Kyseessä ei ole maamme hallituspohja, vaikka otsikosta voisikin niin päätellä. Ei, kyseessä on henkilökohtainen arkistointisysteemini, joka koostuu kolmesta mapista: sinisestä, punaisesta ja vihreästä. Sinisessä on omat paperit, punaisessa lapsen paperit ja vihreässä asuntoon liittyvät paperit. Auton paperit ovat toistaiseksi riipparissa. Järjestelmä ei ole vielä täydellinen, sillä mukana on papereita, jotka todennäköisesti voisi heittää pois, mutta haluan saada niihin kuitenkin varmuuden ennen kuin viskaan mitään menemään. Muutama ylimääräinen pahvikansio täytyy samoin vielä käydä läpi, ja siirtää niistä löytyvät paperit oikeisiin osoitteisiin.  Puutteistaan huolimatta tilanne on noin 100% parempi kuin reilu viikko sitten. Vaikka aionkin jatkaa projektin kimpussa niin kauan, että saan karsittua kaikki ylimääräiset paperit ja kansiot pois, tilanne on nyt kuitenkin sellainen, että voisin periaatteessa jättää homman tähän pisteeseen. Nyt tiedän, mistä kaikki paperit löytyvät, sekä minne uudet laitan.

Oli mielenkiintoista havaita, miten vaikeaa papereiden karsiminen ja järjestäminen oli, vaikka nimenomaan halusin tehdä sen. Mieleen nousi toistuvasti kaksi ajatusta: 1) en tiedä mitä tälle pitäisi tehdä, ja 2) en jaksaisi päättää sitä nyt. Toisin sanoen juuri ne ajatukset, jotka olivat johtaneet alkuperäiseen tilanteeseen (eli kaaokseen). Tällä kertaa en vain antanut periksi. Oikeastaan ratkaisu ei ollut kovin vaikea: ensin piti päättää säästetäänkö paperi vai ei, ja jos säästetään niin mihin niistä neljästä mapista se kuuluu. Näin kirjoitettuna koko juttu kuulostaa äärimmäisen helpolta, mutta käytännössä se ei sitä ollut. Miksiköhän?

Ehkä homma olisi ollut helpompi, jos joku olisi ollut apuna. Luulen, että ammattiraivaajien (professional organisers) etu on juuri siinä, että heidän avullaan keskittyminen ei herpaannu, ja toisaalta raivaaminen ei mene liian vakavaksi. On jotenkin helpompaa tehdä päätöksiä silloin, kun joku ulkopuolinen kysyy tarvitsetko tuota todella. Äsken papereita mapittaessani törmäsin sim-korttiin, jonka alkuperästä en ole ihan varma. Ilmeisesti se on joskus ollut työkännykässäni, mutta siitä on vuosia aikaa. Sim oli kirjekuoressa. Tiedän, että minulla on vain yksi puhelinliittymä, ja tiedän myös sen, ettei työpaikalla ole kaivattu yhtä sim-korttia. Kortti on siis tarpeeton ja sen voisi hävittää. Kuitenkin kun pidin kirjekuorta kädessäni, en ollut varma mitä sille pitäisi tehdä. Niinpä päätin säästää sen varmuuden vuoksi. Nyt tätä kirjoittaessa ymmärrän, että säilyttäminen on tarpeetonta. Voin käydä heittämässä sen roskiin.

Arkistointiasiaa alkaa tulla jo korvista ulos, joten seuraavaksi kirjoitan jostain ihan muusta. Toiveita voi esittää kommenttiosastolla!

Arkistointisysteemini tulee olemaan rungoltaan seuraavanlainen:

1. Autokansio
2. Asuntokansio
3. Lapsen kansio
4. Henkilökohtainen vuosikansio

Autokansioon säilötään nimensä mukaisesti kaikki mahdolliset autoon liittyvät dokumentit. Tämä on helppo ylläpitää, sillä sinne ei helposti sekaannu mitään muuta. Tällä hetkellä autoa varten on yksi lokero riippukansiossa, yksi pahvikansio ja pari muovitaskua. Nämä yhdistetään yhteen mappiin ja paperit järjestetään aiheen mukaan.

Asuntokansioon laitetaan kaikki taloyhtiöön liittyvät paperit, kuitit ja tiedot remonteista, sähkölaskut sekä mahdollisesti kotivakuutukseen liittyvät paperit.

Lapsen kansioon tulevat hänen henkilökohtaiset paperinsa, lääkärikäyntien dokumentit ja reseptit, neuvolasta ym. saadut ohjeet jotka olen katsonut tarpeelliseksi säilyttää, sekä kaikki KELAn lähettämät paperit lapsilisistä yms. Jälkimmäiset tulevat toki minulle, mutta itselleni on loogisinta säilyttää niitä muiden lapseen liittyvien paperien joukossa. Lapsen kansioon EI tallenneta minkäänlaisia muistoesineitä kuten piirustuksia, vaan siellä pidetään ainoastaan virallisia papereita.

Henkilökohtaiseen vuosikansioon arkistoin kaikki muut omat paperini. Toisin sanoen paperit, jotka tulevat omalla nimelläni, eivätkä kuulu kahteen edellä mainittuun ryhmään. Koska haluan pitää homman niin yksinkertaisena kuin mahdollista, en luultavasti hanki edes välilehtiä. En todellakaan yritä järjestää papereita hakusanojen mukaan aakkosjärjestykseen. Riittää, että saman aiheen paperit ovat yhdessä. Papereita tarvitsee etsiä niin harvoin, että ei haittaa vaikka sitä varten joutuisikin plaraamaan ensin puoli kansiota läpi. Pääasia on, että tiedän paperin varmuudella löytyvän muiden joukosta.

Jotta oma vuosimappi ei täyty turhaan, aion muuttaa tiliotteeni ja kaikki mahdolliset laskut e-laskuiksi. Vuosimappi suljetaan kalenterivuoden vaihtuessa, ja joka vuoden alussa aloitetaan uusi. Muut kansion toimivat niin kauan kuin niihin mahtuu paperia.

Jee jee jee! Taas yksi vaihe takana. Olen tänään käynyt yksitellen läpi jokaikisen paperin tuosta 1,6kg painavasta pinosta. Useaan otteeseen vastaan tuli papereita, jotka aiheuttivat spontaanin ”en todellakaan haluaisi ajatella tätä nyt” -reaktion. Pakotin itseni siitä huolimatta päättämään jokaisen paperin kohdalla säästetäänkö toistaiseksi vai laitetaanko pois. Se kannatti, sillä noin kolmasosa papereista osoittautui tarpeettomiksi.

Ensimmäiseksi lajittelin  paperit kymmeneen pienempään pinoon. Niistä löytyi mm. veroihin, kiinteistöihin, terveyteen, pankkiasioihin, puhelinliittymään yms. liittyviä papereita. Yhdessä pinossa oli yksittäisiä sekalaisia papereita, jotka eivät oikein kuuluneet mihinkään ryhmään.

Toisessa vaiheessa kävin em. pienemmät pinot yksi kerrallaan läpi. Karsin edelleen tarpeettomia pois ja lajittelin paperit kronologiseen järjestykseen. Tein samalla vielä tarkempaa lajittelua, ja lopulta isompia ryhmiä jäi jäljelle kahdeksan.  Niiden lisäksi jäi useita yksittäisiä papereita, jotka haluan säästää mutta jotka eivät kuuluneet mihinkään noista isommista ryhmistä.

Tällä hetkellä työhuoneen lattia on täynnä siistejä paperinippuja eri aihealueilta. Sitten on yksi kasa roskaa, joka oikeastaan kuuluisi silppuriin. Koska sellaista ei ole, täytyy miettiä miten saan kasan hävitettyä ilman tietosuojariskiä. Jäljelle jääneet pinot on käytävä vielä kertaalleen läpi siinä vaiheessa, kun lopullisesti arkistoin ne. Joukossa on todennäköisesti runsaasti dokumentteja, joiden säilyttäminen ei enää ole tarpeellista. Selvitän muutaman asian ja poistan sitten nekin sieltä joukosta.

Ja huomenna jatkuu taas! Mutta sanonpa vaan, että helpompaa olisi ollut tehdä ne yksittäiset päätökset (säilytänkö/laitanko roskin/jos säilytän niin missä) yksi kerrallaan silloin kun ne tulivat vastaan, kuin nyt kaikki kerralla.

1 kiloa ja 622 grammaa sekalaista paperia. (Tämä on fakta, koska punnitsin pinon keittiövaa’alla.) Siinäpä tämän päivän urakka. Tavoitteena on tehdä ensimmäinen karkea lajittelu, jonka jälkeen paperit ovat suunnilleen omissa ryhmissään. Sitä seuraava hienosäätö jää huomiselle, koska tiedän etten tänään ehdi sitä tehdä.

Tiedän jo tässä vaiheessa, että tämä on työläs vaihe. Pinossa on nimittäin paljon sellaisia papereita, joille ei olemassa omaa paikkaa, tai joista en ole ihan varma pitäisikö ne säilyttää. Toisin sanoen edessä on monta yksittäistä päätöstä (joiden tekemistä olen siis lykännyt viimeiset pari vuotta…)

Iltapäivällä jälleen raporttia projektin etenemisestä.

Tänään tehtyä:

• Autopino käyty kunnolla läpi. Tarpeettomat heitetty paperinkeräykseen, loput järjestetty aiheen mukaan yhteen kansioon.
• Eroteltu omat ja lapseen liittyävät paperit toisistaan.
• Lajiteltu jälkimmäinen ryhmä aiheittain muovitaskuihin.

Tähän kaikkeen meni jälleen noin tunti. Tunsin saaneeni paljon aikaan, ja palkitsin itseni urakan päätteksi skonssilla. Oikeastaan oli pieni kiusaus jatkaa omien paperien lajittelua eteenpäinkin, mutta tulin järkiini ja päätin jatkaa huomenna tai mahdollisesti vasta maanantaina. Omien papereiden pino on nimittäin korkea ja sekava, joten siihen uppoutuminen vaatii oman aikansa.

Tätä projektia tehdessä on noussut mieleen monia asioita arkistointiin ja papereiden hallintaan liittyen, joista varmasti kirjoitan oman postauksen sitten kun saan tämän valmiiksi. Tässä kuitenkin muutamia havaintoja lyhyesti:

• Päätöksenteko on avainasemassa
• Ryhmittely ja lajittelu ei välttämättä ole yksinkertaista
• Mitä kannattaa säilyttää varmuuden vuoksi? Minkä säilyttäminen on turhaa?
• Miksi arkistointi on niin työlästä (vastaus löytyy kohdasta 1)

Arkijärki ja paperiprojekti siirtyvät viikonlopuksi pienelle tauolle, mutta homma jatkuu maanantaina!