Koin onnistumisen elämyksen pari päivää sitten. Koiramme on menossa lonkkatutkimuksiin, ja eläinlääkäri ilmoitti tarvitsevansa myös rekisteröintitodistuksen. Pari vuotta sitten, kun pentu tuli meille, sen mukana tuli myös iso nippu papereita. Tiesin, että rekisteröintitodistus oli muiden mukana, mutta kysymys kuuluikin, missähän nämä paperit nyt olivat. Tämän remontin kääntöpuoli on ollut se, että todella monet tavarat ovat vaihtaneet kokonaan paikkaa, eikä minulla ollut kuin epämääräinen aavistus, että nippua kannattaisi lähteä etsimään ehkä kirjahyllystä. Voitteko kuvitella riemuani, kun hyllystä löytyi koiran nimellä varustettu mappi, jonne olin tallettanut kaikki kasvattajalta saamani paperit! Mitään muistikuvaa tällaisen mapin olemassaolosta ei ollut, mutten voinut kuin onnitella itseäni, että jollain kirkkaalla hetkellä olin sellaisen kasannut.

Tämä iloinen yllätys organisoitujen papereiden myötä sai minut jälleen kerran miettimään papereita. Blogin hakutoiminto kertoi, että olen pohdiskellut papereiden järjestämistä yhtä kauan kuin olen Arkijärkeä kirjoittanut, siis noin 10 vuotta. Olen arkiston perusteella tuskaillut aiheen kanssa vuodesta toiseen, keksinyt ja kokeillut aina vain uusia systeemejä, jotka ovat nähtävästi lopahtaneet muutaman viikon kuluttua. Kaikkea on leimannut jatkuva epäonnistumisen tunne, kun homma ei pysy hallinnassa, vaikka kuinka yrittäisi. Pieniä voittoja on välillä tullut. Esimerkiksi 2017 tunnistin neljä estettä sille, miksi paperit ovat vuodesta toiseen ongelma. Ne olivat

• poistamisen pelko
• toimivan arkistointijärjestelmän puute
• säännöllisen arkistointirutiinin puute
• säännöllisen papereiden karsimisen puute

Minusta tuntuu, että tuon poistamisen pelon yli olen vähitellen päässyt. En enää lamaannu täydellisesti jonkin viralliselta tuntuvan paperin edessä, vaan osaan aika hyvin arvioida, pitääkö se säilyttää vai ei. Siitä johtuen karsiminenkin onnistuu paremmin, ja aina ajoittain olen heittänyt enemmän kerralla pois. Sen sijaan kahdessa muussa on edelleen tekemistä. Arkistointijärjestelmän puute lienee edelleen se suurin ongelma.

Ensinnäkin olen edelleen päättämätön sen suhteen, millaisiin kategorioihin paperit kannattaisi luokitella. Tämänkin ongelman olen tunnistanut kolme vuotta sitten, kun kirjoitin siitä, miten perfektionismi estää papereiden järjestämisen. Sain runsaasti hyviä kommentteja, joissa monissa kehotettiin alentamaan standardeja. Pääasia että paperit ovat jossain tallessa, vaikka yhdessä kansiossa kaikki, kunhan suunnilleen tietää missä. Rationaalisesti ajatellen näin asia onkin, mutta tämä ei vaan toimi minulla. Koulutodistukset, laboratoriotulokset ja vakuutuspaperit yhdessä nipussa ei tuo minulle mielenrauhaa. Valitettavasti perfektionismi tämän asian suhteen ei ole liiemmin hellittänyt.

Toinen yhtä tärkeä haaste on tuo rutiinin puute. Tähänkin on olemassa ratkaisu, jonka olen tunnistanut jo vuosia sitten. Kaikki käsittelyä vaativat paperit kerätään yhteen laatikkoon, ja sisältö käydään läpi kerran viikossa. Sitten arkistoidaan, reagoidaan ja hoidetaan niihin liittyvät asiat kerran viikossa säännöllisesti. Tämä vapauttaa aikaa muilta päiviltä, kun tietää että asia tulee hoidettua, ja toisaalta säännöllinen rutiini huolehtii siitä, ettei mitään jää rästiin. Siis TEORIASSA näin. Käytännössä olen onnistunut pitämään tällaista rutiinia yllä ehkä kuukauden. Sitten on palattu ad hoc -menetelmään, joka on huomattavasti kuormittavampi.

Koiralle omistamani kansio sai muistamaan, miten uskomattoman helppoa asioiden hoitaminen on, silloin kun systeemi toimii. Niinpä olen jälleen alkanut miettiä papereiden järjestämistä. Remontin aikana on kertynyt setvittävää, sillä evakossa asuessa ei ollut mitään systeemiä, vaan paperit olivat aivan villinä missä sattuu. Tästä johtuen hukkasin ensimmäisestä punkkirokotteesta saadut lappuset, jossa kerrottiin milloin ja mitä rokotetta meille oli annettu. Tehostetta hakiessa kortit olisi tietysti pitänyt olla mukana. Kanta-palvelusta ei ollut apua, sillä rokotteiden kirjautumisessa menee useampi kuukausi. Siinä sitten arvailtiin, mitä lajia meihin piti pistää. Tässä on muuten hyvä esimerkki siitä, että digitalisaatio ei aina toimi niin automaattisesti kuin voisi ajatella. Joskus fyysisiä papereita tarvitaan.

Tästä päästään takaisin tähän organisointiasiaan. Kunhan saan kotona suunnilleen tavarat paikoilleen, olen päättänyt tarttua tähän kansiointiurakkaan. Eihän tämä ikinä tule millään tavalla tehtyä, jos en jostain päästä aloita. Joten aloitan helpoista: lasten todistuksista, vakuutukseen menevistä kuiteista jne. Mietin hienosäätöä sitten myöhemmin. Taatusti tulen palaamaan aiheeseen vielä monet kerrat.