Aihearkisto: Säilytys

Missä on paperin paikka?

Julkaistu , kirjoittanut
13

Viikolopun arkistoja selvittäessä tulin miettineeksi taas kerran näitä paperiasioita. Etenkin sitä, miten jokin paperi voi olla hyvinkin tärkeä säästää, mutta miten se saattaa yhdessä yössä muuttua aivan tarpeettomaksi. Löysin esimerkiksi yhdestä mapista papereita, jotka liittyivät ensimmäiseen asuntoon, jonka ostin puolison kanssa yhdessä vuosia sitten. Mappiin oli siististi arkistoitu ostotarjous, kauppakirjan kopio, välittäjän esite, lainapaperit ja yhtiökokouspapereita. Silloin, kun omistimme tuon asunnon, noiden edellämainittujen papereiden säästäminen tuntui loogiselta. Ehkä sitä välittäjän esitettä ei olisi erityisesti tarvinnut säästää, mutta toisaalta siitä ei ollut haittaakaan, ja se asettui sujuvasti muiden papereiden jatkoksi.

En enää muista tarkalleen, minä vuonna asunnon ostimme, mutta siitä on yli 10 vuotta aikaa. Sen jälkeen samainen asunto on myyty, ja siitäkin on jo vuosikausia. Lainakin on vuosien varrella neuvoteltu uusiksi, joten mikään mapin sisällöstä ei enää ollut tärkeää eikä tarpeellista. Aika hassua, mutta päätin kuitenkin säästää kauppakirjan ja asunnonvälittäjän esitteen, sillä siinä oli asunnon pohjapiirros. Ajattelin, että lapsesta on ehkä hauska joskus aikuisena katsoa, millainen oli hänen ihan ensimmäinen kotinsa. Kaiken muun laitoin tietosuojaroskiin ja paperikeräykseen.

Myymisen jälkeen nuo paperit ovat siis olleet aivan turhia, mutta mikä on se hetki, jolloin ne olisi kuulunut heittää pois? Olisiko se ollut kenties samalla hetkellä, kun kaupat oli allekirjoitettu? Vai pitäisikö papereita säilyttää vielä sen jälkeen jokin tietty aika? Sama koskee tietysti kaikkia muitakin isoja kauppoja, kuten vaikka autoa tai kesämökkiä. Minulle ei ole tullut mieleen hyökätä paperien kimppuun heti tällaisten tapahtumien jälkeen, ja olen myös muuttanut tarpeettomia papereita asunnosta toiseen, koska mappi on helpompi siirtää avaamatta, kuin käydä sisältö läpi. Koska papereiden läpikäyminen ei ylipäätään ole varmaan kenenkään lempihommaa, ovat nuo mapit saaneet olla rauhassa seuraavatkin vuodet. Vasta nyt, kun oli aktiivinen tarve tyhjentää tilaa, ne tuli avattua. Mutta olen tässä miettinyt, onko tämä jonkinlainen luonnonlaki, että papereita karsitaan vasta siinä vaiheessa kun on pakko. Vai oppisinko sisällyttämään tämän vaiheen johonkin aiempaan ajankohtaan, jottei näitä kerroksia syntyisi?

Karsin ”sekalaiset” paperit myös, ja ne mahtuvat nyt tähän oikeanpuoleiseen koteloon. Vasemmalla printteripaperit.

Verottajan mukaan kuitteja ynnä muita on säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Eli käytännössä seitsemän vuoden välein voi heittää paperit pois. Toisaalta tietysti on aina myös niitä papereita, jotka on syytä säilyttää ikuisesti. Luulen, että minulla se ongelma on juuri siinä, että on vaikea tunnistaa mitkä kuuluvat edelliseen ja mitkä jälkimmäiseen ryhmään. Kunpa keksisin tähän jonkun selkeän muistisäännön, jota voisin aina noudattaa!

Minulla on käytössä henkilökohtainen vuosikansio, jonne mapitan veropaperit, verotukseen liittyvät kuitit ynnä muut. Sen sisältö on siis tarpeen säilyttää tuo verottajan määräämä aika, ja sitten sisällön voisi heittää pois. Ajatuksissa on koostaa myös yksi kansio, jossa olisi samoissa kansissa kaikki kotiin ja kesämökkiin liittyvät asiapaperit, joita tarvitaan ainakin niin kauan, kuin jomman kumman omistan. Sinne voisi liittää myös remontteihin ja isoihin hankintoihin liittyvät paperit. Autoon liittyvät paperit ovat omassa lokerossaan. Pärjäisiköhän näillä?

Miten usein karsitte papereita? Onko teillä hyviä muistisääntöjä, joiden avulla ne pysyvät paremmin ojennuksessa?

Supertehokas sunnuntai

Julkaistu , kirjoittanut
14

Muistatteko vielä vuoden alussa tekemääni listaa vuodelle 2018? Kohdat 5 ja 6 olivat työhuoneen muodonmuutos ja paperiarkistojen setviminen. Olen lykännyt ryhtymistä koko alkuvuoden, siis kolme kuukautta. Eilen koitti vihdoin se päivä, kun päätin että nyt tämä hoidetaan – ja sitten hoidettiin.

En enää muista kuinka monta kertaa olen valittanut työhuoneesta, mutta katsoin, että viimeksi olen raivannut sitä tammikuussa (täällä muuten varsin autenttisia ennen-kuvia. Älkää kiinnittäkö huomiota viimeiseen, sillä aloittaessani eilen tilanne oli jälleen palannut tuolle kaaosasteelle). Se on varsinainen minihuone (yletän lähestulkoon seinästä seinää kun levitän käteni) ja silti huoneella on lukuisia käyttötarkoituksia. Siellä työskennellään, silitetään, kierrätetään ja säilytetään kaikkea sellaista, mille ei ole paikkaa muualla. Tästä seuraa tietenkin hirveä kaaos. Eniten minua on vaivannut tietyt historialliset paperikasat, joiden läpikäyminen oli välttämätöntä, mutta ajatuskin työlästytti. Mutta eilen sain motivaatiota siitä, että tiistaina on ikkunanpesupäivä. Jotta pesijä pääsee työhuoneen ikkunaan käsiksi, oli ihan pakko ruveta raivaamaan. Huone oli siinä kunnossa, että en enää kehdannut päästää sinne ketään, en edes siivoojaa joka taatusti on ehtinyt nähdä urallaan kaikenlaista.

Tämä on tammikuulta, mutta olisi yhtä hyvin voinut olla eilen kuvattu.

Ensimmäiseksi kuskasin vinttiin kaikki sellaiset tavarat, jotka ovat vain odottaneet sitä, että joku viitsisi hommaan ruveta. Sitten otin ison roskakassin viereen, ja aloin raivata. Järjestin ensin kaikki pakkausmateriaalit kuten lahjakassit ja nauhat siististi. Heitin jonkin verran pois, mutta suurimman osan säästin. Kassit yhteen, pullopussit yhteen, paperit yhteen ja yhteen koriin keräsin nauhat, koristeet ja muut tarvikkeet. Aikaa meni tunti, mutta lopputulos oli hyvä. Sitten kävin läpi lasten piirustukset, valitsin säästettävät ja arkistoin ne riippukansioihin ja heitin loput pois. Tammikuussa työhuoneeseen siirretty vanha hylly ei toiminut kirjahyllynä, mutta sekalaisen tavaran säilytykseen se on mainio. Järjestin nuo em. pakkausmateriaalit yhdelle hyllylle, vaatekierrätystä yhdelle, lasten kuvataidearkiston yhdelle, ja muuta kierrätystä odottavaa tavaraa yhdelle hyllylle. Löytyi myös paikka talouspaperirullille ja paperinenäliinoille. Jälkimmäisiä löytyi muuten runsaasti. Yksi kokonainen kori tuli niitä täyteen. Epäilen, että meillä on tarvetta nenäliinoille seuraavan kerran vuonna 2020.

En edes laskenut, mutta on näitä lähemmäs 50 pakettia. Mitä veikkaatte, milloin tarvitsee ostaa uusia?

Käydessäni tavaroita läpi, heitin aika paljon surutta roskiin. Avaimenperä, jota ei ole käytetty koskaan, koska se on liian painava? Roskiin. Piilolasireseptejä viime vuosisadalta? Roskiin. Lapsen askartelema kevätkukkanen, joka on niin suuri ettei se mahdu mihinkään mappiin? Tunnistamattomia muovinappuloita? Vanhentuneita kanta-asiakaskortteja? Kaikki roskiin. En säästänyt mitään, mitä en ollut kaivannut muutamaan vuoteen. Suurin osa roskista oli sellaisia, joiden olemassaolon olin unohtanut. Jos ei muista, että jotain on olemassa, ei sitä myöskään tarvitse.

Tein myös yhden merkittävän löydön. Kun helmikuussa olin New Yorkissa, kävin hienossa konsertissa Carnegie Hallissa. Istuin aika kaukana esiintymislavasta, ja mietiskelin, että missä ovat teatterikiikarini. Tiesin, että minulla on sellaiset, mutta samalla mietin etten ole nähnyt niitä vuosikausiin. Eilen työhuonetta raivatessa tuli vastaan muovilaatikko, joka oli täynnä epämääräistä roinaa, siis juuri noita vanhentuneita kortteja ja mystisiä avaimia. Sekä ne teatterikiikarit. Maailman epäloogisin paikka, en ikinä olisi lähtenyt etsimään niitä sieltä. Ilmeisesti kiikarit olivat päätyneet sinne muuttohässäkässä, sillä en muista nähneeni niitä kertaakaan muuton jälkeen. Mutta ah onnea, nyt ne ovat jälleen käytettävissä! Ihminen tulee erinomaisesti toimeen ilman näitäkin, mutta tulen näistä aina hyvälle tuulelle. Teatterikiikarit ovat ehkä hassuin esine, jonka omistan. Olen iloinen, että tiedän taas, missä ne ovat.

Iloinen jälleennäkeminen!

Raivaamalla hyllyä sain sille tilaa niin, että lattialta sai nostettua tavaroita pois. Kun lattiatilaa tuli lisää, sain uuden idean: mitä jos tilaa raivaisi niin paljon, että työhuoneeseen voisi mahduttaa myös pyykkitelineen? Olohuoneen vakiovarusteena se ei ole viihtyisyyttä lisäävä, eikä taatusti vaali kauneutta. Mutta työhuoneessa se voisi olla levällään päivät pitkät, eikä haittaisi ketään. Jos vain saisi tarpeeksi tilaa…? Tuumailin hetken, ja päätin että jos yksi pieni piironki poistetaan ja toinen siirretään eri paikkaan, tilaa pitäisi vapautua juuri pyykkitelineen verran.

Piironki vain oli täynnä papereita. Juuri niitä historiallisia paperikertymiä, joiden setvimistä olin lykännyt kirjaimellisesti vuosia. Ei muuta kuin mappi kerrallaan käteen ja selaamaan. Yksi kansio ei vaatinut toimenpiteitä, ja se mahtui kirjahyllyyn. Kaikki loput paperit piti käydä yksi kerrallaan läpi. Kävi ilmi, että olin säästellyt vuosikausia kilotolkulla roskaa. Se on muuten mielenkiintoista, mikä on se hetki, jolloin tarpeellinen muuttuu tarpeettomaksi? Puoliso totesi vanhoja dokumentteja selatessaan, että nämäkin olivat joskus tärkeitä papereita. Vakuutuksia, tullipapereita, kauppakirjoja, tiliotteita, palkkakuitteja ja niin edelleen. Sillä hetkellä, kun ne ovat postissa tulleet, niiden arkistoiminen on ollut oikein ja järkevää. Mutta kun tarpeeksi monta vuotta on kulunut, tieto on vanhentunut, eikä paperilla enää ole merkitystä. Heitimme menemään verotusta varten säästettyjä kuitteja ja papereita, jotka olivat jo vanhentuneet. Säästettävää jäin todella pieni nippu. Sen sijaan helpotus oli valtava, kun nuo paperit eivät enää paina mieltä eivätkä vie tilaa!

 

Ei vieläkään täydellinen, mutta verratuna ensimmäiseen kuvaan todella paljon parempi!

Lopputulos on mahtava. Sain piirongin tyhjäksi ja pois huoneesta, siirtelin jäljellä olevia huonekaluja hetken ja nyt pyykkiteline on muuttanut pysyvästi työhuoneeseen. Vaikka huone on todella pieni, raivaaminen mahdollisti vielä yhden käyttötarkoituksen lisäämisen. Olen aika vaikuttunut lopputuloksesta. Tavaroiden poistamisen vaikutuksia ei kannata aliarvioida. Nyt raivattiin kaksi kerrosta, ensin tavaroita ja sitten huonekalu, jonka sisällä tavarat majailivat. Olen tästä muutoksesta niin innoissani, että päätin jatkaa vielä tänään. Nyt näyttää siltä, että pystyn mahduttamaan tuohon hyllyyn vielä lelujen kierrätyspisteen, mikä on numero 10 sillä alussa mainitulla listalla.

Innostaako kevät ketään muuta raivasprojekteihin?

Kotiavaimet löytyvät – aina

Julkaistu , kirjoittanut
12

Minulla on yksi pieni mutta tärkeä rutiini. Sen ansiosta kotiavaimeni ei ole koskaan hukassa. En pysty muistamaan, milloin olisin joutunut etsimään kotiavaimia lähdön hetkellä, sillä ne vain yksinkertaisesti ovat aina samassa paikassa. Edellisen kerran kotiavaimet ovat olleet hukassa joskus vuosia sitten!

Tämä rutiini on rakennettu tietoisesti. Minusta on nimittäin lievästi sanottuna piinaavaa, jos avaimet ovat hukassa. Hermostun ylipäätään siitä, että en löydä jotakin mitä tarvitsen, mutta kotiavaimet ovat ehkä se pahin hukassa oleva tavara, sillä ne ovat niin välttämättömät elämässä. Ei voi lähteä kotoa, jos ei ole avaimia.

Kun tulen kotiin, laitan avaimet aina samaan paikkaan, ennen kuin teen mitään muuta. Kun olen avannut ulko-oven, avaimet ovat kädessäni. Astun kynnyksen yli, ja pudotan avaimet avainkoriin, joka on eteisessä heti ulko-oven vieressä. Vasta sen jälkeen otan kengät pois, lasken muut tavarat käsistäni ja niin edelleen. Olen suunnitellut meidän eteisen niin, että edellä kuvattu koreografia on mahdollinen pienimmällä mahdollisella ponnistuksella.

Mitään kovin ihmeellistä se ei vaadi – on vain yksi kriittinen asia. Avainten säilytyspaikan pitää olla sellainen, että mikään ei ole helpompaa, kuin laittaa ne oikeaan paikkaan. Koska olen melko suurpiirteinen tyyppi, säilytyspaikan on oltava sellainen, että avaimet voi kirjaimellisesti heittää tai pudottaa paikalleen. Mikään pikkutarkka näpertäminen, kuten esimerkiksi oikeaan koukkuun tai lokeroon tähtääminen jäisi minulta kiireessä tekemättä. Niinpä ratkaisu on tämä: heti ulko-oven vieressä, sillä puolella miltä ovi aukeaa, on hylly. Hyllyn päällä on hyvin laakea kori, jonne avaimet laitetaan. Kori on ison lautasen kokoinen halkaisijaltaan, joten siihen osuu suurempia tähtäämättä. Sen sijainti taas on sellainen, että siihen ylettää kättä ojentamalla. Koska hylly on heti oven vieressä, sitä ei voi olla ohittamatta, kun tullaan sisään. Avainkori on ensimmäinen asia, joka tulee eteisessä vastaan. Yhdistelmä laakea kori + täydellinen sijainti johtaa siihen, että avaimet voi nakata sinne päin, ja ne päätyvät oikeaan paikkaan väistämättä.

Tämän mahdollisimman helpon säilytyspaikan lisäksi on tietysti pitänyt opetella ojentamaan käsi heti sisään tultua, ja laittamaan avaimet juuri siihen. Mutta koska kori on sellaisessa paikassa ettei sitä voi mitenkään ohittaa, opetteluun ei mennyt kovin pitkään. Ei tarvinnut ponnistella eikä tehdä mitään kommervenkkejä. Tuo avainkori on samalla kaikkien muidenkin avainten säilytyspaikka. Ne ovat siinä iloisessa sekamelskassa, mutta siitä ei oikeastaan ole mitään haittaa. Oikea avain löytyy muiden seasta, ja on hyvin helpottavaa, kun tietää ettei avaimia ole missään muualla. Jos jokin avain ei löydy, voi olla varma, että silloin on itse jättänyt avaimet palauttamatta oikeaan paikkaan. Välillä nimittäin saattaa käydä niin, että jos mukana on ollut vaikkapa mummolan tai auton avaimet, ne ovat jääneet käsilaukkuun. Tämä taas johtuu siitä, että ko. avain ei ole ollut valmiina kädessä, kun olen palannut kotiin. Mutta kotiavaimet ovat poikkeuksetta oikeassa paikassa. Useimmiten muistan myös viedä sinne ne muutkin mukana olleet.

Tämä asia on aivan hirveän pieni yksityiskohta arjessa, mutta siitä on valtavasti hyötyä. Jos tulisi jokin äkillinen hätätilanne, voisin syöksyä ovesta ulos ja samalla napata avaimet mukaan. En tiedä, kuinka paljon ihmisillä yleensä menee vuodessa aikaa siihen, että he etsivät hukassa olevia tavaroitaan, olen kuullut erilaisia lukemia mutta en ole löytänyt yhtään kriittistä tarkastelua kestävää lähdettä. On kuitenkin fakta, että kotiavainten takia minulta ei tuhraudu vuodessa minuuttiakaan. Koska paikka on aina sama, myös esimerkiksi isovanhemmat tietävät, mistä avaimia kannattaa hakea, jos ovat esimerkiksi lapsia hoitamassa.

Jos avaimet tuppaavat häviämään, suosittelen lämpimästi helpointa mahdollista säilytyspaikkaa oven vieressä. Onko jollain muulla vastaava rutiini käytössä? Miten huolehditte siitä, etteivät tärkeät tavarat huku?

Onko 61 skumppalasia liikaa?

Julkaistu , kirjoittanut
14

Onko tavaroiden laskemisesta hyötyä? Onko tarpeellista tietää, kuinka monta esinettä omistaa? Jos jotain esinettä on monta kappaletta, onko silloin aihetta vähentää? Olen tätä asiaa pohdiskellut jo jonkin aikaa. Kirjoitan esineiden laskemisesta Tavarataidoissa muun muassa näin:

”Jos mikään muu ei auta, kannattaa tehdä inventaario. Se on yksi tehokkaimmista keinoista hahmottaa, kuinka paljon tavaraa oikein omistaa. Inventaario tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että asunnosta löytyvien esineiden lukumäärä lasketaan. — On eri asia arvella, että omistaa aika paljon kenkiä, kuin laskea, että niitä löytyy tarkalleen ottaen 45 paria, joista viidet ovat päivittäisessä käytössä.” (Tavarataidot, s.53-54)

Tämä pätkä on osuudesta, jossa kirjoitan tavaroiden raivaamisesta, siis siitä vaiheesta kun selvästi liian suuresta tavaramäärästä yritetään saada sopivamman kokoinen. Silloin rehellinen inventaario ja määrän konkretisoiminen itselleen voi tavallaan avata silmät sille, että joukossa on turhaakin. Kun tavaroitaan alkaa laskea, saattaa helposti hieman kauhistua. Onko minulla todella noin monta kappaletta tavaroita? Mistä ne tänne ovat kaikki ilmestyneet? Mitä ihmettä?

Mutta minusta on tärkeää, ettei minkään tavaran määrään ripustauduta ilman, että sitä tarkastellaan laajemmasta perspektiivistä. Se, mikä ulkopuoliselle voi vaikuttaa älyttömältä määrältä, voi tavaroiden omistajalle olla hyvä ja oikea. Tästä hyvä esimerkki on kynsilakat. Minä lakkaan kynsiäni harvoin. Kävin peilikaapilla laskemassa, ja löysin 9 kynsilakkaa, mukaanlukien alus- ja päällyslakan. Aluslakan korkki on juuttunut kinni, joten se pitäisi varmaan heittää roskiin. Varsinaisista värilakoista ainakin yksi on niin vanha, ettei se enää oikein toimi. Noissa jäljelle jääneissä seitsemässä pullossa on valinnanvaraa enemmän kuin tarpeeksi. Kun vastaan tulee alan harrastajia, joilla on satoja lakkapulloja, olen aina ihan ihmeissäni. Mihin joku voi tarvita niin monta? En ymmärrä miksi kukaan haluaa omistaa kymmenen melkein saman väristä kynsilakkaa, jotka hädin tuskin erottaa toisistaan? Mutta kun ajattelen näin, unohdan, että oma kynsilakkatodellisuuteni ei ole mikään universaalisti oikea määrä, jota kaikkien tulisi noudattaa.

Se kynsilakkaihminen saattaisi nimittäin avata keittiönkaappini ja saada slaagin. Sieltä löytyy näet 61 kuohuviinilasia siisteissä riveissä. 36 kappaletta Ikean halpoja laseja, 8 kappaletta puolison hankkimia hienouksia, 4 + 4 kappaletta isoäidiltä perittyjä laseja, joista toiset ovat kauniita ja toiset voi kattaa lapsille mehulaseiksi kun aikuisilla on kuohuvaa, sekä vielä 9 kappaletta laadukkaita laseja normaalikäyttöön. (Jälkimmäisiä on ollut 10 tai 12 mutta ainakin yksi on mennyt rikki.) Järjestän joka vuosi juhlia, joissa yhtä aikaa käytössä  suurin osa tuosta määrästä. Sitä paitsi lainaan noita ikealaisia auliisti, jos joku lähistöltä sattuu tarvitsemaan vähän täydennystä omia juhliaan varten. Laseille on paikka ja niitä käytetään, ei siis ole mitään syytä karsia niiden määrää. Tarkemmin sanottuna haluan ehdottomasti omistaa ne kaikki, ja itse asiassa hankkia vielä lisääkin. Arvelen, että lopullinen määrä asettuu vuosien varrella ehkä jonnekin 70 – 80 lasin paikkeille, se kuulostaisi sekä realistiselta että sopivalta.

Tästä näkee, että kaikki on suhteellista, eikä jonkun tavaran lukumäärä yksistään kerro, onko niitä liikaa vai ei. Minun on turha täältä lasieni keskeltä kritisoida, jos jollakulla on 100 kynsilakkaa, 5000 kirjaa tai kilometrikaupalla villalankoja. Jos on tunne, että tavaroita on kodissa turhan paljon, laskeminen auttaa hahmottamaan, mitä siellä on, ja mistä voisi löytyä ylimääräisiä. Mutta samalla pitää kiinnittää huomiota siihen, mikä tuo iloa elämään ja on itselle tärkeää. Jos keittiössäni olisi tungosta, oikea ratkaisu ei olisi vähentää skumppalaseja, vaikka niitä onkin kymmeniä, vaan jotain muuta, mitä tarvitsen vähemmän.

Ajattelen niin, että käytettävissä oleva säilytystila määrää, miten paljon tavaraa kokonaisuudessaan kotiin mahtuu. On sitten itsestä kiinni, miten sen tilan jakaa eri tavaramäärien kesken.

Lasketteko koskaan tavaroitanne? Onko teillä paljon jotain sellaista, mitä muilla ei ehkä ole?

Maanantain boksi

Julkaistu , kirjoittanut
14

Kommenteissa pyydettiin että valottaisin vähän, mitä ne ”paperihommat” oikein ovat, joita aina täällä tasaisin väliajoin tuskailen. Koska nyt on maanantai ja maanantaiboksin aika, päätin tehdä niin, että käyn sitä läpi samalla kun kirjoitan.

Taustaksi niille, jotka eivät ole blogia kovin pitkään seuranneet, voin kertoa että kaikki muut tavaralajit saan pysymään varsin mallikkaasti paikoillaan, mutta papereiden kanssa olen taistellut aina. Kun puhun papereista tarkoitan todella fyysisiä papereita: laskuja, veroilmoituksia, kuitteja, lasten piirustuksia, lehtileikkeitä, muistiinpanoja… jne. Jostain syystä pelkkä ajatus arkistoimisesta ja papereiden organisoimisesta saa aikaan lievää epätoivoa. En jaksa, en halua, en viitsi, en osaa! Olen vuosien varrella kokeillut vaikka minkälaisia systeemeitä. Joskus 15 vuotta sitten tilanne oli aivan kauhea, missään ei ollut mitään järkeä ja monta kertaa etsin hikipäässä ja paniikissa jotain lappusta joka olisi tarvittu johonkin tärkeään asiaan. Olen vähitellen saanut paperit ojennukseen siten, että nyt tiedän suunnilleen, mistä lähteä etsimään jos jotain on hukassa. Verotukseen ja vakuutukseen menevät kuitit ovat yhdessä lokerossa, niitä en enää onneksi hukkaile.

Olen elokuussa ottanut käyttöön systeemin, jossa minulla on yksi pahvilaatikko työhuoneessa. Kutsun sitä maanantaiboksiksi. Sinne mätän kaikki viikon aikana saapuvat paperit. Esimerkiksi laskut lykkään sinne avaamatta kuorta, koska tiedän että eräpäivään on aina vähintään viikko. Kerran viikossa maanantaisin otan laatikon pöydälle, kaikki paperit kerralla ulos, ja sitten käyn yksitellen ne läpi. Tämän menetelmän olen oppinut Organize365 sivustolta. Jos englanti sujuu ja systeemi kiinnostaa syvällisemmin, tuosta linkistä voi lukea lisää.

Mitä maanantaiboksista sitten löytyy? Nyt siellä on mm. lahjakortti ravintolaan, lehtileike seuraavaa kirjaa varten, taloyhtiön hallituksen kokoukseen liittyviä papereita, lapsen veroilmoitus, omia veropapereita, auton katsastustodistus, sopimuksia, ilmoitus päivähoitomaksuista ja vaikka mitä. Olen jo aikaisempina viikkoina järjestellyt osan papereista aiheen mukaan muovitaskuihin. Niissä olevia papereita ei juuri nyt tarvitse käydä läpi, mutta kylläkin jossain vaiheessa arkistoida. Koska ajatus kaikkien papereiden arkistoimisesta kerralla tuntuu lähinnä ylivoimaiselta, olen päättänyt, että riittää kun arkistoin joka viikko vähäsen jotain. Tällä lailla saan kaikki vähitellen paikoilleen, mutta kuitenkin niin ettei mitään mene hukkaan, vaan kaikki ”irtopaperit” löytyvät aina samasta paikasta.

Käytyäni äsken kaikki paperit läpi, tein seuraavat asiat:

  • Yksi kirjekuori sekä yksi paperi päätyvät suoraan paperikeräykseen.
  • Yhden laskun eräpäivä on huomenna. Kyseessä on lehtitilaus, josta haluan keskustella puolison kanssa, joten otin laskun erilleen, jotta muistan ottaa puheeksi illalla.
  • Kaksi muuta laskua saivat jäädä odottamaan ensi maanantaita, niiden eräpäivät ovat vasta myöhemmin.
  • Otin vastikelaskut erilleen, ja siirsin ne verotukseen liittyvään kansioon.
  • Otin lapsen veroilmoituksen erilleen, ja laitoin sen hänen omaan mappiinsa.
  • Otin omat veropaperini erilleen, ja siirsin ne vuosikansiooni.
  • Yksi käyntikortti päätyi käyntikorttirasiaan.
  • Löysin yhden onnittelukortin, jonka esikoinen sai syntyessään. Siirsin sen hänen omaan riippariinsa.

Olin siis tällä viikolla varsin tehokas, sillä maanantaiboksista poistui aika monta paperia. On tärkeää, että boksin koko sisältö tyhjennetään joka kerran, niin että jokaista paperia (tai muovitaskua) joutuu erikseen koskettamaan. Tämä on asia, jonka tärkeyttä en ole aiemmin ymmärtänyt. Vitsi on kuitenkin siinä, että kun paperin ottaa käteensä, sitä ei voi ohittaa vaan on mietittävä, vaatiiko se toimenpiteitä ennen seuraavaa maanataita. Jos ei, sen voi laittaa takaisin (esim. lasku joka ei ole erääntymässä). Jos taas vaatii, otetaan paperi ulos  tehdään saman tien se mitä pitää, ja sen jälkeen heitetään paperi joko roskiin tai arkistoidaan. Tällä systeemillä roskat karsiutuvat itsestään pois, sillä paperista kyllä tietää, sitten kun sitä ei enää tarvita. Kun jokaista paperia koskettaa kerran viikossa, tulee samalla poistettua tarpeettomat, niin että laatikossa on tosiaan aina vain säilyttämisen arvoisia papereita.

Koska maanantai on ylipäätään se päivä jolloin hoidan kaikkea tämäntyyppistä, maksan vielä pari laskua, jotka ovat sähköpostissa odottamassa. Sitten tsekkaan bullet journalin, täydennän tehtävälistan ja katson onko viikolla jotain erityistä muistettavaa. Sitten voinkin olla kaikessa rauhassa loppuviikon tietäen, että asiat ovat hallinnassa. Tämä kertaviikkoinen systeemi on poistanut hirveästi stressiä elämästä. Tiedän olevani tehtävien tasalla, eikä tarvitse stressailla pitikö jotain hoitaa vai ei, tai että onko jokin maksu maksettu vai ei.

Tätä kaikkea siis tarkoitan, kun puhun ”paperihommista”. Ihailen suuresti ihmisiä, joilta nämä asiat sujuvat kuin itsestään, ja vakaa aikomukseni on opetella tämä rutiini niin selkäytimeen, että keväällä voin jo sanoa että kaikki paperit on arkistoitu asianmukaisesti ja että tiedän täsmälleen, missä mikäkin paperi on. Siihen on hiukan matkaa vielä mutta sanoisin, että olen jo hyvässä alussa.

Miten te varmistatte, että paperit pysyvät järjestyksessä?

Sekalaisia projektipäivityksiä

Julkaistu , kirjoittanut
13

Olen nyt viiden päivän ajan kuvannut niin sanotut ”päivän asut”, jotta hahmottaisin kuinka monia vaatteita pidän viikon aikana. Viidessä päivässä saldo on tämä:

  • 2 farkut
  • 1 neuletakki
  • 2 eri kengät
  • 1 tunika
  • 1 neule
  • 1 hame
  • 2 t-paitaa
  • 2 käsilaukkua
  • 1 huppari
  • 1 ulkotakki
  • 1 vyö

Näiden lisäksi olen tietysti käyttänyt myös alusvaatteita, sukkia ja yöpaitaa. Koruja en ole tällä viikolla pitänyt. Jos lasketaan nuo varsinaiset vaatteet, jotka käsittääkseni kuuluisivat kapseliin, yhteenlaskettu lukumäärä on 15 kpl. Olen myös pitänyt samoja vaatteita useampina päivinä, eli tässä ei edes ole joka päivälle uutta asua. Tämä kyllä vähän viittaa siihen suuntaan, että esimerkiksi 33 vaatetta olisi minulle liian vähän. Jos en ensi viikolla halua toistaa tämän viikon asuja sellaisenaan, on odotettavissa että seurauksena on ainakin kymmenkunta vaatetta lisää. Tämä on kiintoisa harjoitus kyllä! Jatkan kuvaamista ja raportoimista, sillä minua kiinnostaa nyt todenteolla selvittää, kuinka paljon vaatteitani käytän.

Pari viikkoa sitten kirjoitin kosmetiikasta ja niistä iänikuisista jämäputeleista, joita aina jostain putkahtelee. Tämän verran niitä oli pari viikkoa sitten:

Noista on käytetty loppuun tuo kuivasampoo. Hiuslakka loppuu pian, meikinpoistoainetta olen käyttänyt suihkusaippuana ja siitä riittää enää yhdelle kerralle, jes! Kiehl’sin kosteusvoide on vähentynyt, mutta tuntuu ettei se lopu ikinä. Sama koskee kasvovettä, jota yritän suihkutella aamuin illoin mutta tuotetta riittää aina vaan. Nyt täytyy ottaa tehospurtti että pääsen noista eroon ja saan hankkia kunnollisia tilalle. En anna itselleni lupaa hankkia uutta ennen kuin näistä jämistä on päästy eroon. Päätin että yritän saada elokuun aikana mahdollisimman monta näistä tuotteista loppuun! Palaan asiaan viiden päivän kuluttua. Sen sijaan niitä vanhoja lisäravinteita olen käyttänyt ahkerasti pois. Maitohappobakteereita riittää vielä jouluun asti, mutta ainakin pitäisi suoliston flooran olla koko syksyn hyvässä kunnossa, jos ei muuta 🙂

Haluaisin vielä kertoa yhdestä rutiinista, jonka olen elokuun alusta ottanut käyttöön. Nimittäin paperiasioiden hoitaminen. Olen kokeillut erilaisia inboxeja ja sunnuntaikoreja vuosien varrella, mutta ilman suurta menestystä. Nyt olen kuukauden ajan onnistunut noudattamaan rutiinia, joka pitää paperit kohtuullisessa ojennuksessa. Minulla on yksi pahvilaatikko, jonne laitan suoraan kaikki paperit, jotka postista tai muualta tulevat. Aina maanantai aamuisin käyn sen läpi, maksan laskut, ja arkistoin jotain. Kirjoitan tästä aivan varmasti vielä lisää myöhemmin syksyllä, mutta ainakin toistaiseksi tämä tuntuu nyt toimivan. Olisikohan viisasten kivi vihdoin löytynyt?

Hankalan kaapin järjestäminen (kuvien kera)

Julkaistu , kirjoittanut
4

Meidän keittiössä on yksi hankala kaappi. Se on kapea ja korkea. Hyllyjen leveys on ehkä noin 25cm ja syvyys suunnilleen saman verran. Kuten arvata saattaa, tällaisesta epämäärisestä kaapista tulee helposti loppusäilytyspaikka kaikelle, mille ei mitään muutakaan paikkaa keksi. Pidän siellä harvemmin ja hyvin harvoin tarvittavia astioita: tuikkukuppeja, snapsilaseja, keittiövaakaa, kakunkynttilöitä ja muitakin epämääräisiä kynttilöitä, mariskooleja ja sen sellaista. Tämä oli yksi niistä järjestystä kaipaavista kohteista, jonka olen viime aikoina järjestänyt.

Alkutilanne näytti tältä:

Tuossa on siis koko kaappi kahteen kuvaan jaettuna. Kuten näkyy, järjestys on ollut aika sotkuinen. Hyllyille on tungettu kaikenlaista, lähinnä sinne minne on saanut mahtumaan. Otin kaapista kaiken ulos ja pyyhin samalla hyllyt puhtaaksi rasvasta ja pölystä. Sitten aloin tarkastella sisältöä. Se jakautui oikeastaan kolmeen ryhmään: kynttiläasioihin, kahvikoneasioihin sekä astioihin.

Ennen kuin rupesin järjestämään tavaroita takaisin kaappiin, poistin joukosta roskat ja väärässä paikassa olevat tavarat. Roskiin heitin kynttilänpätkiä, puoliksi palaneita kakkukynttilöitä, jonkun paperin, jonka sisältämästä ohjeesta en saanut selvää, tunnistamattoman muovipalan sekä lohjenneen mariskoolin. Kaapista löytyi myös vajaa minttuviinapullo (alkuperä ja käyttötarkoitus tuntematon, löytyi ylimmän hyllyn takarivistä), jonka nakkasin samaan paikkaan muiden alkoholijuomien kanssa. Lisäksi päätin, että kaapissa säilyttämäni 6 kpl pieniä espressokuppeja (tai jotain sellaisia, mitä lienevät) ovat todellakin tarpeettomia. Pakkasin ne pesukoneen kautta takaisin laatikkoonsa, ja vien ne kierrätykseen heti kun ehdin.

Uusi järjestys määräytyi käytännöllisyyden mukaan. Alimmalla hyllyllä on kynttilänjalat, jotka eivät mahdu muille hyllyille; morttelit, jotka ovat tosi painavia sekä keittiövaaka (säilytän sitä pystyssä seinän vieressä). Toiselle hyllylle laitoin kahvikoneasiat sekä mariskoolit, joita käytän kaapin muista astioista useimmin. Tuikkukupit laitoin omalle hyllylleen ja snapsilasit ylimmälle, sillä niitä käytetään hädin tuskin kerran vuodessa. Lopputulos näyttää tältä:

Tulitikkuaskien säilytys näyttää tuossa kuvassa vähän epämääräiseltä, mutta katsokaapa tätä: 

Tuossa muovirasiassa oli alunperin eri värisiä kirsikkatomaatteja. Säästin sen, koska kyllähän nyt aina erilaisia muovirasioita tarvitaan, etenkin jos ne on jaettu kolmeen osastoon. Vastaavanlainen on käytössä legojen lajittelussa. Onneksi jemmoista löytyi myös tämä toinen. Meillä muuten riittää kakunkynttilöitä ihan taatusti vähintään 25-vuotisjuhliin saakka. En tiedä mistä ne ovat meille päätyneet, en muista itse ostaneeni paketeista ainuttakaan, vaikka se ei kyllä vielä takaa sitä ettenkö olisi silti ostanut.

Tämä kaappi on nyt kunnossa, joten voinkin hyökätä seuraavan järjestelyprojektin kimppuun. Onko teillä hankalia tiloja keittiössä?

Ihanaa! Vihdoinkin riippukansioita!

Julkaistu , kirjoittanut
15

Maailma on muuttunut! Mistään ei meinaa löytää riippukansioita. Niitä ei yksinkertaisesti myydä. Riippukansio tarkoittaa kotioloissa sellaista tukevaa pahvista laatikkoa, joka on noin 20-30 cm leveä, ja johon mahtuu A4-arkki poikittain. Laatikon juju on siinä, että sen sisällä riippuu avoimia ”taskuja”, joihin papereita voi lajitella. Taskut voi sitten nimetä, niin että yhdellä vilkaisulla näkee, mitä papereita missäkin välissä on Koko komeus kruunataan kannella. Paperit pysyvät suorina ja siisteinä, eikä mitään tarvitse reijittää tai ujuttaa vaikeasti muovitaskuihin. Riippukansioon mahtuu hämmästyttävä määrä paperia, ja ulkpuolelta se pysyy aina siistin näköisenä, simppelinä laatikkona.

En tiedä, millaisten papereiden säilyttämiseen riipparit on alunperin tarkoitettu, mutta minä olen käyttänyt niitä lasten askarteluiden, synttärikorttien ja piirustusten säilyttämiseen. Mielestäni riippukansio sopii tähän tarkoitukseen mitä parhaiten. Taskut olen nimennyt vuosiluvun mukaan. Kun kortteja ja muita piirustuksia sitten tulee, ne on todella helppo sujauttaa oikeaan taskuun. Ei skannausta, ei reijittämistä, ei ylipäätään mitään säätämistä. Olen myös päättänyt, että tasku per vuosi on suunnilleen sopiva määrä lapsen tuottamalle taiteelle. Tämä tarkoittaa sitä, että kun tasku alkaa täyttyä, täytyy tehdä karsintaa. Hienoimmat säästetän, vähemmän hienot laitetaan paperikeräykseen.

Ongelmana on ollut, että ensimmäinen laatikko tuli täyteen, enkä tosiaan meinannut löytää uusia mistään. Onneksi sanoin Ilana Aallolta vinkin, että Granit-sisustusliike myy riippareita. Olin jo käynyt läpi monta kirjakauppaa turhaan. Mutta Ilanan vinkki piti paikkansa! Granitin laatikot eivät ole yhtä tyylikkäitä kuin ne, jotka aikoinaan ostin Akateemisesta, mutta nämäkin ajavat asiansa. Liikkeessä näytti olevan näitä sekä mustina että valkoisina, hinta 22,90€ (Linkki Granitin riippareihin) Nyt on taas lasten paperit ojennuksessa, ja paikka jonne niitä jatkossa laitetaan. Ah! Mikä seesteisyys. Alkoi jo hermot mennä ympäriinsä seilaaviin askarteluihin muiden papereiden lisäksi.

Pidän itse tätä piirustusten arkistointisysteemiäni suorastaan nerokkaana! Vaivattomuus on aina korkealla tärkeysjärjestyksessäni, ja riippukansio täyttää sen kriteerin sekä lisäksi näyttää siistiltä hyllyssä. Ainoa miinus on se, että kosteudelta nämä eivät tietenkään suojaa. Jos piirustuksia säilytetään kosteassa varastotilassa, tarvitaan pahvin sijasta muovia.

Olisi kiva kuulla, onko teillä muita hyviä ideoita riippareiden käyttöön? Tai aikooko joku peräti kokeilla samaa systeemiä kuin minäkin?

Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Julkaistu , kirjoittanut
12

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?

Veroilmoitus ja kuinka siitä selvitään

Julkaistu , kirjoittanut
3

Havahduin siihen, että veroilmoitus piti jättää 3.4. saman päivän iltana. Tästä saan syyttää niin sanottua ”Sunnuntaikoria” (jolle kyllä keksin pian jonkun fiksumman nimen). Aloin nimittäin pari viikkoa sitten käydä työhuoneen papereita läpi, ja päätin tuolloin ottaa tämän systeemin taas käyttöön. Koska veroilmoitus on paperi, joka vaatii toimenpiteitä, olin tietenkin laittanut sen tuohon laatikkoon. En kuitenkaan ole noudattanut sääntöjä oikein, koska en ole sen jälkeen käynyt laatikkoa läpi, ja ilmoitus ja sen palautuspäivä oli unohtunut.

Kun sitten tajusin, että veroilmoituksen jättämiseen oli aikaa enää muutama tunti, alkoi tietenkin kuittien ja muiden paperien etsiminen tästä selviydyin kuitenkin tänä vuonna muutamassa minuutissa, kiitos samaisen sunnuntaikorin. Olin nimittäin laittanut sinne kaikki sellaiset paperit, joita arvelin tarvittavan verotuksessa, ja nyt tiesin täsmälleen mistä lähteä etsimään. Laatikossa, jota tähän tarkoitukseen käytän, on tietysti runsaasti muitakin papereita, mutta on helppoa plärätä koko nippu läpi, ja noukkia erilleen tarvittavat. Tänä vuonna veroilmoituksen tekeminen onnistui siis helposti, kiitos organisoitujen papereiden.

Tämä kokemus vahvisti sen ajatuksen, että tuollainen yhden laatikon systeemi on toimiva ja hyvä. Olen vähitellen arkistoinut sieltä kansioihin aiempien vuosien papereita, ja aion säilyttää kyseiset mapit vintillä. Siellä on tilaa, etenkin kun poistan yli 10 vuotta vanhan graduni materiaalin. Sitten työhuoneessa ei tarvitse säilyttää muuta kuin näitä aktiivisia papereita, sekä pari mappia sellaisia, joiden pitää olla helposti saatavilla, esim. taloyhtiön ja autoon liittyviä asioita. Meillä on aikamoisia historiallisia kerrostumia vuosien ja vuosien takaa, mutta niiden läpikäymiseen tarvitaan myös puolison apua. Papereita on kertynyt niin paljon, että niiden setvimiseen menee useampi tunti, arvioisin. Mutta mikä vapaus koittaa kun ne on kaikki käyty läpi! Sen voimalla jaksaa.

Aion nyt ensi tilassa fiksata tuon sunnuntaikorin, eli Aktiivisten Papereiden Laatikon eli APL:n sellaiseen kuntoon, että se alkaa toimia kunnolla. Ensisijaisesti tämä vaatii sitä, että alan kerran viikossa käydä sen systemaattisesti läpi. Alkuperäisissä ohjeissa sanotaan, että jokaista paperia pitää koskea silloin kun niitä käy läpi, muuten homma ei toimi. Olen tätä vähän vastustanut, mutta taitaa se kuitenkin olla tarpeellista.

Tämä postaus on hieman sekava, pahoitteluni! Pointti oli kuitenkin se, että onneksi aloin organisoida papereitani ennen veroilmoituksen tekemistä (tämä oli tahatonta, mutta onnekas sattuma, jota suosittelen jatkossa kaikille) ja onneksi otin tuon laatikkosysteemin käyttöön. Paneudun siihen nyt aktiivisesti, ja raportoin teille miten se toimii.