Olen lukenut teiltä saamiani hyviä vinkkejä. Olen kuunnellut, mitä ammattijärjestäjillä on aiheesta sanottavana. Olen miettinyt asiaa. Lopputuloksena on systeemi, joka toivottavasti ratkaisee arkistoinnin ongelmat ikuisiksi ajoiksi. Suurin ongelmani on ollut ylläpito, joten olen yrittänyt keskittyä ratkaisemaan erityisesti siihen liittyviä ongelmia. Tässä tulos:
(1) Ihan ensimmäiseksi on jälleen tehtävä Suuri Raivausurakka, jossa poistetaan turhat paperit ja lajitellaan jäljelle jääneet. Tämän olen aika pitkälle jo viime viikolla tehnyt, mutta hoidan homman loppuun tällä viikolla. Keskityn erityisesti siihen, mitä kaikkea voi heittää roskiin. Poistan pinoista kaiken mahdollisen.
(2) Teen itselleni kommenteissakin ehdotetun inboxin. Tällainen paperilokerikko on jo olemassakin, se pitää vain tyhjentää tarpeettomasta ja ottaa hyötykäyttöön. Siinä on kaksi tasoa, minulle yksi ja puolisolle toinen. Puoliso saa tehdä omallaan mitä haluaa, minulla on tälle määritelty tehtävä. Lokero sijoitetaan näillä näkymin työhuoneen pöydälle. Tai ehkä keittiöön tai eteiseen, täytyy katsoa mikä olisi helpoin paikka.
(3) Koska suurin ongelma on ollut, etten tee mitään avattuani jonkun kuoren, lokerikko on ratkaisu tähän ongelmaan. Eli jatkossa, kun kädessäni on paperi, jolle pitäisi tehdä jotain, laitan sen lokerikkoon. Tällä tavalla kaikki tärkeät, käsittelyä vaativat paperit ovat yhdessä paikassa. Tähän lokeroon saa laittaa vain sellaisia papereita, jotka sisältävät jotain virallista tietoa tai liittyvät johonkin tärkeään hallinnolliseen asiaan. Esimerkiksi kaikki veroihin ja vakuutuksiin liittyvät paperit, edellä mainittuja varten säilytettävät kuitit, KELAn ja vastaavien tahojen lähettämä posti, lääkärikäynteihin liittyvät dokumentit, taloyhtiöön, autoon jne. liittyvät paperit. Lokeroon ei missään olosuhteissa laiteta esimerkiksi onnittelukortteja, piirustuksia, mainoksia, lehtileikkeitä, tyhjiä kirjekuoria ynnä muuta silppua. En osaa esittää asiaa tämän kiteytetymmin, mutta tiedän kyllä itse kuuluuko paperi lokeroon vai ei.
(4) Sitten tulee tärkeä kohta: olen jo tehny puhelimen kalenteriin merkinnän, joka hälyttää joka viikko maanantaisin, alkaen ensi maanantaista. Silloin näytöllä lukee Paperityöt. Päätin, että alan hoitaa kaikki paperityöt kerran viikossa samaan aikaan. Toisin sanoen luon itselleni rutiinin. Joka maanantai käyn lokerikon paperit läpi, teen tarvittavat toimenpiteet ja sijoitan paperit oikeaan paikkaan, kunnes jäljellä ei ole enää ainuttakaan. Käytännössä siis joko arkistoin tai heitän roskiin kaikki viikon aikana kertyneet paperit. Loppuviikon ajan voin taas täyttää lokeroa kaikessa rauhassa.
Tunnistin nimittäin ratkaisuksi moneen ongelmaan sen, että paperia ei saisi laskea kädestään ennen kuin on tehnyt mitä se vaatii. Mutta itseni ja arkeni tuntien tiedän, etten pysty joka kerran toimimaan näin. Aina tulee jotain akuutimpaa tielle, ja sitten homma jää hoitamatta. Mutta päättelin, että vaikka olisi miten kiire, pystyn viemään paperin lokeroon odotamaan parempaa hetkeä, vaikka olisi millainen hässäkkä päällä. Se ei ole sen vaativampaa, kuin että ruoat laitetaan kaupasta tullessa heti jääkaappiin, tai että märät ulkovaatteet viedään kylppäriin kuivumaan. Jos pystyn suorittamaan em. toimenpiteet 96% todennäköisyydellä aina, pystyn samalla todennäköisyydellä viemään tärkeät paperit tiettyyn paikkaan aina, kun sellainen käteen sattuu.
Merkittävä ero aiempaan on tuo muistutus puhelimessa. Sen on tarkoitus varmistaa, ettei hoidettavien paperiasioiden pino kasva yhtä viikkoa isommaksi. Kerran viikossa toistettava rutiini sementoituu hitaammin kuin kerran päivässä (vrt. tiskirutiini), mutta jos teen sen silkan itsekurin voimin vaikkapa kuukauden ajan, alkaa rutiini varmasti jo muodostua.
Lisäksi tämä jatkuvan arkistoinnin systeemi luultavasti ratkaisee yhden isomman mittakaavan ongelman. Aina kun olen suorittanut Suuren Raivauksen, olen samalla kehittänyt hyvän ja toimivan arkistointimenetelmän. Ongelmana vain on se, että kun tämä tehdään keskimäärin 12 kuukauden välein, ehdin siinä välissä unohtaa, mikä logiikka siinä menetelmässä taas olikaan. Lopputuloksena on moneen paikkaan säilöttyjä papereita. Jos arkistoin tarvittavat kerran viikossa, oletettavasti en ehdi unohtaa, mihin edellisellä viikolla vastaavia papereita talletin.
(5) Viimeisenä kohtana harkitsen jonkun pienen paperisilppurin hankkimista. Välillä vanhoja papereita jää nimittäin pyörimään, kun tuntuu että niiden sisältämän informaation vuoksi pelkkä paperikeräys tuntuu turhan heppoiselta. Tämä ei kuitenkaan ole kiireinen eikä kriittinen kohta yleisen onnistumisen kannalta.
Näin olen siis suunnitellut. Tällä viikolla tehdään tarvittavat valmistelut ja viikon päästä uusi rutiini pyörähtää virallisesti käyntiin. Mitäs sanotte? Onko tässä mahdollisuus onnistua? Olenko jättänyt jotain huomioimatta?