Kodin paperit. Onko olemassa hankalampaa järjestettävää? En usko. Muihin tavaroihin verrattuna paperit vaativat aivan eri tasolla päätöksentekoa, tietoa ja ennakoimista. Siinä missä jonkun vaatteen voi korvata milloin tahansa, asiakirjaa ei välttämättä voikaan. Hukassa oleva kauha ei aiheuta muuta kuin harmitusta, mutta hukassa oleva paperi voi tarkoittaa ison rahan menetystä. Setvin taas vaihteeksi papereitani läpi, ja tulin siihen tulokseen että teoria ja käytäntö eivät oikein kohtaa.
Minulla on yksi iso pystyssä pysyvä pahvilaatikko, jonne laitan kaikki kodin paperit ensimmäisenä. Laatikko toimii ”keskusvarastona”, josta löytyvät aina kaikki toimenpiteitä vaativat paperit. Periaatteessa systeemi on hyvä, sillä sen ansiosta papereita ei seilaa pitkin pöytiä tai hyllyjä.
- Teoria: Kyseisen laatikon sisältö käydään läpi säännöllisesti kerran viikossa. Tuolloin hoidetaan pois kaikki sellaiset paperit, jotka vaativat toimenpiteitä, ja loput jätetään odottamaan seuraavaa viikkoa. Samalla heitetään roskiin kaikki turhat, ja arkistoidaan ne mitä pitää.
- Käytäntö: Laatikosta löytyy kaikki paperit, mutta myös hirveä määrä tarpeetonta sälää, kuten postikortteja ja valokuvia. Ne ovat tässä laatikossa, koska ne ovat teknisesti ottaen paperia, mutta oikeasti ne ovat siellä siksi, että en jaksa keksiä niille mitään oikeaa järkevää säilytyspaikkaa. Laatikossa ne tukkivat tilaa sitten niiltä oikeasti säilytettäviltä papereilta. Laatikossa on myös lukuisia muovitaskuja, joissa olevat paperit pitäisi arkistoida jonnekin, mutta en tiedä minne. Koska en muista käydä laatikkoa läpi viikoittain vaan pikemminkin kvartaaleittain, se täyttyy ääriään myöten ja lopulta löytääkseen jotain on tyhjennettävä koko loota.
Käytännössä tämä sinänsä loistava systeemi ei siis toimi kauhean hyvin, koska en muista käydä papereita säännöllisesti läpi. Välillinen ongelma syntyy myös siitä, että loppuarkistointi ontuu.
- Teoria: Kaikille tärkeille papereille on omat mappinsa, jonne ne säästetään. Mapit on lajiteltu aiheen mukaan, esim. pankkiasiat, henkilökohtaiset paperit, lapset, asunto.
- Käytäntö: Mappeja on, mutta en muista siirtää papereita pahvilaatikosta mappeihin kovin usein. Koska en pysty päättämään, mitkä olisivat ne lopulliset kansiot, joihin papereita säästettäisiin, osa ei koskaan pääse pois em. pahvilaatikosta. Tämä stressaa, koska haluaisin etenkin tärkeimmät ja ikuisesti säilytettävät paperit siististi johonkin talteen, mistä helposti löytäisin ne. Esimerkki: onko kesämökkiin liittyvä lahjakirja talletettava kesämökkipapereihin, vai kenties pankki- ja veropapereihin? Asia liittyy konkreettisesti kiinteistöön, mutta toisaalta se liittyy myös siihen, mitä verottaja laskee omaisuudekseni. Olen myös pitkään haaveillut yhdestä kansiosta, jossa olisi kaikki kotiimme tavaroihin liittyvät paperit, mutta arvatkaa olenko jaksanut koota sellaista…
Minulla on myös vanhoja peruja pankissa tallelokero, jossa olen näitä kaikista tärkeimpiä papereita säästänyt. Se on kuitenkin kallis, ja haluaisin siitä eroon.
- Teoria: hankin kotiin tulipalon kestävän laatikon, ja sijoitan sinne ne kaikista tärkeimmät paperit, tyyliin testamentti, hoitotahto ym.
- Käytäntö: En saa aikaiseksi laatikon hankkimista, joten en ole sitten luopunut tallelokerostakaan. Rahaa kuluu ja ottaa päähän, kun en saa tätä hoidetuksi.
Yksi hankalista asioista on kuitenkin säästettävien ja tarpeettomien papereiden erottelu toisistaan.
- Teoria: Tarpeelliset löytyvät arkistosta, tarpeettomat heitetään paperikeräykseen tai tietoturvaroskikseen säännöllisesti.
- Käytäntö: On jokseenkin epäselvää, mitkä paperit pitäisi säilyttää ja mitkä ei. Periaatteessa asian saisi usein selville, mutta selvitystyöhön rupeaminen tuntuu työläältä. Esimerkiksi onko auton korjauksista olemassa jokin sähköinen arkisto jossain korjaajalla, vai pitäisikö niihin liittyvät paperit arkistoida? Tai kuinka paljon omia terveysasioihin liittyviä papereita kannattaa säästää, vai löytyvätkö ne Kanta-palvelusta? Ja mitä ihmettä niille jokavuotisille veropapereille pitäisi oikein tehdä?
Ilana Aalto kirjoitti hyvän tekstin paperien järjestämisestä. Siinä hän on sitä mieltä, että ongelmat eivät liity laiskuuteen tai itsekurin puutteeseen vaan toiminnan esteisiin. Ilana kirjoittaa:
”Toiminnan esteet voivat siis liittyä saavutettavuuteen (hankalat mapit, tarvikkeet hukassa, helpon systeemin puute), voimavaroihin (elämäntilanne, jaksaminen), tunteisiin (pelko tärkeän asiakirjan katoamisesta, liian ison urakan lamaannuttava efekti) ja tiedon puutteeseen (säilyttämisaikoja koskevat faktat eivät ole hallussa).”
Tuota listaa katsoessa sanoisin, että suurin ongelmani on tiedon puutteesta johtuva epävarmuus. Mutta kuten aiemmin sanoin, monessa kohdassa tiedon hankkiminen tai asioiden selvittäminen vaatisi työtä ja se tuntuu tylsältä, ja siksi se jää tekemättä. Vaikka Ilana onkin sitä mieltä, ettei kyse ole laiskuudesta, olen omalla kohdallani sitä mieltä, että kyllä tämä aika läheltä liippaa. Ongelmat ratkeaisivat monessa kohdassa sillä, että ryhdistäydyn ja teen päätöksen tai selvitän jonkun asian. Kumma juttu, että niitä siitä huolimatta kuitenkin lykkää johonkin toiseen ajankohtaan!
Tässä onkin yksi asia, jonka järjestämiseen kesä olisi otollista aikaa. Tiedän, että jos saisin kesän aikana paperini sellaiseen järjestykseen kuin haluaisin, voisin elokuussa tuntea syvää tyydytystä siitä, että asiaa ei enää tarvitse pähkäillä. Tällä hetkellä paperit ovat kohtuullisessa järjestyksessä, mutta haluaisin näistä epävarmuuksista ja puolitiehen jääneistä päätöksistä eroon. Rehellisyyden nimissä haluaisin myös lisää tilaa työhuoneeseen, ja epäilen että karsimisvaraa olisi papereiden suhteen edelleen.
Löytyykö kohtalotovereita?