Viikolopun arkistoja selvittäessä tulin miettineeksi taas kerran näitä paperiasioita. Etenkin sitä, miten jokin paperi voi olla hyvinkin tärkeä säästää, mutta miten se saattaa yhdessä yössä muuttua aivan tarpeettomaksi. Löysin esimerkiksi yhdestä mapista papereita, jotka liittyivät ensimmäiseen asuntoon, jonka ostin puolison kanssa yhdessä vuosia sitten. Mappiin oli siististi arkistoitu ostotarjous, kauppakirjan kopio, välittäjän esite, lainapaperit ja yhtiökokouspapereita. Silloin, kun omistimme tuon asunnon, noiden edellämainittujen papereiden säästäminen tuntui loogiselta. Ehkä sitä välittäjän esitettä ei olisi erityisesti tarvinnut säästää, mutta toisaalta siitä ei ollut haittaakaan, ja se asettui sujuvasti muiden papereiden jatkoksi.
En enää muista tarkalleen, minä vuonna asunnon ostimme, mutta siitä on yli 10 vuotta aikaa. Sen jälkeen samainen asunto on myyty, ja siitäkin on jo vuosikausia. Lainakin on vuosien varrella neuvoteltu uusiksi, joten mikään mapin sisällöstä ei enää ollut tärkeää eikä tarpeellista. Aika hassua, mutta päätin kuitenkin säästää kauppakirjan ja asunnonvälittäjän esitteen, sillä siinä oli asunnon pohjapiirros. Ajattelin, että lapsesta on ehkä hauska joskus aikuisena katsoa, millainen oli hänen ihan ensimmäinen kotinsa. Kaiken muun laitoin tietosuojaroskiin ja paperikeräykseen.
Myymisen jälkeen nuo paperit ovat siis olleet aivan turhia, mutta mikä on se hetki, jolloin ne olisi kuulunut heittää pois? Olisiko se ollut kenties samalla hetkellä, kun kaupat oli allekirjoitettu? Vai pitäisikö papereita säilyttää vielä sen jälkeen jokin tietty aika? Sama koskee tietysti kaikkia muitakin isoja kauppoja, kuten vaikka autoa tai kesämökkiä. Minulle ei ole tullut mieleen hyökätä paperien kimppuun heti tällaisten tapahtumien jälkeen, ja olen myös muuttanut tarpeettomia papereita asunnosta toiseen, koska mappi on helpompi siirtää avaamatta, kuin käydä sisältö läpi. Koska papereiden läpikäyminen ei ylipäätään ole varmaan kenenkään lempihommaa, ovat nuo mapit saaneet olla rauhassa seuraavatkin vuodet. Vasta nyt, kun oli aktiivinen tarve tyhjentää tilaa, ne tuli avattua. Mutta olen tässä miettinyt, onko tämä jonkinlainen luonnonlaki, että papereita karsitaan vasta siinä vaiheessa kun on pakko. Vai oppisinko sisällyttämään tämän vaiheen johonkin aiempaan ajankohtaan, jottei näitä kerroksia syntyisi?
Karsin ”sekalaiset” paperit myös, ja ne mahtuvat nyt tähän oikeanpuoleiseen koteloon. Vasemmalla printteripaperit.
Verottajan mukaan kuitteja ynnä muita on säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Eli käytännössä seitsemän vuoden välein voi heittää paperit pois. Toisaalta tietysti on aina myös niitä papereita, jotka on syytä säilyttää ikuisesti. Luulen, että minulla se ongelma on juuri siinä, että on vaikea tunnistaa mitkä kuuluvat edelliseen ja mitkä jälkimmäiseen ryhmään. Kunpa keksisin tähän jonkun selkeän muistisäännön, jota voisin aina noudattaa!
Minulla on käytössä henkilökohtainen vuosikansio, jonne mapitan veropaperit, verotukseen liittyvät kuitit ynnä muut. Sen sisältö on siis tarpeen säilyttää tuo verottajan määräämä aika, ja sitten sisällön voisi heittää pois. Ajatuksissa on koostaa myös yksi kansio, jossa olisi samoissa kansissa kaikki kotiin ja kesämökkiin liittyvät asiapaperit, joita tarvitaan ainakin niin kauan, kuin jomman kumman omistan. Sinne voisi liittää myös remontteihin ja isoihin hankintoihin liittyvät paperit. Autoon liittyvät paperit ovat omassa lokerossaan. Pärjäisiköhän näillä?
Miten usein karsitte papereita? Onko teillä hyviä muistisääntöjä, joiden avulla ne pysyvät paremmin ojennuksessa?
Olen alkanut kirjoittamaan vakuutuskorvauspapereihin isolla milloin kuitteja ym ei tarvitse enää säilyttää. Tätä päiväyssysteemiä voisi soveltaa muihinkin sellaisiin papereihin, joissa on selkeä säilytysaika. Saman ”eräpäivän” paperit voisi laittaa samaan nippuun ja eräpäivän jälkeen heittää nipun pois sen tarkemmin nipun sisältöä tarkastamatta.
Minä taas olen ruvennut heittämään vakuutuspaperit pois aina kun posti tuo uudet. Olen tajunnut että ne vanhat ovat vanhoja, eikä niillä ole enää virkaa.
Selitin epäselvästi. Tarkoitin korvaushakemusta, jonka kuitit ym on säästettävä vuoden. Vakuutuskirjat löytyy netistä vakuutusyhtiön oma palvelu sivuilta, joten niitä en säilytä paperisena ollenkaan.
Ei ehkä seitsemän vuoden välein voi heittää papereita pois. Vaan joka vuosi sen vanhimman. Näin olen itse pyrkinyt toimimaan, että paperit on vuosiluvulla varustetussa pussissa ja vanhimman aina heitän pois, kun uuden pussin lisään.
Mulla on sama systeemi. Aina vanhimmat veropaperit pois kun laitan uuden tilalle. Kauppakirjat takuulaput yms paperit samalla periaatteella.
Nykyään kyllä tulee todella vähän paperia kun laskut on sähköisiä. Vuodessa kaikkiaan ehkä parin sentin pino. Tästä syystä olen ruvennut laittamaan ” arkistoitavat” muovitaskuun ja kerran vuodessa katson mitkä niistä oikeasti vaativat säilyttämistä. Aika moni niistäkin lentää roskiin siinä vaiheessa.
Samaa ongelmatiikkaa on mun mielestä myös tietsikalla olevissa tiedostoissa. Aika hyvä systeemi pitää olla että aina kaiken löytää ja vanhat tulis siivottua pois.
Olen nyt muutaman vuoden opetellut tätä samaa systeemiä, ja vielä ei ole seitsemää vuotta tullut täyteen. Mutta tarkoitus on, että en enää hilloa mitään kymmenia vuosia vanhoja veroilmoituksia, vaan poistan vanhimmasta päästä sitten, kun seitsemän vuotta tulee täyteen. Tietokone on toinen ongelma ehdottomasti, samoin gmail joka vetää loputtoman määrän kamaa. Mutta kun ne eivät varsinaisesti pyöri nurkissa, niin asia ei ole niin kriittinen. Ajatus on kyllä siivota niitäkin joskus, mutta ei ole akuutisti ongelma tällä hetkellä.
Näin juuri, sen vanhimman voi heittää, siis esimerkiksi kuitit kotitalousvähennyksestä jne. Ei tietenkään sitten niitä papereita, joita pitää säästää.
Itse olen säästänyt kaikkien omistamiemme asuntojen kauppakirjat ja pohjapiirrokset, muistoksi. Aika pitkään säästin v. 1999 myymämme asunnon remonttiin liittyviä asiakirjoja. Mutta yli 10 vuoden jälkeen ei mikään vastuu enää konkretisoidu, joten hävitin ne.
Verotus on menossa sähköiseksi ja esimerkiksi palkka.fihin voi täyttää suoraan kotitalousvähennykseen oikeuttavat tiedot. Kun verotuksen oikaisu- ja muutoksenhakuajat ovat jo lyhentyneet, ei asiakirjoja varmaan jatkossa tarvitse säilyttää nykyiseen tapaan. Vakuutusasiakirjani ovat vain sähköisessä muodossa yhtiössä. Jään eläkkeelle n. 8 vuoden kuluttua: olen päättänyt, että mitään papereita en työpaikalta kotiin tuo, muistoksikaan.
Meillä kotitalousvähennykseen menee paperisia kuitteja, ja niitä täytyy verottajan mukaan säilyttää se 7 vuotta. Noita vanhoja talopapereita plärätessä tajusin, että nykyisin ei tarvitse yhtiökokouspapereitakaan säästää. Ei niissä ole mitään sellaista tietoa, mitä ei saisi tarvittaessa isännöitsijältä milloin tahansa. En tiedä miksi olin niitä säästänyt.
Olet väärässä: kyllä papereiden läpi käyminen voi olla lempipuuhaa. =D Mä välppään papereita aika säännöllisesti, enkä säästele mitään, edes verotukseen liittyviä… Kun uudet paperit tulee postista, vanhat lähtee. Samoin esim kun viimeinen erä lainasta oli maksettu, sitä lainaa koskevat paperit lensi kansiosta ulos. Kaikki kodin paperit mahtuu meillä yhteen mappiin.
Ehkä sinä olet se poikkeus, joka vahvistaa säännön 🙂 Tuo on kyllä ihailtavan systemaattista. Et selvästi kärsi lainkaan papereiden pelosta, tai siitä pelosta että jotain tärkeää menisi hukkaan. Se on iso syy sille, miksi minulle niitä kertyy.
Minä olen varmaan niitä kaikken laiskimpia paperin hävittäjiä. Ei ole pelkästään arkielämän vuosimappeja karsittavina, vaan hyvin paljon entisiin ja nykyisiin harrastuksiin liittyviä mappeja, sekä hyvin paljon tulostettuja artikkeleita esim. terveysasioista ja sairausasioista, lääkkeiden vaikutuksista yms. Minulla on paha-hyvä tapa penkoa kulloinkin tärkeästä asiasta tietoa perusteellisesti, ja sitten printata kiinnostavimmat. Kyllähän sillä paperiläjät kasvavat. Nyt sitten olisi vuorossa niiden mappien karsiminen. Tiedän että varmasti en enää kaikkea tietoa tarvitse, mutta summan mutikassa ja sisältöä tutkimatta pois heittäminenkin on tosi vaikeaa. – Mutta olisi se ihanaa, jos saisi mapit ja säilytyslaatikot hupenemaan. – Ja kyllä ihan varma kohde olisi hankittujen laitteiden käyttöohje- ja takuulappuvarasto. Hävitettyjen laitteiden tiedot saa kyllä hävittää. Kunhan saan aikaiseksi!
Tuo käyttöohjevarasto kuulostaa aika helpolta raivattavalta, kun siinä ei tarvitse tunteilla. VOi suoraan karsia ne, mitä ei enää ole edes olemassa. Mietin sellaistakin, että auttaisiko luopumista se ajatus, että tieto on edelleen internetissä olemassa? Eli jos sattuisi epähuomiossa heittämään pois artikkelin, jonka tietoa myöhemmin olisi kuitenkin kaivannut, google luultavasti löytää sen nopeasti uudelleen.