Tänään klo 9.30 puhelin alkoi vilkuttaa hälytystä. Paperityöt odottivat. Lykkäsin aloittamista vain 15 minuuttia, mutta aloin sitten kiltisti käydä läpi uuden inboxini sisältöä. Sain viime viikolla raivattua tyhjäksi lokerikon, jolle olikin jo kasautunut papereita. Maksoin ja mapitin kaksi laskua, avasin yhden kuoren, joka osoittautui ilmoitukseksi vastikemaksusta sekä arkistoin yhden takuupaperin. Sen jälkeen lokero oli tyhjä. Paperityöt on tältä viikolta hoidettu! Ensimmäisen kerran perusteella menetelmä on toimiva. Tuntui ihan helpolta.
Vaikeampien päätösten edessä olen ollut viime viikolla ja viikonloppuna. Tavoitteena oli karsia vanhoja turhia papereita pois niin paljon kuin mahdollista. Kokonainen kassillinen niitä kertyikin, ja työtä voisi jatkaa (ja jatkankin) edelleen. Tajusin kuitenkin samalla, mikä hommaa hidastaa. Papereiden pois heittäminen on välillä pelottavaa.
Papereilla itselläänhän ei ole mitään arvoa, mutta niiden sisältämällä informaatiolla on. Tuon informaation hukkaaminen on se juttu, joka estää ja hidastaa karsimista. Olisipa todella mukavaa, kun vieressä istuisi joku hallintoasioiden asiantuntija, joka osaisi suoraan sanoa, tarvitaanko jotain tietoa vielä vai ei! Yksin tuntuu siltä, että vähän väliä on sormi suussa.
Olen esimerkiksi aiemmin säästellyt kaikenlaisia verotukseen liittyviä papereita vain siksi, että olen pelännyt joutuvani vaikeuksiin, jos joskus niistä pitäisikin tarkistaa jotain. Tämä siitä huolimatta, että en ole KOSKAAN joutunut veroasioissa tarkistamaan mitään jälkeenpäin. Siitä huolimatta on tuntunut turvallisemmalta ja helpommalta vain mapittaa kaikki, kuin ottaa riski että jotain sittenkin tarvitsisi. Nyt sain sentään itseni uskomaan, että niiden ohjevihkojen sisältö löytyy taatusti netistä, samoin kaikki lomakkeet voi printata uudestaan vaikka sata kertaa. Kuitit tietysti säilytän, mutta entä veroehdotukset? Olen tehnyt korjaukset sähköisesti. Tarvitsenko sitä kotiin lähetettyä paperia mihinkään?
Koska moni päätös oli vaikea, keskityin karsimaan kaikkea helpoimmasta päästä. Säästin taloyhtiön kuntotutkimusraportin, mutta heitin pois muutaman vuoden takaiset yhtiökokouspaperit. Tiedän, että ne löytyvät isännöitsijältä, jos jostain kumman syystä niitä tarvitsisi. Heitin myös pois vanhoja maksettuja laskuja – sanokaa, miksi niidenkin säilyttäminen tuntuu aina sillä hetkellä tärkeältä, vaikka tiliotteesta näkee joka tapauksessa, onko jotain maksettu vai ei? Lisäksi roskiin meni runsaasti sekalaista paperisilppua, jolla ei ollut enää merkitystä.
Mutta sitten on niitä vaikeita päätöksiä. Löysin esimerkiksi vanhan rekisteriotteen ja ostodokumentteja autosta, jonka itse olen myynyt jo aikaa sitten. Jostain syystä en uskaltanut heittää niitä pois. Mitä jos uusi ostaja tarvitsee jotain tietoa siitä, pitääkö minulla olla velvollisuus säilyttää vanhoja autoon liittyviä papereita? Myyminen sujui kaiken taiteen sääntöjen mukaan, ja oletan että jos joku dokumentti olisi puuttunut, sitä olisi minulta jo tiedusteltu. Järjellä ajatellen voisin siis heittää vastaavat paperit menemään, mutta en uskalla. Koska pelkään että joudun vaikeuksiin jos niin teen. Ei kovin rationaalista, mutta tuskinpa olen tämänkään ongelman kanssa yksin.
Papereiden pelko on hankalaa, koska se jähmettää koko raivausurakan. Kun ei uskalla heittää mitään pois, pinot eivät ohene eikä tulosta synny. En tiedä miten tätä ongelmaa voisi ratkoa ja mistä näitä asioita voisi selvittää. Koska siitä on viime kädessä kyse, en tiedä. Jos olisin varma siitä, mitä tietoa voi joskus tarvita ja mitä ei, tätä ongelmaa ei olisi. Kärsiikö kukaan muu vastaavasta ongelmasta?
Yli 7 vuotta vanhoja papereita ei kannata säilyttää, ellei ne liity johonkin minkä jättää perinnöksi, tai omaisuuteen (sijoituksiin, asuntoihin, veneisiin, henkivakuutuksiin yms) jonka vielä omistaa.
8 mappia ei ole kovinkaan vaikea konsepti, 7 kpl kiertää eli vanhimman sisältö roskiin, yhdessä mapissa taas on ns. ikuisesti säilytettävät paperit.
-ölköl-
Teoriassa näin joo. Mutta mistä tiedän mikä on ikuisesti säilytettävä paperi ja mikä ei?
Tuo ölkölin käytäntö kuulostaa viisaalta, mutta samalla jo tiedän, että en jaksa tehdä tuota. Vaikka, hmmh, Eihän sitä tiedä, jos jonain päivänä iskisi sellainen vimma, että tuo laatikko on saatava kuriin.
Sama pelko joka tapauksessa kuin blogistilla, että pelottaa heittää pois papereita. Minuakaan ei ole veropapereista koskaan karhuttu…
Mitä varten säästät laskuja? Itse en ole niitä säästänyt kahdeksaan vuoteen, enkä koskaan ole tarvinnut yhtäkään laskua myöhemmin (poikkeuksena kotitalousvähennyksessä huomioitavat).
Ja vanhan auton paperit, niissä ei ole mitään sellaista infoa mitä ei saisi trafista tms. Eli heitä pois. Ainakaan se uusi omistaja ei tule mitään papereita enää kyselemään, siitä saatan olla 99% varma 🙂
Sama yhtiökokouspapereilla, eli osakkaalla ei ole velvollisuutta säästää niitä, koska ne tiedot saa isännöitsijältä, jolla on taas velvollisuus säästää ne.
Olen itse pyrkinyt säästämään vain todella tarpeelliset paperit, tällä hetkellä 7 viimeistä vuotta mahtuu samaan kansioon. Ja se selittyy sillä, että palkkakuitit, vakuutusasiat yms. ovat kaikki sähköisinä.
Kysyin itseltäni samaa. En keksinyt mitään järkevää vastausta. Nuo kotitalousvähennykset ovat tallessa. Mulla on joku ihmeellinen kunnioitus ns. virallisia papereita kohtaan, eikä ole mitään käsitystä mistä se voisi johtua. Äkkiä ei tule mieleen yhtäkään tilannetta, että olisin heittänyt jotain sellaista pois, mitä ehdottomasti olisi tarvittu myöhemmin. Mutta siitä huolimatta on joku ihmeellinen kynnys luopua virallisen näköisistä papereista. Olet kyllä noissa asioissa ihan oikeassa. Ei niitä kukaan tule kyselemään. nyt pitäisi vain rohkaistua ja lappaa paperia keräykseen.
Mä olen seurannut tätä keskustelua mielenkiinnolla, mulla nimittäin ei ole sitten mitään papereita säästettynä lukuunottamatta asunnon ostamiseen liittyviä pankkipapereita ja kuluvan vuoden vakuutus- ja veropapereita (ok, ehkä on jotain muitakin, mutta just nyt ei tule mieleen, jokatapauksessa niitä on hyvin vähän). Ja itseasiassa just mietin että voisin ne vakuutuspaperitkin heittää menemään, sillä nekin tiedot mulla on verkossa. Oon ollut vähän ihmeissäni, että onks tää taas yks niitä asioita, missä mä oon nukkunut kansalaistaidon tunnilla, kun en ole koskaan mitään säästänyt (enkä liioin tarvinnut), mutta tän keskustelun myötä nous kylmähiki kun aloin miettiä näitä yhtiökokouspapereita yms. kun on tämä oman asunnon myyminen varmaan parin vuoden sisään edessä. Mutta kiitos tp, lähti sekin huoli pois kun kerroit että isännöitsijällä on se vastuu niiden säilyttämisestä! Mä oon sokeasti luottanut siihen, että sähköinen arkistointi riittää (ja sekin mulla on tällä hetkellä luokkaa tiliote).
Olet hyvässä tilanteessa, paperiroina on sitä ärsyttävintä roinaa!Olen myös yrittänyt miettiä siltä kannalta, mikä kaikki löytyy varmasti sähköisenä, ja laittaa niitä papereita pois. Itse asiassa päätös onkin helppo, jos tiedän että jostain se tieto sähköisenä löytyy, kuten nyt vaikka maksetut laskut. Mutta olen hukassa niiden papereiden kanssa, joita EI ole sähköisenä, joissa on jotenkin virallista tietoa, ja jotka ovat vanhoja. Törmäsin esimerkiksi kopioon asuntomme ostotarjouksesta, jota en saanut heitetyksi pois. Niistä välittäjän mainoksista sentään pystyin luopumaan. Tämä ei ole rationaalista, tiedostan sen erittäin hyvin!
Heh, pakko laittaa vielä kommentti, että mulla löytyi just yks kassillinen paperia, jonka oon sortannut vanhoista kansioista ja laittanut muovikassiin odottamaan että mies vie sen työpaikalleen tietosuojajäte-roskikseen, olin sen olemassaolon unohtanut (mies nähtävästi myös) ja nyt kun se tuli mua vastaan mun on IHAN pakko käydä ne vielä kerran läpi ettei siellä sittenkään ole mitään tärkeää!! Ilman tätä keskustelua en varmaan kävis sitä läpi, mutta nyt tuntuu siltä et on ihan pakko! 😀
”Mutta mistä tiedän mikä on ikuisesti säilytettävä paperi ja mikä ei?”
No, vaikka arvaamalla.
Arvaa seuraavasta kaksi, mitkä kannattaa säästää:
– kesämökin ostosta tehty kauppakirja
– vuoden 1997 verokortti
– perillisten eduksi otetun henkivakuutuksen sopimuspaperi
– kuitit kesän 2001 espanjanmatkan visaostoksista
Ikuisesti säästettävät paperit liittyvät omaisuuteen ja niihin liittyviin sopimuksiin: jos et koskaan aio myydä mitään, niin niihin papereihin, joita kuolinpesä ehkä tarvitsee.
Lainhuudatukset, kauppakirjat, testamentit, avioerodokumentit, henkivakuutukset, osakkeiden ostohinnat, velkakirjat jne.
Jostain joskus luin, että veropapereita ja palkkakuitteja tulisi säilyttää 5 vuotta.(Valitettavasti en muista mistä tästä luin.) Itse en kyllä ole tarvinnut kuin edellisen verovuoden papereita. Onneksi en ollut heittänyt vuoden 2013 veropapereita pois, tarvitsen niitä nimittäin uutta vuokra-asuntoa hakiessa. Tokihan sellaisen maksua vastaan saa verotoimistosta tilattua.
Laskuista olen muuttanut mahdollisimman monet e-laskuksi. Säilyvät verkkopankissa 18 kuukautta, minkä uskon riittävän. Paperilaskuille ajattelin ottaa käyttöön ohuen kansion, johon laitan yhden kalenterivuoden laskut väliotsikoilla maksamattomat ja maksetut. Kahden kansion kierrättäminen riittänee.
Tärkeille papereille meillä on yksi normaalikoinen kansio. Valitettavasti se pullistelee ja pitäisi käydä läpi. Siellä on muun muassa koiran ja omia lääkäripapereita, erilaisia sopimuspapereita (vakuutus, vuokra, liittymä ym.) ja ne veropaperit ja palkkakuitit.
Tällä hetkellä tuo inbox tuntuu toimivan loistavasti. Se säästää mapittamisen vaivan, koska osan voi heittää suoraan pois sitten kun paperi on käsitelty. Olen myös muuttanut melkein kaikki laskut e-laskuiksi, ja se on kyllä kätevä systeemi. Tuosta viidesta vuodesta en ole ihan varma, olen kuullut myös seitsemän vuoden versiota.
Mä kanssa säilytän kaikenmaailman verojutut.. Mutta sun innoittamana otin nyt tavaks heittää mainokset sun muut päivän lopuksi pois. Niitä ei enää säilötä lehtikorissa (vaan sinne tulee aikakausilehdet, joita meille ei oikeastaan tule paljoa)! Tuntuu niiiin hyvältä!
Mainoksista pystyy luopumaan! Meillä on ovessa kieltolappu, mutta osoitteellista tulee silti. Lehtikori on sellainen, mitä pystyn pitämään järjestyksessä. Ongelmana on vain kaikki muu paperi…
”Tuosta viidesta vuodesta en ole ihan varma, olen kuullut myös seitsemän vuoden versiota.”
Yrityksillä on myös pidempää säilytysvelvollisuutta (eli joillekin papereille 10 vuotta), mutta eiköhän 7 vuotta riitä siviileille:
”Kirjanpitoaineiston säilytysajasta säädetään kirjanpitolain 2:10 pykälässä.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.”