Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

Olen viime viikkoina miettinyt syvällisesti, mikä on aiheuttanut kaikki ne paperikerrokset, joita olen taas käynyt läpi. Luulen että olen tunnistanut ongelman ytimen, joka itse asiassa koostuu useammasta seikasta. Niiden yhteisvaikutus on aiheuttanut sen, että olen vuodesta toiseen löytänyt itseni samasta tilanteesta, raivaamassa ”tärkeitä” papereita, jotka eivät tunnu loppuvan tai vähevän millään.

Ensimmäinen asia on papereiden pelko. Olen aina vähän huolissani siitä, pitäisikö jokin paperi säästää vai ei. Mitä virallisemmasta dokumentista on kyse, sitä kunnioittavammin siihen suhtaudun. Esimerkiksi omat terveyteen liittyvät paperit, kuten reseptimääräykset ja lääkäreiden kirjoittamat epikriisit. Tarvitsenko niitä tietoja joskus myöhemmin? Sanotaan, että hoitavalla taholla on minua koskevat tiedot tallessa, mutta mitä sitten, jos osa on julkiselta ja osa yksityiseltä, ja jälkimmäiset vielä eri lääkärikeskuksista peräisin? Kokemukseni mukaan terveydenhuoltoalalla on niin monia erilaisia järjestelmiä käytössä, että näinköhän ne tiedot jostain kootusti löytyisivät, jos olisi pakko. Terveyspaperit ovat kuitenkin kevyttä kamaa verrattuna siihen, että papereissa on jotain rahaan liittyvää tietoa. Verot, palkat, maksut – kaikki sellainen tuntuu aivan liian arvokkaalta tiedolta roskiin heitettäväksi. Ei kai omia palkkakuitteja voi roskiin heittää?! Veroista puhumattakaan. (Joo, kyllä varmaankin voi oikeasti. Tämä on vain se ajatus, joka minulla aina ensimmäisenä nousee mieleen.)

Toinen syy on ollut systemaattisen arkistoinnin puute, samoin kuin toimivan arkistointisysteemin puute. Toisin sanoen ei ole ollut  kunnollista järjestelmää, johon papereita olisi säännöllisesti säilötty. Välillä olen kehitellyt erilaisia arkistoja, sitten unohtanut ylläpitää niitä. Tai sitten en ihan rehellisesti sanottuna ole vain viitsinyt arkistoida papereita keksimäni systeemin mukaisesti, mikä kertoo myös siitä, että systeemissä on luultavasti ollut jotain vikaa. Tämän toiminnan seurauksena syntyy epämääräisiä pinoja ja puolitäysiä kansioita, joista ei vuoden päästä ole enää ihan varma, mikä se alkuperäinen idea on ollut.

Kolmas syy on säännöllisen poistamisen puuttuminen. On nimittäin niin, että joskus jokin paperi on voinut olla hyvinkin tärkeä säästää. Mutta sitten jossain vaiheessa tulee sellainen hetki, että dokumentti muuttuukin tarpeettomaksi. Hyvä esimerkki on takuukuitit. Löysin papereita setviessäni muutamia takuukuitteja, jotka ovat menneet umpeen yli viisi vuotta sitten. Niillä ei enää tee yhtään mitään. Mutta niin kauan kuin takuu on ollut voimassa, kuitin säästäminen on ollut erittäin järkevää. Sama koskee monia muitakin papereita. Heitin pois esimerkiksi vanhan puhelinliittymäsopimuksen. Se oli tehty, kun sain ensimmäisen kännykkäni joskus 90-luvulla. Epäilemättä tuolloin kyseinen paperi on tuntunut erittäin tärkeältä säilyttää huolellisesti. Nyt sillä oli lähinnä hupiarvoa. En kuitenkaan osaa sanoa, milloin on ollut se täsmällinen hetki, jolloin kyseinen paperi on muuttunut tarpeettomaksi. Jos minulla olisi olemassa jokin rutiini, jonka avulla vanhoja papereita tulisi säännöllisesti karsittua, näitä historiallisia kerroksia ei pääsisi syntymään.

Olen sitä mieltä, että ongelman tunnistaminen on ratkaisun alku. Nyt olen tunnistanut ne kaikki:

  • poistamisen pelko
  • toimivan arkistointijärjestelmän puute
  • säännöllisen arkistointirutiinin puute
  • säännöllisen papereiden karsimisen puute

Olen tähän asti kuvitellut, että mahdoton paperitilanne on johtunut ainoastaan siitä, että tapani säilöä papereita on ollut puutteellinen tai huono. Tällä tavalla analyyttisesti tarkasteltuna näen, että arkistointisysteemi on vain osa ratkaisua. Sen lisäksi on tartuttava noihin muihinkin asioihin, myös omaan asenteeseen. Työlistalla on lisäksi uusien rutiinien luomista.

Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?

12 vastausta artikkeliin ”Neljä syytä sille, miksi paperikaaos valtaa alaa

  1. Olet mielestäni tunnistanut oikein ongelman. Arkistointi ilman säännöllistä karsimista on tuhoon tuomittu. Myös viranomaisilla on arkistointiin säilytysajat ja säännöt.

  2. ”Mitä luulette, saanko tämän homman vihdoinkin hallintaan?”

    Nope. No chance.

    Jos lähdetään ikäjärjestyksestä, niin on olemassa aina säästettäviä papereita, niitä mitä perikunta käy läpi. Niissä kansioissa lukee ”Perimäni Taina-tädin mökki” tai ”Meidän ostama kolmio” tai ”Mieheni otti minulle viime viikolla kolmen miljoonan henkivakuutuksen”.

    Sitten on näitä seitsemän vuotta säästettäviä papereita, esimerkiksi kaikki vuosikohtaiseen verotukseen ja verotuksen vähennyksiin liittyvät paperit, niihin omat vuosikansiot tyyliin ”Verovuosi 2010, tuhoa sisältö vuonna 2018” …

    … ja sitten niitä, jotka katsotaan läpi, yleensä maksetaan ja laitetaan vuosikuoreen ja sen jälkeen silputaan tietoturvallisesti. Vuosikuoria riittää kaksi: kuluva vuosi ja viime vuosi.

    Jos ihminen uskaltaa heittää roskiin kaikki maksamansa laskut, niin sitä säästettävää on todella vähän sen jälkeen, ne voi laittaa omiin vuosittaisiin littanakansioihinsa ja jos niitä on yli hyllymetri kuolinhetkellä, niin nostan hattua…

    • tuohon hyllymetriin pyritään. Jos mulla olisi 7 säilytettävää kansiota, niitä voisi pitää vaikka vintillä ja vanhimmasta päästä tyhjentää aina vuoden alusta yhden. Sitten näitä ikuisesti säilytettäviä on tietenkin jonkin verran, mutta en usko että hirveän montaa mappia niille tarvitsisi säästää. Mun tavoitteena on, että työhuoneessa olisi säilössä vain kuluvan vuoden aktiiviset paperit, eli vakuutuksiin, veroihin ym. liittyvät, sekä esim. autokansio jne.

    • En muista mistä olen saanut sen käsityksen että verotukseen liittyvät paperit pitäisi säilyttää kymmenen vuotta verotuksen valmistumisen jälkeen. Vaikka itsellä ei olisi mitään valitettavaa ja korjattavaa, voi verottaja keksiä jotakin.

      Mielestäni jos arkistointisysteemi on kohtalaisen hyvä eikä alunperinkään säilytä kaikkia laskuja joita ei ole pakko, voi karsimisen tehdä vaikka viiden vuoden välein. Itse mapitan kaikki tiliotteet, tulotositteet, tärkeimmät laskut ja veropaperit samaan mappiin, niin monta vuotta samaan kuin mahtuu. Osakesalkku ja metsä on omissa mapeissaan, ja mies mapittaa kodinkoneiden takuukuitit ja käyttöohjeet.

      Ongelmani on vain se, että kestää liian kauan ennen kuin saan paperit mappiin. Pitäisi varmaan ottaa käyttöön se laatikko, minkä käy läpi joka viikko.

  3. Uskon, että saat tilanteen haltuun. Et välttämättä koskaan tule ihmiseksi, joka tarkastaa paperinsa viikottain, mutta ei tarvitsekaan. Itse käyn paperit läpi pari kertaa vuodessa, yleensä silloin kun etsin jotain.
    Arkistointijärjestelmä (eli laitan paperit kansioihin tai laatikkoon) lähinnä auttaa minua hahmottamaan mitä paperi sisältää, ja tätä kautta miettimään tarvitsenko oikeasti vuoden 2002 marraskuun plussatilini saldoa mihinkään. Jo sekin, että heittää kirjekuoret pois tuo tilaa uskomattoman paljon.

    • Olet oikeassa noiden kuorien suhteen. Nykyisin minulla on tapana hävittää kuoret välittömästi. Toivoisin myös muuttuvani ihmiseksi, joka käy paperinsa läpi viikoittain 😀 Vielä ei olla siinä pisteessä, mutta olen todella lujassa uskossa sen suhteen, että tämä vielä toteutuu. Ainakaan yrityksen puutteesta ei voi syyttää! TÄnä vuonna oltiin jo hyvässä tilanteessa, koska en joutunut tuskailemaan papereiden etsimisen kanssa. Nyt siis vielä nuo historialliset kerrokset ojennukseen, niin aletaan olla jo hyvässä tilanteessa.

  4. Palkkakuitit – no onhan aika mukavaa titää oman taloudellisen asemansa kehitys. Mutta ei kai niitä kaikkia palkkakuitteja kannata säästää. Vaikka vain tammikuun tai syntymäkuukauden kuitti vaikka joka vuodelta, joka toiselta tai joka viidenneltä vuodelta. Kyllä niistä jo oma historia näkyy. Näkyy se kyllä myös kunkin vuoden verotuspäätöksistä. Sama koskee myös esim. asumiskuluja (vuokran tai yhtiövastikkeen maksukuitti, yksi vuotta kohti). Sekin on omaa tai perheen historiaa, joka saattaa joskus vaikka jälkeläisiä kiinnostaa (rahan arvon kehitys sekä tuloissa että menoissa).
    Verottajan vaatima kuittien säilytys on minulla vuosinippuina kannellisessa laatikossa kummemmin karsimatta. Määräajan jälkeen vuosinipun voi hävittää – kannattaa silti kaiketi plarata läpi, onko nipussa jotain tärkeää.
    Takuukuitit ja ohjekirjat kannattaa säilyttää vähintään sen takuuajan. Mutta onpa kateisiin joutuneen polkupyörän runkolukon avaimen koodi loytynyt 10 vuoden jälkeenkin laatikkoon unohtuneesta takuukirjasta. Ja ainakin käytössä olevien laitteiden, kameroiden ym ohjekirjoista ollut hyötyä monenkin vuoden jälkeen. Sorttiasemalle päätyneiden laitteiden ohjeet ja takuut ovat yhtä roskaa kuin ne laitteetkin.
    Terveydenhoitoon liittyvät asiakirjat, tutkimukset ja diagnoosit ovat ”Henkilökohtaista”-kansiossa ja niille on ollut kyllä käyttöä, varsinkin jos on julkisten ja yksityisten palveluiden sekakäyttäjä. Ei niitä kaikia juttuja itsekään muista, ajankohtia varsinkaan.
    Olen pitänyt yllä vuosikohtaisia mappeja tyyliin ”vuosi 2017 – ajankohtaista”. Kerään yhteen asiaan liittyvät paperit muovitaskuun ”uusimmat päällä” periaatteella, ja siellä on matkajutut, auton huollot ja lähiomaisten synttärit, ja geokätköjutut taskuissaan. Ei niin kamalan monta aihetta kumminkaan, etteiko löytyisi kun nopeasti taskuja plaraan. Taskun sisäpintaan näkyvä postit lappu liimattuna josta näkyy isolla tekstillä taskun asia. Kyllä tämä aika hyvin toimii taas tänä vuonna. Parin vuoden jälkeen asioiden tärkeys on jo hiipunut ja kansiota voi karsia rankalla kädellä ja usean vuoden historiaa mahtuu jo yhteen mappiin. Mutta kyllä niitäkin kansioita kertyy kun vanhaksi elää.
    ”Pysyvästi tärkeät” paperit ovat lukitussa pöytälaatikossa, ettevät vahingossa mihinkään karkaa.
    Nämä nyt ovat omaan ja perheen liittyviä ”elämänpapereita” ja niiden lisäksi on myös harrastuksiin liittyviä aineistoja, kiinnostavia lehtileikkeitä, printattuja artikkeleita ym mapeissaan. Olen huomannut,että ne ovat pääosin vain tilan hukkaa, koska tietoa kumminkin etsin ensisijassa netistä enkä mapeista. Jonain päivänä kyllä tyhjennän nekin pois – melkein lupaan!
    Paperien suhteen en todellakaan ole minimalisti, mutta kyllä niissä on paljon turhaa karsittavaa!

  5. Minun neuvoni on, karsi arkistoitavaksi tuleva paperi minimiin. Sitten vasta mieti arkistointitapaa, tiheyttä jne. Ellei sinulla ole pysyväissairauksia tmv. tuskin tarvitset reseptejä, jne. Käytä skanneria. Vaikka yksi paperigenre kerrallaan. Ellei muuten, yksinkertaista elämääsi.

    Minä myös säästin jossain vaiheessa aika paljon paperisälää menneisyydestä, palkkakuitteja, paperisia tiliotteita jne. mutta eipä niistä niin paljon olisi irronnut, että ne olisivat kiinnostaneet edes itseäni. Ansioluettelo, työtodistukset ja todistukset riittäkööt, sekä pakolliset säästettävät.

    OP

  6. Minun on hirveän vaikea käsittää tätä paperiongelmaa. Eihän mitään tule enää paperisena, ei edes käyttöohjeita. Palkkakuitit, tiliotteet ja laskut on sähköisenä, verottajan kanssa kaikki hoituu sähköisesti jne. Säilytän ainoastaan takuukuitteja ja verotukseen kelpaavat kuitit, joita tulee max 5 vuodessa. Eivät vie tilaa, yksi kodin kansio riittää kaikelle tarvittavalle. Taloon liittyvät paperit on yhdessä kansiossa, eikä sinnekään ole tullut yhtään uutta paperia sen jälkeen, kun tähän muutettiin vaan kaikki paperit on entisten asukkaiden peruja. Vuosittain on siis pois heitettävänä muutama kuitti. Kirjoitan aina takuukuitteihin isolla, milloin takuu umpeutuu, joten ei mene montaa minuuttia heittää parin vuoden välein turhia pois. Meillä on siis työhuoneessa yksi lipaston laatikko, jossa on kaikki paperit.

    • Mutta luulenpa, että meidän ero on siinä, että sinä olet osannut karsia papereita oikein jo silloin, kun kaikki vielä tuli paperisena kotiin. Minä en ole osannut, ja nyt taistelen niiden historiallisten kerrostumien kanssa. Niiden osuus paperikaaoksesta on aika iso.
      Mutta meillä tulee selvästi enemmän säilytettäviä kuitteja verotukseen ja vakuutuksiin liittyen. Ne ovatkin nykyisin hyvin hallinnassa, mutta sitten ovat ne epämääräiset ehkä säilytettävät paperit, kuten vaikka omat lääkärissä käynnit, ilmoitukset Kelalta, taloyhtiön remonttitiedotteet ja lasten paperit.

      • Näinhän se varmasti on, että jos on yrittäjä, tulee paljon enemmän säilytettävää paperia kuin tavalliselle kk-palkkaa saavalle. Niitä on myös paljon kauemmin säilytettävä. Omia palkkakuittejanihan en säilytä ollenkaan, koska aina saa työnantajalta uuden, jos sitä johonkin tarvitaan. En ole koskaan niitä tarvinnut sen jälkeen, kun opintotuen saaminen loppui.

        Olen huomannut erilaisissa yhteyksissä, että en ole kovin nostalginen ihminen. Tai tarkemmin sanottuna yhtään. En säilytä mitään vain siksi, että se on kiva muisto. Tämä asenne varmaan toimii myös papereiden kanssa, eli pikemminkin minun täytyy joskus itselleni perustella, miksi jotain pitäisi säilyttää eikä heittää pois. =D

Mitä mieltä olet? Jätä kommentti :)