Kuinka aion ratkaista paperiongelmani

Olen lukenut teiltä saamiani hyviä vinkkejä. Olen kuunnellut, mitä ammattijärjestäjillä on aiheesta sanottavana. Olen miettinyt asiaa. Lopputuloksena on systeemi, joka toivottavasti ratkaisee arkistoinnin ongelmat ikuisiksi ajoiksi. Suurin ongelmani on ollut ylläpito, joten olen yrittänyt keskittyä ratkaisemaan erityisesti siihen liittyviä ongelmia. Tässä tulos:

(1) Ihan ensimmäiseksi on jälleen tehtävä Suuri Raivausurakka, jossa poistetaan turhat paperit ja lajitellaan jäljelle jääneet. Tämän olen aika pitkälle jo viime viikolla tehnyt, mutta hoidan homman loppuun tällä viikolla. Keskityn erityisesti siihen, mitä kaikkea voi heittää roskiin. Poistan pinoista kaiken mahdollisen.

(2) Teen itselleni kommenteissakin ehdotetun inboxin. Tällainen paperilokerikko on jo olemassakin, se pitää vain tyhjentää tarpeettomasta ja ottaa hyötykäyttöön. Siinä on kaksi tasoa, minulle yksi ja puolisolle toinen. Puoliso saa tehdä omallaan mitä haluaa, minulla on tälle määritelty tehtävä. Lokero sijoitetaan näillä näkymin työhuoneen pöydälle. Tai ehkä keittiöön tai eteiseen, täytyy katsoa mikä olisi helpoin paikka.

(3) Koska suurin ongelma on ollut, etten tee mitään avattuani jonkun kuoren, lokerikko on ratkaisu tähän ongelmaan. Eli jatkossa, kun kädessäni on paperi, jolle pitäisi tehdä jotain, laitan sen lokerikkoon. Tällä tavalla kaikki tärkeät, käsittelyä vaativat paperit ovat yhdessä paikassa. Tähän lokeroon saa laittaa vain sellaisia papereita, jotka sisältävät jotain virallista tietoa tai liittyvät johonkin tärkeään hallinnolliseen asiaan. Esimerkiksi kaikki veroihin ja vakuutuksiin liittyvät paperit, edellä mainittuja varten säilytettävät kuitit, KELAn ja vastaavien tahojen lähettämä posti, lääkärikäynteihin liittyvät dokumentit, taloyhtiöön, autoon jne. liittyvät paperit. Lokeroon ei missään olosuhteissa laiteta esimerkiksi onnittelukortteja, piirustuksia, mainoksia, lehtileikkeitä, tyhjiä kirjekuoria ynnä muuta silppua. En osaa esittää asiaa tämän kiteytetymmin, mutta tiedän kyllä itse kuuluuko paperi lokeroon vai ei.

(4) Sitten tulee tärkeä kohta: olen jo tehny puhelimen kalenteriin merkinnän, joka hälyttää joka viikko maanantaisin, alkaen ensi maanantaista. Silloin näytöllä lukee Paperityöt. Päätin, että alan hoitaa kaikki paperityöt kerran viikossa samaan aikaan. Toisin sanoen luon itselleni rutiinin. Joka maanantai käyn lokerikon paperit läpi, teen tarvittavat toimenpiteet ja sijoitan paperit oikeaan paikkaan, kunnes jäljellä ei ole enää ainuttakaan. Käytännössä siis joko arkistoin tai heitän roskiin kaikki viikon aikana kertyneet paperit. Loppuviikon ajan voin taas täyttää lokeroa kaikessa rauhassa.

Tunnistin nimittäin ratkaisuksi moneen ongelmaan sen, että paperia ei saisi laskea kädestään ennen kuin on tehnyt mitä se vaatii. Mutta itseni ja arkeni tuntien tiedän, etten pysty joka kerran toimimaan näin. Aina tulee jotain akuutimpaa tielle, ja sitten homma jää hoitamatta. Mutta päättelin, että vaikka olisi miten kiire, pystyn viemään paperin lokeroon odotamaan parempaa hetkeä, vaikka olisi millainen hässäkkä päällä. Se ei ole sen vaativampaa, kuin että ruoat laitetaan kaupasta tullessa heti jääkaappiin, tai että märät ulkovaatteet viedään kylppäriin kuivumaan. Jos pystyn suorittamaan em. toimenpiteet 96% todennäköisyydellä aina, pystyn samalla todennäköisyydellä viemään tärkeät paperit tiettyyn paikkaan aina, kun sellainen käteen sattuu.

Merkittävä ero aiempaan on tuo muistutus puhelimessa. Sen on tarkoitus varmistaa, ettei hoidettavien paperiasioiden pino kasva yhtä viikkoa isommaksi. Kerran viikossa toistettava rutiini sementoituu hitaammin kuin kerran päivässä (vrt. tiskirutiini), mutta jos teen sen silkan itsekurin voimin vaikkapa kuukauden ajan, alkaa rutiini varmasti jo muodostua.

Lisäksi tämä jatkuvan arkistoinnin systeemi luultavasti ratkaisee yhden isomman mittakaavan ongelman. Aina kun olen suorittanut Suuren Raivauksen, olen samalla kehittänyt hyvän ja toimivan arkistointimenetelmän. Ongelmana vain on se, että kun tämä tehdään keskimäärin 12 kuukauden välein, ehdin siinä välissä unohtaa, mikä logiikka siinä menetelmässä taas olikaan. Lopputuloksena on moneen paikkaan säilöttyjä papereita. Jos arkistoin tarvittavat kerran viikossa, oletettavasti en ehdi unohtaa, mihin edellisellä viikolla vastaavia papereita talletin.

(5) Viimeisenä kohtana harkitsen jonkun pienen paperisilppurin hankkimista. Välillä vanhoja papereita jää nimittäin pyörimään, kun tuntuu että niiden sisältämän informaation vuoksi pelkkä paperikeräys tuntuu turhan heppoiselta. Tämä ei kuitenkaan ole kiireinen eikä kriittinen kohta yleisen onnistumisen kannalta.

Näin olen siis suunnitellut. Tällä viikolla tehdään tarvittavat valmistelut ja viikon päästä uusi rutiini pyörähtää virallisesti käyntiin. Mitäs sanotte? Onko tässä mahdollisuus onnistua? Olenko jättänyt jotain huomioimatta?

20 vastausta artikkeliin ”Kuinka aion ratkaista paperiongelmani

  1. Vau, kiitos! En ole lukenut paperiongelmasi aikaisempia vaiheita ;D mutta tästä oli mullekin tosi paljon apua! Mulla on kyllä ollut tuo ”lokero” jo kauan, joskin tyhjennän sen ehkä puolen vuoden välein, eikä se ole oikeasti lokero vaan kasa jossakin pöydällä. Itse haikailen ko. asian sijoittamisesta kaappiin – mitä vähemmän tavaraa tai papereita on pölyjen pyyhkimisen tiellä, sen parempi.

    Itse olen tullut siihen tulokseen (ja sinun esimerkkisi vielä lisää tämän havainnon voimaa) että tarvitsen huomattavasti useampia lokeroita. Kaikki työni – ja teen paljon töitä kotona – ovat paperimuodossa, ja lisäksi luova työ tuottaa runsaasti myös ”silppua”, josta osa on tärkeää. Oma haasteeni on siis luoda tarpeeksi monta kategoriaa – myös niille onnittelukorteille – sekä järkevä ja hyvin organisoitu paikka kaikelle tälle. Nyt kaikki on useissa paikoissa ympäri taloa, osa kaapissa, osa kirjoituspöydän laatikoissa, kaikki erittäin levällään.

    Sain kuitenkin sinun hienosta monen kohdan lopputuloksesta rutkasti ideoita, miten jatkaa eteenpäin. Kiitos! Hyvää pääsiäistä!

  2. Hyvältä kuulostaa. Säännöllisyys saa aikaan rutiinin ja urakasta ei tule liian iso ja väsyttävä kertarysäys. Mutta nuo halvimmat silppurit ovat kertakäyttökamaa ja itsr laitteesta tulee helposti ongelma. Olen testaillut pariakin vaihtoehtoa tutkimuspapereiden hävittämiseen. Sakset toimivat paremmin ja tehokkaammin.

  3. Kuulostaa erittäin hyvältä, ja uskon että tässä on tosi hyvät onnistumisen mahdollisuudet! Ainoa mahdollinen ongelmakohta jonka äkkiseltään keksin on se, että mitä jos viikon aikana tulee papereita, jotka vaativat nopeampaa reagointia kuin viikon päähän, sotkevatko ne järjestelmää? Tosin en tiedä kuinka paljon sinulle tulee tämän tyyppistä paperia. Jokatapauksessa odotan mielenkiinnolla raporttiasi kun saat rytmin käyntiin!

    • En usko että sotkevat. Hoidan ne vain sitten saman tien, jos on pakko. Aika vähän lopulta niitä tuleekaan, maksuaikaakin on yleensä se viikko.

    • Ajattelin että syödään sammakko heti alkuviikosta, niin ei tarvitse loppuviikkona enää stressata.

  4. Puhelinhäly on oikein hyvä. Mulla on kerran viikossa kokous, jota en edelleenkään muistaisi ilman puhelinta, vaikka kokous on ollut olemassa jo monta vuotta…

    • Tajusin että olen jo vuosi sitten kirjoittanut, että pitäisi kai olla hälytys puhelimessa. No enpä ole sitä sinne laittanut, eikä ole papereita hoidettu. Nyt uusi yritys…

  5. Oon ite repinyt arkaluontoisia dokkareita (esim. missä hetuja tms.) palasiksi ja heittänyt energiajätteeseen. En tiedä, onko sulla niitä isoja määriä, mutta itse oon pärjännyt noin. Tai joskus repinyt sen kohdan, missä arkaluontoista tietoa erikseen. Silpunnut sit sen käsin tarkemmin energiajätteeseen ja heittänyt loput paperinkeräykseen.

    • Mäkin olen repinyt tähän asti, mutta silppuri tuntui kätevältä ajatukselta. Lähinnä just mietin vanhoja veropaperita ynnä muita.

  6. Tuskin tarvitset silppuria, jos käsittelet paperit viikon välein ja muutat kaikki mahdolliset tiedotteet ja laskut tulemaan Netpostiin, sähköpostiin tai verkkopankkiin. Itse pidän paperiroskia isossa kestokassissa, johon on helppo silputa käsin arkaluontoisemmat paperit. Isommissa arkiston vuosipuhdistuksissa annan tuhottavien papereiden nipun puolison matkaan, kun hänen töissään on silppuri käytössä. Halpissilppureista tosiaan tuppaa olemaan enemmän vaivaa kuin hyötyä, kuten joku kommentoikin.

    • Näitä teidän kommentteja lukiessa alan kyseenalaistaa silppuritarpeeni. Hyvä niin!

  7. Mulla on tähän kuittiarkistointiin apuna se, josta jo joskus aiemmin kerroinkin. 2 metallista IKEAn Helmer-laatikostoa ilman pyöriä päällekkäin pultattuin seinään = 12 laatikkoa tammi-joulukuu. Niihin viskon kunkin kuukauden kuitit ja järjestän kun ehdin. Ja jos en ehdi, kuten asia yleensä on, on ne silti kohtuullisessa järkässä. On helpompi löytää haluamansa kuukauden laatikosta, kuin koko vuoden läjästä.

    Vakuutuspaperit sun muut privaatit jätän suosiolla miehen hoidettavaksi. Hän tietää aina tarkalleen, mistä mikin löytyy. Kerran vuodessa tai parissa käyn omat privaattilaskut läpi eli yleensä heitän ne menemään. Luotan siihen, että niitä ei maksun jälkeen tarvita, ainakaan suurinta osaa. 95 % säästetyistä herättää vuoden päästä kumminkin ajatuksen, että miksiköhän tämänkin olen säästänyt.

    Mulla on pieni silppuri, mutta en sitä ole tarvinnut varmaan viittä kertaa enempää ja silloinkin lapsi halusi tehdä sillä vappuviuhkoja…

    • Tuo vappuviuhkakysymys kyllä puhuu vahvasti silppurin hankkimisen puolesta! 😀 😀

      • Sanomalehdistä tuli oikeasti aika hienoja vappuviuhkoja. Moderniin skandinaaviseen tyyliin, mustavalkoisena 🙂
        Ja varmaan kaikista lehdistä. Minun lapsuudessani vappuviuhkat olivat tosi pöyheitä ja runsaita, nykyiset kaupan versiot lieruja niihin verrattuna. Itse kun tekee, niin saa juuri niin pulleat kuin haluaa 🙂

  8. Hyviä huomioita! Kysyisin vielä, minne olet ajatellut laittaa tekemistä/huomioita vaativat paperit, jotka eivät ole ns. virallisia papereita? Esimerkiksi juuri lähetettävät ja jo hankitut onnittelukortit, vastaukset kutsuihin, pullonpalautuskuitit tms. kupongit, jotka käytetään seuraavalla kauppareissulla jne.? Meillä ne on nyt samassa yhteisessä korissa, johon siis laitetaan kaikki käsittelyä odottavat paperit, ja tämä kori sijaitsee eteisessä. Käymme mieheni kanssa sitä läpi säännöllisen epäsäännöllisesti.

    Muille papereille minulla on arkistoitavat-niminen lehtikotelo, johon voin vain sujauttaa kaikki käsitellyt paperit. Sitten muutaman kerran vuodessa käyn ne läpi ja arkistoin asian perusteella esim. laskut, vakuutukset jne. siten, että uusimmat tulevat aina päällimmäisiksi. Poistan samalla vanhemmat paperit. Yleensä tämä metodi on toiminut hyvin.

    Toisaalta, mieheni ei täysin käytä samaa metodia, vaan hänellä on ärsyttävä tapa survoa hänen henk. koht. tärkeät ja käsiteltävät paperit työpöydän ylälaatikkoon, joka on samalla laatikko toimistotarvikkeille. Etsi sieltä sitten nitojaa, kyniä, rei’ittäjää jne, kun päällä on kasa toisen papereita tukkeena. Olen tästä jo huomauttanut monesti, mutta kuulemma se on ”paras paikka”…. Jonain päivänä piakkoin keksin papereille paremman paikan ja siirrän ne sinne 🙂

    • Onnittelukortit ovat yhdessä työpöydän laatikossa muiden kirjepapereiden yms. kanssa. Sieltä otetaan ja kirjoitetaan juuri ennen lähtöä, joten säilyttelyä ei tarvitse. Pullonpalautuskuitit, plussapisteet yms laitan suoraan lompakkoon. Sitten luulen että voisin vielä ahkerammin vain heittää paperikeräykseen näitä ”tärkeitä” papereita, jottei niitä alkaisi kertyä liikaa. Uskoisin, että tämä ei ole ongelma. Suurempi ongelma on, että tärkeät ja vähemmän tärkeät menevät sekaisin eikä mitään löydä. Mutta hyvä pointti, kiitos siitä!

  9. Samoilla linjoilla rutiinien kanssa olen minäkin… =)

    Postissa ja muualta tulevat lippuset ja lappuset yhteen paikkaan ja kerran viikossa laskujen maksaminen ja muiden paperihommien hoitaminen. Mä teen sen keskiviikkoisin.
    Mulla on (taas) vähän jäänyt tuo arkistointi tekemättä joka viikko, joten alkuvuoden paperit on nyt muovitaskussa odottamassa. Onneksi niitä ei ole kuin 1-2 cm pino, joten menee nopeasti. Pitäis koittaa ryhdistäytyä tässäkin asiassa…

    Vuoden vaihteessa tein ison raivauksen, heitin arkistoistakin noin 30 cm pinon vanhoja tiliotteita ym pois. Nyt taas mappeihin mahtuu.

    Tosin nykyään paperia tulee aika vähän kun suurin osa esim. laskuista tulee sähköisenä.
    Enemmän mulle tuottaa tällä hetkellä päänvaivaa tietokoneen arkiston järjestäminen ja mahdollisten varmuuskopioiden ottaminen. Hirveän harvoin mitään laskukopioita tarvitsee, joten en nykyään e-laskuna tulevia edes säilö mihinkään. Systeemi tähän sähköiseen arkistoon on kehitteillä, mutta ei vielä valmis.
    Sähköpostin pidän kyllä järjestyksessä, inboxissa on vain yhden päivän postit, muut joko arkistoin tai laitan TODO listalle.

    Joku kyseli, mitä tehdä niille papereille, jotka odottaa toimenpiteitä. Mulla on ne kaikki yhdessä muovitaskussa ja käyn tätä pinoa vähintään kerran viikossa läpi.

    • Varsin saman tapaiselta kuulostaa teidänkin systeemi. Pääsen tänään raivaamaan työhuoneeseen tilaa uudelle systeemille. Raportoin ensi maanantaina!

Mitä mieltä olet? Jätä kommentti :)