Arkistoinnin äärellä (taas)

Reilut vuosi sitten selvitin järkyttävän paperihässäkän, joka oli kertynyt muutaman vuoden aikana. Karsin joukosta roskat, lajittelin loput ja kehitin lopuksi uuden systeemin. Selasin noita vanhoja tekstejä, ja totesin siellä olevan paljon hyviä havaintoja. Miksi sitten asia on taas esillä? No tietenkin siksi, että homma ei raivaamisen jälkeen mennyt ihan putkeen.

Vannoin itselleni, etten enää ikinä halua päästää tilannetta yhtä pahaksi, kuin se oli viime kerralla. Valitettavasti en kuitenkaan onnistunut täysin pitämään lupaustani. Vuoden aikana paperikaaos oli taas vallannut alaa, kunnes sietokyky ylittyi tällä viikolla. Tilanne oli kuitenkin vähän parempi kuin viimeksi. Ensinnäkin selvitettävää oli lyhyemmältä ajalta. Toiseksi papereiden lajittelu on paljon helpompaa, koska viime vuonna keksimäni systeemi on ihan pätevä edelleen. Minulla on siis kansio omille papereille, lapsen papereille ja taloyhtiön asioille. Alunperin suunnittelin myös autokansiota, mutta sen osalta tilannetta täytyy tarkastella jossain vaiheessa uudelleen. Joka tapauksessa kolme edellä mainittuakin täyttää tarkoituksen oikein hyvin.

Eilen lajittelin, järjestin ja mapitin lapsen ja taloyhtiön paperit. Omat ovat vielä osittain irrallaan, mutta ainakin ne on nyt eroteltu muista papereista. Sitten on vielä läjä sellaista epämääräistä paperisälää, joka täytyy jälleen kerran käydä läpi. Huomasin, että paperihommat ovat edelleen sekä aikaa että energiaa vievää puuhaa. Päätöstenteko on se rasittavin juttu – säästetäänkö vai ei? On aika tyhmää oikeastaan lykätä päätöksentekoa sillä verukkeella, ettei nyt oikein jaksaisi. Kun ei se asia nimittäin mihinkään häviä, vaan päätöksen vain lykkääntyy ja kasaantuu. Lopulta niitä pitää sitten tehdä monta peräkanaa, koska ei ole viitsinyt tehdä yhtä kerrallaan aiemmin. Ehkä nyt vihdoin opin.

Viimeksi havaitsin, että yksi iso syy hässäkälle oli se, että jatkokäsittelyä odottavilta papereilta puuttui oma paikka. Niinpä niitä vaelteli pitkin työhuonetta vähän joka hyllyllä. Näin vuoden verran tätä asiaa lykättyäni asiaan saatiin vihdoin muutos:

WP_000929

Tässä sen nyt on. Tuollainen paperilaatikko, jonka kyljessä lukee mitä siellä on. Se, miten näinkin yksinkertaisen ratkaisun toteuttamiseen voi kulua vuosi, on omankin käsityskykyni ulottumattomissa… Luulen (eli toivon hartaasti) että tämä ratkaisee vihdoin pyörivien paperien ongelman. Ensinnäkin kaikki on nyt yhdessä paikassa, ja toiseksi näen milloin kotelo alkaa täyttyä, jolloin tiedän että on viimeistään aika toimia. Oikeasti tämähän on vain välietappi papereille, jotka odottavat sitä päätöksentekoa. Mutta koska tunnen itseni ja tiedän ettei heti paikalla käsittely tule onnistumaan, niin tässä ne nyt ainakin pysyvät tallessa.

Onko kenelläkään muulla samanlaisia haasteita arkistoinnin saralla?

15 vastausta artikkeliin ”Arkistoinnin äärellä (taas)

    • Joo, näköjään on samat ongelmat kaikilla. Se on erittäin huojentavaa!

    • Eli mitä tulee sinne laatikkoon? Vai tajusinko oikein? Meillä on sellainen ”pöytäriippari”, eli laatikko jossa on minikokoinen riippukansio sisällä. Se toimii joissain jutuissa hyvin.

      • Meillä on jokaiselle perheenjäsenelle A4-kokoinen boxi, jonne menee harrastus, koulu ym paperit, joita säilötään vain vuosi. Minun on helpompi tunkea boxiin kuin laittaa mappiin..

        • Vähän sama kysymys kuin Rinnalle; miten kauan yksi laatikko on käytössä, ja mitä sitten tehdään kun se täyttyy? Mulla on laatikko myös, mutta sinne säilön piirustuksia ynnä muita, jotka aion säilyttää ”ikuisesti”.

  1. ”Päätöstenteko on se rasittavin juttu – säästetäänkö vai ei? On aika tyhmää oikeastaan lykätä päätöksentekoa sillä verukkeella, ettei nyt oikein jaksaisi.”

    Luin aikoinaan varmaankin maailman parhaan ”miten-pidät-paperisi-ja-oman-elämäsi-järjestyksessä” kirjan, ja elämäni olisi luultavasti täydellistä jos olisin sen omaksunut.

    Valitettavasti ainoa asia mitä muistan siitä, on:
    ”jos jonkun asian tekeminen vie alle viisi minuuttia, niin tee se heti äläkä kirjoita sitä mihinkään tehtäväluetteloon”.

    Luulisin että pätisi oikein hyvin papereiden raivaukseen myös. Jos paperin arkistoi heti – tai tekee sen vaatiman toimenpiteen alle 5 min – niin homma on hoidossa. Jos taas ei voi arkistoida tai vaatii enemmän duunia, niin sitten to-do kansioon.

    Epäilisin, että papereiden pyörittämiseen riittäisi seuraavat kansiot:

    – ”tee tälle jotain”, vaatii säännöllisin väliajoin avaamista (tosin meikäläinen kun maksaa Vaimon rahoilla laskut aina heti välittömästi postiluukun kolahdettua, niin tähän kertyy korkeintaan pihatalkoo- ja vedensulkemisilmoitukset)

    – auto (myydessä tai takuuasioista tapeltaessa on kiva kun joka ikinen paperi on tallella, tekee myös ostajaan hyvän vaikutuksen)

    – prätkä (nimenomaan prätkissä omistajan pedanttisuus papereiden säästämisen suhteen on merkittävä tekijä)

    – asunto (jos on)

    – muut kiinteistöt (jos on)

    – ”perikunnalle tiedoksi”, esim. lahjoitukset, omat osake- ja rahastosijoitukset, henkivakuutuspaperit, lehtolapset, testamentista olisi myös hyvä olla kopio ja viesti missä alkuperäinen

    – seitsemän vuoden kiertävä kansionippu, tähän kaikki mahdollinen – kaikki sähkölaskut, puhelinlaskut, veroilmoitukset, vähennyskuitit yms. mitä tekee mieli säästää, 7 kansiota joihin vain muuttaa uuden vuoden tullessa vanhimpaan alkaneen vuoden vuosiluvun – ja heittää sen vanhimman sisällön turvaroskiin.
    Eikä tartte miettiä mitä säästää: vaikka laittaisi kaikki postiluukusta tulleen (poislukien lehdet ja mainokset) yhteen kansioon, niin ei se kovin iso ole vuoden saldona.

    Eli meikäläinen pärjäisi 11 kansiolla koko lyhyen loppuelämänsä?
    Äääh, eikös se niin ollut että se voittaa, jolla on eniten romua nurkissaan kuollessaan?

    • Musta 11 kansiota ei itse asiassa ole mitenkään hirveä määrä. Koska periaatteessa monet jutut saattaisi mahtua pienempäänkin tilaan, mutta kansioiden tarkoitus on estää papereita sotkeentumasta keskenään, joten useampi kansio on täysin perusteltu ratkaisu.

  2. Mulla on maailman yksinkertaisin paperinsäilytysjärjestelmä: verotilmoitukseen tulevat kuitit yhteen laatikkoon, kaikki muut tärkeät paperit toiseen laatikkoon. Toisessa laatikossa on vielä yksi kansio, johon menevät kaikki kestotärkeät paperit (kuten todistukset oppilaitoksista ym.). Koska en omista autoa tai prätkää tai paljon muutakaan, yhden kansion metodi toimii ja ainakin voin olla varma, että kaikki välttämätön paperitavara on siellä, kun vain tarpeeksi pengon.

    • Onko sulla siis kuinka monta laatikkoa yhtä aikaa käytössä? Vai tuleeko laatikkoon ”vuosikerrostumia”, ja sitten jos vanhempaa lappua tarvitsee, se vain pengotaan esiin?

      • Yksi vain. Sieltä kun penkoo, niin lopulta takuulla löytyy mitä hakeekin, ja penkoessa voi heittää tarpeettomiksi käyneet roskiin. Menneiden vuosien veroilmoituskuitit ovat umpeen teipatuissa kirjekuorissa samaisessa laatikossa. Mutta unohdin edellisessä kommentissa, että laatikkojen määrä on tuplaantunut: kaikki lapsen paperit ovat omassa yhdessä laatikossaan.
        Olen surkea arkistoija, mutta tämä palikkametodi varmistaa että mikään tärkeä paperi ei jää pyörimään ja sitämyöten joudu hukkaan.

        • Joo uskon että on toimiva systeemi! Tuo säästää myös turhan lajittelun vaivan.

  3. ”Koska en omista autoa tai prätkää tai paljon muutakaan, yhden kansion metodi toimii ja ainakin voin olla varma, että kaikki välttämätön paperitavara on siellä, kun vain tarpeeksi pengon.”

    Noin metrin päästä seuranneena voin vakuuttaa, että yhden kansion systeemi on oikein hyvä – sillä edellytyksellä että sinne ei säästä puhelin- sähkö- vakuutus- ja muita laskuja.

    Jos vähänkin karsii postiluukusta tulevia papereitaan, niin kaiken lopun voi säästää ikuisesti – jos ne ovat paikallaan siinä kansiossa.

  4. Itse säästän vain sellaiset paperit, joista arvelen joskus olevan hyötyä alkuperäisinä. Loput paperit skannaan ja järjestelen omiin kansioihin tietokoneella. Eivät vie yhtään tilaa ja kansioita voi olla niin paljon kuin haluaa. Jos pitää ne järjestyksessä, niin tarvittava dokumentti löytyy aina ja sen voin tarvittaessa tulostaa.

    • Tämä on erinomainen systeemi, joka ei minulla toimisi ollenkaan. Nimittäin en ikinä saisi aikaiseksi skannata niitä papereita samantien, saati sitten organisoida järkevästi sähköisessä muodossa… 🙂 Mutta järjestelmälliselle ihmiselle systeemi on tosi hyvä, ja se todella vähentää paperin määrää merkittävästi.

Mitä mieltä olet? Jätä kommentti :)