Hiljaa hyvä tulee

Arkistointisysteemini tulee olemaan rungoltaan seuraavanlainen:

  1. Autokansio
  2. Asuntokansio
  3. Lapsen kansio
  4. Henkilökohtainen vuosikansio

Autokansioon säilötään nimensä mukaisesti kaikki mahdolliset autoon liittyvät dokumentit. Tämä on helppo ylläpitää, sillä sinne ei helposti sekaannu mitään muuta. Tällä hetkellä autoa varten on yksi lokero riippukansiossa, yksi pahvikansio ja pari muovitaskua. Nämä yhdistetään yhteen mappiin ja paperit järjestetään aiheen mukaan.

Asuntokansioon laitetaan kaikki taloyhtiöön liittyvät paperit, kuitit ja tiedot remonteista, sähkölaskut sekä mahdollisesti kotivakuutukseen liittyvät paperit.

Lapsen kansioon tulevat hänen henkilökohtaiset paperinsa, lääkärikäyntien dokumentit ja reseptit, neuvolasta ym. saadut ohjeet jotka olen katsonut tarpeelliseksi säilyttää, sekä kaikki KELAn lähettämät paperit lapsilisistä yms. Jälkimmäiset tulevat toki minulle, mutta itselleni on loogisinta säilyttää niitä muiden lapseen liittyvien paperien joukossa. Lapsen kansioon EI tallenneta minkäänlaisia muistoesineitä kuten piirustuksia, vaan siellä pidetään ainoastaan virallisia papereita.

Henkilökohtaiseen vuosikansioon arkistoin kaikki muut omat paperini. Toisin sanoen paperit, jotka tulevat omalla nimelläni, eivätkä kuulu kahteen edellä mainittuun ryhmään. Koska haluan pitää homman niin yksinkertaisena kuin mahdollista, en luultavasti hanki edes välilehtiä. En todellakaan yritä järjestää papereita hakusanojen mukaan aakkosjärjestykseen. Riittää, että saman aiheen paperit ovat yhdessä. Papereita tarvitsee etsiä niin harvoin, että ei haittaa vaikka sitä varten joutuisikin plaraamaan ensin puoli kansiota läpi. Pääasia on, että tiedän paperin varmuudella löytyvän muiden joukosta.

Jotta oma vuosimappi ei täyty turhaan, aion muuttaa tiliotteeni ja kaikki mahdolliset laskut e-laskuiksi. Vuosimappi suljetaan kalenterivuoden vaihtuessa, ja joka vuoden alussa aloitetaan uusi. Muut kansion toimivat niin kauan kuin niihin mahtuu paperia.

2 vastausta artikkeliin ”Hiljaa hyvä tulee

  1. Melkonen sankari oot tämän paperinperkausprojektisi kanssa! Mapittaminen välilehtineen on monen mielestä ylivoimainen tehtävä. Vuosimappia vielä pykälän verran yksinkertaisempi toteutus on vuosilaatikko. Paperit sinne saapumisjärjestyksessä ja vuodenvaihteessa kansi päälle. Tärkeää on tuo mainitsemasi paperin torjunta ja sen jälkeen arkistointotarpeesta päättäminen. Itseäänhän siinä ampuu jalkaan, jos säästää päätöksenteon tuonnemmaksi. Tsemppiä loppusuoralle!

    • Kiitos! Tässä tulee pieni tauko projektiin, koska pitää hankkia mappeja. Itse asiassa meillä on jo käytössä yksi riippukansio, joka oikeastaan vastaa vuosilaatikkoa. Sehän on ihan fyysisesti sellainen siisti laatikko, jossa on sisällä taskuja jonne papereita voi heitellä. Tai ehkä riippari on jotain kenkälaatikon ja mapin väliltä 🙂

Jätä kommentti