No ne paperit, taas

Koko koti kuntoon -haaste on siirtynyt papereihin. Harkitsen tässä sellaista, että jos joku haluaa tähän mukaan, voisin venyttää tämän jakson kahdelle viikolle. En nimittäin itse taida saada papereita ojennukseen ihan tämän viikonlopun aikana. Mitä sanotte?

Lyhyt kertaus: olen taistellut papereiden kanssa niin kauan kuin muistan. En ole luontainen mapittaja. Olen kokeillut monia eri systeemejä, jotka kaikki ovat toimineen vähän aikaa. Sitten joko unohdan tai en vain viitsi. Jossain vaiheessa minulla oli papereiden läpikäymiseen oma aika kalenterissa. Se toimi jonkin aikaa, mutta sitten elämäntilanne muuttui, ja aika ei enää sopinut. Samalla papereiden läpikäyminenkin jäi, ja pinot alkoivat taas kasvaa.

Nyt aion ottaa käyttöön amerikkalaiselta ammattiraivaajalta Lisa Woodruffilta oppimani systeemin, eli niin sanotun sunnuntaikorin. Sen ideana on, että kaikki paperit ovat yhdessä paikassa, ja ne käydään läpi yksi kerrallaan kerran viikossa. Tuolloin joko toimitaan (esim. maksetaan lasku), arkistoidaan paperi oikeaan paikkaan (näitä on vähän), heitetään paperi tarpeettomana roskiin tai laitetaan se koriin takaisin odottamaan seuraavaa viikkoa. Kerron tästä tarkemmin myöhemmin, mutta aluksi pitää saada kori toimimaan.

Lisan ohjeiden mukaisesti keräsin eilen kaikki paperit yhdeen laatikkoon. (Aion muuten käyttää tähän tarkoitukseen pahvilaatikkoa, joka oli uuden pyöräilykypärän suojana. Meinaan jopa tuunata sitä hieman ja laittaa kuvamateriaalia tänne blogiin. Kunhan kerkiän.)  Lisa käskee keräämään yhteen kasaan KAIKKI mahdolliset paperit, ja toteaa että yleensä niitä kertyy tässä vaiheessa määrä, joka täyttää esim. pyykkikorin kokonaan. En noudattanut ohjetta kirjaimellisesti, sillä jätin pois seuraavat kategoriat: lehdet (koska ne ovat erillään muista papereista jo valmiiksi), vakuutukseen ja verotukseen menevät kuitit (koska ne ovat omassa lokerossaan jo nyt järjestyksessä) sekä sellaiset ei akuutit paperit, jotka ovat piilossa jossain laatikossa. Siellä on siis historiallisia kerrostumia menneiltä vuosilta, taustamateriaalia kirjaani varten ynnä muuta, mikä ei vaadi aktiivista toimintaa juuri nyt. Jos olisin tyhjentänyt todellakin aivan kaikki paperit yhteen paikkaan, pyykkikori olisi tuskin riittänyt.

Näistä irrallaan vaeltaneista papereistakin syntyi ihan kiitettävän kokoinen pino. Lisan ohjeiden mukaan ensimmäinen askel on erotella selkeät roskat ja revittävät muiden joukosta. Samalla poistin pinosta muutaman sellaisen paperin, joka oli selvästi puolisolle kuuluva. Paperikasa oheni tässä operaatiossa ehkä neljäsosan verran. Sitten jaoin jäljelle jääneet kahteen ryhmään: maksamista odottaviin laskuihin sekä muihin. Maksoin laskut saman tein ja muut paperit palautin laatikkoon. Tässä vaiheessa katsoin, että olin tehnyt riittävästi työtä yhdelle päivälle.

Seuraava vaihe on käydä jäljelle jäänyt pino uudestaan läpi ja erottaa sieltä arkistoitavat paperit, sekä sellaiset, jotka vaativat muita toimenpiteitä jossain vaiheessa. Arkistoitavat arkistoidaan, ja loput palaavat laatikkoon. Tämän jälkeen paperilaatikko on käytännössä toimintavalmis. Tästä eteenpäin se käydään kerran viikossa paperi kerrallaan läpi, ja jokainen paperi joko laitetaan takaisin odottamaan tai sitten toimitaan tarpeen mukaan ja sen jälkeen joko heitetään pois tai arkistoidaan.

Seuraava asken on siis tuo arkistoinnin järjestäminen, mutta en ryhdy siihen tänään. Raportoin kyllä kun projekti etenee. Täällä siis ensimmäinen askel otettu! Miten teillä muilla menee?

26 vastausta artikkeliin ”No ne paperit, taas

  1. Täällä myös ihan valtava paperiongelma – tuntuu että jos ne saisi järjestykseen, kotikaaoksesta olisi yli puolet selätetty. Inhoan kaikkia kansioita, en vaan ”jaksa” ikinä järjestellä niihin papereita, se tuntuu ajan tuhlaukselta ja saan kriisin kun ne täyttyvät ja tulee halu järjestää uudestaan. KonMari auttoi tähän vähän – opin heittämään pois edes jotain. Otin käyttöön kaksi kenkälaatikkoa, toiseen maksetut laskut ym. jotka voi heittää pois vanhimmasta päästä kun laatikko täyttyy (toisinaan tulee kaivettua vaikka jotain parin kuukauden takaisia sähkö- tai vakuutuslaskuja, joten en halua heittää heti pois), toiseen säästettävät paperit kuten juuri palkkakuitit ja veropaperit. Tämän jälkimmäisen laatikon ajattelin sitten arkistoida vaatehuoneen hyllylle sellaisenaan kun se täyttyy. Paperithan ovat siellä sitten jopa melkein aikajärjestyksessä…

    Tämä tuntuu toimivan tässä vaiheessa hyvin, mutta ei poista kaiken muun paperisälän ongelmaa. Nytkin tuossa pöydällä pyörii jotain tulostettuja reseptejä, yritystoimintaan liittyviä ilmaisia printattuja oppaita, vanha kalenteri jossa on kivoja kuvia, jotain mielenkiintoisten tulevien koulutusten mainoksia… Näille sopisi hyvin tuo sunnuntaikori, jonka testaamista harkitsen vakavasti. Mikähän olisi sille hyvä paikka kotona?

    • Tuo paikka on hyvä kysymys. Lisa säilyttää koriaan keittiössä, mutta hänellä on omakotitalo ja iso keittiö. (hän muuten puhuu käyttäen termiä ”kitchen paper”, eli ilmeisesti keittiö on aika tyypillinen paikka kaikelle tällaiselle). Keittiö ei toimi meillä, luultavasti oma boksini muuttaa lopulta työpöydälle.

  2. Nämä kaksi viimeistä postausta ovat olleet minulle aivan kuin jostain toisesta todellisuudesta. Ei ole sen enempää säläjemmoja eikä paperikaaostakaan. Kaikenhan saa nykyään sähköisenä. Jos ei saisi, skannaisin. Riittää, kun työläppärin kansioissa on yksi kansio Asiakirjat, jossa alikansioita tarpeen mukaan. Tiedoston nimeksi asiakirjan nimi ja vuosi.

    • Terveisiä rinnakkaistodellisuudesta 🙂 Sekä paperikasat että säläjemmat ovat todellisuudessa lykättyä tai ohitettua päätöksentekoa, sekä myös lykättyä toimintaa. Kun ei viitsi sillä hetkellä toimia, kun paperi on kädessä, syntyy Kasa. Sitten se kasvaa itsestään, koska siitä tulee papereiden Paikka, kunne menee hermot. Mutta minulle tuo skannaus ei auta, koska sitten mulla olisi sama kasa vain sähköisenä… ei houkuttele sekään. Joten jatkan tätä taistelua 🙂

  3. Minulla on maanantalaatikko, juuri tuollaisella periaatteella. Se on tässä tietokoneen vieressä tulostinpöydän laatikossa. Katson ja ajattelen papereita vain maanantaisin, koska inhoan kaikkia paperitöitä. Onneksi paperia ei ole paljoa, sillä en nykyään säilytä mitään turhaa!

    • Tuo kerran viikossa rutiini auttaisi myös siinä, että saisi heitettyä ajoissa turhat pois. Kun niitä ei käy läpi, sinne jää aina joukkoon sellaista mille ei ole tarvetta.

  4. Mukana! Mutta kaksi viikkoa ei riitä… Taidan tavata uudelleen konmarin ohjeet papereista. Ja tuo sunnuntaikori-idea kiehtoo.
    OP:tä kadehdin… Ei paperi- ja säläjemmoja! Onnittelut!

    • Kahdessa viikossa pääsee varmasti vauhtiin! En minäkään varmaan pääse täydellisyyteen mutta ainakin akuutit kriisit saa kesytettyä.

  5. Tulen mukaan. Arkistoitavaa on vaikka muuten hoidettavat paperit hoituu ja löytyy suht hyvin.

    • Kiva että tulet! Mulla on haasteita vähän kaikilla rintamilla, siellä selvästi tilanne paremmin hallussa.

      • Nooh. .. ehkei nyt kuitenkaan ihan niin. Skarppaamista mullakin on monessa paikassa. Meillä kauhukammio on kodinhoitohuone ja kellari…tarttis ryhtyä… ☺
        Yritän puolustella itseäni välillä sillä että on tässä samaan aikaan työn alla vanhempieni jäämistöä. .. Voi apua mikä duuni…!
        Justiinsa tänään raivasin autotallissa auton takakontillisen verran ongelmajätettä, metallia ja elektroniikkaa. Ja vielä jäi runsaasti törkyä selvitettäväksi. Mitä kerrostumia 50 luvulta lähtien…😯

  6. Ns. arkistoitavat peruspaperit on kohtuullisessa jamassa, joskin kansio kaipaisi läpikäymistä ja arkistointikierrosta. Yksi epämääräinen paperipino lymyilee yhdessä laatikossa, se pitäisi tyhjentää, sieltä tuskin löytyy montaakaan säilytettävää paperia. Tosin nyt vasta tajusin, että mulla on noiden peruspapereiden lisäksi kolme tai neljä kansiollista opiskeluaikojen papereita (hyvässä järjestyksessä kylläkin), jotka haluaisin käydä läpi ja karsia. Tarkoituksena olisi skannata relevantti aineisto ja luopua näistä kansioista kokonaan. Osa opiskelumateriaalista on sellaista tietoa, jota ei ole helposti saatavilla muualta eikä ainakaan netistä. Kirjoistakin vähän heikon puoleisesti, siksi haluan osan jossain muodossa säilyttää. Kun vain saisi tartutuksi toimeen…

    • Kaksi viikkoa aikaa! Nyt kun aloitat, ehdit hyvinkin saada homman valmiiksi!

    • Opiskelulupapereita… Voi ei… Mä löysin vanhempieni vintillä vanhimman siskoni gradun aineistot. Ja sisko on valmistunut vuonna 78 ja jäi eläkkeelle tämän vuoden alussa… ja löytyi sieltä muidenkin sisarusten vastaavia papereita, myös minun ja minäkin olen valmistunut vuonna 89.😯

  7. Käyn ns. arkistoitavat paperit säännöllisesti mapeista läpi, jolloin tulee poistettua mm. edelliseen autoon liittyvät paperit ja edellisen sähköyhtiön lippulaput. Muutoin hoidan sisääntulevien paperien lajittelun HETI, eli laskut maksuun mobiilipankilla (viivakoodilaskut tosi nopeita maksaa), arkistoitavat oikeaan mappiin, tapahtumat sähköiseen kalenteriin ja mainokset roskiin. Minulla ja vaimolla on yksi mappi kullakin, lisäksi lapsilla yhteinen sekä vielä koko perheen mappi esim. auto- ja asuntolapuille.

    Tässä vähän aukikuvattuna, mitä teen eri paperiryhmille:

    Mainokset: postilaatikossa on ”ei mainoksia” -lappu, tämä vähentää jo paljon paperia. Silloin tällöin postia tulee jonkin asiakasrekisterin kautta, näissä teen yleensä heti päätöksen ja otan kiinnostavista kuvan kännykkään paperin säästämisen sijaan.

    Laskut: kaikki mahdolliset tulevat joko Netpostiin tai verkkopankkiin, paperiset laitan maksuun heti ja revin paperinkeräykseen (jollei jostain syystä tarvitse arkistoida).

    Mielenkiintoista/tärkeää tietoa sisältävät paperit: mikäli itse paperi ei ole tärkeä säilyttää alkuperäisenä, skannaan sen kännykällä pilvipalveluun talteen. Arkaluontoisemmat esim. henkilötunnuksia sisältävät sairauskertomukset yms. pidän mapissa.

    Todistukset: paperisena mapissa

    Kuitit: mapissa, sähköiset sähköisessä muodossa. Säännöllisesti siivottava vanhat pois, jotta löytyvät helposti. Säilytän kuitteja vain verotusta, takuuta tms. asioita varten, joten niihin liittymättömät kuitit menevät paperinkeräykseen.

    Lääkereseptit: sähköisen reseptin paperikappaleet revin heti roskiin, muut sitten kun lääkkeet on haettu kokonaisuudessaan.

    Kokemuksesta voin suositella vastaavaa toimintaa muillekin, oikeasti tärkeät paperit löytyvät heti ja maksut menevät ajallaan maksuun. Lisäksi on tosi näppärää, kun pilvipalvelusta saa ”papereita” käsiinsä milloin ja missä vaan.

    • Mitä/millaista pilvipalvelua käytät? Onko maksullinen? Olen ajatellut, että pitäisi perehtyä asiaan, mutta ajatuksen tasolle se on toistaiseksi jäänyt.

      • Googlen Drivea käytän, kun on näppärästi muutenkin käyttämäni Gmailin yhteydessä olemassa.

    • Kuulostaa oikein toimivalta! Teoriassa tuo lienee yksi erittäin hyvistä tavoista hoitaa paperit. Minun ongelmani on lyhytjännitteisyys. LAjittelu ja arkistointi onnistuu hyvin kuukauden verran, ja sitten lopahtaa. Kun yhden kerran jättää jonkin hoitamatta, pino alkaa äkkiä muodostua. Mitä korkeampi pino, sitä hankalampaa päästä taas vauhtiin.

      • Minulla on samanlainen systeemi. Paitsi, että käytän ulkoista kiintolevyä.

        Minusta olennaista on, että tekee eron sen suhteen mikä on oikeasti paperisena säilytettävää ja mitä ei tarvitse säilyttää, kuten PP:n mainitsemat vanhat kuitit.

        Toinen asia on, että karsii tarpeettomat paperintuloväylät pois.

        Paperisista meillä on todistustukset ja niiden käännökset sekä suositukset alkuperäisinä yhdessä kodin kansiossa sekä myös sähköisenä, ja muut pakollisesti paperisina säilytettävät toisessa kansiossa. Toistaiseksi on mahtunut näin, koska vanhemmasta päästä aina lähtee pois. Kerran vuodessa karsin. Paperisia muistoja, joista en raski luopua fyysisinä esineinä esimerkiksi paperin erityislaadun vuoksi, on kulmalukkokansiossa. Isommissa perheissä näitä voisi olla vaikka jokaiselle omat. Kaikki muu on skannattu.

        Ainiin, ompelukaavat ja käsityölehdet on paperisina, koska kaavoja on mieletäni hankala suurentaa netistä löytyvistä malleista, mutta niitäkin on karsittu kovalla kädellä.

        Tällä muuttotahdila on aivan turhaa kantaa papereita paikasta toiseen.

        Olennaista on myös koneen pitäminen järjestyksestä. Alikansioita. Tuleva sähköposti hoidetaan heti, ja vain tärkein säästetään.

  8. Mulla on vain kaikkein tärkeimmät paperit kansiossa. Laskut ja muut käsittelen saman tien tja vien silppurilaatikkoon, jos henkilötietoja. Päiväkotikyselyt tms vastaan samantien, joten saan ne kodista ulos. Ei mitään kasa ongelmia koskaan. Muuta järjestettävää ja kehittämistä löytyy kyllä 🙂

    • Kasoja ei synny, jos toimii heti. Olet selvästi päässyt papereiden kanssa hyvään pisteeseen! Mulla on tuohon vielä matkaa…

  9. Mulla on suurimpana ongelmana kaikenmaailman terveydenhuollon oppaat, ohjeet ja tietoiskut, joista suurin osa on A4-kopionippuina eikä niitä löydy netistä. Niitä tarvitsee aina välillä, joten niitä ei voi suoraan arkistoida normaalisti, mutta niille ei ole omaakaan paikkaa.

    • Mielenkiintoinen aihe ja keskustelu! Minulla on ongelmana paperit, joissa on arkaluontoista tietoa: terveysasiaa, pankin papereita ym. Moni niistä joutaisi pois, mutta en tiedä, miten ne hävittäisin, sillä en omista silppuria, eikä polttaminenkaan ole mahdollista. Käsin repiminen taas on aikamoinen urakka (olen kokeillut). Niinpä jemmaan papereita kasoissa tai ylitäysissä mapeissa… Miten te muut hävitätte tällaiset henkilökohtaiset paperinne?

      • Meillä kun se sekajäte menee polttolaitokselle, kysyin joskus jätehuollosta noista papereista. Sieltä sanottiin, että kannattaa viedä astian tyhjennyspäivänä suljetussa pussissa paprut astiaan, ja kun jäteauto hakee kuorman, se ajaa aina suoraan polttolaitokselle ja kippaa jätteet sinne alas laitoksen uumeniin. Ei ole siis siinä tapauksessa vaaraa, että päätyisivät vääriin käsiin. Aiemmin poltin vähitellen leivinuunissa, mutta siitä tulee kauheasti paperituhkaa.

        • Minä vaan revin ne kohdat, joissa on arkaluontoista tietoa. Joskus suttaan mustalla tussilla. Jos papereita on iso kasa, niin se on kieltämättä aikamoinen urakka, mutta jos saisin tämän homman toimimaan, niin sitten näitä tuhottavia tulisi vain pari paperia viikossa. Se ei olisi mahdoton määrä vain repiä.

          Vastikään luin Konmari Suomi -listalla, kuinka joku sulatti papereita vedessä. Eli kiehuvaa vettä papereiden päälle, jolloin ne muuttuvat lukukelvottomiksi. Luulen että tavoite täytyy, mutta hankalalta kuulostaa. KAnnattaa myös myös tarkistaa oman paikkakunnan kirjastoista, olisiko siellä silppuria.

Jätä kommentti