kannata tehdä liian monimutkaista tai kurinalaisuutta vaativaa systeemiä, jos arkistointi tuntuu keskiaikaiselta kidutukselta.
Itseni tuntien skannaus ei ole ratkaisu, jaksaisin tehdä sitä ehkä viikon. Sen sijaan ensimmäinen metodi tuntuu toimivammalta. Välillä työpöytä on todella laidasta laitaa täynnä paperia, mutta ongelmana on että arkelogisista kaivauksista huolimatta toivottua paperia ei löydy… Teen kyllä oman postauksen siitä, miten tämän ongelman päätin ratkaista. Kunhan ensin päätän jotain.
Minä rakastan papereita ja paperihommia. Silti minullakin on karannut homma käsistä, joten on täytynyt vähän hillitä tätä rakkauttani. :)Tein sen yksinkertaisesti vähentämällä sisääntulevaa paperin määrää, ts. olen muuttanut kaikki mahdolliset laskut sähköposti- tai e-laskuiksi, tiliotteet sähköiseksi, jne. Alkuun teki vaikeaa luopua paperisista versioista, varsinkin kun pelkään, että pääsenkö varmasti käsiksi tiettyihin tietoihin halutessani, mutta siihenkin olen keksinyt ratkaisun; Sellaiset asiakirjat, joita saatan haluta tarkastella ”sitten joskus” olen tallettanut sähköpostiin (gmail on kätevä, kun sieltä löytyy Drive, jonne voi tallettaa tiedostojaan, google+ varmuuskopioi myös digikuvani! 🙂 Minulla on siis pääsy kaikkiin tallennettuihin juttuihini miltä koneelta tahansa gmailin kautta.)
Kaikki oikeasti tärkeät ja tarpeelliset, ns. voimassaolevat paperit toki säilytän ihan fyysisessä muodossa, mutta näitä on loppujen lopuksi todella vähän! Näitä vähiä papereita voinkin sitten rakastaa entistä enemmän, kun ne eivät huku miljoonien papereiden sekaan! 😀
Ne vähäiset laskut ja muut paperit, joita vielä postissa tulee, käsittelen heti, esim. pistän laskun maksuun tai ainakin laitan tietokoneen viereen odottamaan käsittelyä, ellen heti ehdi. Nämä tulee helposti hoidettua ja maksetut laskut käyn läpi kuukauden, parin välein ja silppuan. Skannaus käytössä aina, kun haluan jotain tallettaa paperittomasti.
Lienet ensimmäinen ihminen joka rakastaa papereita ja niiden organisoimista… 🙂 Mutta kiitos vinkeistä, otan nämäkin huomioon. Harkitsen silppurin hankkimista myös. Onkohan se uhka vai mahdollisuus…
Ei ole ensimmäinen, on meitä muitakin jotka rakastaa paperihommia! =D Mua suorastaan vähän harmittaa, että kaikessa siirrytään sähköiseen systeemiin, kun minä niin tykkäisin laittaa papereita mappiin!! Minä vaan pidän rajan siinä mitä yleensäkin kannattaa säästää, siksi meidän kaikki paperit mahtuu niin pieneen tilaan.
Meillä on kanssa kaikki paperit sekaisin. Mies hoitaa ne. Siksi ne on sekaisin. Ei vaan, en mä usko et olisin ainakaa paljoa parempi. 😀 Mut kysymys kuuluu, miten saada mies hoitamaan paperiasiat siististi, ja niin, että minäkin sieltä löydän jotain?
Mun raatorehellinen vastaus on ei mitenkään 🙂 Ainoa vaihtoehto, jolla voi taata että homma menee just niin kuin itse haluaa, on tehdä itse.