Paperiprojekti ei ole tänään edistynyt muuten kuin ajatuksen tasolla. Olen lueskellut Rita Emmetin Kaikki paikallaan – rojun taltuttajan käsikirjaa sekä Anne Te Velde-Luoman Kaaoksen kesyttäjää saadakseni niistä hyviä vinkkejä arkistointiin. Olen myös miettinyt, mitkä asiat ovat omassa arkistointijärjestelmässä avainasemassa. Kirjoista on ollut apua, sillä vinkkien lisäksi olen myös tajunnut, millaista arkistointijärjestelmää EN halua.

Ensinnäkin systeemin pitää olla mahdollisimman yksinkertainen ylläpitää. Papereihin pitää päästä mahdollisimman helposti käsiksi. Ne pitää myös saada paikalleen ilman erityisiä kommervenkkejä. Yksikin ylimääräinen liike, ja homma jää tekemättä. Minun pitää kehittää fyysisestä arkistoinnista niin helppoa, että sen tekeminen ei vie aikaa eikä vaadi juurikaan ajatustyötä. Toisaalta myös arkistointitavan pitää olla tarpeeksi yksinkertainen. Kaaoksen kesyttäjässä ehdotetaan omia kansioita kaikenlaisille aiheille ja projekteille, mutta näen jo nyt että se ei ole systeemi, joka sopisi minulle.

Toiseksi tajusin, että tarvitsen jonkun systeemin postin käsittelyyn. Pitäisi olla joku paikka, jonne laitetaan sellaiset paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, kuten laskut. Joku hylly, teline tms. missä ne pysyvät erillään muista ja josta ne voi siirtää lopulliseen arkistoon sitten kun tarvittava toimenpide on tehty, esim. lasku maksettu.

Kolmanneksi fyysisiä säilytyspaikkoja täytyy olla mahdollisimman vähän. Tällä hetkellä meillä on erinäisiä muovitaskuja erinäisissä lokerikoissa. Haluan kehittää systeemin, joka minimoi lokerikoiden ja muovitaskujen määrän.

Neljänneksi olen tajunnut, että säilytän todella paljon paperia varmuuden vuoksi – toisin sanoen koska en tiedä, pitäisikö se säilyttää vai ei. Varmuuden vuoksi olen siis säilönyt kaikenlaista, siltä varalta että kyseistä paperia ehkä joskus vielä tarvittaisiin. Tämä ongelma ei ratkea, ennen kuin olen selvittänyt mitä oikeasti pitää säästää, ja mitä voi heittää hyvällä omalla tunnolla pois. Arvelen että tämän ongelman kanssa painii joku muukin, joten koostan tänne oman postauksen aiheesta myöhemmin kun asiat on selvitetty.

Projektin tavoite: kaikki paperit loogisessa järjestyksessä, kaikki löytyy etsimättä, ei kasoja, ei pinoja.

Edellisestä postauksesta kävi ilmi, että tällä hetkellä arkistointi on todella alkeellisella tasolla. Yön yli asiaa mietiskeltyäni olen päättänyt käydä ongelman kimppuun seuraavalla tavalla:

1. Kaikkien papereiden etsiminen. Koska papereita on monessa eri pinossa, lokerossa ja laatikossa, ensimmäiseksi on pakko kaivaa ne kaikki yhtä aikaa esille, jotta saan kokonaisukuvan tilanteesta. Kaikki paperit kootaan keittiönpöydälle.
2. Ensimmäinen ”raakalajittelu”. Tässä vaiheessa teen 5 pinoa: miehen paperit, autoon liittyvät, lapseen liittyvät, omat paperini, roskat. Roskilla tarkoitan esim. mainoksia yms.

Arvelen, että tähän saakka aikaa menee vähintään tunti, mahdollisesti enemmänkin. Kokemuksesta tiedän, että tässä vaiheessa alkaa väsyttää ja tympäistä, joten tauko on paikallaan. Ensimmäinen tavoite onkin saada kokonaisuus jollain tasolla hallintaan, jotta näen esimerkiksi sen, miten paljon paperia kaikenkaikkiaan on. Tässä onkin ihan riittävästi hommaa tälle päivälle.

Seuraavaksi täytyy selvittää, millaisia mappeja ja lokerikkoja meillä tällä hetkellä on, ja miten niitä voisi hyödyntää. Jos energiaa ja fiilistä riittää, teen tämänkin tänään. Jos taas ei, jätän suosiolla huomiseksi. Aion tehdä tämän urakan nyt viimeistä kertaa elämässäni, joten en halua tympääntyä siihen ennen kuin olen päässyt edes kunnolla vauhtiin.

Kolmas vaihe on papereiden täsmällisempi lajittelu omiin ryhmiinsä, esim. verot, tiliotteet, jne. sekä niiden arkistoiminen jollain toimivalla systeemillä. Tämä jää suosiolla huomiselle, tai ehkä viikonloppuun. Olen jo miettinyt, miten kaiken lopultakin arkistoin, mutta teen siitä oman postauksen sitten kun projekti on edennyt tarpeeksi pitkälle. Hyvä puoli tässä on, että lykättyäni projektin aloittamista viimeiset pari vuotta, olen siitä nyt aivan liekeissä! Eilinen autopapereiden etsintä toimi sopivana motivaattorina. En halua enää koskaan etsiä mitään tärkeää paperia pienessä paniikissa erilaisten pinojen uumenista, ilman selkeää käsitystä siitä, missä ko. paperit ovat.