Tämä ei todellakaan toimi: arkistointi

Papereiden arkistointi on aina ollut minulle haasteellista. Olen yrittänyt monenlaisia säilytyssysteemeitä; mappeja, lokerikkoja, pinoja, kasoja, muovitaskuja sekä näiden yhdistelmiä. Menestys on vaihdellut, mutta lienee helppoa arvata, ettei mikään ole tuottanut toivottua tulosta. Jossain vaiheessa elämän ollessa hektisimmillään ja univelat pahimmillaan en jaksanut enää yrittääkään. Niinpä pari viime vuotta on menty aivan satunnaismenetelmällä. Kaikki paperit ovat suunnilleen samassa huoneessa, mutta siroteltuna useisiin eri säilytyspaikkoihin. Osa saman aiheen papereista on yhdessä, osa taas seilaa erillään jossain muualla sekaisin muiden kanssa.

Tästä hässäkästä huolimatta olen onnistunut palauttamaan veroilmoitukset ajoissa ja löytämään tarvittavat kuitit. Ennätys tehtiin tänään, kun jouduin hyvin lyhyellä varoitusajalla etsimään kaikki autoon liittyvät paperit ja kuitit viimeisen neljän vuoden ajalta. Etukäteen hirvitti, mahdanko löytää edes osan tarvittavista lapuista. Loppujen lopuksi löysin melkein kaiken tarvittavan – kolmesta eri paikasta. Osa oli riippukansion auto-lokerosta. Osa oli vihreässä pahvikansiossa, jonka päällä luki isolla AUTO. Kansio puolestaan löytyi muovilokerikosta noin kolmen sentin paperikerroksen alta. Loput olivat muovitaskussa, joka sijaitsi vetolaatikossa erinäisten muiden nippujen joukossa. Alunperin arvelin laatikon olevan tyhjä, mutta jokin intuitio sai kuitenkin kurkkaamaan sinnekin, ja sitten setvimään laatikosta löytyneitä papereita. Kokonaisuudessaan aivan päätöntä sekoilua.

Vaikka jotenkin onnistuinkin tuurilla ja näppituntumalla löytämään tarvittavat dokumentit, yllä kuvattu tilanne ei missään tapauksessa vastaa käsitystäni toimivasta arkistoinnista. Ideaalitilanteessa olisin marssinut oikopäätä oikean kansion/mapin/hyllyn luokse, ja ottanut sieltä esiin kaikki autoon liittyvät paperit. Sitten olisin valinnut niiden joukosta tarvittavat dokumentit ja palauttanut loput takaisin omalle paikalleen.

Tämä tarina toivottavasti havainnollistaa sitä, missä tilanteessa arkistointi on nyt. Huomenna palaan asiaan ja pohdin, mitä tälle kaaokselle voisi tehdä.

2 vastausta artikkeliin ”Tämä ei todellakaan toimi: arkistointi

  1. Tuo koheltaminen papereiden kanssa kuulostaa lähes samanlaiselta kuin minulla, paitsi epäilen, että olen joutunut vielä vähän huonompaan jamaan arkistointiongelmani kanssa. Aina en ole selviytynyt papereiden löytämisestä yhtä onnekkaasti kuin sinä. Syy voi olla siinä, että olen vanhempi ja arkistointiongelmia on ollut kauemmin ja tilanne on päässyt ”kroonistumaan”.

    Mutta aivan samanlailla olen erilaisia systeemeitä, kansioita, lokerikkoja ja laatikoita kokeillut. Olen lukenut blogiasi alusta alkaen nyt vasta heinäkuussa, muutaman postauksen kerrallaan. Mielenkiintoista jatkaa lukemista, olen toiveikkaana, miten tarina päättyy. Toivottavasti pääset johonkin kestävään ratkaisuun, josta kenties itsekin voin ottaa mallia.

    On ollut mielenkiintoista seurata kirjoituksiasia ja ajatuksiasi. Olet ilmeisesti hyvin samanlainen luonne kuin minäkin. Toisaalta pikkutarkka pilkunviilaaja, listojen laatija ja analysoija, mutta toisaalta boheemi, joka ei saa asioita rullaamaan niin nätisti kuin ne paperille listattuna näyttävät.

    Erja

    • Hei Erja,
      ehkä oletkin saanut jo tarinan loppuun – mielestäni sain aikaan ihan toimivan järjestelmän. Nyt kun projektista on reilu kuukausi aikaa, huomaan että sitä pitää vielä kehittää siitä kohtaa, että saan paperit kansioihin saakka. Postista tulleet paperit uhkaavat jäädä pyörimään pöydille varsinkin näin lomalla, kun arkirutiinit ovat muutenkin vähän vinksallaan.

      Tunnistan kyllä itseni tuosta listojen laatimisesta. En ole koskaan ajatellut olevani kovin boheemi, vaan ihan vaan laiska… Mutta boheemi kuulostaa kieltämättä paljon hauskemmalta!
      Tervetuloa blogin lukijaksi!

Jätä kommentti