Akilleen kantapää, arkistointi

Jos jokin järjestykseen liittyvä asia on minulle vaikeaa, niin sen täytyy olla arkistointi. Kyse ei ole siitä, etten tietäisi miten homma kannattaa järjestää. Periaatteessa haluan myös ehdottomasti pitää paperini järjestyksessä. Ongelmana on ihan vain perinteinen laiskuus.

Järkättyäni noin pari vuotta sitten toimivan kansiosysteemin ja käytyäni vuosikausien paperit läpi, tilanne ei ole enää päässyt yhtä pahaksi kuin aiemmin. Asiaa on helpottanut  kirjoituspöydälle sijoitettu laatikko, jonne kerään kaikki omat paperini odottamaan tarkempaa käsittelyä. Tämän systeemin suurin etu on se, että kaikki omat paperini ovat yhdessä paikassa. Suurin ongelma puolestaan on se, että vanhemmat paperit siirtyvät tuosta laatikosta asianmukaisiin mappeihin vähän turhan hitaasti. Tästä huolimatta taannoisella uudelleenjärjestelyllä on ollut äärimmäisen positiivinen seuraus, sillä nykyisin tiedän kutakuinkin, missä mikäkin paperi sijaitsee, eikä mitään ole koskaan täydellisesti hukassa.

Otin kuitenkin taas itseäni niskasta kiinni, ja kävin kaikki paperit läpi. Perustin samalla uuden vuosikansion. Vuosikansio on mappi, joka sisältää kaikki henkilökohtaiset paperini tällä kertaa vuodesta 2013 eteenpäin. Laitan sinne kaikki ”viralliset” paperit, eli käytännössä veroihin, pankkiin, terveyteen, Kelaan ynnä muihin viranomaistahoihin liittyvät paperini. Olen pelkistänyt systeemin niin, että edes välilehtiä ei ole. Paperit ovat aihepiireittäin, ja uusin pannaan aina päällimmäiseksi. Kun mappi täyttyy, aloitetaan uusi, ja merkitään selkämykseen vuosiluku. Tämän systeemin olen todennut helpoimmaksi. Lisäksi on oma mappi taloyhtiöön ja asumiseen liittyville papereille, ja lapselle oma. Näillä tuntuu pärjäävän oikein hyvin.

Seuraavaksi ohjelmassa on taas tsemppausta ylläpidon suhteen. Papereita läpikäydessä laitoin tällä kertaa muistutukset kalenteriin tiettyjen tärkeiden päivämäärien ja eräpäivien osalta. Ainakaan ei pitäisi päästä unohtumaan mitään. Mutta on tämä silti. Miten voi olla, että vuosikausien harjoittelun jälkeen homma ei vieläkään suju rutiinilla? Ehkä pitäisi merkitä kalenteriin myös kerran kuussa tapahtuva arkistointipäivä, jolloin kävisin läpi kaikki kuukauden aikana tulleet paperit ja mapittaisin tarpeelliset ja tuhoaisin tarpeettomat. 12 päivää vuodessa, vajaa tunti per päivä ei tunnu ylitsepääsemättömältä uhraukselta, jos sen johdosta kaikki paperiasiat olisivat aina ojennuksessa.

Tiedän, etten voi olla ainoa arkistoinnin kanssa taisteleva. Millaisia systeemejä olette kehitelleet pysyäksenne ruodussa?

13 vastausta artikkeliin ”Akilleen kantapää, arkistointi

  1. Tää kertoo jotain tästä yhteiskunnasta kun kaikkeen liittyy niin paljon paperitöitä. Mulla on vaan paperiteline, jossa on välilehdet, ja kun tulee uus paperi taloon ja näyttää siltä että se pitää säilyttää, laitan sen johonkin noista koloista. Jännää on se, ettei muita kuin palkkakuitteja oo ikinä tarttenut ottaa ulos sieltä! Jos paperi vaatii toimintaa, teen sen yleensä samantien. Mutta en tiedä mitä teen kun kansio täyttyy…

    • Oikeastaan on hyvä, että papereita ei ole tarvinnut ottaa ulos, se kertoo ettei ole tarvinnut selvitellä mitään. Mutta esim. Verottaja vaatii, että tietyt dokumentit täytyy säilyttää tietty aika, joten joku systeemi on oltava. Kannattaa miettiä mihin säilöö paperit sitten kun edellinen tila loppuu. Nimittäin juuri samasta tilanteesta alkoi oma paperikaaos. Saumaton siirtymävaihe estää epämääräisten pinojen syntymisen, terveisin nimimerkki Kokemusta on 🙂

  2. Olen tykännyt eniten taskukansiosta, jonka joka lokerolla on oma teema. Taskujen niminä esim. laskut, sopimukset, verot, kuitit, auto jne. Kaikki yhdessä kansiossa. Uusin aina kunkin taskun etummaiseksi. Todistukset-kansio on erikseen, koulu- ja työtodistukset ovat siellä kaikilta vuosilta.

    Ongelmia taskukansion kanssa tulee siinä vaiheessa, kun vuosi vaihtuu. En koskaan muka ehdi ottaa uutta kansiota käyttöön, joten uudet paperit menevät helposti vanhaan mappiin, jolloin sekä uudet paperit että vanha mappi menevät sekaisin. Taskukansiossa on kulmalukko, joten jos on kiire enkä jaksa lajitella, laitan paperin odottamaan kansion kannen alle niin, että se ei ole taskussa, mutta ei kulmalukkojen ansiosta pääse putoamaan ja hukkumaankaan.

    Ajatus on siis hyvä, mutta kansion vaihtamisen kanssa on ongelmia toistuvasti joka vuosi. Systeemin plussapuolena on, ettei tarvitse rei’ittää. ”Asioimaan” lähtiessä otan yleensä koko kansion kaikkine papereineen mukaan. Kun kansio on vuosittainen, voi tärkeät paperitkin heittää huoletta roskiin siinä vaiheessa, kun laki ei niitä enää velvoita säilyttämään. Esim. viiden/kolme/seitsemän vuoden välein.

    Omat tärkeät paperit (ja firman paperit) pysyvät siis vähintäänkin tallessa, mutta kaikki muu vähemmän tärkeä ammattipaperisto sitten onkin pahasti sekaisin, koska en ole keksinyt toimivaa lajittelusysteemiä. Niitä on pahvilaatikollisia sopivan lajitteluperusteen keksimistä odottamassa.

    • Tunnistan myös tuon vähemmän tärkeiden papereiden syndrooman. Ne ovat siinä samassa kotelossa pöydällä kuin käsittelyä odottavat paperit, ja olen rajoittanut niiden määrän tuon kotelon vetoisuuteen. Jos ei enempää mahdu, jostain päästä pitää heittää pois. Tällainen jatkuva karsinta on pitänyt homman kohtuullisesti hallinnassa.

      Vuoden/kauden vaihtuminen on myös haasteellista, siihen kaikki edelliset projektit ovat enemmän tai vähemmän kompastuneet. Itsekuri taitaa olla ainoa keino.

  3. Minulla on kansio, jossa on 1-10 numeroin laitetut välilehdet. Nyt täytän kohtaa 4. Samassa kansiossa on kaikki. Kymmenen vuoden arkistointi on riittävä.

    • Kuulostaa mukavan simppeliltä. Onko siis neljäs vuosi menossa? Onko tuossa omat paperit vai koko perheen samassa?

  4. Minulla on kaksi muovilootaa työpöydällä johon kerään arkistoitavia/hoidettavia papereita toiseen menee omat ja toiseen työhön/opiskeluun/yhdistystoimintaan liittyvät paperit. Laskujenmaksupäivänä (15. päivä) tyhjennän laatikot aina. Siihen mennessä yleensä olen jo varma siitä onko paperi todella arkistoimisen arvoinen. Minulla on 5 vuoden arkisto autosta, pankkiasioista, asumisesta, vakuutuksista, veroista ja terveydestä. Nyt kuitenkin vakuutukset ja pankkiasiat on sähköisinä eikä kansiossa. Joten minulla on kolme kansiota 2014, 2012-2013 ja 2010-2011. Lisäksi todistuskansio 🙂

    • Kuulostaa aika samanlaiselta systeemiltä kuin omanikin, paitsi sinulla on reippaampi ote lopulliseen arkistointiin siitä välivarastosta 🙂

  5. Periaatteessa papereita on tasan kolmenlaisia:
    – roskiin meneviä
    – jonkin aikaa säästettäviä
    – ikuisesti tai toistaiseksi säilytettäviä

    Jonkin aikaa säästettävät on helpoin säilyttää seitsemässä vuosikansiossa, joista vanhimman aina tyhjentää ja siirtää vuoden alussa uusimmaksi. Niiden papereiden seulominen (esim. kahden vuoden takuukuitit) on tarpeetonta, ellei sitten halua harrastaa.

    Ikuisesti säilytettäviä on mm. sijoituksiin ja henkivakuutuksiin liittyvät paperit, jotka haluaa säästää omalle kuolinpesälleen. Myös auton paperit on hyvä säilyttää, mutta niille oma kansio helpottaa hommaa kun auto vaihtuu.

    • Hyvin kiteytetty. Huomaan, että ilman jotain systeemiä tulee säästetyksi roskiin kuuluvia papereita myös. Varmuuden vuoksi. Mutta jos ne pitää arkistoida, niin joutuu miettimään tarkemmin, onko jokin arkistoinnin arvoinen vai ei. Autosta olen samaa mieltä, musta auton paperit on selkeintä pitää erillään jotenkin muista, koska jos esim. vaihtaa autoa, niitä kaikkia tarvitsee yhdellä kertaa. Kertaalleen myytävn auton papereita metsästäneenä se vaihtoehto ei enää houkuttele…. Mutta se olikin aika ennen toimivaa systeemiä.

  6. Siis mitä ihmeen papereita te kaikki oikein säästelette? Mun mies säästää suunnilleen kaiken, mitä postilaatikosta tulee, eikä hänelläkään ole papereita kovinkaan paljoa. Minä tosin salaa karsin niitä (esim. yli 10 vuotta vanhat veropaperit saavat lähteä, omiani en säästä edes niin pitkään) samalla jos intoudun siivoamaan omat paperini, mutta koska papereita ei kerry, ei sitä siivoamistakaan ole kuin ehkä kerran vuodessa tai kahdessa tehtäväksi. Ei todellakaan kerran kuussa! Eihän minulle tule edes kuukausittain säästettävää paperia! Koko alkuvuonna on tainnut tulla yksi tai kaksi.

    Itselläni paperit ovat yhdessä alkuperäisen lähettäjän kuoressa ja jos samalta lähettäjältä on useita kuoria, lukee päällä muutamalla kirjaimella sisältö. Esim. Kelan päätökset säilytetään eri kuorissa, jos ne ovat ihan eri asiaa, esimerkkinä asumistuki ja äitiyspäiväraha. Sitten kun ei tule mitään tuollaista henkilökohtaisesti laskettua summaa (kuten tällä hetkellä ei), ei tarvitse säästää mitään tai kaiken voi säästää samassa kuoressa. Kelan päätöksethän ovat nykyään netissä arkistossa joten varmuuden vuoksi niitä ei tarvitse säästää.

    Säästettäviä papereita meillä on veroasiat, vakuutuspaperit (mutta maksutiedot vain vuoden verran, sopimukset ja ehdot ovat asia erikseen), työpaikkaan liittyvät paperit (työsopimukset, työtodistukset ja korkeintaan vuoden viimeinen palkkakuitti), kalliiden tavaroiden takuupaperit (halvempien on käyttöohjeiden kanssa samassa paikassa), omaisuuteen liittyvät paperit ja terveyteen liittyen sairaalasta tulevat epikriisit ja terapiasopimukset yms. erikoiset (lapsi käy fysioterapiassa). Työ- ja terveysasioissa vanhat paperit säästetään, muissa pääasillisesti vanha/vanhin heitetään samalla pois kun uusi kuori tulee. Mitään sairaalan ja lääkäriaseman käyntimaksuja tai korvatulehduksen antibioottireseptejä ei säästellä kuin sen aikaa kunnes vakuutusyhtiö on maksanut ne takaisin. Korvauspäätöksiä voi joutua säästämään jonkun aikaa jos tarvitsee uutta hakemusta varten vanhan käsittelynumeron. Maksulappuja olisi kai hyvä säästää vuoden verran, jos sattuukin sairastumaan vakavasti niin, että maksukatto voi täyttyä, mutta niin ei ole koskaan perheessämme käynyt. Asumiseen liittyen säästetään joitakin välttämättömiä papereita, mutta esim. mitään vastikelappuja ja -kuitteja ei.

    Nämä kuorikasat, ja kuorettomat esim. muovitaskuissa, ovat pinossa laatikossa, josta tarpeen vaatiessa plärää oikean kuoren hyvin nopeasti esiin. Laatikoita on kolme: molemmille aikuisille omansa ja lapsille yhteinen, jotta lasten paperit ovat poissa aikuisten papereiden joukosta. Lasten koulutodistukset ovat lasten laatikossa jokaisella yhdessä omassa muovitaskussa, mutta aikuisten todistukset eivät. Lisäksi meillä on joitakin turhia sentimentaalisia muistopapereita, kuten lasten koulunaloitukseen liittyviä oppaita, mutta nekin ovat siististi alkuperäisessä kirjekuoressa, jonka sisällä on oppaiden ohessa myöhemmin tulleet kirjekuoret, esim. ilmoitus koulupaikasta. Samaten vihkitodistus lienee jossain ei-arkipapereiden joukossa säästössä, en ainakaan muista heittäneeni sitä pois. Tarvetta todistukselle ei ole ollut koskaan.

    Olen itse kokenut tämän useiden kuorten systeemin paljon paremmaksi kuin minkään mapin tai kaikkien papereiden yhteissäilömisen, sillä nyt minun ei tarvitse oikeaa paperia etsiessäni nähdä yhtään väärää paperia. Yhden kirjekuoren siirtää paljon nopeammin sivuun kuin plärää kansiosta 10 paperin yli. Eikä minun tarvitse rei’ittää papereita, ensinnäkään en halua niihin reikiä ja toisekseen en halua nähdä sitä vaivaa, mikä rei’ittämisestä tulisi.

    Olen yhden kuolinpesän siivonnut, missä oli ihan viimeisiä aikoja lukuun ottamatta säästetty siististi kansioihin kaikki mahdollinen virallinen paperi. Siellä oli kaikki verolaput 70-luvulta lähtien (olihan se tietty jännä nähdä, kuinka paljon veroilmoitukset ja -ehdotukset olivat vuosien saatossa muuttuneet), kaikkien omistettujen asuntojen esitteet ja kauppakirjat, kaikki tiliotteet, kaikki vakuutuspaperit kymmeniltä vuosilta, ihan kaikki! Niiden läpikäymiseen meni aikaa tuntikausia ja lopputuloksena oli iiiiso laatikollinen tuhottavaa paperia, monta kassillista tyhjiä mappeja sekä ehkä 10 aidosti tärkeää paperia. Lähes kaikki viralliset asiat saatiin vireille ilman, että noita papereita käytiin edes läpi. Onneksi tuhottavat paperit saattoi viedä puolisoni työpaikalle, muuten olisi ollut ongelma päästä niistä eroon. En oikein tiedä minne yksityishenkilö voisi edes viedä tuhottavaa paperia. Varmasti rahalla jonnekin.

    • Kiitos pitkästä ja avartavasta kommentista! En ole koskaan tullut ajatelleeksi, että paperit voisi säilyttää kuorissaan. Näin rajoittunut on ajattelu… olen aina heittänyt kuoret automaattisesti roskiin. Tuntuu että teidän systeemi toimii kuin rasvattu.

      Sitten tuohon kysymykseen, mitä papereita oikein säilytellään. Meillä säilytetään ensinnäkin kaikkia noita mitä itsekin mainitsit. Mutta sillä erolla, että minä haluan säilyttää esimerkiksi palkkakuitit ja terveyspaperit paljon pidemmältä ajalta. Niitä ei välttämättä tarvitse, mutta haluan pystyä tarkistamaan asioita helposti tarpeen tullen. Silloin paperimappi on nopeampi, kuin sähköisestä arkistosta etsiminen. Siis omasta mielestäni. Siksi Kelan paperit ovat tallessa, jotta voin nopeasti tarkistaa ennakonpidätykset jne. esim. verottajaa varten. Taloyhtiön hallituksen jäsenenä säilytän myös taloyhtiön remontteihin liittyviä raportteja ja laskelmia, jotta saan tiedon selville helposti tarvittaessa.

      Aloin miettiä yleisellä tasolla, mitä muita papereita ihmiset säilyttävät. Keksin aika monta kategoriaa, jotka mielestäni olisi hyvä olla jossain tallessa. Meillä ei siis suinkaan ole näitä kaikkia, mutta nämä ovat niitä mitä viime yönä tuli mieleen:

      – Todistukset (opinnot, työtodistukset, koulutukset, kurssit jne.)
      – Kaikki yritystoimintaan liittyvät paperit, jos omistaa esim. toiminimen tai on osakkaana jossain yrityksessä (verot, vakuutukset, sopimukset, PRH…)
      – Lakipapereita, (testamentti, sopimuksia, lahjakirjoja, perunkirjoituspapereita, lainhuudatuksia jne.)
      – Loma-ajan asuntoihin, sijoitusasuntoihin ja muihin kiinteistöihin liittyvät paperit (verot, vuokrasopimukset yms.)
      – Muuhun sijoittamiseen liittyvät paperit (kuten osakkeisiin, rahastoihin jne. liittyvät)
      – Yhdistystoiminta ja vapaaehtoistyö (pöytäkirjoja, sääntöjä, jne.)
      – Harrastustoiminta (esim. urheiluseurojen jäsenyydet, lisenssit, välineisiin ja harrastuspaikkoihin liittyvät paperit, vaikkapa golfkentän osake tms.)
      – Jos omistaa jonkun marsua arvokkaamman eläimen, todennäköisesti siitäkin kertyy säästettäviä papereita,( esim. rotukoira tai hevonen)
      – JNE.

      Eli vastauksena alkuperäiseen kysymykseen: löytyyhän näitä säästettäviä. Kaikkea yllämainittua ei tietenkään ole pakko säilyttää, mutta useimmat varmaan haluavat pysyä asioista kärryillä arkistoimalla.

  7. 2009 on 9, 2010 on 10, 2011 on 1 ja nyt on 2014 eli 4. Päädyin systeemiin viime vuonna siivotessani kansiot.

    Suurin osa papereista hävitetään suoraan. Pitkäaikaissäilytystä tarvitsevat ovat erillisessä säilytyksessä.

Mitä mieltä olet? Jätä kommentti :)